Transcript چرا؟
یک نظریه اگر بشر رویكردي براي حل مسائل خود نداشت ،هنوز هم پوستین به تن و نیزه اي در دست به دور آتش در حال رقص بود. 1 یك اصل سهیم كردن دیگران در مسئله ،خود نیمي از حل مسئله است. 2 انواع مسئله نامعلوم Hidden Simple معلوم نامعلوم معلوم علت 3 راه حل Complex Technical مراحل انجام طوفان فكري • • • • • • 4 نوشتن قوانين طوفان فكري و نصب آنها بر ديوار نوشتن موضوعي كه قرار است طوفان فكري در مورد آن صورت پذيرد. شروع جريان ابراز نظرات ثبت كليه نظرات ،هر قدر هم كه احمقانه به نظر برسد. تكوين نظرات ارزيابي نظرات با استفاده از پارتو قوانين طوفان فكري هيچ انتقادي از هيچ نظريهاي صورت نميگيرد. بي خيالي و به اصطالح دنده خالص رفتن مورد تشويق قرار ميگيرد. بر دستيابي به حداكثر تعداد نظرات تاكيد ميشود. همه چيز يادداشت ميشود ،حتي موارد تكراري همه نظرات تكوين مييابند و هيچ چيز رد نميشود. • • • • • 5 نمودار تحلیل علت و معلول چیست؟ • • • • 6 تحلیل علت و معلول تكنیكي است براي تعین همه علت هاي احتمالي(ورودي ها) و مسایل و تاثیراتي كه مي توانند داشته باشند(خروجي ها) به نمودار استخوان ماهي و یا ایشي كاوا نیز معروف است. این روش به صورت تصویري نتایج تحلیل ما را نشان میدهد افرادي كه در این گروه قرار مي گیرند باید دانش و تخصص الزم را داشته باشند. مراحل تكميل نمودار استخوان ماهي -1تعریف دقیق معلول و درج آن به طور كامل -2تصمیم گیري در مورد عناوین اصلي مسئله و ترسیم دندههاي اصلي استخوان ماهي -3بازنگري قوانین توفان فكري و در معرض دید قرار دادن آنها -4اجراي توفان فكري در مورد علتها و درج آنها در محل مناسب -5مشخص كردن علل ریشهاي -6استفاده از نمودار پارتو براي الویت بندي علل اصلي 7 مراحل تكنیك استخوان ماهي • • • • • • 8 نوشتن صورت مسئله توافق در مورد دندههاي اصلي استخوان ماهي ترسیم نمودار توفان فكري براي راه حلهاي ممكن تكوین نظرات ارزیابي نموداري براي انتخاب بهترین راه حل از بین نظرات عدم پرداختن به موضوع عدم تصميم گيري تصميمات مستبدانه نبود دستور جلسه عدم پرداختن به موضوع جلسات غيرموثر 9 طوالني اعضاي ساكت اعضاي شلوغ عدم توجه به جلسه نشنيدن نادرست عدم توجه به جلسه عدم پرداختن به موضوع عدم تصميم گيري نشنيدن نبود دستور جلسه تصميمات مستردانه طوالني مديريت نا مطلوب بر زمان جلسات غيرموثر 10 اعضاي شلوغ اعضاي ساكت درست دیاگرام پیوستگي جیرو كاواكیتا دیاگرام KJچیست؟ • تكنیكي براي بدست آوردن همه دیدگاهها و نقطه نظرات و حتي احساسات و پاسخها به جنبه هاي رفتاري • داده هاي شفاهي و پراكنده در مورد مسئله را منظم مي كند • تمام ایده ها را براي تجزیه و تحلیل آماده مي كند 11 چگونه از KJاستفاده كنیم؟ • • • • • • 12 یک موضوع را انتخاب کنید. درباره موضوع ،نظرات /نگراني ها /احساسات را بطور مجزا و فردي مشخص کنید .