Transcript Chapter 7 การบริหารค่าใช้จ่ายโครงการ

Chapter 7
การบริ หารค่ าใช้ จ่ายโครงการ
ANGKANA
การบริหารค่ าใช้ จ่ายโครงการคืออะไร
กระบวนการที่ ทาให้ แน่ ใจว่ าที มงานโครงการดาเนิ นโครงการเสร็ จ
สมบูรณ์ ภายใต้ วงเงิ นงบประมาณที่ ได้ รับการอนุมัติ ซึ่ งกระบวนการบริ หาร
ค่ าใช้ จ่ายมี 3 กระบวนการคือ
1. การประมาณการค่ าใช้ จ่าย (cost estimating)
2. การตั้งงบประมาณค่ าใช้ จ่าย (cost budgeting)
3. การควบคุมค่ าใช้ จ่าย (cost control)
ANGKANA
การประมาณการค่ าใช้ จ่าย
-เทคนิคและเครื่ องมือสาหรั บการประมาณการค่ าใช้ จ่าย
การประมาณการจากความคล้ ายคลึง โดยการใช้ ค่าใช้ จ่ายจริ งจาก
โครงการที่ ค ล้ า ยคลึ ง กั น ก่ อ นหน้ า นี ้ม าเป็ นฐานส าหรั บ การประมาณ
ค่ าใช้ จ่ายของโครงการปั จจุบัน
การประมาณการจากล่ างขึ้นบน เป็ นการประมาณการงานแต่ ละงาน
เป็ นรายการ หรื อกิ จกรรม และรวมค่ าประมาณการที่ ได้ เป็ นค่ าใช้ จ่ ายทั้ง
โครงการ
การประมาณการค่ าใช้ จ่าย
-เทคนิคและเครื่ องมือสาหรั บการประมาณการค่ าใช้ จ่าย
ตัวแบบพาราเมตริ ก เป็ นการใช้ ตัวแบบเชิ งคณิ ตศาสตร์ เพื่อประมาณ
การค่ าใช้ จ่าย ซึ่ งอาจประมาณการตามภาษาการโปรแกรมที่โครงการใช้
เครื่ องมือที่เป็ นคอมพิวเตอร์
การประมาณการค่ าใช้ จ่าย
-การประมาณการขนาดของซอฟต์ แวร์ ด้วยฟั งก์ ชันพอยท์
เป็ นวิ ธี การวั ด ขนาดของซอฟต์ แวร์ โดยผู้ จั ด การโครงการ ,
นักวิเคราะห์ ระบบจะต้ องทาการนับค่ าพารามิเตอร์ ทั้งหมด 5 พารามิเตอร์
การประมาณการค่ าใช้ จ่าย
-การประมาณการขนาดของซอฟต์ แวร์ ด้วยฟั งก์ ชันพอยท์
ปัญหาทีพ่ บโดยทัว่ ไปของการประมาณการค่ าใช้ จ่าย
ด้ านเทคโนโลยีสารสนเทศ
ทอม เดอมาโคร (TomDeMarco) มีเหตุผล 4 ข้ อที่ การประมาณการ
ค่ าใช้ จ่ายไม่ ถกู ต้ อง และได้ เสนอวิธีการบางวิธีเพื่อแก้ ไขความไม่ ต้องเหล่ านี ้
1. ค่ าใช้ จ่ายสาหรั บโครงการใหญ่ เป็ นงานที่ ซับซ้ อน ต้ อ งพยายาม
มาก ประมาณการหลาย ๆ โครงการต้ องทาอย่ างรวดเร็ ว ก่ อนที่ จะได้ ความ
ต้ องการของระบบที่ชัดเจน
2. ถ้ าองค์ กรใช้ เทคนิ คการบริ หารโครงการที่ ดี และพัฒนาระบบการ
เก็บข้ อมูล ตลอดจนประมาณการที่ น่าเชื่ อถือ ข้ อมูลเหล่ านีจ้ ะช่ วยปรั บปรุ งการ
