Transcript управление показателями эффективности

Документооборот = канцелярия?
Место ECM-системы
в управлении процессами
промышленного предприятия
ПРОФИЛЬ КОМПАНИИ





Сертифицированные специалисты по технологиям Microsoft, Oracle,
ABBYY, системам электронного документооборота ДЕЛО,
DIRECTUM, системам поддержки жизненного цикла изделий Lotsia
PDM, T-Flex DOCs.
Комплексный ИТ-консалтинг – от разработки ИТ-стратегии до сдачи
готовых систем в эксплуатацию и их дельнейшей технической
поддержки, включая полный цикл по проектированию, внедрению,
обучению пользователей.
Высокое качество услуг и управляемость процесса разработки за
счет отлаженной технологии управления проектами, наличия
сертифицированной системы качества (ISO 9001:2008) и управления
рисками на всех этапах проекта.
Современные методологии ведения проектов по внедрению и
поддержке системы.
Более 20 готовых бизнес-решений для различных сфер бизнеса.
2
СОСТАВЛЯЮЩИЕ СИСТЕМЫ
3
УПРАВЛЕНИЕ ЭЛЕКТРОННЫМИ
ДОКУМЕНТАМИ






Организация хранения документов.
Возможность быстрого поиска необходимой
информации.
Работа с содержанием документа.
Соблюдение режима конфиденциальности
доступа к документам.
Электронно-цифровая подпись.
Организация коллективной работы с
документами.
УПРАВЛЕНИЕ ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
АРХИВ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИИ
6
УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛОВЫМИ
ПРОЦЕССАМИ





Поддержка процессов согласования и
обработки документов на всех стадиях их
жизненного цикла (docflow).
Выдача электронных заданий и контроль их
исполнения.
Взаимодействие между сотрудниками в ходе
бизнес-процессов.
Поддержка свободных и жестких маршрутов
(workflow).
Анализ данных о выполнении заданий.
ПРИМЕР АВТОМАТИЗАЦИИ БИЗНЕСПРОЦЕССА
Интегрированное решение
Business Studio + DIRECTUM
Интеграция Business Studio и DIRECTUM предоставляет
уникальную возможность построения бесшовной системы
управления, включающей моделирование, регламентацию и
контроль
исполнения
бизнес-процессов
на
основе
технологии BPM.
•
Обмен схемами процессов
•
Обмен
справочниками
•
Передача регламентирующей
документации из Business
Studio в DIRECTUM
•
Передача
статистических
данных
о
выполнении
процессов из DIRECTUM в
Business Studio
общими
Схема передачи данных между системами:
Передача схем процессов
на исполнение
Возможность передачи
разработанных схем процессов в
BPM-систему обеспечена
благодаря поддержке формата
XPDL.
BPM-системы – это современный
класс информационных систем,
позволяющих управлять
исполнением бизнес-процессов в
реальном времени.
Использование стандарта XPDL
помогает:
•выполнить настройку BPMсистемы на исполнение
процессов.
•сформировать «бесшовную»
систему управления
предприятием благодаря
быстрому и удобному переходу
от модели непосредственно к
автоматизации процессов.
Диаграмма процесса,
сформированная в
Business Studio
Диаграмма процесса после
передачи в DIRECTUM
УПРАВЛЕНИЕ ПОКАЗАТЕЛЯМИ
ЭФФЕКТИВНОСТИ

Назначение
 Встроенное
средство с ключевыми
возможностями многостороннего анализа
деятельности предприятия и поддержкой
системы сбалансированных показателей

Возможности:
 Управление
показателями
 Расчет показателей
 Визуализация показателей
УПРАВЛЕНИЕ ПОКАЗАТЕЛЯМИ
ЭФФЕКТИВНОСТИ
12
БИЗНЕС-РЕШЕНИЯ НА ПЛАТФОРМЕ DIRECTUM








Управление договорами.
Финансовый архив.
Кредитное досье.
Классическое
делопроизводство.
Обращения граждан.
Управление совещаниями.
Управление
взаимодействием с
клиентами.
Управление тендерами
закупками.







