الخطة التشغيلية لأعمال الحج والعمرة والزيارة 1436هـ
Download
Report
Transcript الخطة التشغيلية لأعمال الحج والعمرة والزيارة 1436هـ
شـعـار
الجهة
الخطة التشغيلية
ألعمال الحج والعمرة والزيارة
اسم الجهة:
عـام 1436هـ
شـعـار
الجهة
الخطة التشغيلية ألعمال الحج والعمرة والزيارة 1436هـ
2
إرشـادات عـامـة :
يبدأ موسم العمرة اعتباراً من ( 1436/2/1هـ ) وينتهي في ( 1436/10/15هـ ) . يبدأ موسم الحــج اعتباراً من (1436/11/1هـ ) وينتهي في ( 1437/1/15هـ ) . ترسل الخطة التشغيلية الموحّ دة الى البريد اإللكتروني ) ) [email protected]ونسخة ورقية معتمدة منالمسؤول في الجهة لمقام اإلمارة ( اإلدارة العامة للحج والعمرة والزيارة ) بحد أقصى 1436/3/10هـ
تزود اإلدارة العامة للحج والعمرة والزيارة باإلمارة بأسماء ممثلي الجهات المكلفين بإعداد الخطةالتشغيلية الموحدة في موعد اقصاه 1436/2/26هـ ليتم إلحاقهم ببرنامج تدريبي تطبيقي بعنوان
” تطوير الخطة التشغيلية الموحّ دة للحج والعمرة والزيارة لعام 1436هـ ”.
في حالة وجود أي لوائح أو تعليمات أو صور تتعلق بالخطة التشغيلية فيتم إرفاقها بالخطة كمالحق .إبالغ اإلدارة العامة للحج والعمرة والزيارة باإلمارة عند منح ضباط االتصال إجازة أو استبدالهم . للتنسيق واالستفسار حول الخطة يتم التواصل مع مساعد مدير عام إدارة الحج والعمرة والزيارة باإلمارةأ/محمد المطرفي جوال( -)0505133685فاكس - 0148287425 :بريد الكتروني
[email protected]
شـعـار
الجهة
محتويات الخطة
الخطة التشغيلية ألعمال الحج والعمرة والزيارة 1436هـ
اسم الجهة :
الموضوع
م
أولا
األهداف العامة
ثانيا ا
المهام الرئيسية ألعمال الحج والعمرة والزيارة
ثالثا ا
التكامل في الخدمات مع الجهات ذات العالقة
رابعا ا
الموارد البشرية
خامسا ا
التدريب والتثقيف
سادسا ا
الخدمات اإللكترونية
سابعا ا
المؤشرات الرئيسية لقياس الداء
ثامنا ا
اللجان وفرق العمل
تاسعا ا
متطلبات تنفيذ الخطة
عاشراا
مشاريع وبرامج جديدة متوقع تنفيذها عام 1436هـ
الحادي عشر
الصعوبات والعوائق المحتملة
الثاني عشر
دليل ضباط التصال
الثالث عشر
نموذج التحديثات على الخطة التشغيلية
الصفحة
3
ً
أوال :األهداف العامة
شـعـار
الجهة
اسم الجهة :
م
الخطة التشغيلية ألعمال الحج والعمرة والزيارة 1436هـ
الهـدف
الموسم
العمرة
والزيارة
رمضان
وعيد الفطر
الحج
الية تحقيقه
1
2
3
4
5
6
الهدف :هو النتيجة التي ترغب الجهة الوصول إليها خالل أو نهاية كل موسم ،مثال :سقيا الزائرين عبر (
يزيد عن ( ) مستفيد يوميا ً ،توعية ( ) زائر في النواحي الشرعية . ...
• يتم وضع عالمة ( )أمام الموسم الذي سيتم تحقيق الهدف خالله .
) ترمس ماء ،تقديم الرعية الصحية لما
4
شـعـار
الجهة
ً
ثانيا :املهام الرئيسية ألعمال الحج والعمرة والزيارة
ً
الخطة التشغيلية ألعمال الحج والعمرة والزيارة 1436هـ
اسم الجهة :
المقر
م
المهمة (الخدمة)
الموقع
دائم
موسمي
5
تاريخ تنفيذ المهمة في المواسم
المتوسط الزمني
للعملية
العمرة والزيارة
من
إلى
رمضان وعيد
الفطر
من
إلى
الحج
من
إلى
1
2
3
4
5
6
* المهمة :يقصد بها النشاط أو الخدمة – تحدد بدقة -التي تقوم بها الجهة في نطاق الخطة التشغيلية بما يحقق األهداف العامة المشار إليها في ” أوالً ” ،مثـال:
تنظيف المسجد النبوي وساحاته ،استقبال الزوار عبر المطار ،تحويل المرضى من المراكز الصحية حسب حاالتهم إلى المستشفيات ،إرشاد
الحجاج التائهين ،توفير عمالة خاصة بنقل العفش ...الخ .
