Методологические аспекты управления
Download
Report
Transcript Методологические аспекты управления
Ларин М.В.
доктор исторических наук, профессор, директор
Всероссийского научно-исследовательского института
документоведения и архивного дела
Методологические аспекты
управления электронными
документами
ИЖЕВСК 27.04.2011
С развитием компьютерной техники и
коммуникационных информационных
сетей открылась возможность обмена
документированной информацией без
использования бумаги, т.е. в
электронно-цифровой форме. Появился
новый тип документации, которую
необходимо хранить как в процессе
делопроизводства, так и в архивах.
2
Некоторая часть электронных
документов (ЭД) требует
долговременного (постоянного)
хранения. Следовательно, необходимо
создание прочной нормативнометодической базы работы с
электронными документами в
делопроизводстве и архивах. Эта база
в настоящее время недостаточна и
несовершенна.
3
Следует учесть:
Концепцию электронного правительства,
Стратегию развития информационного
общества в РФ,
международные соглашения и стандарты в
области информационного обмена,
положения стандарта ISO 15489
«Информация и документация. Управление
документацией»
4
Распоряжением
Правительства РФ
№632р от 06.05.2008 одобрена
Концепция формирования в Российской
Федерации электронного правительства
до 2010 года.
5
К приоритетным направлениям
государственной политики отнесено:
создание единой инфраструктуры
обеспечения юридически значимого
электронного взаимодействия;
развитие защищенной межведомственной
системы электронного документооборота;
формирование необходимой нормативной
правовой базы формирования электронного
правительства.
6
Законодательство:
«Об информации, информационных технологиях
и о защите информации от 27.07.2006 № 149-ФЗ;
«О персональных данных» от 27.07.2006 №
153-ФЗ;
Федеральный закон «Об архивном деле в
Российской Федерации» (2004 г).
Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ
"Об электронной подписи"
7
Совсем недавно нормативно-правовая
база применения электронных
документов пополнилась Федеральным
законом от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ
«Об организации предоставления
государственных и муниципальных
услуг". В этом законе четко обозначена
позиция государства на внедрение так
называемого «электронного
правительства».
8
Одновременно был принят ФЗ N 227-ФЗ
"О внесении изменений в отдельные
законодательные акты Российской
Федерации в связи с принятием
Федерального закона "Об организации
предоставления государственных и
муниципальных услуг". Этот закон
существенно расширил сферу
применения электронных документов.
Всего изменения коснулись 26 законов.
9
Постановлением Правительства
Российской Федерации от
15.06.2009 г. № 477 утверждены
Правила делопроизводства в
федеральных органах
исполнительной власти
Правила
устанавливают единый
порядок делопроизводства в
федеральных органах
исполнительной власти, то есть
определяют принципы и правила
делопроизводства, которые являются
общими для всех федеральных
органов исполнительной власти.
Указанные правила определяют электронный
документ как равнозначный документу на
бумажном носителе, если при
документировании соблюдается
установленный порядок его оформления.
Таким образом, впервые в истории
российского документоведения и архивного
дела электронному документу придан
официальный правовой статус.
12
Раздел VI. Особенности работы с электронными
документами в федеральном органе
исполнительной власти
1.
Электронные документы создаются,
обрабатываются и хранятся в системе
электронного документооборота
федерального органа исполнительной
власти (п. 37 Правил).
Раздел VI. Особенности работы с электронными
документами в федеральном органе
исполнительной власти
2. Для подписания электронных документов
федерального органа исполнительной власти
используются ЭЦП (п. 38).
Используемые средства ЭЦП должны быть
сертифицированы.
При рассмотрении и согласовании
электронных документов в СЭД могут
использоваться способы подтверждения
действий с электронными документами, при
которых ЭЦП не используется (п. 38, 39);
Раздел VI. Особенности работы с электронными
документами в федеральном органе
исполнительной власти
Прием
и отправка электронных
документов осуществляются службой
делопроизводства.
При получении электронных
документов служба делопроизводства
осуществляет проверку подлинности
электронной цифровой подписи (данное
положение соответствует
Федеральному закону «Об электронной
цифровой подписи»).
Раздел VI. Особенности работы с электронными
документами в федеральном органе
исполнительной власти
При передаче электронных документов на
рассмотрение руководителя федерального органа
исполнительной власти, в структурные
подразделения и ответственным исполнителям, при
отправке электронных документов и их хранении
вместе с электронными документами передаются
(хранятся) их регистрационные данные (п. 42).
В соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007
регистрационные данные составляют часть
метаданных электронного документа.
Раздел VI. Особенности работы с электронными
документами в федеральном органе
исполнительной власти
Исполненные электронные документы систематизируются
в дела в соответствии с номенклатурой дел
федерального органа исполнительной власти. При
составлении номенклатуры дел указывается, что дело
ведется в электронном виде. Электронные документы
подлежат хранению в течение сроков,
предусмотренных для аналогичных документов на
бумажном носителе.
После истечения срока хранения электронные документы
подлежат уничтожению на основании акта о выделении
их к уничтожению, утверждаемого руководителем
федерального органа исполнительной власти (п. 44-47
Правил).
В
целях внедрения системы
межведомственного
электронного документооборота
(МЭДО) Правительство РФ 22
сентября 2009 утвердило
Положение о системе
межведомственного
электронного документооборота.
