Transcript Комплексное управление организацией в системе DIRECTUM BEL

Комплексное
управление
организацией в системе
DIRECTUM BEL
ПРОФИЛЬ КОМПАНИИ





Сертифицированные специалисты по технологиям Microsoft, Oracle,
ABBYY, системам электронного документооборота ДЕЛО,
DIRECTUM, системам поддержки жизненного цикла изделий Lotsia
PDM, T-Flex DOCs.
Комплексный ИТ-консалтинг – от разработки ИТ-стратегии до сдачи
готовых систем в эксплуатацию и их дельнейшей технической
поддержки, включая полный цикл по проектированию, внедрению,
обучению пользователей.
Высокое качество услуг и управляемость процесса разработки за
счет отлаженной технологии управления проектами, наличия
сертифицированной системы качества (ISO 9001:2008) и
управления рисками на всех этапах проекта.
Современные методологии ведения проектов по внедрению и
поддержке системы.
Более 20 готовых бизнес-решений для различных сфер бизнеса.
2
СОСТАВЛЯЮЩИЕ СИСТЕМЫ
3
УПРАВЛЕНИЕ ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
 Организация хранения документов.
 Возможность быстрого поиска необходимой
информации.
 Работа с содержанием документа.
 Соблюдение режима конфиденциальности
доступа к документам.
 Электронно-цифровая подпись.
 Организация коллективной работы с
документами.
УПРАВЛЕНИЕ ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
АРХИВ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИИ
6
УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛОВЫМИ ПРОЦЕССАМИ
 Поддержка процессов согласования и
обработки документов на всех стадиях их
жизненного цикла (docflow).
 Выдача электронных заданий и контроль их
исполнения.
 Взаимодействие между сотрудниками в ходе
бизнес-процессов.
 Поддержка свободных и жестких маршрутов
(workflow).
 Анализ данных о выполнении заданий.
ПРИМЕР АВТОМАТИЗАЦИИ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА
В АСЭД
ПРИМЕР АВТОМАТИЗАЦИИ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА
Организовано согласование бюджетного комитета
39
180
105
Отправить на повторное согласование
141
Задание для Экономист ЦКФУ
Cтатья
контролируемая?
Нет в бюджете.
57
140
0
Определение списка
вложенных в задачу
электронных документов
Иначе
107
Нет
НОР МХАВГ?
Cтатья Финансовые
вложения?
Да
Нет
165
Задание для ИнициаторЗадачи
Да
190
ЦФУ ЮРИСТ, Бжю,
Юристобщие
ЦФУ ИП?
Нет
Нет
Да
Нет
109
144
страна назначения
– РБ?
Нет
Задание для Руководитель
ЦКФУ
108
Задание для
ГлавныйБухгалтерХолдинг
Иначе
Нет
40
Да
166
Задание для Хмельникова
Ирина Григорьевна
(Xmelnikova)
Согласовано
Cтатья Заработная
плата, Налоги,...
Иначе
151
Определение списка
вложенных в задачу
электронных документов
191
Согласовано
Да
146
Да
На доработку
Согласовано
Иначе
53
Уведомление для
ИнициаторЗадачи
Задание для Титовой Е.О.
Иначе
110
На доработку
167
58
На доработку
НОР ГП Украина?
145
147
На доработку
Задание для
ГлавныйЮристХолдинга
Задание для ШефБухгалтер
Да
60
46
Нет
59
168
Задание для
ГлавныйБухгалтерХолдинг
Да
Согласовано
На доработку
Согласовано
Задание для ИнициаторЗадачи
Задание для ЮристЮрЛица
Согласовано
ПРИМЕР
АВТОМАТИЗАЦИИ
БИЗНЕС-ПРОЦЕССА
На доработку
153
Согласовано
Иначе
139
132
Определение списка
вложенных в задачу
электронных документов
На доработку
150
104
страна для НОР не
РБ
На доработку
Нет
82
Да
136
На доработку
страна для ОРГ =
РБ
Да
133
Задание для ШефБухгалтер
Да
41
113
Отказать
Задание для Рецензенты
142
Согласовано
На доработку
Нет
Задание для
ГлавныйЮристХолдинга
169
Определены
рецензенты?