ประมาณการขององค์ กร การให้ คนด้ านไอที ได้ รับการอบรมและดูแลค่ าใช้ จ่าย
จะช่ วยปรั บปรุ งเรื่ องค่ าใช้ จ่ายได้ ดีขึน้
ปัญหาทีพ่ บโดยทัว่ ไปของการประมาณการค่ าใช้ จ่าย
ด้ านเทคโนโลยีสารสนเทศ
3. คนส่ วนใหญ่ จะประมาณการค่ าใช้ จ่ายไว้ ตา่ ซึ่ งถ้ าโครงการขนาด
ใหญ่ องค์ การจะมีค่าใช้ จ่ายพิเศษสาหรั บการบูรณาการ และการทดสอบ
4. ส่ วนใหญ่ ค่าประมาณการที่ ช่วยให้ องค์ การชนะการประมูลสั ญญา
ขนาดใหญ่ หรื อให้ ได้ รับเงินสนับสนุนจากองค์ การ ดังนั้นผู้บริ หารจะต้ องการ
ได้ ระยะเวลาหรื อค่ าใช้ จ่ายที่น้อยกว่ าค่ าประมาณการและเวลาที่ ถูกต้ อง แล้ วใช้
ทักษะการต่ อรอง และความเป็ นผู้นาเพื่อยืนยันค่ าที่ประมาณการได้
ตัวอย่ างการประมาณการค่ าใช้ จ่าย
วิธีการที่ ดีที่สุดในการเรี ยนรู้ กระบวนการประมาณการค่ า ใช้ จ่ายคื อ
การศึกษาจากตัวอย่ างการประมาณการค่ าใช้ จ่าย การประมาณการทุกโครงการ
ไม่ เหมือนกัน เพราะแต่ ละโครงการมีความแตกต่ างกัน
- การบริ หารโครงการโครงการนี ไ้ ด้ มีการทาการศึกษารายละเอี ยด
และพิสูจน์ แนวความคิ ดเพื่อแสดงให้ เห็นความเป็ นไปได้ ที่จะพัฒ นาฮาร์ ดแวร์
และซอฟต์ แวร์ ที่ นักสารวจต้ องการ และเชื่ อมโยงอุปกรณ์ ใหม่ เข้ ากับระบบ
สารสนเทศ
- เป้ าหมายหลักของโครงการ
ตัวอย่ างการประมาณการค่ าใช้ จ่าย
- โครงสร้ างจาแนกงานย่ อยสาหรั บโครงการ
การบริ หารโครงการ
ฮาร์ ดแวร์
ซอฟต์ แวร์
การทดสอบ
การอบรมและสนับสนุน การสารอง
- ค่ าใช้ จ่ายต้ องประมาณออกมาตามโครงการจาแนกงานย่ อย และ
ตามเดือน
- ค่ าใช้ จ่ายต้ องประมาณการออกเป็ นตัวเงิน
- โครงการจะถูกบริ หารโดยสานักงานโครงการรั ฐบาล
ตัวอย่ างการประมาณการค่ าใช้ จ่าย
- โครงการเกี่ยวข้ องกับการซื ้ออุปกรณ์ มือถือจากบริ ษทั ที่ ผลิตอุปกรณ์
มือถือต้ นแบบ
- โครงการต้ องมีซอฟต์ แวร์ ที่มีใบอนุญาต
- อุปกรณ์ และซอฟต์ แวร์ ต้องการการทดสอบอย่ างยืดยาว
- การอบรมจะเป็ นการอบรมที่มีผ้ สู อนในสถานที่ต่าง ๆ
- เรื่ องความเสี่ ยง ต้ องมีการสารองงบประมาณ
- ผู้จัดการโครงการต้ องพัฒนาตัวแบบที่ เป็ นคอมพิวเตอร์ สาหรั บการ
ประมาณการ
ตัวอย่ าง
การประมาณ