Положение о системе
межведомственного электронного
документооборота (МЭДО) является
нормативной основой для создания
единой инфраструктуры обеспечения
юридически значимого электронного
взаимодействия органов
государственной власти и органов
местного самоуправления
Принято Постановление Правительства РФ
от 15 июня 2009 г. N 478
"О единой системе информационносправочной поддержки граждан и
организаций по вопросам взаимодействия с
органами исполнительной власти и
органами местного самоуправления с
использованием
информационнотелекоммуникационной сети Интернет"
8
сентября 2010 г. Правительство РФ
приняло постановление № 697
«О единой системе межведомственного
информационного взаимодействия».
Согласно постановлению, Минсвязи РФ
в трехмесячный срок должно
обеспечить введение единой системы
межведомственного электронного
взаимодействия в эксплуатацию
Распоряжением
правительства РФ
№176-р от12.02.2011 принят План
мероприятий по переходу ФОИВ на
безбумажный документооборот при
организации внутренней деятельности,
который в настоящее время начал
воплощаться в жизнь.
Постепенно выстраивается логическая
цепочка нормативно-правовых актов,
регулирующих вопросы более
широкого применения электронных
документов в практике управления.
23
Но законодательные и иные правовые
нормативные акты РФ пока лишь в общих
чертах регулируют вопросы применения
электронных документов в управленческой
деятельности. Фрагментарный характер
законодательного регулирования
электронных документов затрудняет их
комплексное применение во всех сферах
жизни общества и государства и не
позволяет в полной мере использовать их
преимущества перед бумажными
документами.
24
Рассмотрим Федеральный закон «Об
архивном деле в Российской
Федерации» (2004 г). В этом законе в
ст.5 «Состав Архивного фонда
Российской Федерации» указывается,
что в Архивный фонд входят архивные
документы независимо от вида
носителя, в том числе электронные
документы.
25
В законе нет определения электронного
документа, нет и четких правовых норм
работы с электронными документами. То
есть, признавая сам факт существования
электронных документов, их равноправие по
отношению к документам традиционного
типа, российский архивный закон не
содержит положений, которыми необходимо
руководствоваться архивистам в работе с
ЭД. Аналогичная картина характерна для
законодательства в целом.
26
Законодательные и иные правовые
нормативные акты РФ пока лишь в общих
чертах регулируют вопросы применения
электронных документов в управленческой
деятельности. Фрагментарный характер
законодательного регулирования
электронных документов затрудняет их
комплексное применение во всех сферах
жизни общества и государства и не
позволяет в полной мере использовать их
преимущества перед бумажными
документами.
27
Даже
новый закон об электронной
подписи не дает всех ответов на
вопросы об ее практическом
применении и относит их на уровень
подзаконных актов. А когда они будут
разработаны – не известно.
Проблемы термина «Электронные
документы»
терминология и понятийный аппарат
электронных документов;
специфика электронных документов;
подлинность электронных документов;
придание им юридической силы;
изучение опыта работы с электронными
документами в различных организациях;
выработка и нормативное закрепление
требований и методических рекомендаций по
работе с электронными документами
29
Разработаны методические
рекомендации по подготовке
федеральными органами
исполнительной власти перечней
документов, создание, хранение и
использование которых должно
осуществляться в форме электронных
документов. Эти рекомендации
опубликованы на сайте Росархива.
30
Многие проблемы электронных
документов еще ждут своего решения,
естественно, что это осложняет нашу
практическую деятельность.
31
По-прежнему не решен вопрос о том, что
же такое электронный документ.
Представляется, что в современных условиях
речь может идти лишь о замене
традиционных бумажных документов их
электронными аналогами. Именно такие
документы должны включаться в
делопроизводственные номенклатуры дел и
документов и затем передаваться в архивы.
32
При этом должен соблюдаться
методологический подход теории трех
документальных массивов (ТДМ)
организаций в соответствии с их
архивной ценностью.
33
В свое время ВНИИДАД в рамках
Федеральной целевой программы
«Электронная Россия» разработал
проекты:
34
методические рекомендации по работе
с электронными документами в
делопроизводстве и архивах
государственных организаций
методические рекомендации
государственным архивам по организации
постоянного (долговременного) хранения
электронных документов.
35
Данные методические рекомендации
учитывали и развивали положения «Правил
организации хранения, комплектования,
учета и использования документов Архивного
фонда Российской Федерации и других
архивных документов в государственных и
муниципальных архивах, музеях и
библиотеках, организациях Российской
Академии наук», утвержденных приказом
Минкультуры РФ от 18.01.2007 № 19, а также
«Основных правил работы архивов
организаций» (2002 г).
36
Оба методических документа являются
первыми подобного рода пособиями для
архивов организаций и государственных
архивов по выполнению и документированию
работы с электронными документами, в
частности, в процессах проведения
экспертизы ценности, комплектования, учета,
обеспечения сохранности и использования
электронных документов.
37
Они могут быть использованы в качестве
дополнительного инструмента в
практике работы с электронными
документами. Но пока эти документы
лежат в виде проектов без движения и
уже нуждаются в серьезной доработке.
Остается открытым вопрос о судьбе новых
современных информационных ресурсов: баз
данных, электронных реестров, vebдокументов, оцифрованных копий
традиционных документов и т.д. Необходимо
более глубоко изучить характеристики
данных информационных ресурсов с точки
зрения соответствия их как объектов
архивного хранения требованиям теории и
практики архивного дела.
39
Только после серьезного научного
осмысления можно будет давать
рекомендации по архивному хранению
этих современных источников
информации.
ВНИИДАД проводил изучение баз
данных как объектов архивного
хранения. Но мы сейчас находимся
лишь в начале пути.
40
В представленных проектах методических
рекомендаций не до конца решен вопрос об
электронно-цифровой подписи. Очевидно,
что поступление в госархивы документов с
электронно-цифровой подписью значительно
осложняет деятельность архивов.
