Международные стандарты функциональных требований к системам электронного документооборота

Храмцовская Наталья Александровна ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International 25 ноября 2005 "Автоматизированные технологии работы с документами" 1

Что такое функциональные требования к СЭД

 Перечисляются функциональные возможности, необходимые для организации юридически значимого электронного документооборота в государственной организации  Требования достаточно общие, без излишней детализации. Требования не определяют технологию  Отдельные общие нефункциональные требования (к производительности, удобству работы и т.п.) 25 ноября 2005 "Автоматизированные технологии работы с документами" 2

Для чего служат государственные требования к СЭД

 Повышение эффективности расходования государственных средств  Открытая единая техническая политика государства в отношении СЭД  Повышение качества продукции и конкурентоспособности отечественных производителей как на внутреннем, так и на внешних рынках 25 ноября 2005 "Автоматизированные технологии работы с документами" 3

Обязательность требований

 Ключевой момент – государственные организации требованиям имеют право закупать только те СЭД, которые соответствуют  Желательно иметь государственную программу сертификации 25 ноября 2005 "Автоматизированные технологии работы с документами" 4

Выгоды для государства

 Поставщики ПО за свой счёт разрабатывают функциональные возможности, необходимые государственным организациям для управления электронными и неэлектронными документами  Требования заставляют поставщиков ПО учитывать в своих продуктах национальные особенности российского делопроизводства и документооборота. 25 ноября 2005 "Автоматизированные технологии работы с документами" 5

Выгоды для государства

 Поставщики ПО обеспечивают информационную совместимость и возможность взаимодействия закупаемых государством СЭД различных видов и типов.

 Повышается уровень закупаемых государством программных продуктов 25 ноября 2005 "Автоматизированные технологии работы с документами" 6

Выгоды для производителей программного обеспечения

 Производители ПО вынуждены повышать уровень своих продуктов и приближать его к мировому, что, в итоге, делает их более конкурентоспособными, как на внутреннем, так и на мировом рынке  Соответствие СЭД государственным требованиям даёт ей конкурентное преимущество  Возможность планировать работу по развитию своих систем на перспективу 25 ноября 2005 "Автоматизированные технологии работы с документами" 7

Выгоды для потребителей

 Наличие требований значительно упрощает для многих организаций выбор программного обеспечения  При составлении собственных требований к СЭД и при её выборе как государственные, так и коммерческие организации могут использовать обязательные государственные требования в качестве ориентира 25 ноября 2005 "Автоматизированные технологии работы с документами" 8

25 ноября 2005

Значение требований для учебных заведений

  Требования показывают: – каких специалистов ИТ и ДОУ нужно готовить – какие знания нужно дать этим специалистам – направления развития ИТ в государственном секторе Требования могут быть использованы в качестве учебных материалов "Автоматизированные технологии работы с документами" 9

Текущее состояние дел в мире

         США DoD 5015.2

; DOE-STD-4001-2000; требования ЦРУ 2005; ANSI/ARMA/AIIM TR-48 2004 Евросоюз – Англия MoReq, PRO 2001 (TNA), 2002 Германия – DOMEA –Konzept 2.0, 2005 Австрия - ELAK 3.0, 2005 Швейцария – GEVER, 2004 Норвегия - NOARK-4, 1999 Голландия – ReMANO, 2004 Австралия – VERS, 2003 25 ноября 2005 "Автоматизированные технологии работы с документами" 10

Перспективы и направления развития стандартов

 США – проект версии 3 стандарта DoD 5015.2 опубликован в ноябре 2005 года, принятие ожидается в 2006 году  Евросоюз - стандарта MoReq2 с программой сертификации выйдет в 2007 году  Англия - закрытие программы сертификации по стандарту PRO, и переход на MoReq2  Норвегия – завершается разработка NOARK5  Германия – ежегодное обновление концепции DOMEA 25 ноября 2005 "Автоматизированные технологии работы с документами" 11

Перспективы и направления развития стандартов

    Интеграция систем электронного документооборота (ERMS) и электронно-информационных систем (EDMS) Усиление роли специалистов ДОУ («системных технологов») в администрировании СЭД Использование языка XML Модульная структура 25 ноября 2005 "Автоматизированные технологии работы с документами" 12

Стандарт MoReq2 (Евросоюз)

 Разработка финансируется правительством Евросоюза  Концепция новой версии одобрена на конференции DLM-форума в Будапеште в октябре 2005 года  Предполагается, что разработка MoReq2 будет завершена к 2007 году, при этом появится отсутствующая сейчас программа сертификации программных продуктов на соответствие требованиям стандарта 25 ноября 2005 "Автоматизированные технологии работы с документами" 13

Содержание MoReq

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

Введение Обзор требований к СЭД Классификационная схема(электронная номенклатура дел) Средства обеспечения безопасности документов Хранение в течение установленного срока, передача и уничтожение документов Ввод документов в систему Идентификаторы объектов 8.

9.

Поиск, извлечение и вывод документов Административные функции 10. Другие функциональные возможности 11. Нефункциональные требования 12. Требования к метаданным 13. Эталонная модель 25 ноября 2005 "Автоматизированные технологии работы с документами" 14

MoReq2: планы разработки

 Усилить ключевыми разделы MoReq и добавить четко сформулированные требования в отношении новых аспектов разработки и применения СЭД  Обеспечить проверяемость требований, разработать документы, позволяющие проводить тестирование ПО на соответствие требованиям  Разбить требования на модули, с тем, чтобы облегчить их использование в различных условиях.

