РОССИЙСКИЙ ПУТЬ К БЕЗБУМАЖНОМУ ОФИСУ Системы электронного документооборота. Требования времени

Астана 17 ноября 2011 года

www.eos.ru

Баласанян Владимир Эдуардович Председатель технического подкомитета по стандартизации электронного документооборота (ПК6) Председатель Совета директоров компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) к.т.н.

ЭОС – лидер российского рынка СЭД/ЕСМ

ЭОС – лидер российского рынка СЭД/ЕСМ

Клиенты ЭОС Федеральные проекты Органы государственной власти субъектов РФ Центральный Банк Российской Федерации Федеральное Собрание Российской Федерации:

• Совет

Федерации Федерального Собрания РФ

• Государственная

Дума РФ Счётная палата РФ Управления Судебного департамента субъектов РФ Арбитражные суды Органы Прокуратуры РФ Федеральные органы исполнительной власти:

• Минсельхоз • Минкультуры • Финмониторинг • МВД и др.

Башкортостан Мордовия Саха (Якутия) Хакасия Алтайский край Северная Осетия Бурятия Волгоградская область Ростовская область Магаданская область Московская область Калининград ская область Липецкая область Новгородская область Брянская область Пензенская область Читинская область Тульская область Архангельская область ГАС «Выборы» ГАС «Правосудие»

Нефтегазовый комплекс ООО «Мострансгаз» ОАО «Татнефть» ОАО «Ленгазспец строй» ОАО «Танеко» ОАО «Татспиртпром» ОАО «Мордовцемент» Клиенты ЭОС Топливно комплекс Банки, компании ОАО «Мосэнерго» ООО «Газпром энерго» ОАО «ТАТЭНЕРГО» ОАО «ОГК – 6» ЗАО «Банк ВТБ 24» ОАО Коммерческий банк «Петроком мерц» ОАО Банк «Возрождение» ООО «Холдинговая компания «Росгосстрах» Центральный Банк Российской Федерации (БАНК России) ОАО «Алмазы Анабара» ОАО «Новокузнецкий алюминиевый завод» ООО «БалтСтройСервис» ОАО «Мосинжстрой» Телеком связь ЗАО «Кемеровская мобильная связь» ОАО «Воентелеком» ОАО «Таттелеком» Авиация и космос РК «Росавиакосмос» ОАО РКК «ЭНЕРГИЯ» им. С.П.Королева ОАО «Казанский вертолетный завод»

ЭОС

–

компания-эксперт. Стандартизация

Работы по стандартизации – технический подкомитет ПК 6 2008 год: решением Ростехрегулирования на базе ЭОС создан технический подкомитет (ПК 6) по стандартизации «Жизненный цикл электронного документооборота» Среди участников ПК6:

•

Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии

• • • •

Федеральное архивное агентство ВНИИДАД РОО «Гильдия специалистов в области информатики и управления документацией» ЗАО «Научно-Технологический Центр ИРМ» Представители ПК 6 в качестве экспертов от РФ участвуют в работе международного подкомитета ИСО ТК 46/ПК 11 – Информация и документация. Управление архивами и документами

ЭОС

–

компания-эксперт. Стандартизация

Результаты работ ПК 6: 2010 г: утвержден ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению» 2011 г: разработан проект ГОСТ Р /ISO/TR 15801:2009 «Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности» разработан проект ГОСТ Р /ISO/TR 18492:2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов» Книга-исследование (2010 г.) «Современные идеи и опыт в области государственного управления: Межведомственное электронное взаимодействие» Планы ПК 6: 2012 г: Технический отчёт ИСО ТО 26122:2008 «Информация и документация – Анализ процессов работы с точки зрения управления документами» (ISO/TR 26122:2008 Information and documentation - Work process analysis for records) управления документами. Требования к электронному сообщению» Прямое применение ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем Пересмотр Стандарт «Сервисы взаимодействия при управлении контентом» (Content Management Interoperability Services (CMIS), Version 1.0) Рекомендации по стандартизации

Два мира

–

две метафоры документооборота

«Запад»: Управление документами (DMS/RMS) Хранилище документов + Систематизация и разграничение доступа Россия/СНГ: САДД/СЭД Хранилище документов + Процессы делопроизводства