Необходимо предусмотреть возможность
снятия электронно-цифровой подписи с
документов при их передаче на постоянное
(долговременное) хранение. Как это
делается, например, в ФРГ.
41
Не решена проблема форматов
электронных документов, в которых
необходимо:
передавать документы на хранение;
создавать страховой фонд документов;
фонд пользования электронных
документов.
Насколько мне известно, этой
проблемой поручено заняться РГАНТД
42
Сегодня предлагается передавать в
госархивы электронные документы в том
формате, который устанавливает архив,
лучше всего в рекомендованном МСА
формате PDF–A. Более того, такая передача
должна осуществляться только лишь на
физическом и обособленном твердом
носителе (оптическом диске), без
использования информационнокоммуникационных сетей.
43
Дискуссионными остаются пока вопросы о
видовом составе электронных документов,
соотношении единиц учета и хранения, о
необходимости введения новых учетных
форм для электронных документов и другие
чисто методические вопросы
делопроизводства и архивного дела,
решение которых нуждается в использовании
накопленного международного опыта и опыта
передовых архивов по информатизации их
деятельности.
44
Благодарю за внимание
НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007
«Система стандартов по
информации, библиотечному и
издательскому делу. Управление
документами. Общие требования»
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. ИСТОРИЯ СОЗДАНИЯ
Международной
организацией по
стандартизации (ИСО) в 2001 году принят
межгосударственный стандарт
ИСО 15489:2001 «Информация и
документация — Управление
документацией» (ISO 15489:2001 Information
and documentation — Records management),
который регламентирует управление
документами любого формата и на любых
носителях, создаваемых и получаемых
различными организациями в процессе их
деятельности.
47
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007
Стандарт идентичен международному
стандарту ISO 15489-1:2001 Информация и
документация. Управление записями. Общие
требования. (Information and documentation.
Records management. General).
48
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007
Распространяется
на управление
документами (всех форматов и на всех
носителях), создаваемыми или
получаемыми государственной,
коммерческой или общественной
организацией в процессе ее
деятельности или лицом, на которого
возложена обязанность создавать и
сохранять документы.
49
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007
Содержит
руководящие указания по
управлению документами в рамках
процессов управления качеством и
управления окружающей средой в
соответствии с национальными
стандартами ГОСТ Р ИСО 9001 и ГОСТ
Р ИСО 14001;
50
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. НОРМАТИВНЫЕ
ССЫЛКИ
ИСО
5127—2002. Информация и документация.
Словарь;
ИСО 5963—85. Документация. Методы анализа
документов, определения их темы и подбора
индексированных терминов для составления
указателей;
ИСО 9001—2000. Системы менеджмента
качества. Требования;
ИСО 14001—96. Системы управления
окружающей средой. Требования и руководство
по применению.
51
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007
Содержит положения об ответственности,
политике, процедурах, системах и процессах,
связанных с документами организаций.
Содержит методические рекомендации по
проектированию и внедрению систем
управления документами.
52
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007
Стандарт предназначен для:
- руководителей (менеджеров) организаций,
- специалистов в области управления
документами, информацией и технологиями,
- сотрудников (персонала) организаций,
- физических лиц, обязанных создавать и
хранить документы.
53
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. ТЕРМИНОЛОГИЯ
Документ (document, records) зафиксированная на материальном носителе
идентифицируемая информация, созданная,
полученная и сохраняемая организацией или
физическим лицом в качестве доказательства
при подтверждении правовых обязательств
или деловой деятельности.
54
ГОСТ Р ИСО 9001-2001 «СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА
КАЧЕСТВА. ТРЕБОВАНИЯ»
4.2.3 Управление документацией
Документами системы менеджмента качества
необходимо управлять. Записи – специальный
вид документов и ими надо управлять согласно
требованиям, приведенным в 4.2.4.
55
ГОСТ Р ИСО 9001-2001 «СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА
КАЧЕСТВА. ТРЕБОВАНИЯ»
4.2.4 Управление записями
Записи должны вестись и поддерживаться в
рабочем состоянии для предоставления
свидетельств соответствия требованиям и
результативности функционирования системы
менеджмента качества.
56
ГОСТ Р ИСО 9000-2001 «СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА
КАЧЕСТВА. ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ И СЛОВАРЬ»
3.7.2 Документ - информация и
соответствующий носитель.
3.7.6 Запись - документ, содержащий
достигнутые результаты или свидетельства
осуществленной деятельности.
________________________________
3.7.1 Информация - значимые данные.
57
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. ТЕРМИНОЛОГИЯ
Документ (document, records) зафиксированная на материальном носителе
идентифицируемая информация, созданная,
полученная и сохраняемая организацией или
физическим лицом в качестве доказательства
при подтверждении правовых обязательств
или деловой деятельности
58
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. ТЕРМИНОЛОГИЯ
Управление документами (records management)
- совокупность планомерных, эффективных и
результативных действий по созданию,
использованию, хранению и уничтожению
документов в организациях в целях
доказательства проведения деловых
(управленческих) операций;
59
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. ТЕРМИНОЛОГИЯ
Система
управления документами (records
system) - информационная система,
обеспечивающая сбор документов (включение
документов в систему), управление документами и
доступ к ним.
_________________________________
Информационная система - совокупность
содержащейся в базах данных информации и
обеспечивающих ее обработку информационных
технологий и технических средств ( ФЗ от
27.07.2006 № 149-ФЗ) «Об информации,
информационных технологиях и о защите
информации»)
60
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. ТЕРМИНОЛОГИЯ
Метаданные (metadata) - данные,
описывающие контекст, содержание, структуру
документов и управление ими.