* الموقع :يقصد به المكان المخصص لتنفيذ المهمة ،وفي حالة وجود أكثر من موقع تحدد جميعها .
* المتوسط الزمني :هو المعيار الزمني المحدد إلنجاز المهمة .مثال 10 :دقائق او ساعة أو يوم لكل عملية .
ً
ثالثا :التكامل في الخدمات مع الجهات ذات العالقة
ً
شـعـار
الجهة
اسم الجهة :
م
الخطة التشغيلية ألعمال الحج والعمرة والزيارة 1436هـ
الخدمة
الجهة /الجهات
التي تتكامل معها
6
األعمال التي يتم التنسيق والتكامل فيها
1
2
3
4
5
6
* التكامل :هي الخدمات التي يتم انجازها بالتنسيق مع جهات أخرى مثال :الستقبال في المطار يكون بالتنسيق بين فرع الحج والمؤسسة األهلية واألعمال التنسيقية بينهما
(تبادل بيانات التفويج على السكن ومعلومات تغيير مواعيد الرحالت ....وغيرها.
وكذلك خدمة المفقودات في المسجد النبوي فتقوم وكالة الرئاسة العامة لشؤون المسجد النبوي بتسليم ما تجده اداراتها من مفقودات الزائرين الى قوة امن الحرم .وهكذا....
ً
ابعا :املوارد البشرية
ر ً
شـعـار
الجهة
اسم الجهة :
م
الخطة التشغيلية ألعمال الحج والعمرة والزيارة 1436هـ
الفئة
أعداد العاملين في كل موسم
العمرة والزيارة
رمضان
وعيد الفطر
الحج
1العاملون الرسميون
2العامالت الرسميات
3العاملون الموسميون
4العامالت الموسميات
5العاملون من خالل عقد شركة
6العامالت من خالل عقد شركة
7المتطوعون
8المتطوعات
الجمـــــــــــــالي
* العاملون (رسميون ورسميات) :يقصد بهم المثبتين على وظائف رسمية دائمة في الجهة .
* العاملون (موسميون وموسميات) :يقصد بهم الذين يعملون في الجهة بشكل موسمي لفترات محدودة .
* العاملون والعامالت من خالل عقد الشركة :يقصد بهم المثبتين على وظائف الشركة ويعملون في الجهة .
إيضاحات
7
ً
خامسا :التـدريب والتـثقـيف
ً
شـعـار
الجهة
الخطة التشغيلية ألعمال الحج والعمرة والزيارة 1436هـ
اسم الجهة :
برامج تدريبية
م
الفئة المستهدفة
منسوبو الجهة
المشاركون في
نشاطات في
نفس الجهة
منسوبو الجهة
المشاركون في
نشاطات جهات
أخرى
ورش عمل
منسوبو الجهة
المشاركون في
نشاطات في
نفس الجهة
اإلجمالي
محاضرات /ندوات
منسوبو الجهة
المشاركون في
نشاطات جهات
أخرى
منسوبو الجهة
المشاركون في
نشاطات في
نفس الجهة
منسوبو الجهة
المشاركون في
نشاطات جهات
أخرى
منسوبو الجهة
المشاركون في
نشاطات في
نفس الجهة
منسوبو الجهة
المشاركون في
نشاطات جهات
أخرى
1العاملون الرسميون
2العامالت الرسميات
3العاملون الموسميون
4العامالت الموسميات
5العاملون (شركة )
6العامالت (شركة )
7متطوعون
8متطوعات
الجمالي
البرامج التدريبية
إجمالي النشطة الفعاليات
رجال
ورش العمل
نساء
رجال
* يكتب عدد المشاركين المستهدفين في كل نشاط وفعالية سواء ستنفذها الجهة او يشارك منسوبيها في فعاليات تنفذها جهات أخرى.
