Transcript Slide 1
التخطيط كيف تعد خطة تنفيذية How to design action plan إعداد :أ.محمد وصفي أبو العال( أبو أنس) 2011 كيف تصبح مشاركا ً فعالً أحضر للندوة واألسئلة معدة في ذهنك أنصت بإصغاء واهتمام ألراء اآلخرين فكر بانطالق ال تحتكر المناقشة ال تنشغل مع زميلك في أحاديث جانبية كن عمليا االتفاق مع اآلخرين فن مفهوم االدارة • اإلدارة هي الستخدام الفعال والكفء للموارد البشريــــة والمادية والمالية والمعلومات واألفكار والوقت من خالل العمليـــات اإلداريــة المتمثلة في التخطيط ،والتنظيـم والتوجيـه والرقابـة التوظيف بغرض تحقيق األهداف. مدخل يعتبر التخطيط احد الوظائف الخمسة لإلدارة : التوظيف التنظيم التخطيط التوجيه الرقابة التنظيم رسم الهيكل التنظيمي لوحدات ودوائر وأقسام المؤسسة بما يحقق الكفاءة اإلدارية ويضمن عدم التداخل والتقاطع في تخصصات العمل التوظيف وضع الشخص المناسب في المكان المناسب من الهيكل التنظيمي الرقابة والتقييم مراقبة األداء وتقييمه وتحديد ما إذا كان يحقق األهداف أم ل؟ التوجيه إرشاد العاملين نحو تحقيق األهداف التخطيط وهو توقع المستقبل وتحديد أفضل السبل إلنجاز األهداف اإلدارة الناجحة العناصر المكونة للمؤسسة الموارد المالية الموارد المادية مدخالت الوظائف اإلدارية تستغل استغاللا أمثالا باستخدام التخطيط التنظيم التوظيف الرقابة التوجيه بغرض الوصول إلى وتحقيق عمليات التغذية الراجعة أهداف المؤسسة تعزيز... تطوير... تنمية.... رفع كفاءة.. مخرجات أهمية التخطيط ؟ مفهوم التخطيط • • • • • هو وضع األهداف في برنامج عمل قابل للتنفيذ التنبؤ بالمستقبل مع الستعداد لذلك المستقبل رسم صورة واضحة للمستقبل وتحديد الخطوات الفعالة إلى األهداف والغايات المرجوة في أقل جهد وكلفة ممكنة هو ترتيب األولويات في ضوء اإلمكانات المادية والبشرية هو عمل ذهني يبحث في إمكانية التحكم في ظروف المستقبل من خالل الوضع الراهن كم خسرنا ألننا ال نخطط؟ • • • • • • الكثير منا مشغول بدوامة العمل فإما أن تحدث األمور من تلقاء نفسها أو أن الكثير من الفرص ستفوت علينا معظم الناس يجدون أن % 80من وقتهم ل يؤدي إل % 20من أعمالهم عدم تحقيق الكثير من طموحاتنا وآمالنا عدم إكمال ما نبدأه من مشاريع مما يعود علينا بخيبة األمل بعثرة الجهود و إهدار الطاقات نتيجة للفوضوية التي اعتدناها ضعف التعامل مع حالت الطوارئ و أحيانا كثرة الستسالم لها لماذا نخطط؟ وضوح الرؤية و تحديد الهدف السيطرة على مشاكل التنفيذ تحقيق التكامل و التنسيق استخدام أمثل للموارد و اإلمكانات تقليل المخاطر المتوقعة تحديد األولويات بما يتفق مع االحتياجات انواع التخطيط من حيث الزمن بعيد المدى متوسط المدى قصير المدى االدارة الستراتيجية البيئة الداخلية • القوه • الضعف التفكير الستراتيجي البيئة الخارجية • الفرص • التحديات التخطيط الستراتيجي الرؤية الرسالة األهداف والغايات الستراتجيات والتكتيكات السياسات والقيم التخطيط التنفيذي (التشغيلي) خطط العمل الموازنة التقديرية خطة المراقبة /المتابعة التحليل االستراتيجي()SWOT البيئة الداخلية عناصر قوة يجب استثمارها