Transcript 품질감사 일반
품질감사 일반 [목 차] Ⅰ 내부심사의 개요 Ⅱ 내부심사원 요건 및 책임 Ⅲ 내부심사 수행 단계 Ⅳ 결언 Ⅰ. 내부심사의 개요 1. 내부심사의 목적 가. 품질경영에 따른 품질방침, 목표 및 의지가 모든 조직원에 이해되고, 준수되고 있는지의 확인 나. 품질경영시스템의 제반 절차가 품질목표 달성에 효율적이며, 적절하다는 것의 확인 및 판정 다. 법규 위반, 품질 사고 등의 감소, 제거 및 예방 라. 품질 문제점들의 원인 조사 및 대책 수립 마. 시정조치 등의 근본적인 대책 실시 및 조치 결과 확인 Ⅰ. 내부심사의 개요 2. 내부심사의 필요성 가. 품질경영시스템 규격에서 요구(8.2.2항) 나. 경영자의 관리를 위한 도구로서 이용 다. 외부기관 (고객/인증기관 등)의 심사 時 부적합을 사전에 예방 라. 지속적인 개선의 수단으로 이용 Ⅰ. 내부심사의 개요 3. 내부심사의 일반적인 정의 내부심사(Internal Audit)란? 합의된 기준이 충족되는 정도를 결정하기 위하여 심사의 증거를 수집하고, 객관적으로 평가하기 위한 체계적이고, 독립적이며 문서화된 프로세스 A systematic, independent and documented process for obtaining audit evidence and evaluating it objectively to determine the extent to which agreed criteria are fulfilled. ISO 9000:2000 3.9.1 Ⅰ. 내부심사의 개요 4. 객관적 증거(Objective Evidence) 가. 존재/실재하고 있는 증거를 말함. 나. 감정이나 편견에 영향을 받지 않음. 다. 사실 관찰에 근거하여야 함. 라. 진술되거나 문서화됨. 문서, 기록, 사물 또는 행위 자체 마. 품질경영시스템에 관한 것. 바. 정량화 된 것. 사. 증명 가능해야 함. • 심사 증거 : 합의된 기준과 관련하여 상호 점검할 수 있는 기록, 사실의 진술 또는 기타 정보의 진술 (ISO 9000:2000 3.9.5) Ⅰ. 내부심사의 개요 5. 규정된 요구사항(Specified Requirements) 가. 계약 상 요구사항 나. 회사에서 규정한 □ 품질방침 □ 품질매뉴얼 □ 절차서/프로세스 □ 지침서 등 다. 품질경영시스템 규격 ( ISO 9001, ISO/TS 16949, TL 9000 등 ) 라. 사외 법규 ※요구사항 : 명시적인 요구 또는 기대, 일반적으로 묵시적이거나 의무적인 요구 또는 기대 (ISO 9000:2000 3.1.2) Ⅰ. 내부심사의 개요 6. 샘플링(Sampling) 가. 심사의 시간적인 제한으로 취해지는 방법 나. 조직의 대표적인 모습과 품질경영시스템의 준수 정도를 파악 하기 위해 심사프로그램에서 결정되어야 함(표본 수, 장소 등). 다. 품질심사의 목적과 범위를 분명히 하고 이해하는 것이 중요함. Ⅰ. 내부심사의 개요 7. 내부심사의 구분 및 종류 가. 심사 대상에 따른 분류 □ 품질시스템 심사(Quality System Audit) □ 제품 심사(Product Quality Audit) □ 공정 심사(Process Quality Audit) □ 서비스 심사(Service Quality Audit) 나. 주기별 분류 정기 심사(Regular Audit) : 예) 반기 1회 추가(임시/특별) 심사(Additional Audit) : 예) 경영자의 특별 지시사항 Ⅰ. 내부심사의 개요 8. 내부심사의 형식 고객 (Customer) 외부(고객)심사 (2nd Party Audit) 조직 (Organization) 인증기관 (Cert. Body) (신청) 인증기관심사 (3rd Party Audit) 내부품질심사 (1st Party Audit) Ⅰ. 내부심사의 개요 9. 내부심사의 위치 시정조치 품질경영시스템 문서화 내부심사 경영검토 [Note] 실행/운영 문서화된 품질경영시스템을 실행하고 운영하면서 그 적절성 및 유효성을 주기적으로 검증해 보기 위한 내부심사를 실효성이 없이 형식적으로 운영한다면 그 조직의 품질경영시스템은 개선의 기회를 잃게 됨. Ⅱ. 내부심사원 요건 및 책임 1. 내부심사원 교육훈련 요구사항 가. 내부심사를 수행하기 위해 필요한 교육은 일반적으로 다음과 같은 과정이 있음. □ 내부 심사원 과정 □ 인증 심사원 과정 □ 심사 기법 교육 과정 등 나. 