_____________________________
ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008. ССИБИД. Процессы
управления документами. Метаданные для
документов.
61
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. ТЕРМИНОЛОГИЯ
Регистрация (registration) - присвоение
документу уникального идентификатора при
его вводе в систему.
Уничтожение (destruction) - ликвидация
документов без какой-либо возможности
восстановления
62
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. СОДЕРЖАНИЕ
СТАНДАРТА
1.
Общие положения;
2. Требования к документам;
3. Требования к системе управления
документами;
4. Требования к процессам управления
документами.
63
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Политика
управления документами;
Ответственность;
Мониторинг и аудит в системе
управления документами;
Обучение в области управления
документами.
64
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. ПОЛИТИКА
УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ
Организация, стремящаяся к соблюдению
требований настоящего стандарта,
должна принять, документально
фиксировать, поддерживать и
распространять принципы политики,
процедуры и практику управления
документами.
65
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. ПОЛИТИКА
УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ
Должна быть:
документально зафиксирована;
одобрена на высшем уровне принятия
управленческих решений;
распространена во всей организации;
регулярно пересматриваться;
распределена между всеми сотрудниками
организации;
отражена в должностных инструкциях и иных
нормативных документах организации.
66
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Ответственность распределяется
между:
Специалистами в области управления
документами;
Руководством;
Администраторами системы управления
документами;
Сотрудниками организации.
67
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. МОНИТОРИНГ И АУДИТ
Мониторинг – система наблюдения и
контроля.
Задачи мониторинга:
контроль качества и эффективности
работы системы управления документами;
контроль исполнения пользователями
своих функций при взаимодействии с
системой.
68
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. МОНИТОРИНГ И АУДИТ
Аудит – независимая проверка.
Аудит: внутренний и внешний.
Аудит системы управления документами
проводится раз в год.
Необходимость проведения аудита может
быть вызвана определенным событием.
Аудит призван контролировать выполнение
принятых в организации норм и правил в
сфере управления документами,
соответствие их поставленным целям и
соответствие законодательству при
осуществлении операций.
69
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. МОНИТОРИНГ И АУДИТ
Аудит призван контролировать
выполнение принятых в организации норм
и правил в сфере управления
документами, соответствие их
поставленным целям и соответствие
законодательству при осуществлении
операций.
70
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. МОНИТОРИНГ И АУДИТ
Если организация работает по СМК,
порядок и периодичность проведения
аудита устанавливаются Руководством по
качеству.
В противном случае организации следует
разработать и утвердить нормативный
документ, определяющий порядок
проведения аудита.
71
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. МОНИТОРИНГ И АУДИТ
•
•
•
Проведение мониторинга и аудита
предусматривает документирование всех
действий и их результатов.
Результаты е мониторинга отражаются в
системных протоколах (отчетах).
Результаты аудита отражаются в
заключении, содержащем при
необходимости рекомендации
(предложения) по модификации системы
управления документами.
72
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. ОБУЧЕНИЕ
Долгосрочная программа обучения в
области управления документами;
Обучение управлению документами
должно охватывать всех руководящих,
штатных, временных работников, лиц,
работающим на общественных началах
и м других лиц.
73
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. ТРЕБОВАНИЯ К
ДОКУМЕНТАМ
Документ должен быть:
- аутентичным;
- достоверным;
- целостным;
- пригодным для использования.
74
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. ТРЕБОВАНИЯ К
ДОКУМЕНТАМ
Организации должны:
разрабатывать перечни документов для
каждого процесса деловой деятельности и
требования к информации, подлежащей
включению в документы;
форму и структуру создаваемых и
включаемых в систему документов;
требования к составу метаданных, их
структуре и управлению ими;
75
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. ТРЕБОВАНИЯ К
ДОКУМЕНТАМ
•
•
•
П. 7.2.1. стандарта:
Документ должен содержать или
постоянно быть связан с метаданными,
отражающими операции совершаемые с
документом в процессе деловой
деятельности. При этом:
а) структура документа, его формат и
взаимосвязи между составляющими
документ элементами, должна оставаться
неизменной, не искаженной метаданными,
76
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. ТРЕБОВАНИЯ К
ДОКУМЕНТАМ
П. 7.2.1. стандарта:
б) в метаданных о документе должен быть
отражен контекст его создания, получения и
использования документа (в том числе процесс
деловой деятельности, частью которого
является данная операция, дата и время
данной операции и ее участники),
• в) в метаданных о документе должны быть
представлены связи между отдельными
документами, составляющими в совокупности
единый комплекс документов.
•
•
77
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. ТРЕБОВАНИЯ К
ДОКУМЕНТАМ
•
•
•
Следовательно, положения стандарта
устанавливают требования к
электронным документам:
- документам, созданным в электронноцифровой форме;
- документам, созданным на бумажном
носителе, но введенным в систему
управления документами методом
сканирования.
78
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. ТРЕБОВАНИЯ К
ДОКУМЕНТАМ
Правила создания документов и
метаданных о документах и их включения
в систему управления документами
должны быть инкорпорированы в
процедуры, регулирующие все процессы
деловой деятельности, для которых
требуется доказательство осуществления
действий.
79
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. ТРЕБОВАНИЯ К
СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ
Стандарт устанавливает:
- общие положения;
- характеристики систем управления
документами;
- методику проектирования и внедрения
системы управления документами.
80
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. ТРЕБОВАНИЯ К
СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ
Стратегия внедрения системы управления
документами основывается на:
- принципах политики, процедурах и
правилах документирования,
- проектировании и внедрении систем
управления документами,
соответствующих текущим потребностями
организации и нормативной среде.