การค่ าใช้ จ่าย
ตัวอย่ าง
การประมาณ
การค่ าใช้ จ่าย
การทางบประมาณค่ าใช้ จ่าย
เป็ นการจัดสรรประมาณการค่ าใช้ จ่ายให้ กับงานแต่ ละงานตลอดทั้ง
โครงการ ซึ่ งยึดตามโครงสร้ างจาแนกงานย่ อยของโครงการ
การทางบประมาณค่ าใช้ จ่ายทาให้ เกิ ดบรรทัดฐานค่ าใช้ จ่าย ซึ่ งเป็ น
งบประมาณตามระยะเวลาที่ ผ้ ูจัดการโครงการสามารถใช้ เพื่อวัด และติ ดตาม
ประสิ ทธิ ภาพ
การควบคมุ ค่ าใช้ จ่าย
เป็ นโครงการที่ เกี่ ยวข้ องกับการติ ดตามประสิ ทธิ ภาพค่ าใช้ จ่ าย การ
ประกันว่ าการเปลี่ยนแปลงโครงการที่ เหมาะสมเท่ านั้นที่ จะนาเข้ ามาทบทวน
บรรทัดฐานค่ าใช้ จ่าย รวมทั้งการแจ้ งผู้มีส่วนได้ เสี ยของโครงการทราบถึงการ
เปลี่ยนแปลงที่ได้ รับอนุมตั ิ และกระทบต่ อค่ าใช้ จ่าย
การบริ หารมูลค่ าที่ ได้ รับคื อ เทคนิ คการวัดผลการดาเนิ นโครงการที่
ใช้ ข้ อ มู ล ขอบเขตงาน เวลา และค่ า ใช้ จ่ า ย ผู้ จั ด การโครงการและที ม งาน
สามารถทราบว่ าโครงการทางานได้ ตรงกับขอบเขต เวลา และค่ าใช้ จ่ายได้ ดี
อย่ างไร โดยการใส่ ข้อมูลจริ งแล้ วเปรี ยบเทียบกับบรรทัดฐาน
การควบคมุ ค่ าใช้ จ่าย
โครงสร้ างจาแนกงานย่ อยของโครงการ มีพารามิเตอร์ ทั้ง 3 ตัวมีดังนี ้
1. ผลงานที่ ควรทาได้ ตามแผนคิ ดจากราคางบประมาณ (budgeted
cost of work scheduled (BCWS)) หรื อมูลค่ าที่ได้ วางแผนไว้
2. ค่ าใช้ จ่ายจิ รงของงานที่ ได้ ทา (actual cost of work performed
(ACWP)) คือค่ าใช้ จ่ายทางตรงและทางอ้ อมที่ เกิดขึน้ เพื่อทากิจกรรมให้ สาเร็ จ
ในช่ วงที่กาหนด
การควบคมุ ค่ าใช้ จ่าย
โครงสร้ างจาแนกงานย่ อยของโครงการ มีพารามิเตอร์ ทั้ง 3 ตัวมีดังนี ้
3. ผลงานที่ ทาได้ คิดจากราคางบประมาณ (budgeted cost of work
performed (BCWP)) หรื อมูลค่ าที่ ได้ รับ (earned value (EV)) คือ การประมาณ
การมูลค่ าของงานที่ ได้ ทา โดยคานวณตามงบประมาณค่ าใช้ จ่ายของโครงการ
หรื อกิ จกรรมที่ วางแผนตั้งแต่ แรก และอัตราประสิ ทธิ ภาพของที มงานที่ กาลัง
ทางานโครงการหรื อกิ จ กรรม อั ตราประสิ ท ธิ ภาพการท างาน (rate of
performance (RP) คือ สัดส่ วนของงานที่เสร็ จจริ งกับร้ อยละของงานที่ วางแผน
ไว้ ว่าจะทาเสร็ จในช่ วงเวลาที่กาหนด