161
На доработку
134
На доработку
Согласовано
Нет
Определены
рецензенты?
Согласовано
123
137
страна назначения
– РБ?
Да
143
Да
124
Статья и сумма
платежа более
20GQ?
Согласовано
154
сумма платежа
более 20млн?
Нет
Определение списка
вложенных в задачу
электронных документов
На доработку
Согласование
заявок на оплату
Нет
112
Задание для Рецензенты
Нет
125
138
На доработку
Да
129
126
На доработку
Cтатья
Представитель...
Да
Нет
Да
На доработку
195
Задание для ШефБухгалтер
ЦФУ Trash?
На доработку
Нет
Согласовано
127
Нет
130
Задание для
ГлавныйЮристХолдинга
Согласовано
198
Все ЦФУ ИДГ?
Да
Оплатить
55
Задание для Замдиректора по
экономике
Согласовано
Оплатить
Да
204
158
Уведомление для
ИнициаторЗадачи
Да
Нет
Задание для Гревцова В.М.
202
Да
Нет
174
Да
Нет
Да
Нет
Да
НОР АГ РФ?
157
Да
Да
Нет
Тип счета» =
безналичный
47
189
НОР ГП УКР?
Да
Согласовано
Тип счета» =
наличные (касса)
159
НОР ИП Гревцов?
НОР ИГ?
Cтатья Заработная
плата, Налоги,...
Нет
188
Нет
201
Нет
205
Оплатить
Нет
НОР АГ (РФ)?
187
42
Задание для Казначей
Cтатья Заработная
плата, Налоги,...
186
НОР Гбукс?
48
Уведомление для Мартинович
Ольга Александровна
(Martinovich)
200
Иначе
199
173
203
Да
80
Да
Да
Нет
Задание для Бухгалтера
Требуется документ-основание для оплаты
Задание для ИнициаторЗадачи
206
Нет
Cтатья Заработная
плата, Налоги,...
Успешно экспортировано
175
Платеж оформлен в системе
73
83
Экспорт заявки на оплату в
XML
Задание для Казначея
Иначе
Платеж оформлен в системе
Задание для Бухгалтера
Оплата произведена, информация внесена в заявку
176
Перенести оплату на другую дату
98
97
Задание для Владелец БД (dbo)
Оплата по заявке произведена
Задание для Бухгалтера
1
Оплата произведена, информация внесена в заявку
Платеж оформлен в системе
99
Задание для Казначея
Прекратить работы по согласованию заявки
Прекратить работы по согласованию заявки
Интегрированное решение
Business Studio + DIRECTUM
Интеграция Business Studio и DIRECTUM предоставляет
уникальную возможность построения бесшовной системы
управления, включающей моделирование, регламентацию и
контроль
исполнения
бизнес-процессов
на
основе
технологии BPM.
Схема передачи данных между системами:
•
Обмен схемами процессов
•
Обмен
справочниками
•
Передача регламентирующей
документации из Business
Studio в DIRECTUM
•
Передача
статистических
данных
о
выполнении
процессов из DIRECTUM в
Business Studio
общими
Передача схем процессов
на исполнение
Возможность передачи разработанных
схем процессов в BPM-систему
обеспечена благодаря поддержке
формата XPDL.
BPM-системы – это современный
класс информационных систем,
позволяющих управлять
исполнением бизнес-процессов в
реальном времени.
Использование стандарта XPDL
помогает:
•выполнить настройку BPM-системы на
исполнение процессов.
•сформировать «бесшовную» систему
управления предприятием благодаря
быстрому и удобному переходу от
модели непосредственно к
автоматизации процессов.