81
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. ПРОЕКТИРОВАНИЕ И
ВНЕДРЕНИЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ
ДОКУМЕНТАМИ
Процедура внедрения системы
управления документами по ГОСТ Р ИСО
15489-1-2007, в целом, соответствует
ГОСТ 34.601-90 «Информационная
технология. Комплекс стандартов на
автоматизированные системы.
Автоматизированные системы. Стадии
создания».
82
ГОСТ 34.601-90
•
•
•
•
•
•
•
•
•
8 стадий создания АС:
1. Формирование требований к АС;
2. Разработка концепции АС;
3. Техническое задание (ТЗ);
4. Эскизный проект;
5. Технический проект;
6. Рабочая документация;
7. Ввод в действие;
8. Сопровождение АС.
83
8 СТАДИЙ ПРОЕКТИРОВАНИЯ И ВНЕДРЕНИЯ
СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ
1.
Предварительное
обследование;
2. Анализ деловой
деятельности;
3. Определение
требований к
документам;
4. Оценка
существующих
систем;
5.
Обеспечение
соблюдения
требований к
документам;
6. Проектирование
системы;
7. Внедрение
системы;
8. Обследование
после внедрения.
84
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. ТРЕБОВАНИЯ К
ПРОЦЕССАМ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ
Процессы управления документами:
- экспертиза документной информации;
определение сроков хранения документов;
включение документов в систему управления
документами;
- регистрация;
- классификация;
- индексирование;
- хранение и обращение с документами;
- доступ;
- контроль документооборота;
- отбор и передача документов на последующее
хранение или уничтожение;
- документирование процессов управления
документами.
-
85
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. ПРИМЕНЕНИЕ
СТАНДАРТА
Организационные
1.
мероприятия:
Создание рабочей группы по подготовке
плана организационно-технических
мероприятий по внедрению стандарта;
2. Издание приказа о внедрении ГОСТ Р ИСО
15489-1–2007 и утверждение плана;
4. Реализация мероприятий,
предусмотренных планом организационнотехнических мероприятий;
3. Приемка результатов внедрения ГОСТ Р
ИСО 15489-1–2007.
4. Акт о внедрении ГОСТ Р ИСО 15489-12007.
86
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. ПРИМЕНЕНИЕ
СТАНДАРТА
Рабочая группа:
Председатель - заместитель
руководителя
организации, курирующий вопросы информации
и документации;
Члены: руководитель службы ДОУ,
руководитель архива организации (работник,
ответственный за архив),
руководитель подразделения менеджмента
качества,
руководитель подразделения информационных
технологий.
В состав рабочей группы могут включаться
специалисты функциональных подразделений
организации.
87
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. ПРИМЕНЕНИЕ
СТАНДАРТА
План организационно-технических мероприятий
1. Совершенствование и развитие организационно-
функциональной структуры службы ДОУ;
2. Совершенствование и развитие нормативной базы
ДОУ организации;
3. Совершенствование и развитие процессов
документационного обеспечения деятельности
организации;
4. Совершенствование (внедрение) и развитие
систем управления документами в организации;
5. Мониторинг и аудит системы управления
документами;
6. Обучение работников организации
88
ИСО 22310:2006. ИНФОРМАЦИЯ И ДОКУМЕНТАЦИЯ.
РУКОВОДСТВО ДЛЯ РАЗРАБОТЧИКОВ СТАНДАРТОВ,
УСТАНАВЛИВАЮЩИХ ТРЕБОВАНИЯ К УПРАВЛЕНИЮ
ДОКУМЕНТАМИ
Устанавливаются
требования к:
- созданию документов;
- хранению документов;
- доступу к документам;
- обеспечению сохранности документов;
- системам управления документами;
- инструментам и процедурам управления
документами.
89
ИСО 23081-1:2006. ИНФОРМАЦИЯ И ДОКУМЕНТАЦИЯ.
ПРОЦЕССЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ. МЕТАДАННЫЕ
ДЛЯ ДОКУМЕНТОВ: ЧАСТЬ 1. ПРИНЦИПЫ
Стандарт устанавливает принципы поддержки
и управления метаданными, необходимыми
для управления документами.
Эти принципы применяются к:
- документам и их метаданным;
- всем процессам, которые их затрагивают;
- любой системе, в которой они хранятся;
- любой организации, ответственной за
управление ими.
90
ЕВРОПЕЙСКИЙ ОПЫТ РАЗРАБОТКИ
ТРЕБОВАНИЙ К УПРАВЛЕНИЮ
ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
1.
2.
Европейские Типовые
требования к управлению
электронными документами
Опыт Республики Польши по
созданию архивов
электронных документов
1. Европейские Типовые требования к управлению
электронными документами
Model
Requirements
for
the
Management of Electronic Records
(сокращенно - MoReq);
92
Система управления электронными документами
(СУЭД)
СУЭД позволяет быстро передать
электронный документ
Исполнитель
НО: все равно передается и бумажный
документ
Исполнитель
СУЭД не может быть эффективна, пока она
дублирует бумажный документооборот
93
Система управления электронными документами
(СУЭД)
СУЭД позволяет быстро передать электронный
документ
Исполнитель
Устранить бумажный документ!
Исполнитель
Технически безбумажный документооборот
возможен.
Возникает вопрос доверия к СУЭД.