Эволюция СЭД

Электронная канцелярия Руководство Документооборот масштаба предприятия Подведомственная организация №1 Подразделение 1 Подразделение 2 Подведомственная организация №2

Электронный документооборот Корпоративный документооборот

СЭД в России сегодня

Поддерживают процессы работы с электронными и бумажными документами Сегодня на бумаге осуществляется:

•

работа руководителей, работа вне офиса

• • •

выпуск оригиналов отправка вовне - передача юридическим и физическим лицам архивное хранение Конечный результат работы СЭД - бумажный документ СЭД и «электронные архивы» - вспомогательный инструмент для оптимизации работы с бумажными документами Никаких единых требований к СЭД не нужно

Изменяются условия в обществе и государстве

• • • • •

Объективная потребность в расширении сферы использования электронных документов Прогресс интернета и мобильных устройств, их новое место в жизни общества Требования руководителей, их личный пример Новое понимание места информационных технологий в государстве Следствия Революция в законодательстве Программа «Информационное общество»

СЭД в России на пути к безбумажному документообороту

СЭД получили официальный статус в органах власти – они являются неотъемлемой частью проектов межведомственного электронного документооборота ( услуг ( СМЭВ ) МЭДО ) и межведомственного электронного взаимодействия при оказании государственных Распоряжение Правительства РФ от 12 февраля 2011 г. № 176-р « Об утверждении плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности »

• • • • •

Определение требований к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти Внесение изменений в Правила делопроизводства Утверждение перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов Обеспечение должностных лица средствами электронной цифровой подписи Обеспечение безбумажного документооборота

Что нужно для реализации новых требований

•

АРМ руководителя

•

Выпуск, использование и хранение электронных документов – подлинников

•

Организация электронного документооборота между органами власти, организациями и гражданами

Проект МЭДО ФОИВ Начало проекта - 2009 г.

• • • •

На основе сопряжения существующей транспортной системы МЭДО и существующих СЭД ведомств Разработка нормативных актов Создание пилотного участка Подключение других ФОИВ системе к

СЭД АП РФ адаптер шлюз шлюз СЭД Минсельхоза России адаптер шлюз СЭД Минкомсвязи России адаптер шлюз СЭД Минэкономразвития России адаптер Пилотный участок системы

Базовые документы

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (Утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477) Положение о системе межведомственного электронного документооборота Утверждено Постановлением Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. N 754 Технические требования к организации взаимодействия системы межведомственного электронного документооборота с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти Утверждены распоряжением Правительства Российской Федерации от 2 октября 2009 г. N 1403-р

Документационное взаимодействие в системе МЭДО

СЭД АП РФ

Подготовка документа

Передача документа

Обработка квитанции о регистрации документа Прием отчета об исполнении документа

Отправка квитанции о регистрации документа Отправка уведомления о ходе исполнения документа СЭД ФОИВ

Автоматизированная регистрация документа Подготовка отчета об исполнении документа Подготовка документа Автоматизированная регистрация документа

Передача документа

Обработка квитанции о регистрации документа

Отправка квитанции о регистрации документа

Автоматизированное связывание документов Автоматизированное связывание документов

Будущее МЭДО в контексте ГП

«

Информационное общество

»

• • • •

Включение в МЭДО всех федеральных органов власти и органов власти субъектов федерации Переход к полноценному электронному документообороту, работа с электронными оригиналами документов Архивное хранение электронных документов в электронных архивах Работа руководителей в СЭД . Изменение организационных принципов работы с документами.

Госуслуги и электронный документооборот

Органы власти услуга граждане заявка на услугу услуга Организации организация

Единый портал оказания госуслуг Личный кабинет гражданина Система межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) Заявитель СЭД органа власти СЭД органа власти Исполнение заявки на оказание услуги Исполнение заявки на оказание услуги

• • • •

Будущее СЭД

Облачные вычисления Мобильные офисы и рабочие места СЭД СЭД как услуга Интероперабельность средств работы с документами

Спасибо за внимание !

Баласанян Владимир Эдуардович E-mail: [email protected]

107113 Москва, ул. Шумкина, д. 20, стр. 1 (495) 221-24-31