محاضرات وندوات
نساء
8
رجال
نساء
شـعـار
الجهة
ً
سادسا :الخدمات اإللكترونية
ً
اسم الجهة :
م
الخطة التشغيلية ألعمال الحج والعمرة والزيارة 1436هـ
اإللكترونية
الخدمةاإللكترونية
اسمالخدمة
اسم
اإللكتروني
الرابط
الموقع أو
اإللكتروني
الرابط
الموقع أو
الموسم
الموسم
رمضان وعيد
حج
العمرة عمرة
والزيارة
الفطر
الحج
المستهدفونمنها
الهدف
1
1
2
2
3
3
4
4
5
5
6
6
* الخدمات اإللكترونية :يقصد بها الخدمات اإللكترونية المتعلقة بالحجاج والمعتمرين والزوار ,سواء كانت عن طريق االنترنت او شاشات العرض
اإللكترونية أو التطبيقات على الجوال واألجهزة اللوحية او عبر أجهزة الخدمة الذاتية .....
9
ً
سابعا :املؤشرات الرئيسية لقياس األداء
ً
شـعـار
الجهة
اسم الجهة :
م
10
الخطة التشغيلية ألعمال الحج والعمرة والزيارة 1436هـ
اسم مؤشر األداء
النموذج اإلحصائي
المستهدف هذا العام
رقم
متوسط
نسبة
الموسم
مصدر المعلومات
قيمة
العمرة
والزيارة
رمضان
وعيد الفطر
الحج
1
2
3
4
5
6
*مؤشر قياس األداء:
هو المعيار الذي يوضح أن الخدمة انجزت بالجودة المناسبة أو جوده نسبية وبذلك تعرف الجهة أنها حققت أهدافها أو ل ،ويساعدها ذلك في تحديد جوانب القصور
وتدارسه .مثال :الزيارات الميدانية للجنة الحج للتحقق من الستعداد والجاهزية ( 15زيارة ) ،تنظيم برامج تدريبية وتثقيفية في وكالة رئاسة المسجد النبوي
الشريف تستهدف ( 900متدرب ) ،إصدار إحصائيات الحجاج اليومية من مؤسسة األدلء ( 75إصدار ) ....
شـعـار
الجهة
ً
ثامنا :اللجان وفرق العمل
ً
اسم الجهة :
م
1
2
الخطة التشغيلية ألعمال الحج والعمرة والزيارة 1436هـ
مسمى اللجنة
أو فريق العمل
مهامها األساسية
الجهات المشاركة
11
ممثلو الجهة في اللجنة
السم
رقم الجوال
الرئاسـة :
العضوية :
الرئاسـة :
العضوية :
الرئاسـة :
العضوية :
3
*اللجان وفرق العمل :يقصد بها كافة اللجان وفرق العمل ذات العالقة بأعمال الحج والعمرة والزيارة التي تشارك الجهة في تشكيلها ،ويوضح من رئيسها ومن
اعضائها من منسوبي الجهة مثال( :اللجنة اإلشرافية بمطار األمير محمد بن عبد العزيز) برئاسة إمارة المنطقة وعضوية الجهات المعنية
العاملة بالمطار ويمثل الجهة ( ) و( )....
ً
تاسعا :متطلبات أساسية لتنفيذ الخطة
ً
شـعـار
الجهة
اسم الجهة :
م
الخطة التشغيلية ألعمال الحج والعمرة والزيارة 1436هـ
المتطلبات
الجهة المعنية بتوفير
المتطلبات
الموسم
العمرة
والزيارة
رمضان وعيد
الفطر
الحج
إيضاحات
1
2
3
4
5
6
* المتطلبات األساسية :يقصد بها أي تجهيزات أو طلبات رئيسية تحتاجها الجهة من الجهات األخرى لتنفيذ الخطة
مثال :تأمين تغذية كهربائية أو مياه لموقع جديد وضعت فيه وحدة خدمة ،وكذلك طلب استحداث فريق عمل لضبط مخالفة .......
12
شـعـار
الجهة
ً
عاشرًا :مشاريع وبرامج جديدة متوقع تنفيذها خالل الخطة
اسم الجهة :
م
الخطة التشغيلية ألعمال الحج والعمرة والزيارة 1436هـ
المشروع أو البرنامج
الموعد المتوقع للتنفيذ
13
الموسم
العمرة
والزيارة
رمضان
وعيد الفطر
1
2
3
4
5
6
* يقصد بها كافة المشاريع والبرامج الجديدة التي تتوقع الجهة تنفيذها خالل فترة الخطة التشغيلية ،مثال :استحداث مواضيء جديدة في المسجد النبوي ،استحداث
مكاتب خدمة جديدة لمؤسسة األدلء ،اطالق برنامج عمل تطوعي . ....