البيئة الخارجية عناصر ضعف مخاطر فرص يجب تقويتها يجب الحذر منها يجب انتهازها صفات الخطة الجيدة التوازن الموضوعية طموحة الشمولية الواقعية المرونة خطوات التخطيط .1 .2 .3 .4 .5 .6 تحديد الفئة المستهدفة المنوي التخطيط لها تحديد الحتياجات اشتقاق األهداف اقتراح وسائل لتحقيق الهداف اختيار األنسب من هذه الوسائل توزيع الوسائل على نموذج خطة تنفيذية خطوات التخطيط .1الفئة المستهدفة يجب تحديد الفئة المستهدفة بدقة: • الخصائص العمرية • المستوى الثقافي أو الفكري • الخبرات السابقة • العدد خطوات التخطيط .2المشكلة او الحتياج يجب ان تتأكد من انك تتعامل مع المشكلة ذاتها و ليس مع ظواهر المشكلة يجب تقييم اولويات الفئة المستهدفة خطوات التخطيط .3تحديد الهدف • لبد من اشتقاق الهداف من الحتياجات • كل هدف يغطي احتياج او اكثر • يجب ال يتكرر أي هدف ألنه سيؤثر على الوسائل الهدف الجيدSMART : Specific محدد ممكن قياسه Measurable قابل للتطبيق Achievable واقعي Realistic محدد بوقت Time limited خطوات التخطيط .4 اقتراح وسائل تحقيق األهداف • نحدد األساليب والوسائل التي يمكن من خاللها جعل الغاية حقيقة واقعة أو نتيجة يمكن الوصول إليها. خطوات التخطيط .5الختيار بين الوسائل أي الوسائل يمكن أن تصل بنا إلى الهدف بالسرعة األقل والتكلفة األقل والفاعلية األكثر هناك معايير خاطئة في تحديد الوسائل: • تقديم العمل المحبوب على العمل غير المحبوب • تقديم العمل السهل على الصعب • تقديم األعمال ذات الوقت القصير على ذات الوقت الطويل تقيم الوسائل واقعية التنفيذ دقة تحقيق الهدف مناسبتها للفئة المستهدفة تقييم الوسائل سرعة تحقيق الهدف التكلفة خطوات التخطيط .6وضع خطة تنفيذية النشاط المكلف الوقت -الزمن التكلفة مالحظة مثال : الفئة المستهدفة 35 :جمعية أهلية تعمل في المجال الخيري – بمدينة غزة الحتياج :ضعف في كتابة المشاريع ومهارة تدبير التمويل الهدف :رفع كفاءة 35جمعية أهلية خيرية في مجال كتابة المشاريع وتدبير التمويل الوسائل المقترحة: .1توزيع الفئة للتدريب في مؤسسات ذات خبرة في هذا المجال .2عقد دورة تدريبية في كتابة المشاريع وتدبير التمويل .3توزيع كتاب يتحدث عن الموضوع التقييم واقعية التنفيذ مناسبتها للفئة المستهدفة سرعة تحقيق الهدف دقة تحقيق الهدف التكلفة تدريب في مؤسسات ذات خبرة عقد دورة تدريبية توزيع كتاب الخطة اإلجرائية: هي المهام اإلجرائية التي يجب القيام بها لتنفيذ الوسائل الواردة في الخطة التنفيذية • ما هي النشاطات التي تتضمنها عقد دورة تدريبية – التصال مع المدربين واستدراج عروض أسعار – تجهيز القاعة و التجهيزات اللوجستية – تجهيز المادة التدريبية للمتدربين – الجتماع بالمتدربين وشرح تفاصيل الدورة ومواعيدها – تحضير متطلبات توثيق الدورة (تصوير) – إعداد النماذج اإلدارية للدورة“كشوفات“ – تجهيز بوستر خلفية للدورة –. لماذا يفشل التخطيط • عدم الكتراث من قبل المخططين و المنفذين. • عدم القدرة على التنبؤ الجيد. •ا لعجز عن القيام بمهام التخطيط. • نظام القيادة المتبع. • قلة العمل بروح الفريق. • عدم دقة البيانات و وضوحها.