Проектный
документооборот.
Согласование счетов на
оплату.
Кадровый
документооборот.
Управление качеством
(СМК).
Управление
недвижимостью.
Согласование счетов на
оплату.
Service Desk.
КАНЦЕЛЯРИЯ
 Ведение номенклатуры дел и журналов регистрации.
 Регистрация документов.
 Быстрый поиск и анализ информации по состоянию,




наличию, движению бумажных документов.
Осуществление контроля над своевременным
исполнением поручений, резолюций и указаний
руководства.
Списание документов в дело в соответствии с
принятой в организации номенклатурой дел.
Формирование статистических отчетов по
документообороту организации.
Обмен электронными документами между
системами.
Схема работы с входящей
корреспонденцией
Регистрация документа
Рассмотрение документа
Исполнение
Контроль исполнения
15
РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТА
РАССМОТРЕНИЕ И ВВОД РЕЗОЛЮЦИИ
НАСТРОЙКИ АВТОЗАПОЛНЕНИЯ
Подготовка ответа
Подготовка и согласование
проекта документа
Регистрация документа
Отправка документа
адресату
Контроль получения
адресатом
19
РЕГИСТРАЦИЯ ИСХОДЯЩЕГО ОТВЕТА
КОНТРОЛЬ ПЕРИОДИЧЕСКИХ ПОРУЧЕНИЙ
ОТЧЕТЫ МОДУЛЯ «КАНЦЕЛЯРИЯ»
Просроченные поручения
Сводка об исполнении
Сведения о контрольных документах
Контроль исполнения приказов
УПРАВЛЕНИЕ ПОКАЗАТЕЛЯМИ
ЭФФЕКТИВНОСТИ
27
ОБРАЩЕНИЯ ГРАЖДАН
Бизнес-задачи:
ведение реестра граждан;
регистрация письменных и
устных обращений;
контроль исполнения поручений;
организация отправки ответа;
формирование отчетности;
накопление истории
взаимодействия.
Бизнес-эффект:
уменьшаются риски срыва сроков
обработки обращения;
обеспечивается
конфиденциальность информации
по обращениям с учетом гибкого
разграничения прав доступа;
многочисленные отчеты
позволяют анализировать данные
по рассмотрению сотрудниками
обращений, характеру
поступающих обращений,
своевременности их исполнения.
28
28
РЕГИСТРАЦИЯ
29
30
УПРАВЛЕНИЕ СОВЕЩАНИЯМИ
• КАК ОПЕРАТИВНО ПРОВЕСТИ
СОВЕЩАНИЕ?
• КАКИМ ОБРАЗОМ
ПРОКОНТРОЛИРОВАТЬ ИСПОЛНЕНИЕ
РЕШЕНИЙ ПО ПРОТОКОЛУ
СОВЕЩАНИЯ?
СОЗДАНИЕ И СОГЛАСОВАНИЕ ПОВЕСТКИ
ФОРМИРОВАНИЕ ПОВЕСТКИ
33
ОФОРМЛЕНИЕ ПРОТОКОЛА
34
ИСПОЛНЕНИЕ ПРИНЯТЫХ РЕШЕНИЙ
35
УПРАВЛЕНИЕ ДОГОВОРАМИ
• КАК СОГЛАСОВАТЬ ДОГОВОР В
ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ?
• КАК СФОРМИРОВАТЬ БАЗУ ДОГОВОРОВ?
• КАК БЫСТРО НАЙТИ ДОГОВОР?
УПРАВЛЕНИЕ ДОГОВОРАМИ
 Ведение единой базы шаблонов и образцов








договоров
Поддержка единых регламентов согласования
договорных документов
Проведение Договорных Конкурсных комиссий
Организация согласования договорных документов с
головной организацией
Ведение единого архива договорных документов
Контроль выполнения обязательств по договору
Поиск и анализ комплектов договорных документов
Формирование отчетности в различных разрезах
Ведение реестра договоров
Создания договора с помощью мастера
Согласование документа
УПРАВЛЕНИЕ ДОГОВОРАМИ
Схема проведения тендера
Заключение
договора
ТМ «Оценка
оферт»
Публикация
документации
• Подготовка
тендерной
документации
Согласование
• Оценка
оферты
• Объявление
тендера
• Выбор
победителя
• Регистрация
оферты
Вскрытие
конвертов
Протокол
подведения
итогов
• Заключение
договора
Подготовка и согласование заявки
Публикация заявки и прием предложений
Формирование протокола
Используемые технологии

«Управление электронными документами»

«Управление деловыми процессами»

«Управление совещаниями»

«Управление договорами»

«Управление показателями эффективности»
ФИНАНСОВЫЙ АРХИВ
 Подготовка к налоговым и аудиторским
проверкам
 Работа с исходящими первичными
документами
 (Вне-)офисное хранение бумажных
оригиналов документов
 Осуществление сверок с контрагентами
 Ведение претензионной деятельности
 Обращение к документам филиалов
ФИНАНСОВЫЙ АРХИВ
Модуль «Управление
качеством» в системе
DIRECTUM BEL
Решаемые бизнес-задачи:




Управление внутренними аудитами: формирование и
утверждение программы внутренних аудитов на период,
уведомление участников аудита, контроль проведения
плановых и внеплановых внутренних аудитов.
Управление несоответствиями: ведение записей о
несоответствиях, анализ причин несоответствий, контроль
осуществления коррекций.
Управление корректирующими и предупреждающими
действиями: ведений записей, анализ результативности.
Анализ со стороны руководства.
49
Использование модуля «Управление
качеством» совместно с базовыми
модулями обеспечивает реализацию
следующих требований стандарта СТБ
ISO 9001-2008:








Процессный подход.
Управление документацией.
Управление записями.
Ориентация на потребителя.
Анализ со стороны руководства.
Обмен информацией с потребителем.
Внутренний обмен информацией.
Удовлетворенность потребителя.
50
Формирование программы внутренних
аудитов на период
Заполнение карточки плана аудита
Фиксация несоответствий
Корректирующие действия
Анализ данных модуля
РАБОТА В DIRECTUM ЧЕРЕЗ INTERNET
ПОСТРОЕНИЕ КОРПОРАТИВНОГО
ПОРТАЛА С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ
РАСШИРЕНИЙ DIRECTUM ДЛЯ
SHAREPOINT

Быстрый обзор корпоративной информации

Решение популярных задач, нужных многим и
связанных с корпоративными данными

Удаленный доступ к корпоративным приложениям

Облегченный интерфейс работы с приложениями,
заточенный на быструю работу
ПРИМЕР: «ЗАЯВКА НА ОБОРУДОВАНИЕ»
РЕШЕНИЕ DIRECTUM STORAGE SERVICES
 Единая среда доступа к




различным видам документов.
Быстрый доступ к оперативным
данным.
Возможность хранения
неограниченного объема
архивных документов.
Возможность работы с медиаданными.
Настраиваемые политики
хранения и работы с
документами.
ТЕРРИТОРИАЛЬНО РАСПРЕДЕЛЕННАЯ
РАБОТА СИСТЕМЫ DIRECTUM
ИНТЕГРАЦИЯ С ДРУГИМИ СИСТЕМАМИ
• Интеграция с финансово-учетными системами
• SAP R/3
• 1C:Предприятие 8.x
• Галактика
• Microsoft Dynamics AX (AXAPTA)
• Интеграция с офисными пакетами
• Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, Project)
• OpenOffice.org
• Интеграция с системами поддержки и проектирования бизнеспроцессов
• ARIS
• Платформа для интеграции с любыми системами
61
Сертифицированное решение

Положительное
заключение
государственной
экспертизы №331

Для систем,
обрабатывающих
информацию,
распространение которой
ограничено

Публичная спецификация
требований
Создание системы защиты
информации
 Обследование,
категорирование
информации
 Задание по безопасности
 Разработка политики
информационной безопасности
 Документирование СЗИ
 Аттестация
Компетенция и опыт


Аттестованные СЗИ
информационных систем в
государственных и
коммерческих компаниях
Полнофункциональные
решения в области ДОУ:
СЭД
 Архив электронных документов
 Управление взаимодействием


Поддержка на протяжении
всего жизненного цикла
систем
 Министерство по налогам
и сборам
 Фонд социальной защиты
населения
 Министерство труда и
социальной защиты
 Концерн «Белнефтехим»
 Белоруснефть
Процесс внедрения
• Обучение администраторов
• Обучение ведущих
пользователей
• Изучение бизнес-процессов
• Бизнес-консалтинг
• Разработка проектных
решений
Проектирование
системы
Настройка
системы
• Настройка и модификация
системы
• Тестовая эксплуатация
• Развертывание системы на
рабочих местах
• Обучение рядовых
пользователей
• Опытная эксплуатация
• Консультации
пользователей и
администраторов
• Аудит качества внедрения
• Определение показателей
эффективности внедрения
Опытная
эксплуатация
65
Преимущества внедрения

Отработанная технология внедрения

Сертифицированный центр обучения

Система менеджмента качества ISO9001-2009

Доработка согласно требованиям организации

Возможность самостоятельного развития системы

Развитие системы в области информационной
безопасности
66
ВЫПОЛНЕННЫЕ ПРОЕКТЫ
ВНЕДРЕНИЯ СЭД

Концерн «Белнефтехим»

Министерство внутренних дел Республики Беларусь
Республиканское унитарное предприятие по надзору
за электросвязью
ЗАО «Атлант»


ЗАО «Трастбанк»
 ЗАО «Белнефтестрах»
 Медиа-холдинг Агентство Владимира Гревцова
 Гомельский химический завод
 ОАО «Завод горного воска»
 РУП «СПО «Химволокно»
 Строительная компания «Ритм»
 ОАО «Савушкин продукт»
….

67
САМАЯ ВНЕДРЯЕМАЯ СИСТЕМА РОССИИ
Аналитический обзор DSS Consulting
68
Ваши вопросы?
Дерновский Павел Анатольевич
Руководитель проектов
ООО «Новаком Групп»