Диаграмма процесса,
сформированная в
Business Studio
Диаграмма процесса после
передачи в DIRECTUM
УПРАВЛЕНИЕ ПОКАЗАТЕЛЯМИ
ЭФФЕКТИВНОСТИ
 Назначение
 Встроенное средство с ключевыми
возможностями многостороннего анализа
деятельности предприятия и поддержкой
системы сбалансированных показателей
 Возможности:
 Управление показателями
 Расчет показателей
 Визуализация показателей
УПРАВЛЕНИЕ ПОКАЗАТЕЛЯМИ
ЭФФЕКТИВНОСТИ
14
БИЗНЕС-РЕШЕНИЯ НА ПЛАТФОРМЕ DIRECTUM








Управление договорами.
Финансовый архив.
Кредитное досье.
Классическое
делопроизводство.
Обращения граждан.
Управление совещаниями.
Управление взаимодействием
с клиентами.
Управление тендерами
закупками.
 Проектный документооборот.
 Согласование счетов на
оплату.
 Кадровый документооборот.
 Управление качеством (СМК).
 Управление недвижимостью.
 Согласование счетов на
оплату.
 Service Desk.
Модуль «Канцелярия»
Основные функции:
 Регистрация документов.
 Быстрый поиск и анализ информации по состоянию,
наличию, движению бумажных документов.
 Ведение номенклатуры дел и журналов регистрации.
 Осуществление контроля над своевременным
исполнением поручений, резолюций и указаний
руководства.
 Списание документов в дело в соответствии с
принятой в организации номенклатурой дел.
 Формирование статистических отчетов по
документообороту организации.
Регистрация входящего документа
Сканирование
Отправка на рассмотрение руководителю
Вынесение резолюции руководителем
Заполнение карточки поручения
делопроизводителем
Выполнение работ по поручению
Контроль исполнения, приемка работ
КОНТРОЛЬ ПЕРИОДИЧЕСКИХ ПОРУЧЕНИЙ
Согласование официальных документов
Согласование официальных документов
0
0
Отправить на повторное согласование
Отправить на повторное согласование
3
3
Руководитель
подразделения
определен?
Руководитель
подразделения
Да
определен?
4
Согласование с
руководителем
подразделения
Нет
Да
На доработку
4
Согласовано
5
Согласование
с
Определены
руководителем
рецензенты?
подразделения
Нет
На доработку
Да
7
6
Согласовано
Нет
Согласование с
рецензентами
Доработка документа
инициатором
Иначе
5
Согласовано
Определены
рецензенты?
Подписать с замечаниями
35
33
Создание листа
согласования
Да
7
6
34
Нет
Инициатор=Отв.
за печать. эл.
документов?
Согласование с
рецензентами
Доработка
документа
Прекратить работы
по документу
инициатором
Иначе
Да
15
Нет
24
Согласовано
Печать документов
ответственным
Подписать с замечаниями
35
Уведомлление об окончании
работ для инициатора
33
Создание листа
согласования
1
34
Согласование официальных документов
Согласование официальных документов
Переписка между обособленными
подразделениями
Схема типового маршрута
0
4
Исполнитель
задан?
Да
2
Уведомление исполнителю
об отправке документа
Нет
6
3
Задание на регистрацию
1
Отправка исходящего документа
Регистрация входящего документа
Пример реализованного проекта
35
Модуль «Управление ТНПА»
Модуль «Управление ТНПА»
Решаемые бизнес-задачи:
 организация работ по подготовке и
согласованию ТНПА;
 контроль сроков разработки ТНПА и
согласования ТНПА;
 рассылка стандартов, приказов об введении в
действие стандартов, изменений;
 учет информации об изменениях в ТНПА;
 формирование отчетов для анализа данных
по состоянию ТНПА.
