Transcript СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫМИ - Gim

СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ
ЭЛЕКТРОННЫМИ
ДОКУМЕНТАМИ И
АВТОМАТИЗАЦИИ
ДЕЛОВЫХ ПРОЦЕССОВ
Статистика работы с документами
15% бумажных документов теряются.
30% времени у сотрудников офиса уходит на
поиск нужного бумажного документа,
необходимого в работе.
В организации в среднем делается 12-15 копий
бумажного оригинала.
Для доставки документов средние по масштабу
фирмы используют 2-3 курьеров.
Основные определения
Документирование - набор стандартных правил подготовки,
составления, оформления и изготовления документации.
Документооборот – система правил организации исполнения
документа. Документооборот охватывает движение
документов с момента их получения или создания до
завершения исполнения, отправки или списания в дело.
Делопроизводство – последовательность обработки документов
в организации. Основными этапами работы с документом
являются: прием, регистрация, рассмотрение, передача,
оперативное хранение на время его исполнения, контроль
исполнения, систематизация, формирование дел, составление
описей, передача в архив.
Для организации делопроизводства создаются специальные
службы (секретариат, канцелярия, управление делами, общий
отдел…).
Российская модель делопроизводства
В России предполагается централизация
обработки документов с целью
осуществления единого контроля их
прохождения и исполнения.
То есть, документы сначала докладываются в
зависимости от степени важности вплоть до
руководства организации, и при этом
формируется соответствующее
управленческое решение.
Затем решение постепенно спускается по
инстанциям — до конкретных исполнителей,
все более детализируясь.
При исполнении документа возникают два
информационных потока.
Первый поток связан с движением самого
документа:
1) документ поступает в канцелярию, где его
регистрируют;
2) из канцелярии документ передается
руководителю для вынесения по нему
резолюции;
3) после вынесения резолюции и назначения
исполнителей документ и его копии
рассылаются исполнителям;
4) исполненный документ списывается в дело.
Второй информационный поток замкнут на
регистрационную карточку документа:
1) в момент регистрации документа в его карточку вносятся
реквизиты: регистрационный номер, присвоенный документу,
информация о корреспондентах поступившего документа,
краткое содержание документа, другие данные общего
характера (состав документа, примечания и т. п.);
2) факт вынесения резолюции фиксируется путем добавления в
регистрационную карточку информации об авторе резолюции,
текста резолюции, фамилий исполнителей документа, срока
исполнения документа, назначенного автором резолюции;
3) по исполнении документа в регистрационную карточку
добавляются тексты отчетов исполнителей, фактический срок
исполнения документа;
4) списание документа в дело сопровождается добавлением в
регистрационную карточку номеров (наименований) дел, в
которых будут храниться оригинал и копии исполненного
документа.
Зарубежное делопроизводство
Западный подход к управлению характеризуется
принципиально большей степенью
децентрализации прав и ответственности.
Документ после его получения без регистрации
и занесения в картотеку будет отправлен
исполнителю напрямую, и дальнейшая его
судьба будет зависеть только от
добросовестности сотрудника.
Подобная децентрализация работы с
документами существенно упрощает
организацию документооборота
Отсутствие автоматизированной технологии
управления документооборотом в любой
системе делопроизводства приводит, в
конечном счете, к тому, что, в произвольный
момент времени неизвестно:
1) над какими документами работает
учреждение;
2) какова история и текущее состояние того или
иного вопроса;
3) чем конкретно заняты исполнители.
Система управления
электронными документами
(Electronic Document
Management Systems, EDMS)
набор устройств и программ, позволяющий
эффективно организовать процедуры
создания, накопления, хранения,
обработки и пересылки электронных
документов
Конструктивное понятие
электронного документа (ЭД)
структурированный информационный объект, в
соответствие которому может быть поставлена
совокупность файлов, хранящихся на
жестком диске компьютера.