94
Возникает вопрос о доверии к СУЭД
Внутри:
Руководство
Исполнители
Доверие к
поставщику ПО,
службе ИТ внутренний
регламент
Внешнее окружение:
Контрагенты
Компетентные органы
Нужно формальное
подтверждение СЕРТИФИКАТ
Сертификация АСЭД
Сертификация СУЭД
Способом
создания доверия к системам
управления электронными документами
является их сертификация.
Сертификация должна опираться и на
четкие общепризнанные критерии
оценки функциональных возможностей
системы.
У нас в стране таких инструментов пока
не выработано.
97
Что дает сертификация?
Для
Гарантия качества продукта
Возможность предъявить электронный
документ как доказательство
Для
потребителя:
производителя
Конкурентное преимущество
Доступ на регулируемые рынки
98
История создания MoReq
1996
г. - Форум DLM
(сокращение от французского “Données
Lisibles par Machine” “машиночитаемые документы”). ,
Форум DLM действует на основе
решения Совета Европы от 17.06.1994
99
История создания MoReq
Разработка
типовых требований
была поручена European
Commission Enterprise DG’s
Interchange of Data between
Administrations (IDA).
100
История создания MoReq
По
результатам открытого конкурса
разработка требований
(под названием «спецификация»)
была выполнена компанией
Cornwell Affiliates plc
(Великобритания) в 2001 г.
101
История создания MoReq
MoReq
широко использовалась как в
Европе, так и за ее пределами.
В связи с развитием информационных
технологий, повлиявших на
распространение и использование
электронных документов, была
подготовлена новая версия MoReq MoReq2, утвержденная в начале 2008 г.
102
MoReq2
учитывает технологические
изменения, новые стандарты и опыт,
накопленный за последние годы.
MoReq2 представляет собой
эволюционное обновление
первоначальной версии MoReq.
MoReq2
103
MoReq2 – не первая спецификация…
RDIM
1996
DOD 5015.2
1997
NOARK-4
1999
PRO
1999
Protocollo
2000
VERS
2000
MoReq
2001
MoReq2 это:
…
“стандарт” который объясняет,
что система управления
электронными документами
обязательно должна делать.
105
Структура MoReq2:
Базовый модуль
Обязательные
требования
Рекомендательные
требования
Опциональные
Опциональные
модули
Опциональные
модули
модули
Обязательные
требования
Обязательные
Обязательные
требования
требования
Рекомендательные
требования
Рекомендательные
Рекомендательные
требования
требования
106
Базовый модуль MoReq2
ВВЕДЕНИЕ;
ОБЗОР ТРЕБОВАНИЙ К СУЭД;
СХЕМА КЛАССИФИКАЦИИ И ОРГАНИЗАЦИЯ
ДЕЛ);
УПРАВЛЕНИЕ ДОСТУПОМ И БЕЗОПАСНОСТЬ;
ПОРЯДОК ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ. ОТБОР И
ПЕРЕДАЧА;
ПРОЦЕСС РЕГИСТРАЦИИ И РАЗМЕЩЕНИЕ
ДОКУМЕНТОВ;
ИДЕНТИФИКАЦИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ
ОБЪЕКТОВ;
ПОИСК, ИЗВЛЕЧЕНИЕ И ПРЕДСТАВЛЕНИЕ;
АДМИНИСТРАТИВНЫЕ ФУНКЦИИ.
107
Опционные модули MoReq2
Управление делами и документами на
материальных носителях (неэлектронными);
Выведение документов на материальных
носителях из обращения;
Управление документами и работа в
сотрудничестве;
Интеграция с системами управления
содержимым;
Электронная подпись, шифрование,
управление правами на цифровую
интеллектуальную собственность;
Интеграция факса и др.
108
MoReq2
В MoReq2 также включены:
ТРЕБОВАНИЯ К МЕТАДАННЫМ
(принципы, основные требования к
метаданным);
СПРАВОЧНАЯ ИНФОРМАЦИЯ
(глоссарий, модель “Сущность-Связь”,
модель управления доступом)
109
Основные положения MoReq2
MoReq2:
- основывается на международных
стандартах, в частности, на ИСО 154891:2001;
- создает условия для тестирования и
сертификации программного обеспечения;
- основное внимание уделяет
функциональным требованиям к системам
управления электронными документами;
110
Основана на принятых и
проработанных документах
Dublin Core Metadata Set
PRO Specification
Pittsburgh Metadata
ICA Guide for Managing
BSI PD 0008
DLM Forum Guide
ISAD(G)
UBC-MAS Project
US DoD 5015.2
R/DIM
ISO 15489
Основные положения MoReq2
MoReq2:
- может применяться в государственных и
негосударственных организациях, имеющих
намерение внедрить СУЭД или желающих
оценить возможности используемых ими
систем;
имеет универсальный характер и не несет в
себе какой-либо национальной специфики.
112
Основные положения MoReq2
MoReq2:
- не распространяется на документы на
материальных носителях (бумаге и др.
аналоговых носителях - микрофишах,
аудиокассетах и др.);
- для управления документами на
материальных носителях СУЭД должна быть
способна регистрировать и управлять
метаданными о них.
113
Тестирование на соответствие MoReq2
3.4.25.
3.4.26.
3.4.27.
СУЭД обязательно должна быть снабжена средствами
построения отчетности для предоставления статистики
лицам, выполняющим роли администраторов по всем
аспектам деятельности в схеме классификации, включая
число и размеры классов, дел, томов, разделов или
документов, созданных, закрытых или удаленных за
данный период.
СУЭД должна предоставлять возможность построения
отчетов “на лету” по всем аспектам работы со схемой
классификации.