Внесение плана разработки
стандартов предприятия
Согласование ТНПА
Доступ к утвержденным ТНПА
Учет изменений,
рассылка ТНПА
Отчеты модуля «Управление
ТНПА»
Статистика
 Данные о 400 ТНПА хранятся в
системе, в том числе и об
утративших силу
 Порядка 70 стандартов предприятия
вводится в действие ежегодно
Эффект от внедрения
 оптимизация процесса подготовки и
согласования ТНПА;
 сокращение времени на согласование ТНПА;
 контроль сроков разработки ТНПА;
 повышение исполнительской дисциплины;
 сокращение затрат времени на получение
доступа ко всей необходимой информации
по ТНПА и изменений к ним.
Модуль «Управление
совещаниями и заседаниями»
Модуль «Управление
совещаниями и заседаниями»
 Решаемые бизнес-задачи:
планирование мероприятий на месяц;
организация и подготовка к совещанию
(резервирование помещений, формирование
повестки, уведомление участников);
проведение совещания, формирование
протокола, регистрация;
исполнение принятых решений;
формирование отчетов для анализа данных по
состоянию и исполнению совещаний.
Планирование мероприятий в
подразделениях
Резервирование помещений
Формирование плана работ
руководства на месяц
Согласование и утверждение
плана работ
Формирование повестки
совещания
Уведомление участников о
совещании
Формирование протокола
совещания
Автоматическая регистрация и
отправка поручений
Исполнение решений по
совещанию
Статистика
 более 100 планируемых мероприятий в месяц;
 более 80 помещений для резервирования;
 20 % планируемых мероприятий –
аудио/видеоконференции в территориально
распределенных подразделениях;
 при организации 15% мероприятий резервируется
одновременно несколько помещений для проведения
мероприятия;
 численность участников совещаний достигает 100
человек.
Эффект от внедрения
 оптимизация процесса планирования мероприятий;
 облегчение подготовки плана работ руководства на
месяц;
 оптимизация всего процесса управления
совещаниями;
 жесткий контроль над всем процессом (сроки
подготовки повестки, предоставления документации,
подготовки помещения оборудования, приглашения
участников, оформления протокола);
 повышение исполнительской дисциплины;
 быстрый доступ ко всей необходимой информации по
совещаниям и решениям.
Кредитное досье
на основе системы
DIRECTUM BEL
КРЕДИТНОЕ ДОСЬЕ
 Учет кредитных договоров.
 Возможность быстрого поиска
необходимой информации.
 Архив скан-образов документов досье.
 Соблюдение режима
конфиденциальности доступа к
документам.
 Организация коллективной работы с
документами.
 Контроль местонахождения/хранения.
КРЕДИТНОЕ ДОСЬЕ
ДОКУМЕНТЫ КРЕДИТНОГО ДОСЬЕ
РАБОТА С ДОГОВОРАМИ ПО
ВАЛЮТНЫМ ОПЕРАЦИЯМ
ЦЕЛИ РАЗРАБОТКИ БР
 Сокращение времени на поиск договоров
за счет хранения их в едином хранилище.
 Исключение бесконтрольного изменения
реквизитов карточки договора.
 Разграничение доступа к договорам.
 Ускорение процесса работы с договорами
за счет автоматизации процесса.
 Накопление информации о договорах в
едином хранилище.
 Обеспечение прозрачности работы с
договорами по ВО.
СХЕМА БИЗНЕС-ПРОЦЕССА
ДОГОВОРЫ ПО ВО
ОРГАНИЗАЦИИ
После каждого
изменения в отчет
добавляется
обновленный перечень
реквизитов. Отчет
доступен только для
просмотра.
ПЛАНЫ ПО РАЗВИТИЮ
 Интеграция с системами Банка:
Акцент, Форпост, СДБО.
Модуль «Управление договорами»
Основные функции модуля:
 Ведение единой базы договорных
документов.
 Согласование договорных документов по ТМ.
 Интеграция с системами 1С, SAP ERP...
 Контроль сроков согласования договорных
документов.
 Разграничение прав доступа к договорам.
 Быстрый поиск по различным критериям.
 Формирование отчетов.