* يراعى توافق المشروع أو الخدمة مع ما ورد ضمن المقترحات والتطلعات المستقبلية للجهة والتي تضمنها التقرير الختامي لموسم حج 1435هـ
الحج
شـعـار
الجهة
الحادي عشر :الصعوبات والعوائق املحتملة
اسم الجهة :
م
الخطة التشغيلية ألعمال الحج والعمرة والزيارة 1436هـ
الصعوبة أو العائق المحتمل
التدابير الوقائية المتخذة
14
الموسم
العمرة
والزيارة
رمضان
وعيد الفطر
الحج
1
2
3
4
5
6
* الصعوبات والعوائق :هي الصعوبات والعوائق المتوقع حدوثها خالل الخطة وتم الترتيب المسبق لتالفيها أو التعامل معها لتخفيف تأثيرها على انجاز الخدمةة وجودتهةا
مثـال :كثافة الزحام في ساحات الحرم ،نقص في أعداد الحافالت المناسبة لنقل الحجاج ،كثرة إلغاء رحالت طيران خطوط معينة ...الخ ،وذلك بما يتوافةق مةع مةا ورد ضةمن
معوقات وسلبيات الجهة والتي تضمنها التقرير الختامي ألعمال موسم حج 1435هـ .
* التدابير الوقائية المتخذة للمعالجة :أي اإلجراءات التي قامت بها الجهة لتالفي حدوث العائق او الصعوبة أو التعامل معه .
شـعـار
الجهة
الثاني عشر :دليل االتصال ( أ -القيادات اإلدارية بالجهة )
اسم الجهة :
م
1
2
3
4
الخطة التشغيلية ألعمال الحج والعمرة والزيارة 1436هـ
السم
الوظيفة
رقم الجوال
الفاكس
البريد اإللكتروني
@
@
@
@
* يتم تدوين أسماء ومعلومات القيادات العليا في الجهة بالمنطقة ،ويراعى أن يكون الترتيب من المستوى الوظيفي األعلى.
15
دليل االتصال ( ب -ضباط االتصال )
شـعـار
الجهة
الخطة التشغيلية ألعمال الحج والعمرة والزيارة 1436هـ
اسم الجهة :
اسم ضابط التصال
* ضباط التصال :
رقم الهاتف
رقم الجوال
الفاكس
البريد اللكتروني
المهمة
@
مكتب المدير العام
@
الخطة التشغيلية
@
الحصاء
والمعلومات
@
التدريب والتثقيف
@
التوصيات
@
العمليات الميدانية
@
الخدمات اإللكترونية
@
العالقات واإلعالم
وبنيان
@
أخرى تحدد .....
يتركز دورهم في تسهيل التواصل والتنسيق مع الجهة في الحالت الطارئة والعاجلة ،ويتم التأكيد عليهم بضرورة الستجابة الفورية عند الحاجة لذلك .
16
دليل االتصال ( ج -غرفة العمليات )
شـعـار
الجهة
الخطة التشغيلية ألعمال الحج والعمرة والزيارة 1436هـ
اسم الجهة :
عنوان الجهة
رقم الهاتف
الرقم المجاني
رقم الفاكس
أسماء فريق العمل في
غرفة العمليات
رقم الهاتف
رقم الجوال
رقم الفاكس
البريد اإللكتروني للجهة
@
* غرفة العمليات
طبيعة العمل
:تعمل على مدار الساعة وتستقبل البالغات وتمررها للمعنيين حسب التخصص ،ثم ترد للجهة المبلغة الفادة بةاإلجراء المتخةذ ،ويتةذكر اسةماء وعنةاوين
التصال باألشخاص مع توضيح فترات تواجدهم على رأس العمل .
17
نموذج التحديثات واملالحق على الخطة
شـعـار
الجهة
التاريخ:
اسم الجهة :
الخطة التشغيلية ألعمال الحج والعمرة والزيارة 1436هـ
عنصر الخطة
(حسب فهرسها)
م
/
/
14هـ
الموسم
العمرة
والزيارة
رمضان
وعيد الفطر
التحديثات
الحج
1
•
•
•
•
•
2
•
•
•
•
•
اعتماد مدير الجهة للتحديث على الخطة
السم
التوقيع
التاريخ :
/
1436 /هـ
18
شـعـار
الجهة
نموذج التحديثات واملالحق على الخطة
التاريخ/ / :
14هـ
الخطة التشغيلية ألعمال الحج والعمرة والزيارة 1436هـ
19
اعتماد مدير الجهة
للخطة التشغيلية للحج والعمرة والزيارة لعام 1436هـ
السم
اسم الجهة :
التوقيع
التاريخ :
/
1436 /هـ
[email protected]