Любой пользователь, работающий с классом, делом или
документом, обязательно должен иметь возможность
изучения содержания этого класса, дела или документа,
или другими словами, метаданных и родительского дела
или класса(ов); и должен иметь возможность
перемещаться к этим родителям из класса, дела или
документа.
Д
В
Д
114
Требования MoReq2: тестируемость
Тестируемые
формально
• ПРИМЕР: СУЭД должна позволять иметь по
крайней мере четыре иерархических уровня в
схеме классификации
Не
тестируемые
• ПРИМЕР: СУЭД должна поддерживать схему
классификации деловой деятельности
организации
Частично
тестируемые
• ПРИМЕР: СУЭД не должна ограничивать число
уровней в иерархии
Универсальный характер MoReq2
Спецификация имеет универсальный характер и
не несет в себе какой-либо национальной
специфики.
НО: в MoReq2 предусмотрена так называемая
«нулевая глава», позволяющая каждой стране,
применяющей типовые требования, описать в
ней требования, отражающие национальные
особенности применения систем управления
электронными документами.
116
Терминология MoReq2
Глава
2 - основные термины и их
определения, используемые в рамках
данной спецификации, с
соответствующими пояснениями.
Глава13 - «Глоссарий» - все термины,
используемые в спецификации.
117
Терминология MoReq2
Термины, включенные в ИСО 15489, даны в
определениях данного стандарта.
Центральные понятия:
- официальный документ (record),
- неофициальный документ (document),
- компонент документа,
- дело (в нескольких значениях),
- система управления документами и др.
118
Терминология MoReq2
Процесс
регистрации (capture) -
обозначает весь комплекс действий при
включении документа в систему, в том числе
заполнение РК, сканирование и размещение
электронного документа в СУЭД.
Аналогичного столь широкого термина для
обозначения этого комплекса действий в
российской практике нет. Термин наиболее
часто используется в значении размещения
документа в СУЭД и сохранения ценной
информации его метаданных.
119
Метаданные документа
Метаданные (metadata) - информация,
описывающая контекст, содержание,
структуру документов и процесс управления
ими (по ИСО 15489).
Документ должен содержать или постоянно
быть связан с метаданными, отражающими
операции совершаемые с документом в
процессе деловой деятельности (ИСО 15489,
п. 7.2.1.)
120
Метаданные документа
MoReq2 устанавливает минимальные
требования к составу метаданных, при этом,
согласно MoReq2, СУЭД не должна
устанавливать никаких практических
ограничений на число элементов
метаданных.
Приложение 9. Модель метаданных
121
2. Опыт Республики Польши
по созданию архивов
электронных документов
122
Нормативная база
Закон от 18.02.2001 «Об электронной
подписи»;
Закон от 17.01.2005 «Об информатизации
деятельности органов, осуществляющих
публичные функции».
Закон от 14.07.1983 «О национальном фонде
Республики Польша и архивах»;
123
Нормативная база
Постановления Совета Министров:
«О минимальных требованиях, предъявляемых к
телеинформационным системам» (11.10.2005) ;
«О минимальных требованиях по отношению к
публичным реестрам и обмену информацией в
электронном виде» (11.10.2005) ;
«Об организационно-технических условиях
доставки электронных документов субъектам
публичной деятельности» (29.09.2005) ;
124
Нормативная база
Распоряжения министра внутренних
дел и администрации:
«О технических требованиях,
предъявляемых к форматам записи и
машинным носителям данных, на которых
зафиксированы архивные документы,
передаваемые на хранение в
государственные архивы» (02.11.2006 );
125
Нормативная база
Распоряжения министра внутренних
дел и администрации:
«По вопросу об обязательных элементах
структуры электронных документов»
(30.10.2006 );
«О подробных правилах электронного
документооборота» (30.10.2006);
«О составлении и доставке писем в
электронном виде» (27.11.2006 ).
126
Нормативная база
Перечисленные
документы создали
конкретные условия для применения
электронных документов в
деятельности «публичных администраций» (государственных органов).
127
Нормативная база
Распоряжение
министра внутренних
дел и администрации от 30.10.2006 «О
подробных правилах электронного
документооборота» принято по
соглашению с Генеральной дирекцией
государственных архивов Польши.
128
Распоряжение от 30.10.2006 «О подробных правилах
электронного документооборота»
Принято
по соглашению с Генеральной
дирекцией государственных архивов
Польши.
Документ устанавливает правила
долгосрочного хранения электронных
документов и отношения организацииисточника комплектования и
государственного архива.
129
Наиболее важные положения
1. Создание, оборот электронных документов
и их метаданных ведётся с использовании
информационной системы.
2. Электронные документы должны иметь
определённую законодательством структуру
(обязательные элементы структуры).
3. Электронные документы существуют
только в связи с их метаданными.
130
Распоряжение от 30.10.2006 «О подробных правилах
электронного документооборота»
Установлены
требования к
информационной системе:
обеспечивает
целостность содержания
документов и их метаданных,
предохраняет документы от
несанкционированного удаления
документов из системы,
131
Распоряжение от 30.10.2006 «О подробных правилах
электронного документооборота»
- обеспечивает бесперебойный и
эффективный доступ к документам и
поиск документов;
- предоставляет возможность
прочесть метаданные любого
документа;
- идентифицирует пользователей и
документирует изменения, вводимые
ими в документы и метаданные;
132
Распоряжение от 30.10.2006 «О подробных правилах
электронного документооборота»
- обеспечивает контроль за доступом
пользователей к документам и
метаданным;
- предоставляет возможность
воспроизведения документов,
созданных в информационной системе;
- сохраняет структуру документов и
метаданных, установленную
нормативными актами;
- обеспечивает воспроизведение хода
дел;
133
Распоряжение от 30.10.2006 «О подробных правилах
электронного документооборота»
- поддерживает действия, связанные с
классификацией, систематизацией и
группировкой документов в дела на
основании номенклатуры дел;
- поддерживает и документирует
процесс уничтожения документов
временного хранения;
134
Распоряжение от 30.10.2006 «О подробных правилах
электронного документооборота»
- поддерживает действия, связанные с
подготовкой документов
постоянного хранения и
метаданных к передаче на хранение
в государственный архив;
- предоставляет возможность
получать и пересылать документы в
другие информационные системы.