상기 교육훈련과정에서 습득해야 할 사항 □ 품질경영시스템 심사에 적용할 규격에 대한 지식과 이해 □ 조사, 질문, 검토 및 보고에 대한 기법 □ 기획력, 조직력, 대화법 등 심사 운영에 필요한 기술 □ 필기, 실기시험 또는 기타 수단으로 입증되어야 함. Ⅱ. 내부심사원 요건 및 책임 2. “경험” 요구사항 일반적으로 기업들이 품질내부심사원 자격부여를 위해 설정해 놓고 있는 경험 요구사항은 다음과 같음. 가. 최소 2년간 해당 분야 실무 경험 나. 조직의 사업분야의 해당 분야 교육훈련 다. 회사 운영 품질경영시스템에 관한 적절한 경험과 교육훈련 라. 계획, 문서, 검토, 심사 및 보고를 포함한 일정 시간 이상 소요된 심사에 참관인으로 참여 Ⅱ. 내부심사원 요건 및 책임 3. 기타 요구사항 가. 적성 : 심사원에게 필요한 능력 및 적성 중 회사에서 정한 기준 □ 사실에 입각하여 증거를 수집하고 공정하게 평가 □ 편견이나 주관적 감정에 흔들리지 않음. □ 심사범위 내에서 성실한 심사 수행 □ 산만함이 없이 심사 과정에 집중 □ 관찰 결과에 의거 합리적인 결론을 도출 □ 도의적인 책임을 지는 자세로 심사에 임함. □ 증거 없는 심사결과 변경 압력에 흔들리지 않음. 나. 관리능력 : 심사의 계획, 수행 및 보고를 수행할 수 있는 능력 [Note] 관리능력은 교육훈련을 통해서 비교적 손쉽게 확보할 수 있으나, 적성은 쉽게 바뀌지 않음. 내부심사원으로써 바람직한 적성이 무엇인지를 인지하고 부족한 부분을 채워나가려는 노력이 무엇보다도 요구됨. Ⅱ. 내부심사원 요건 및 책임 4. 내부심사원 자격 부여 절차 내부심사원의 자격부여 절차는 일반적으로 다음과 같음. 심사원자격기준 및 관련 절차 수립 심사원 후보자 선정 후보자 교육훈련 후보자 평가 심사원 자격부여 심의를 통해 기준을 충족하지 심사원 자격부여 못하면 교육훈련을 다시 시행 심사 실무 훈련 자격 유지 Ⅱ. 내부심사원 요건 및 책임 5. 내부심사원의 책임 가. 적용되는 내부심사 요구사항의 준수 나. 내부심사 요구사항을 명확하게 전달 다. 할당된 임무에 대해서 효과적이고 효율적인 계획/실시 라. 관찰사항을 기록 마. 내부심사 결과를 보고 바. 내부심사 결과에 따라 실시된 시정조치의 효과성 검증 사. 내부심사에 관한 문서류의 유지, 관리 및 보안유지 아. 내부심사 팀장을 지원, 협력 Ⅲ. 내부심사 수행 단계 1. 내부심사의 단계 가. 기획 _ Planning □ 내부심사 계획 수립 □ 심사 체크리스트 준비 나. 실행 _ Execution □ 시작 회의 □ 심사 과정 □ 종결 회의 다. 보고 _ Report □ 부적합보고서 작성 □ 내부심사결과 보고서 작성 라. 시정조치 _ Corrective Action □ 시정조치요구서 발행 □ 시정조치 Follow-up Ⅲ. 내부심사 수행 단계 2. 내부심사의 기획 - Planning 가. 기획단계의 주요 활동은 다음과 같음. □ 심사 목적과 범위 파악 □ 심사 기간 □ 심사팀장 결정 □ 심사팀 선정 □ 심사 사전 정보 파악 □ 심사 일정 계획 수립 □ 심사 점검표(심사 체크리스트) 작성 Ⅲ. 내부심사 수행 단계 3. 내부심사의 전략 - Strategy 주문/개발요청 수평식 수직식 - 랜덤 - 상향식 - 자유분방식 - 하향식 인도/납품 [Note] 수직식 보충 설명 - 상향식 : 고객지원부서, 제품인도부서, 품질부서, 생산부서, 개발부서, 영업부서 등 업무 흐름의 역순으로 심사를 진행하는 방식(현장에서의 주요 문제점을 역추적하여 시스템 상에서의 문제 유발 원인을 찾아내는데 유용함) - 하향식 : 상향식의 반대로 심사를 진행하는 방식(일반적으로 많이 사용) Ⅲ. 내부심사 수행 단계 4. 내부심사 점검표 개요 내부심사 점검표의 필요성 □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ 내부심사의 깊이와 연속성 보장 관련사항 누락 방지 심사 질문 순서를 유도 내부심사의 일관성을 유지 비망록(Aide Memoirs), 참조 사항의 역할 간결한 핵심 내용 단순히 “”표시만 하는 점검 표는 바람직하지 못함. 내부심사를 제한하지 않아야 함. 심사 팀 또는 심사원 별로 작성 보조수단으로 이용하며 의존도가 너무 높아서는 안됨. 심사 시간관리에 도움이 됨. Ⅲ. 내부심사 수행 단계 5. 내부심사의 실행 가. 