Карточка договора в АСЭД
Создание проекта договора
БП согласования договора
Согласование договора
Лист согласования
Лист замечаний
Регистрация договора
Исполнение и контроль обязательств
Отчеты
УПРАВЛЕНИЕ КОМАНДИРОВКАМИ
• КАК УПРОСТИТЬ РЕГИСТРАЦИЮ
ПРИКАЗОВ О КОМАНДИРОВАНИИ?
• КАК УПРОСТИТЬ РЕГИСТРАЦИЮ
КОМАНДИРОВОЧНЫХ УДОСТОВЕРЕНИЙ?
• КАК АВТОМАТИЧЕСКИ СФОРМИРОВАТЬ
ДОКУМЕНТЫ ПО КОМАНДИРОВАНИЮ?
РЕГИСТРАЦИЯ ПРИКАЗА
ЖУРНАЛ ПРИКАЗОВ
ФОРМИРОВАНИЕ ПРИКАЗА
ЗАРЕГИСТРИРОВАННОЕ УДОСТОВЕРЕНИЕ
Основные компоненты решений
архива бумажных документов
Технология обработки
структурированных документов
Печать штрих-кода и наклеивание
штрих-кода на документ
Потоковое сканирование
Примеры решений для
распознавания
Специализированные решения от ABBYY
 ABBYY FlexiCapture (счета-фактуры,
накладные, акты выполненных работ и
др.)
 ABBYY FineReader Bank (платежные
поручения, платежные требования,
инкассовые поручения)
ПОСТРОЕНИЕ КОРПОРАТИВНОГО ПОРТАЛА С
ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ РАСШИРЕНИЙ DIRECTUM ДЛЯ
SHAREPOINT
 Быстрый обзор корпоративной информации
 Решение популярных задач, нужных многим и
связанных с корпоративными данными
 Удаленный доступ к корпоративным приложениям
 Облегченный интерфейс работы с приложениями,
заточенный на быструю работу
ПРИМЕР: «ЗАЯВКА НА ОБОРУДОВАНИЕ»
РАБОТА ЧЕРЕЗ InterNet
DIRECTUM iDecide Documents for iPad
DIRECTUM iDecide Documents for iPad
РЕШЕНИЕ DIRECTUM STORAGE SERVICES
 Единая среда доступа к




различным видам документов.
Быстрый доступ к оперативным
данным.
Возможность хранения
неограниченного объема
архивных документов.
Возможность работы с медиаданными.
Настраиваемые политики
хранения и работы с
документами.
СЛУЖБЫ ВВОДА И ПРЕОБРАЗОВАНИЯ
ТЕРРИТОРИАЛЬНО РАСПРЕДЕЛЕННАЯ
РАБОТА СИСТЕМЫ DIRECTUM
ИНТЕГРАЦИЯ С ДРУГИМИ СИСТЕМАМИ
•
Интеграция с финансово-учетными системами
• SAP R/3
• 1C:Предприятие 8.x
• Галактика
• Microsoft Dynamics AX (AXAPTA)
•
Интеграция с офисными пакетами
• Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, Project)
• OpenOffice.org
•
Интеграция с системами поддержки и проектирования бизнеспроцессов
• ARIS
•
Платформа для интеграции с любыми системами
98
Сертифицированное
решение
 Положительное
заключение
государственной
экспертизы №331
 Для систем,
обрабатывающих
информацию,
распространение которой
ограничено
 Публичная спецификация
требований
Процесс внедрения
•Обучение администраторов
•Обучение ведущих
пользователей
•Изучение бизнес-процессов
•Бизнес-консалтинг
•Разработка проектных
решений
Проектирование
системы
Настройка
системы
•Настройка и модификация
системы
•Тестовая эксплуатация
•Развертывание системы на
рабочих местах
•Обучение рядовых
пользователей
•Опытная эксплуатация
•Консультации
пользователей и
администраторов
•Аудит качества внедрения
•Определение показателей
эффективности внедрения
Опытная
эксплуатация
100
Ваши вопросы?
Дерновский Павел Анатольевич
Руководитель проектов
ООО «Новаком Проект»