Кафедра ГТАП Институт права Преподаватель к.полит.наук, доцент Н.А.Царева

ТЕМА 2. Задачи и структура информационного обеспечения управления

2

Содержание

1.

2.

3.

Учебный материал Вопросы для самопроверки Рекомендуемая литература

При рассмотрении структуры информации выделяются отдельные ее элементы Простые не поддаются дальнейшему расчленению Сложные образуются как сочетание различных элементов и представляются информационными совокупностями Выделяют несколько подходов к структуризации экономической информации, один из которых — логический реквизит — позволяет установить структурные элементы в зависимости от функционального назначения информации и ее особенностей. показатель Структурные единицы информационный массив 3 информационные сообщения информационная система

Реквизиты не однозначны по своему содержанию и подразделяются на • Реквизиты признаки характеризуют качественную сторону объекта,

Например, в качестве реквизита признака выступает наименование подразделения и его код

• Реквизиты основания характеризуют количественную сторону объекта.

Например, в качестве реквизита-основания при этом выступает количество работающих.

Управленческую информацию классифицируют по различным признакам: источникам возникновения: первичная и производная (промежуточная, командная, отчетная); способу фиксации: устная и документированная; способу выражения: цифровая и алфавитная; характеру фиксации данных: фиксируемая и нефиксируемая; направлению движения: входящая и исходящая; стабильности: переменная и условно-постоянная; функциям управления; принадлежности к сферам деятельности и функциям управления: конструкторская, бухгалтерская, планово экономическая; времени возникновения: о прошлых, текущих и будущих событиях.

Информационное обеспечение управления

Это осуществление действий по предоставлению своевременной достоверной и полной информации субъекту управления с заданной периодичностью.

Задачи ИОУ заключаются в следующем: • удовлетворение информационных потребностей управляющих органов; • определение и отбор источников информации; • правильная интерпретация и систематизация полученных данных; • проверка достоверности, полноты и непротиворечивости данных; • исключение дублирования информации; • представление данных в едином и удобном для восприятия формате; • многократное использование полученной информации; • постоянное обновление данных.

Таким образом, информационное обеспечение является неотъемлемой частью любой управленческой деятельности.

Информационное обеспечение функции

планирования

состоит в реализации следующих процедур

• сбор, обработка и анализ информации об имеющихся ресурсах (материальных, кадровых и пр.) для определения реальных плановых показателей и сроков исполнения планов; • документационное оформление планов и доведение их до исполнителей; • получение и анализ информации о ходе выполнений планов для организации дальнейшего планирования.

Информационное обеспечение функции

календарно-планового руководства

заключается в реализации следующих процедур: • сбор и анализ информации о ходе выполнения планов, состоянии плановый показателей и сроках исполнения; • сбор информации об условиях функционирования предприятия и их влиянии на ход выполнения плана; • доведение полученной информации до ответственных руководителей для принятия решения о необходимости корректировки их действий; • документационное оформление принятых решений и доведение их до исполнителей; • предоставление необходимой информации подразделениям и руководителям, осуществляющим планирование для возможной дальнейшей корректировки плановых показателей.

Информационное обеспечение функции

оперативного управления

включает:

• сбор и обработку информации о возникшей при работе проблемной ситуации и формулировку соответствующих задач; • сбор и обработку информации, необходимой для решения поставленных задач; • сбор и анализ информации об имеющихся ресурсах; • организационное и документационное оформление выбранного варианта решения; • доведение информации о принятом решении до конкретных исполнителей; • сбор информации о результатах реализации данного решения, анализ и доведение ее до заинтересованных руководителей.

Информационное обеспечение функции

контроля

состоит в выполнении следующих процедур: • сбор и анализ информации о выполнении соответствующих функций подразделениями и отдельными сотрудниками; • доведение полученной информации до руководителей, осуществляющих контроль за деятельностью данного подразделения или сотрудника; • документационное оформление принятых руководителем на основании полученной информации решений; • доведение данных решений до исполнителей; • предоставление необходимой информации подразделениям и руководителям, осуществляющим планирование и календарно-плановое руководство

Вопросы для самопроверки

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

Роль информации в управлении. Характеристика видов информации, используемой в аппарате управления. Соотношение функций управления и информационных процессов, обеспечивающих эти функции. Назначение и особенности отдельных составных частей ИОУ: систем документации; систем классификации и кодирования ТЭСИ. Охарактеризуйте задачи ИОУ.

Традиционное и автоматизированное ИОУ. Понятие и состав. Влияние новых информационных технологий на ИОУ. 11

Задания для самопроверки

1.

2.

Изучите ГОСТ Р 52294-2004 Информационная технология Управление организацией Электронный регламент административной и служебной деятельности Основные положения. Законспектируйте раздел 4

Электронный регламент административной и служебной деятельности

Изучите ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу Управление документами Общие требования. Законспектируйте раздел 7

Требования к управлению документами

и раздел 9

Процессы управления документами и контроль

12

Рекомендуемая литература

13      Информационные технологии управления / Под ред. Г.А. Титоренко.— М.: ЮНИТИ-ДАНА: 2002.—280с. Костров А.В. Основы информационного менеджмента.—М.: Финансы и статистика: 2003.—336 с. Степанова Е.Е., Хмелевская Н.В. Информационное обеспечение управленческой деятельности. —М.: Форум : ИНФРА-М: 2004.—154 с.

Делопроизводство: Учебник / Под ред. Т.В. Кузнецовой.—М.: Изд-во МЦФЭР: 2004.—544с. Копылов В.А. Информационное право. М., 2003.

   Кузнецов В.А. Информационно-аналитическое обеспечение государственного и муниципального управления в Дальневосточном федеральном округе: [монография]/ —Хабаровск: Изд-во ДВАГС, 2005.— 224 с.

Организация работы с документами. Учебник для вузов. Под ред. В.А. Кудряева. – М., 2001. Основы информационной безопасности: учебное пособие: [теория и практика] / авт. : Е. Б. Белов, В. П. Лось, Р. В. Мещеряков, А. А. Шелупанов.—М.: Горячая линия-Телеком, 2006.—544.

Использование материалов презентации

Использование данной презентации, может осуществляться только при условии соблюдения требований законов РФ об авторском праве и интеллектуальной собственности, а также с учетом требований настоящего Заявления.

Презентация является собственностью авторов. Разрешается распечатывать копию любой части презентации для личного некоммерческого использования, однако не допускается распечатывать какую-либо часть презентации с любой иной целью или по каким-либо причинам вносить изменения в любую часть презентации. Использование любой части презентации в другом произведении, как в печатной, электронной, так и иной форме, а также использование любой части презентации в другой презентации посредством ссылки или иным образом допускается только после получения письменного согласия авторов.

14