Slide 1

Технология внедрения систем электронного
документооборота
Начальник Управления делами ООО «Межрегионгаз»

Иванов Сергей Васильевич

Москва, 01 октября 2009 г.


Slide 2

ГЕОГРАФИЯ ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА В ГРУППЕ КОМПАНИЙ
ООО «МЕЖРЕГИОНГАЗ»
2007 - 2009 гг. – СЭД внедрена в более чем 60 компаниях, более 5 000 АРМ.
2009 - 2011 гг. – планируется внедрение в более чем 180 компаниях, более 10 000 АРМ.

Технология внедрения систем электронного документооборота

1


Slide 3

Базовые предпосылки успешного внедрения СЭД



Налаженная система классического делопроизводства и
бумажного документооборота

 Совершенная нормативная база делопроизводства
 Развитая IT-инфраструктура Компании
 Навыки работы сотрудников с электронной почтой
 Ясное понимание целей и ожидаемых результатов
• Мнимые цели
• Экономия бумаги и расходных материалов
• Сокращение персонала

Технология внедрения систем электронного документооборота

2


Slide 4

ЦЕЛЬ СОЗДАНИЯ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА В ГРУППЕ КОМПАНИЙ
ООО «МЕЖРЕГИОНГАЗ»

Повышение эффективности внутрикорпоративного
управления и качества информационного
обеспечения производственной деятельности за счет:
 комплексной автоматизации процессов документирования,
подготовки и принятия управленческих решений
 внедрения электронных форм работы документами
 обеспечения прозрачности документооборота
 стандартизации процессов работы с документами
 электронного документооборота между компаниями

Технология внедрения систем электронного документооборота

3


Slide 5

Этапы организации внедрения СЭД
 Создание проектной команды
 Анализ текущего состояния делопроизводства и документооборота,
оснащения рабочих мест и уровня квалификации сотрудников
 Разработка основных требований к СЭД
 Выбор промышленного решения
 Развертывание СЭД
 Разработка и издание нормативных документов
 Создание системы дистанционной поддержки и обучения пользователей
 Обучение пользователей
 Опытная эксплуатация системы с дублированием электронных
документов бумажными
 Переход к промышленной эксплуатации системы с отменой
использования бумажных документов во внутреннем документообороте

Технология внедрения систем электронного документооборота

4


Slide 6

Создание проектной команды
Куратор проекта – руководитель высшего звена, курирующий
реализацию проекта и заинтересованный в его результатах
Руководитель проекта – эксперт ДОУ со знаниями в области
управления проектами и применения современных информационных
технологий
При отсутствии такого специалиста в Компании, целесообразен найм
Руководителя проекта (с опытом внедрения аналогичных проектов)
на условиях срочного контракта (1 год)
Рабочая группа проекта внедрения СЭД в составе:
- руководители и ключевые специалисты службы ДОУ;
- специалисты службы информационных технологий;
- специалисты службы информационной безопасности;
- делопроизводители ключевых подразделений.

Технология внедрения систем электронного документооборота

5


Slide 7

Развертывание СЭД в подразделениях


Издание приказа о внедрении СЭД, закрепление ответственности
руководителей за работу по внедрению системы в подразделениях



Утверждение плана развертывания системы в подразделениях и
обучения пользователей



Установка СЭД на рабочих местах всех сотрудников службы ДОУ и
их обучение



Установка СЭД на рабочих местах делопроизводителей
(секретарей) подразделений и их обучение



Установка СЭД на рабочих местах руководителей и их
заместителей, обучение производится на месте их секретарями



Планомерное подключение к СЭД ключевых пользователей и их
самостоятельное обучение с помощью системы дистанционного
обучения и службы технологической поддержки ДОУ

Технология внедрения систем электронного документооборота

6


Slide 8

Организационно-методическое
обеспечение проекта
До начала опытной эксплуатации СЭД необходимо разработать и
довести до пользователей проекты следующих нормативных
документов:
 инструкцию по документационному обеспечению управления
 приказ об обмене внутренними документами, подписанными
электронной цифровой подписью в СЭД
 положение о внутреннем электронном документообороте
 порядок организации внутреннего электронного документооборота
 порядок распределения ответственности по сопровождению системы
электронного документооборота между службой ДОУ и подразделением
информационных технологий

Технология внедрения систем электронного документооборота

7


Slide 9

Опытная эксплуатация системы с
дублированием электронных документов
бумажными










Закрепление навыков работы в СЭД делопроизводителями и
руководителями подразделений, а также наиболее подготовленными
сотрудниками.
Практическое управление системой техническими и технологическими
администраторами.
Отработка механизмов функционирования системы.
Плановая установка рабочих мест пользователей и подключение к
системе.
Приобретение практических навыков работы с СЭД пользователей и
закрепление знаний, полученных в результате самостоятельного
обучения.
Периодическое информирование о наиболее успешных
подразделениях, выделение лучших и инициативных сотрудников.
Контроль руководителями подразделений процесса освоения работы
в СЭД и доклад о готовности к промышленной эксплуатации системы.
Доработка нормативных документов с учетом опыта эксплуатации
СЭД.
Технология внедрения систем электронного документооборота

8


Slide 10

Тиражирование СЭД в компаниях группы лиц


Приказ о создании рабочей группы и назначение руководителя проекта



Анализ организации делопроизводства и технического оснащения рабочих мест



Настройка СЭД с учетом локальной специфики Компании


Установка типового решения СЭД на рабочие места работников службы ДОУ и их
обучение


Внедрение регистрации и сканирования документов в службе ДОУ


Назначение ответственных за делопроизводство в подразделениях компании,
утверждение плана установки рабочих мест СЭД и обучение

Опытная эксплуатация СЭД в службе ДОУ и на рабочих местах ключевых
подразделений

Разработка инструкции по ДОУ Компании на основе типовой инструкции для
дочерних Обществ OOO «Межрегионгаз»


Приказ об утверждении инструкции по ДОУ и переходе к промышленной
эксплуатации СЭД

Организация рабочего места по приему-передаче электронных документов,
подписанных электронной цифровой подписью

Заключение соглашения о подключении к корпоративной системе электронного
документооборота OOO «Межрегионгаз»

Технология внедрения систем электронного документооборота

9


Slide 11

Результаты внедрения СЭД
 Повышение оперативности взаимодействия подразделений и
региональных структур Компании.
 Электронная рассылка организационно-распорядительных
документов позволяет оперативно ознакомить с их
содержанием сотрудников вне зависимости от расположения
офиса
 Использование СЭД делает прозрачным механизм
согласования и исполнения документов, повышает
эффективность контроля исполнения
 Система электронного документооборота повышает
эффективность производственной деятельности Компании в
целом

Технология внедрения систем электронного документооборота

10


Slide 12

СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!

???
Иванов Сергей Васильевич
Начальник Управления делами
ООО «Межрегионгаз»
[email protected]
+7 495 719 50 35
Опыт внедрения систем автоматизации документооборота:
Группа компаний ООО “Межрегионгаз”, проект корп. СЭД (Oracle+1С, 5000 р.м.), 2008 г.
ООО “Межрегионгаз”, проект внедрения СЭД (Oracle, 450 р.м.), 2007 г.
ЗАО Международный Московский Банк, проект внедрения СЭД (Lotus,1600 р.м.), 2005 г.
Страховая компания “А-М-С”, проект внедрения САД (Lotus, 60 р.м.,) 1997 г.