Transcript Презентация - Гильдия Управляющих Документацией

Трансформация процессов
делопроизводства в информационное
сопровождение бизнес-процессов
(старая профессия в новых условиях)
РЕПУЛО Лада Владимировна,
ОАО «СУЭК»
КТО МЫ? Кто Я?
2
«Вымирающая профессия» - 2020
На данный момент оцифрована значительная часть текстов, когда-либо
созданных человечеством. Новые тексты, как правило, создаются уже в
цифровом виде, и доступ к ним зависит только от доступа в Интернет. Таким
образом, уже к 2020 году необходимость в библиотекарях и архивариусах в их
нынешнем виде отпадет.
Однако понадобятся люди, способные
контролировать базы данных с помощью сетевых решений.
(Эксперты московской школы управления "Сколково"
и Агентства стратегических инициатив (АСИ)
3
Делопроизводство
или
УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ?
Делопроизводство / документационное обеспечение
управления – деятельность, охватывающая процессы
документирования и организации работы с документами (ГОСТ
Р 51 141 98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения)
Управление документацией (records management) –
совокупность планомерных и эффективных действий по
созданию, использованию, хранению и уничтожению
документов в организации с целью доказательства законности
проведения деловых (управленческих) операций (ГОСТ Р ИСО
15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и
архивному делу. Управление документами. Общие требования»)
4
СОВРЕМЕННОЕ ПОНИМАНИЕ ДОКУМЕНТА
 набор данных, которые имеют идентификацию в системе
управления
СРЕДСТВО структурирования и передачи информации
 ОТРАЖЕНИЕ стадий, звеньев и циклов управления.
 обеспечивает свидетельство того, что некий процесс
происходил (и был, либо не был, завершен).
⇉ИНФОРМАЦИОННАЯ и УЧЕТНАЯ ФУНКЦИЯ
 обеспечивает доказательство того, что процесс происходил с
соответствии с законом. ⇉ ПРАВОВАЯ ФУНКЦИЯ
 обеспечивает преемственность процессов управления и,
косвенно воздействуют на процесс принятия последующих
управленческих решений. ⇉ КОММУНКИКАТИВНАЯ ФУНКЦИЯ
ВЫВОД: Профессия делопроизводителя умерла в тот момент,
когда стала ясна заменимость бумаги как носителя информации
5
ТРАНСФОРМАЦИЯ
процессов, носителей, средств хранения и обмена информацией
Производство дел, регистрация
документов, архивирование
Управление процессами, образами,
знания, потоками работы
Средства связи
телефон, телеграф, курьеры
Интернет
Средства
документирования
Пишущая машинка,
множительная техника (гектограф)
Все виды электронных средств
фиксации
Технологии и средства
регистрации
Бумажные карточки и журналы
Электронные базы данных
Технологии и средства
систематизации
Номенклатуры дел, перечни
документов с указанием сроков
хранения
системы класса ERP (Enterprise
Resource Planning) или ECM
(Enterprise Content Management).
Организационная структура/
Функционал подразделения
- экспедиция
- отдел обработки документов,
- отдел контроля исполнения,
- архив
- протокольный отдел
Полная или частичная
децентрализация процессов по
бизнес-подразделениям и на
аутсорсинге
Гибкость
Статичность форм документов и
жесткие рамки процедур
Динамизм электронного цифрового
пространства
Доступность для
пользователей
По запросу
On-line в любой точке мира
Требования к специалисту
Историк, архивист, библиотекарь
Менеджер, юрист, экономист
6
РЕЗЮМЕ
Те функции, которые были раньше главными для т. наз. отдела
делопроизводства, стандартизируются, автоматизируются и
минимизируются.
Транзакции (учет, регистрация, систематизация и пр.) - это
операторская работа, и профессионализм здесь связан только
с очень узким знанием правил.
Технологии, которые обеспечивают осуществление таких
операций, унифицированы: почти все компании пользуются
аналогичными продуктами.
На первый план в работе отделов ДОУ выходят функции,
связанные с анализом, экспертизой и решением конкретных
бизнес-задач.
7
ИНФОРМАЦИЯ –
ЭТО УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ РЕСУРС
 Информация, а не сам документ является одним из
управленческих ресурсов Компании, наряду с финансами,
временем и компетенциями сотрудников.
Фактически документационное обеспечение управления
постепенно транформируется в информационное обеспечение
управления.
Электронные образы документов хранятся в системах класса
ERP (Enterprise Resource Planning) или ECM (Enterprise Content
Management).
Объектом автоматизации является бизнес-процесс или поток
работ/операций (workflow).
В системах класса ERP идентификатором
документа
является уникальный электронный номер документа.
8
СОВРЕМЕННАЯ СИСТЕМА
УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ
 Технология, которая описана в локальных нормативных
актах Компании
Технология, которая поддерживается электронными
программными средствами
 Технология, которая использует методы пооперационной
регламентации услуг/сервисов
Услуги/сервисы, которые предоставляет секретариат/отдел
документационного обеспечения
Включает как бумажные, так и электронные документы
ВЫВОД: общий тренд развития очевиден – весь поток документов на
бумажных носителях может быть единожды введен в электронную
систему, сохранен в сетевом хранилище и использован многократно в
соответствии уровнями допуска к информации
9
ТРАНСФОРМАЦИЯ ПРОЦЕССОВ:
ЗНАНИЯ и КОМПЕТЕНЦИИ
-корпоративное право
- правовые основы управленческой деятельности;
- основы управления предприятием;
- финансы для нефинансовых менеджеров;
- управление проектами (организация и технология);
- экономические аспекты управленческой деятельности.
10
ЗНАНИЯ и КОМПЕТЕНЦИИ: Версия ИАИ
Особенностью специализации является соединение традиционного историко-архивоведения с
дисциплинами, позволяющими выпускникам уверенно работать в сфере государственных и
коммерческих организаций различного профиля - банков, акционерных обществ, промышленных
предприятий.
Бизнес-архивы являются в современном российском обществе одной из наиболее значимых и
динамично развивающихся информационных структур. В этой связи в процессе обучения Вы
получите знания о том, как создавать, использовать, хранить документы экономического и научнотехнического содержания, а также выгодно распространять содержащуюся в них информацию.
Учебные дисциплины специализации (бакалавриат):
История банковского дела в России
Документирование экономической деятельности
Научно-техническое документирование
Коммерческое право
Экономическая теория
Экономические архивы
Научно-технические архивы
Правовые основы организации и использования бизнес-архивов
Экономическая история
Археография научно-технической документации
11
ЗНАНИЯ и КОМПЕТЕНЦИИ:
Версия ICRM (The Institute of Certified Records Managers)
1 уровень
- Финансовая отчетность и анализ
- Корпоративное право
- Законодательство по налогам
2 уровень
- Принятие финансовых решений
- Стратегия предприятия
3 уровень
- Практические задачи управляющего документацией в АО
- Практические задачи управляющего документацией в благотворительной организации
- Практические задачи управляющего документацией пенсионного фонда
12