시작 회의 Open meeting 나. 심사 과정 Audit process □ 정보 수집 Gathering information □ 확인 Validating □ 평가 Evaluating 다. 종료 회의 Closing meeting Ⅲ. 내부심사 수행 단계 6. 내부심사 시의 질문 - Question 왜 무엇을 Why What 자유 해답식 언제 보여주세요! Show me Open ended 어떻게 주제별 Themed 의견 Opinion When 어디서 누가 Where How 개방적 Expansive 조사 Investigation Who [Note] - 내부심사 시의 일반적인 질문 형태를 나타냄(6하 원칙에 의거하여 질문) - 어떤 질문을 하던 간에 질문 후 피심사자의 답변을 듣고 마지막에는 “보여주세요!”라는 요청을 하여야 함(눈으로 직접 확인 필요) Ⅲ. 내부심사 수행 단계 7. 내부심사 시의 질문 형태 □ 개방형 (Open) □ 폐쇄형 (Closed) Ⅲ. 내부심사 수행 단계 8. 내부심사원의 태도 및 반응 가. 내부심사원의 태도 □ 수사관이 취조하듯 하지 말 것 □ 객관적이고, 온화하며, 우호적인 태도 유지 □ 내부심사 업무의 80%가 듣는 일임을 명심 나. 내부심사원의 반응 □ 적당한 시기에 고개를 끄덕인다. □ 관심을 가지고 있다는 표현을 한다. □ 이야기한 내용을 간간히 언급한다. □ 분위기를 부드럽게 이끈다. □ 언급된 내용으로부터 질문을 이끌어 나간다. Ⅲ. 내부심사 수행 단계 9. 내부심사원 시의 장애 요인 다음과 같은 사항은 내부심사를 진행하는 데 있어서, 또는 내부심사에서 좋은 결과를 얻는데 장애 요인들입니다. □ 시간 끌기 □ 각본에 따른 연출 □ 솜씨자랑 □ 약 올림 / 화나게 유도 □ 무성의 / 불성실 □ 동정심 유도 □ 건망증 / 힘 과시 □ 결근 / 나타나지 않음 / 직위를 이용 협박 Ⅲ. 내부심사 수행 단계 10. 부적합(Nonconformity) 가. 부적합의 정의는 “품질에 역행하는 조건” 나. 부적합의 다음과 같은 규정된 요구사항의 위반임. □ 품질 규격 Quality standard □ 계약 조건 Conditions of contract □ 품질매뉴얼/프로세스 Quality manual/process 다. 부적합은 어느 경우에 존재하는가? □ 품질매뉴얼/프로세스가 규격과 불일치 □ 실행이 의도하는 바와 불일치 □ 실행이 효과적이지 않음. Ⅲ. 내부심사 수행 단계 11. 부적합 내용 기술 방법 가. I 형식 : 요구사항 + (객관적 증거 + 부적합 상황) 나. II 형식 : (객관적 증거 + 부적합 상황) + 요구사항 다. III 형식 : 현재 부적합 상황을 있는 그대로 기술 - 부적합 사항 기술 예 - □ 차량 시험에 사용된 압력 게이지 및 토크렌치의 교정검사가 교정관리 프로세스에 따라 교정되지 않았음. □ 측정, 분석 및 개선 프로세스에 2회/년 이상 주기로 고객만족도를 조사를 실시하고 그 기록을 기록관리 프로세스에 따라 보존되도록 하고 있으나 2009년 11월 현재 실시한 객관적인 증거가 없음. Ⅲ. 내부심사 수행 단계 12. 부적합 보고서 작성 원칙 – 4C 가. 정확성 (Correct) : 부적합 보고서에서 무엇이 해당 조직의 부적합인지 정확히 표현되어야 함. 나. 완전성 (Complete) : 부적합 기술은 해당사항이 부적합으로 판단된 근거를 완전하게 표현하고 있어야 함. 다. 간결성 (Concise) : 부적합 사항을 너무 길게 작성하다 보면, 어느 사항이 부적합 인지, 부적합 사항이 다수인지 불명확하게 됨. 대략 2~3줄 정도가 적당함. 라. 명료성 (Clear) : 피심사 조직이 해당 부적합을 분명하고 명확히 인지할 수 있도록 명료해야 함. Ⅲ. 내부심사 수행 단계 13. 부적합의 구분 중부적합 □ 규격(법규), ISO 9001 요건의 누락 □ 규정된 요구사항의 시스템 붕괴 □ 시스템 미 실행 경부적합 □ 시스템의 운영 시 사소한 실수 □ 실행 중 일부 누락 □ 시스템의 유효성이 가벼이 훼손된 경우 관찰사항 □ 심사 중 발견된 사실 및 객관적 증거 □ 부적합 아니나 개선의 기회 □ 현재 부적합 아니나 부적합으로 진전될 수 있는 것 Ⅳ. 결언 효과적인 내부 심사 시스템 System + 심사원의 신뢰성 Auditor Credibility = 효과적인 내부심사 Effective Internal Audits