Необходимым признаком ЭД является
"регистрационная карточка",
состоящая из реквизитов документа,
содержащих перечень необходимых данных о
нем.
Преимущества электронных
документов
1. Более низкая стоимость и время передачи
электронного документа из одного места в другое.
2. Более низкая стоимость и время тиражирования ЭД.
3. Более низкая стоимость архивного хранения ЭД.
4. Возможность контекстного поиска.
5. Новые возможности защиты документов.
6. Упрощение подготовки ЭД в сочетании с широкими
возможностями.
7. Принципиально новые возможности представления
ЭД. Документ может иметь динамичное содержание
(например, аудио-, видеовставки).
Классификация систем
управления электронными
документами
Рейтинг систем электронного
документооборота
На отечественном рынке программного обеспечения
присутствуют две группы систем автоматизации
делопроизводства. Они соответствуют двум моделям
делопроизводства. Их можно условно назвать
российском и западной.
Программные системы, реализующие российскую
технологию, ориентированы, в первую очередь, на
использование в государственных учреждениях и
сохраняют все традиции и нормы делопроизводства,
принятые в конкретной организации России.
К системам автоматизации данной технологии
относятся:
1. Дело (компания «Электронные офисные системы»);
2. Система “Электронная канцелярия - Золушка”,
НТЦ ИРМ, г. Москва.
К системам западного направления относятся:
1. Русифицированные версии популярных западных
сред разработки:
• DocsOpen (PC DOCS);
• LinkWorks (DEC);
• Lotus Notes (Lotus-IBM).
2. Программные решения, созданные российскими
компаниями на основе западных систем:
• система “Босс-Референт” компании «Ай-Ти» (Lotus Notes);
• системы “OfficeMedia” и “CompanyMedia” компании
ИнтерТраст, г. Москва (Lotus Notes);
3. Собственные разработки российских компаний:
• система “LanDocs” компании «Ланит»;
• система “Эффект-Офис” компании «Гарант International»;
• система “Optima WorkFlow” компании «Оптима».
В качестве платформы выступает программный
комплекс, основным компонентом которого является
промышленная СУБД.
В качестве платформы также может выступать система
автоматизации управления предприятием.
Примеры платформ:
- продукты семейства Lotus Domino корпорации IBM,
- 1С:Предприятие.
Стоимость такой СУЭД складывается из стоимости
самой программы и ее «платформы».
Преимущества и недостатки такого решения — с одной
стороны мощность, с другой — возможная
избыточность и высокая цена.
Самостоятельные приложения
представляют собой самостоятельный
продукт, не требующий специальных
программных средств.
Примерами могут служить:
- Дело,
- Евфрат-Документооборот,
- Эффект-Офис.
Для хранения информации системы могут использовать
БД разного типа. Различают системы, использующие
реляционные базы данных (РБД), и системы,
использующие документальные базы данных (ДБД).
Под документальными БД понимаются,
преимущественно, базы Lotus Domino.
Основное отличие между ними состоит в хранении
содержания документов. В БД реляционного типа для
этого используется файловая система.
Вторые — хранят содержание документа
непосредственно в БД (поэтому базы и называются
документальными).
У каждого из этих решений есть свои
достоинства и недостатки.
Преимущества реляционных БД - скорость
работы, производительность, устойчивость.
Преимущества документальных БД безопасность информации и стоимости
автоматизации делопроизводства при средних
объемах документооборота.
Системы управления электронными
документами
(Electronics Document Management Systems – EDMS)
1. Обеспечивают поддержку документов различных
форматов с применением широкого набора
библиотечных служб.
2. Автоматизируют процессы их создания,
рецензирования, редактирования и подготовки к
распространению разнородных документов.
3. Сопровождают создаваемые версии документов и
контролируют доступ к ним.
4. Выполняют автоматическое архивирование
документов.
Примеры: Евфрат-документооборот, Эффект-Офис.