ایده هاي رفتاري و احساسي و واکنش ها ،همچنین نظرات منطقي و روشنفکرانه هر فرد باید مورد تشویق قرار گیرد. از هر فرد بخواهید تا نظرات خود را روي کارتهاي مجزا یا Post it Notesبنویسد کارتها را از روي آیتمهاي مشابه بر اساس پیوستگي و ارتباطشان به هم ،در گروههاي مختلف دسته بندي کنید. فقط از منطق استفاده نکنید ،احساسات را نیز بکار برید .شما باید "احساس کنید" که کدام کارتها بهم تعلق دارند. این فرآیند را تکرار کنید تا به روشني گروهها از هم تفکیک و ایجاد شوند. چگونه از KJاستفاده كنیم؟ • • • • 13 کارتهایي که با هیچیک از گروهها جور نیستند باید کنار گذاشته شوند .این فرآیند دسته بندي کردن را آنقدر ادامه دهید تا باالخره هرفرد در گروهي قرار گیرد .بهتر اینست که این کار با ایجاد 5تا 10گروه پایان یابد. دیاگرام پیوستگي را با استفاده از کارتها بسازید و روي عنوان هرگروه به اتفاق نظر برسید .در صورت نیاز ،هر گروه را با توجه به عنوان آن به بخش هاي کوچکتر تقسیم کنید. در بیان اطالعات،انتظار میرود تا از عباراتي نظیر "ما احساس میکنیم " ، "...گمان ما اینست که " ، "...بنظر میرسد "...و غیره استفاده کنید. به استفاده از "دستیابي به اتفاق نظر" به عنوان یک روش شناسایي اولویت ها براي اقدام ،توجه نمایید. این ابزار) (KJچگونه بما کمک میکند؟ • دیاگرام KJیک روش ساده براي فرآیندي کردن اطالعات ذهني/ احساس /ادراکي است که همه ما داریم و اغلب میتوانند کلیدهاي اصلي علت ریشه اي واقعي /راه حل براي مشکل باشد. • مانند بسیاري از ابزارهاي دیگر ،این ابزار بسادگي یک وسیله براي بحث و درگیري است که بطور موازي با ابزارهایي که بیشتر روي واقعیتها و عددو رقم تمرکز دارند ،مورد استفاده قرار میگیرد. • این ابزار یک فرم کمتر ساختار یافته از روش تجزیه و تحلیل علت و معلول Cause & Effect Analysisمیباشد. 14 مثال KJ مدیران تیمی کار نمی کنند مقاومت در مقابل تغیير تردیدهای عوامل تغیير سختی تغیير فرایندها مدیر عامل ضعیف همکاریهای ضعیف قسمتها سرزنش های زیاد روز مرگی عوامل تغیير طوالنی شدن تغیير فرایندها فقدان زمان برنامه ریزی فقدان هماهنگی اطالعات رقابتهای زیاد برنامه ها اجرا نمیشوند زمان طوالنی تصمیم گيری تهدیدات اندک منوپولی بودن تعهدات کم کاری مشارکت کم افراد نگرانیهای کم سود آوری شرکت فرایند ضعیف برنامه ریزی 15 شرکت شاد و سرحال ضعف برنامه ریزی استراتژیک پنج بار بپرسيد چرا؟ • • • • 16 این تكنیك ابزار ساده ایست كه معموال از آن غفلت مي شود. براي پي بردن به علل ریشه اي مسئله به ما بسیار كمك میكند كافي است فقط 5بار بپرسیم چرا؟!! بیشتر ما فقط با یك بار پرسیدن دست به اقدام مي زنیم حال آنكه شاید در سوال دوم و سوم بفهمیم كه تصمیم اشتباهي گرفته ایم. پنج بار بپرسید چرا؟ مدیر فروش: 85درصد مشتریان ناراضي هستند. مدیر عامل: چرا؟ مدیر فروش: چون مي گویند بسته بندي ما ایراد دارد. تصمیم عاجل :كميته اي تشكيل دهيد و كل بسته بندي را تغيير دهيد. مدیر عامل: 17 چرا؟ پنج بار بپرسید چرا؟ مدیر فروش: ظاهرا بسته بندي ها محكم نبوده و محصوالت در هنگام حمل از بسته ها خارج مي شوند. تصمیم عاجل :برويد و از جعبه هاي محكم تري استفاده كنيد. مدیر عامل: چرا؟ مدیر فروش: ظاهرا چسب استفاده شده در بسته بندي هاي جدید داراي كیفیت مناسب نبود. تصمیم عاجل :سريعا از فروشنده طلب خسارت كرده و ديگر از او جنس نخريد 18 پنج بار بپرسید چرا؟ – چرا؟ • مدیر فروش: – به نظر مي رسد اشكال در انبار باشد • تصمیم عاجل :مدير انبارها را عوض كنيد – چرا؟ • مدیر فروش: – ظاهرا در محل نگهداري چسب ها در انبار رطوبت نفوذ كرده و چسب ها را خراب نموده است. • مدیر عامل :براي مشتریان نامه عذرخواهي بفرستید و 19جلوي ورود رطوبت به محل را بگیرید دیاگرام رابطه ها Relations Diagram • اين دياگرام چيست؟ • دياگرام رابطه ها يک تکنيک براي ربط دادن علت پيچيده با معلول مرتبط با آنست .در حاليکه شباهتهاي روشني بين دياگرام هاي استخوان ماهي و "پرسش چرا" و اين تکنيک وجود دارد ،دياگرام رابطه ها به شما اجازه ميدهد تا در مورد حلقه هاي متعدد معلول ها و علتها که اغلب وجود دارند ،بررسي و تحقيق کنيد و انها را بصورت گرافيکي شرح دهيد. 20 دیاگرام رابطه ها Relations Diagram -1معلولي را که بايد آناليز شود تعريف کنيد .آنرا در وسط بورد بنويسيد. -2بپرسيد چرا؟ تا فاکتورهاي کليدي را که باعث اين معلول ميشوند پيدا کنيد .اين فاکتورها را بعنوان" "گفته هاي اصلي" معلول يادداشت کنيد. -3به ترتيب به هر يک از علت ها بعنوان يک معلول براي علت سمت راست خودش نگاه کنيد و علت هاي ديگر را بوسيله پرسش دوباره "چرا" ،شناسايي کنيد .اينها را به دياگرامتان اضافه کنيد. -4ارتباطات ضربدري بين علت و معلول ها را جستجو کنيد و خطوط آنها را رسم کنيد. -5با بحث و يا دستيابي به توافق جمعي ،روي علتهاي ريشه اي اصلي که مايليد آنها را برطرف کنيد ،به توافق برسيد. 21 دياگرام رابطه ها شبكه رفتار سازماني 7 غيبت ـ ـ + 12 عملكرد 16 تغيير شغل 8 ديركرد ـ 2 فرصت هاي شغلي + ـ ـ ـ + ـ 3 وضعيت اقتصادي مناسب + ـ 10 رضايت شغلي + ـ ـ + 15 تمايل به ترك شغل + 9 استرس + + + + 13 مشاركت 1 مشكالت خانوادگي ـ ـ + + + 4 تناسب فرد و سازمان + + ـ + 5 نيازها + + 14 تعهد كاري 22 + 11 انتظارات + + + + + 6 انگيزه ها تجزیه و تحلیل هزینه /منفعت((Cost Benefit Analysis • اين ابزار چيست • CBAتکنيکي براي مقايسه هزينه هاي صرف شده براي انجام يک اقدام خاص و سوداوري حاصل از خروجي عمل است.اين تکنيک تمامي انواع هزينه ها و سودهارا شامل نميشود.براي مثال در مورد رضايت مشتري ،دلگرمي پرسنل ويا حساسيت هاي زيست محيطي نميتوان از اين تکنيک استفاده کرد.در نتيجه بهتر است از ان همراه با ساير ابزارهاي تصميم گيري استفاده کرد. 23