135
Хранение электронных документов
Срок
хранения документов по месту
создания до передачи на постоянное
хранение в государственный архив:
- документов на бумажном носителе 25 лет,
- электронных документов – 10 лет.
Первые электронные документы начнут
поступать на хранение в
государственные архивы после 2016 г.
136
Хранение электронных документов
Хранение электронных документов в
государственном архиве должно
осуществляться в информационной
системе (ИС) государственного архива.
Передача документов организациейфондообразователем должна
осуществляется по информационнотелекоммуникационным каналам, т.е. из ИС
организации (органа власти) в ИС
государственного архива.
137
Информационная система государственного
архива
ИС
разработана по договору польской
фирмой – разработчиком программного
обеспечения.
Центральный комплекс ИС установлен
в Генеральной дирекции гос. архивов
Польши, периферийные комплексы – в
управлениях воеводств.
138
Информационная система государственного
архива
В конце 2006 г. было проведено
тестирование системы (экспериментальная
проверка), в котором принимали участие :
Правительство города Ченстохова
Правительство города Хожува
Генеральная дирекция государственных
архивов Польши.
Тестирование прошло успешно.
139
Передача электронных документов на
государственное хранение
Электронные
документы передаются:
в формате, в котором они созданы и
хранились в делопроизводстве;
вместе с метаданным, записанными в
XML-формате;
для передачи электронные документы
формируются в «архивную пачку», или
«архивную посылку».
140
Передача электронных документов на
государственное хранение
Архивная пачка – несжатый файл *.tar ,
совокупность трех папок:
• Документы
Метаданные документов
Дела (опись дел)
141
Архивная пачка
При формировании архивной пачки:
одному электронному документу отвечает
только один файл XML с метаданными;
Заголовок документа такой же, как у
файла, содержащего метаданные
документа в XML-формате;
папка «Дела» содержит метаданные дел
или других групп документов.
Архивная пачка, включающая три папки,
подписывается ЭЦП и содержит контрольное
число.
142
Передача электронных документов на
государственное хранение
Архив органа
власти
(ведомственный
архив)
Государственный
архив
Технический
(цифровой)
архив
143
Передача электронных документов на
государственное хранение
Для
передачи электронных документов
создаются электронные почтовые
ящики:
- в государственном органе;
- в государственном архиве;
- в техническом архиве;
- в ИС («суперящик»).
144
Передача электронных документов на
государственное хранение
Архив
государственного органа
формирует приёмо-сдаточный акт на
архивные электронные документы (в
виде файла XML с определенной
структурой).
145
Процесс передачи (схема)
6.архивная посылка
Фондообразователь
Государственный
архив
Эл. почт. ящик
7. Ввод в систему
Эл. почт. ящик
4. Одобрение п-с
акта
5.контрольная
сумма
3.п.-с. акт
2. создание
ящиков
8. Подтверждение
поступления
посылки
Эл.
Эл.почт.
почт.ящик
ящик
Технический
архив
Суперящик
Информационная система Архива электронных
документов
146
Диаграмма процесса ввода архивных документов
в ИС
Ящик публичного
учреждения
Ящик ИС
Ящик
государственного
архива
Ящик
технического
архива
1. ввод п-с акта
2. одобрение п-с акта
3. ввод контрольной суммы
4. доставка архивной посылки
5. ввод архивной посылки
6. подтверждение получения
архивной посылки
147
Процедура передачи электронных документов на
хранение в государственный архив
1. Орган гос. власти готовит опись дел по
электронным документам и по
информационно-телекоммуникационной сети
передает в гос. архив.
2. ИС гос. архива проверяет опись с
технической точки зрения. Если в ней не
обнаружено ошибок, опись проверяется и
согласовывается государственным архивом.
148
Процедура передачи электронных документов на
хранение в государственный архив
3. ИС направляет в орган власти
уведомление об одобрении описи;
4. Орган государственной власти, получив
информацию об одобрении описи, готовит
«архивную пачку» (документы, метаданные,
дела) для передачи на хранение в
государственный архив, готовит приёмосдаточный акт;
149
Процедура передачи электронных документов на
хранение в государственный архив
5. «Архивная пачка», подписанная ЭЦП, с
контрольным числом пересылается по ИТК в
гос. архив (технический архив) на хранение.
6. Технический архив проверяет полученную
архивную пачку на соответствие полученных
материалов контрольной сумме
(контрольному числу), приёмо-сдаточному
акту, правилам записи метаданных;
150
Процедура передачи электронных документов на
хранение в государственный архив
В государственном архиве (техническом
архиве) поступившие электронные документы
помещаются на хранение.
151
Процедура передачи электронных документов на
хранение в государственный архив
Весь
информационный обмен, включая
передачу описей на документы, приёмосдаточных актов и самих документов
осуществляется по ИТК. Документы
заверяются ЭЦП.
В ИС реализованы функции поиска
документов, доступ предоставляется
уполномоченным лицам.
152
Благодарю за внимание
[email protected]
www.vniidad.ru