Системы автоматизации
делопроизводства (САД)
СУЭД ориентированы на предприятие в целом, со всем его
документационным фондом.
САД в основном поддерживают автоматизацию обособленного
участка деятельности — официального делопроизводства.
С точки зрения техники работы с документами:
- в СУЭД объектом действия является содержимое документа;
- в САД объектом действия является регистрационная карточка
(РК) документа, содержимое документа прикрепляется к РК.
К САД относятся продукты только российских разработчиков.
Основу САД (с точки зрения делопроизводства) составляют
справочники-классификаторы и РК документов.
РК являются основным объектом манипулирования в САД.
Примеры САД: Дело.
Системы автоматизации деловых
процессов (Workflow management systems)
Деловой процесс предполагает определенное взаимодействие
сотрудников в ходе выполнения всех этапов делового
процесса – подготовки и заключения сделки, подготовки
нового бизнес-проекта…
В ходе реализации делового процесса в определенные моменты
времени сотрудники должны получать друг от друга
определенные документы, или создавать их самостоятельно
на базе определенных шаблонов и данных.
Последовательность этапов делового процесса (совершение
действий и передача результатов работы от одного
исполнителя к другому) составляет маршрут делового
процесса.
Маршруты обработки типовых, часто повторяющихся событий,
как правило, жестко регламентируются по срокам и
исполнителям в виде маршрутных карт делового процесса.
Пользователь получает на рабочее место информацию о том, что
он должен сделать, все необходимые для этого данные и в
какой срок необходимо выполнить работу.
Системы автоматизации деловых
процессов позволяют
1) описывать деловые процессы (сделка, договор…) в
терминах движения документов;
2) осуществлять маршрутизацию и координацию
движения документов для обеспечение групповой
работы сотрудников в соответствии с
корпоративными стандартами;
3) контролировать выполнение деловых процессов
через своевременность оформления необходимых
документов;
5) устанавливать права доступа пользователей в
информационным ресурсам предприятия;
6) определять срок выполнения операций и другие
атрибуты делового процесса.
Электронные архивы
Основные функции электронных архивов:
1) ведение архива документов предприятия в
иерархии папок;
2) коллективный доступ и редактирование
электронных документов архива, хранение
версий документов;
3) быстрый поиск нужной информации.
Задачи, решаемые с помощью систем
управления электронными документами
1) регистрация документов;
2) контроль исполнения документов;
3) создание справочников и работа с ними;
4) контроль движения бумажного и
электронного документа, ведение истории
работы с документами;
5) создание и редактирование реквизитов
документов;
Задачи, решаемые с помощью систем
управления электронными документами
6) формирование отчетов по
документообороту предприятия;
7) импорт документов из файловой
системы и интернет;
8) работа с версиями документа, сложными
многокомпонентными и
многоформатными документами,
вложениями;
9) электронное распространение
документов;
Задачи, решаемые с помощью систем
управления электронными документами
10) получение документов посредством
сканирования и распознавания;
11) экспорт документов в другие приложения;
12) работа с реестрами документов,
предназначенных для отправки;
13) поиск документов по различным
критериям отбора;
14) ведение архивов документов;
15) ограничение прав доступа к документам.
Положительный эффект от
использования СУЭД связан
1) со снижением стоимости хранения
документов;
2) уменьшением затрат на поиск документов;
3) уменьшением затрат на копирование
документов;
4) уменьшением затрат на доступ к информации
и обработку документов;
5) повышением производительности труда
сотрудников и работы оборудования;
6) уменьшением затрат на бумагу.
Косвенные преимущества от
применения СУЭД
1) повышение исполнительной дисциплины за
счет улучшения контроля исполнения
поручений по документам;
2) повышение скорости принятия и качества
управленческих решений в соответствии с
корпоративными стандартами;
3) повышение оперативности реагирования на
изменение внешних факторов, например,
законодательства.