25 ноября 2005 "Автоматизированные технологии работы с документами" 15

Новые опциональные модули требований в MoReq2

        Интеграция с системой управления контентом Работа с тематическими делами Распределенные системы Удаленная/автономная работа Процессы хранения документов Сканирование Интеграция с факс-системой Расширенные средства поиска 25 ноября 2005 "Автоматизированные технологии работы с документами" 16

Приоритеты при разработке

 Доработка базовых требований, включая оценку соответствия стандарту ISO 15489  Интеграция с системами управления контентом, в т.ч. управление размещёнными на веб-сайтах материалами  Управление неэлектронными (физическими) документами и гибридными делами  Workflow, работа с тематическими делами 25 ноября 2005 "Автоматизированные технологии работы с документами" 17

25 ноября 2005

Национальное введение в MoReq2 («нулевая» глава)

Каждая страна сама будет решать, что войдёт в «нулевую» главу. Скорее всего, эта глава будет содержать: – Влияние национального законодательства – Влияние национальных традиций в области делопроизводства и документооборота (например, в отношении документирования транзакций, регистрации и т.п.) – Перевод терминов и т.п.

"Автоматизированные технологии работы с документами" 18

Новая версия стандарта DoD 5015.2

   Разрабатывается Министерством обороны США Имеет программу сертификации (с 1999 года). Ряд сертифицированных продуктов представлен на российском рынке.

Неофициальный национальный стандарт США 25 ноября 2005 "Автоматизированные технологии работы с документами" 19

Число глав Число страниц Терминов Аббревиатур XML-схемы

Сравнение версий

Версия 2 4 57 96 49 нет Версия 3 6 132 138 60 13 25 ноября 2005 "Автоматизированные технологии работы с документами" 20

2. Обязательные требования 2.2. Детальные требования

            2.2.1. Разработка плана размещения документов (т.е. электронной номенклатуры дел) 2.2.2. Управление сроками хранения и решением судьбы документов по истечении срока хранения 2.2.3. Регистрация документов в системе 2.2.4. Регистрация сообщений электронной почты 2.2.5. Регистрация документов, которые впоследствии будут передаваться на архивное хранение в NARA.

2.2.6. Хранение документов в системе 2.2.7. Управление процессом хранения и важнейшими документами 2.2.8. Управление доступом 2.2.9. Аудит системы 2.2.10. Требования к составным системам (у которых модуль управления документами – отдельный).

2.2.11. Требования к управлению системой 2.2.12. Дополнительные базовые требования 25 ноября 2005 "Автоматизированные технологии работы с документами" 21

Новые главы стандарта



Глава 3 – Управление секретными документами



Глава 4 – Закон о защите персональных данных (Privacy Act) и закон о свободе доступа к государственной информации (FOIA)

– 4.1. Управление документами, возникающими при исполнении требований закона о защите персональных данных (обязательны только для систем управления SOR-документами) – 4.2. Управление документами, возникающими при исполнении требований закона о свободе доступа к государственной информации (обязательны только для СЭД, поддерживающих исполнение требований FOIA) 

Глава 5 – Передача документов

25 ноября 2005 "Автоматизированные технологии работы с документами" 22

Ситуация в России

 Собственные требования к СЭД отсутствуют, хотя регулярно выделяются бюджетные средства на их разработку  Важнейшие мировые стандарты требований на русский язык не переведены, и известны только узкому кругу лиц  Пора осваивать мировой опыт, обогащая его собственными идеями, отражающими особенности делопроизводства и документооборота в России 25 ноября 2005 "Автоматизированные технологии работы с документами" 23

Кто должен принять участие в разработке требований

 Представители государственных организаций (службы ДОУ, ИТ, ИБ)  Представители производителей и поставщиков СЭД  Специалисты в области делопроизводства, архивного дела, информационных технологий  Юристы  Кто-то ещё?

25 ноября 2005 "Автоматизированные технологии работы с документами" 24

Как грамотно использовать требования к СЭД

 Введение обязательных государственных требований: – не должно остановить нормально хода закупок ПО государственными организациями, – не должно привести к снижению конкуренции на «государственной» части рынка СЭД и её монополизации  Все новые СЭД должны быть способны экспортировать документы и их метаданные в установленном государством стандартном формате (форматах)  Требования должны ужесточаться постепенно 25 ноября 2005 "Автоматизированные технологии работы с документами" 25

Вывод:

25 ноября 2005 Пора приниматься за дело!

"Автоматизированные технологии работы с документами" 26

СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ

ЭЛЕКТРОННЫЕ ОФИСНЫЕ СИСТЕМЫ WWW.EOS.RU

E-mail: [email protected]

107023 г. Москва, ул. Электрозаводская, 52 Телефон/факс: 580-75-15 Электронная почта: Отдел консультационных услуг: [email protected]

25 ноября 2005 "Автоматизированные технологии работы с документами" 27

Вопросы?

25 ноября 2005 "Автоматизированные технологии работы с документами" 28