การควบคมุ ค่ าใช้ จ่าย
ตารางแสดงการคานวณมูลค่ าที่ได้ รับจริ ง
กิจกรรม
อาทิตย์ ที่ 1
มูลค่าที่ได้รับ (EV)
10,000 X 75% = 7,500
มูลค่าที่วางแผน (PV)
10,000
ค่าใช้จ่ายจริ ง (AC)
15,000
ความผันแปรของค่าใช้จ่ายจริ ง จากงบประมาณตามแผน (CV)
7,500 – 15,000 = -7,500
ความผันแปรด้านเวลาเทียบกับแผน (SV)
7,500 – 10,000 = -2,500
ดัชนีการดาเนินงานด้านค่าใช้จ่าย (CPI)
7,500/15,000 = 50%
ดัชนีการดาเนินงานด้านเวลา (SPI)
7,500/10,000 = 75%
การควบคมุ ค่ าใช้ จ่าย
ตารางแสดงสรุ ปสูตรที่ใช้ ในการบริ หารมูลค่ าที่ได้ รับ
กิจกรรม
อาทิตย์ ที่ 1
มูลค่าที่ได้รับ (EV)
EV = PV to date x RP
ความผันแปรของค่าใช้จ่ายจริ ง จากงบประมาณตามแผน (CV)
CV = EV – AC
ความผันแปรด้านเวลาเทียบกับแผน (SV)
SV =EV – PV
ดัชนีการดาเนินงานด้านค่าใช้จ่าย (CPI)
CPI = EV/AC
ดัชนีการดาเนินงานด้านเวลา (SPI)
SPI = EV/PV
ค่าใช้จ่ายที่คาดว่าต้องใช้เพื่อให้งานเสร็จสมบูรณ์ (EAC)
EAC = งบประมาณค่าใช้จ่ายที่ต้ งั ไว้
ตั้งแต่แรก (BAC)/CPI
เวลาที่คาดว่าต้องใช้เพื่อให้งานเสร็จสมบูรณ์
ระยะเวลาที่ต้งั ไว้ต้งั แต่แรก/SPI
สรุป
การบริ หารค่ า ใช้ จ่ ายโครงการ คื อ จุ ด อ่ อ นดั้ ง เดิ ม ของโครงการ
เทคโนโลยีสารสนเทศ ผู้จัดการเทคโนโลยีสารสนเทศต้ องให้ ความสาคัญ ของ
การบริ หารค่ าใช้ จ่าย และรั บหน้ าที่ ทาความเข้ าใจเกี่ยวกับแนวความคิดพืน้ ฐาน
เกี่ ย วกับ ค่ าใช้ จ่า ย การประมาณการค่ า ใช้ จ่ าย การทางบประมาณ และการ
ควบคุมค่ าใช้ จ่าย
สรุป
การตั้งงบประมาณค่ าใช้ จ่ายเกี่ ยวข้ องกับการจัดสรรค่ าใช้ จ่ ายให้ กับ
งานแต่ ล ะงาน ผู้ จั ด การโครงการต้ อ งเข้ า ใจว่ า องค์ ก ารเตรี ยมงบประมาณ
อย่ างไร เพื่อให้ กับการประมาณการโครงการไปด้ วยกันได้
การควบคุมค่ าใช้ จ่ายประกอบด้ วยการติ ดตามการใช้ จ่ายเงิ น การ
ทบทวนการเปลี่ ย นแปลง และการแจ้ งผู้ มี ส่ วนได้ เสี ยโครงการถึ ง การ
เปลี่ยนแปลงที่มีผลต่ อค่ าใช้ จ่าย การบริ หารมูลค่ าที่ ได้ รับเป็ นวิธีการสาคัญที่ ใช้
สาหรั บการวัดผลการดาเนิ นโครงการ การบริ หารมูลค่ า ที่ ได้ รับบู รณาการ
ข้ อมูลขอบเขตค่ าใช้ จ่าย และตารางเวลา
The End…