ICS & DUBU brugerseminar den 7. november

Forløb for workshop 1

2 workshop rul: 10.30-12.00 og 13-14.30

Tid Programpunkt Hvordan

10.30

Lederens rolle i implementering af ICS og DUBU

7’ Præsentation af de fire ledelsesdimensioner: strategisk ledelse, faglig ledelse, driftsledelse og personaleledelse Drøftelse rundt om bordene: hvilke ledelsesdimensioner har især været afgørende for jeres arbejde med implementering af ICS/DUBU?

Hvad skal der komme ud af det

10.50

11.10

11.25

Implementering af ICS/DUBU i Tårnby kommune Hvordan kan det fortsatte arbejde med implementering af ICS/DUBU se ud i et driftsledelses perspektiv?

Kan driftsledelse hjælpe med at håndtere implementeringsudfor dringer

Hvad gjorde vi? Hvordan har vi kunnet holde dampen oppe? Hvilke beslutninger har vist sig afgørende for succesen? Hvad er det næste vi skal? V. Leder af familieafdelingen, Ulla Henningsen, Tårnby Kommune Kort øvelse: 1 papkort: den største udfordring for den fortsatte implementering af ICS/DUBU lige nu? Speed-dating 2*1 minut overfor tre deltagere 3 korte spørgsmål ja-nej: (grønne og blå papkort) • Hvor mange sager behandlede I i sidste uge?

• Hvor mange af disse sager krævede mere end en almindelig indsats?

• Hvordan er kvalitetsniveauet for de sager, I håndterede i sidste uge Driftsledelse handler grundlæggende om hele tiden at have en levende dialog med medarbejderne om sammenhæng mellem tid, ressourcer og kvalitet i opgaveløsningen.

Introduktion af 5 skridt til tættere styring af sagsbehandlingen 15’ drøftelse i grupper: Hvilke af de udfordringer, som I selv nævnte før pausen – kan et stærkere fokus på driftsledelse hjælpe på? Hvad ville det kræve? Hvordan ville man kunne se ændringen?

10’ Drøftelse i plenum 2

Driftsledelse og fire dimensioner af lederrollen FAGLIG LEDELSE Sikrer faglighed (fag-faglighed)

• Har dyb forståelse af kernefagligheden og faglige problemstillinger • Giver faglig sparring og supervision mhp.

at sikre og løbende forbedre den faglige kvalitet • Udvikler kompetencer og faglig kvalitet i enheden • Fungerer evt. som fagspecialist ift. Kerneydelser

Faglig ledelse Strategisk ledelse STRATEGISK LEDELSE Udstikker kursen

• Udstikker kursen og opsætter langsigtede mål • Tænker fremad – er et skridt foran • Udvikler visioner og implementerer visioner, værdier og mening • Skaber strategier, udvikler organisationen, udfordrer kultur og antagelser • Kommunikerer internt om ”de store linjer ” og er ”fyrtårn” • Forstår omverdenen og håndterer eksterne Interessenter

DRIFTSLEDELSE Styrer drift og produktion (driftsfaglighed)

• Omsætter overordnede rammer, krav og mål til egen enhed og sikrer synlighed internt • Sætter driftsmål og følger op på performance

-

og inddrager medarbejderne heri • Styrer kapacitet og produktion samt allokerer ressourcer • Styrer budget og økonomi • Sikrer standarder for produktivitet, serviceniveau mv.

• Sikrer internt overblik, prioritering og risikominimering

Drifts ledelse Personale ledelse PERSONALE LEDELSE Udvikler mennesker

• Tiltrækker, udvikler og fastholder de rigtige mennesker • Udvikler individer og teams gennem coaching og feedback • Anerkender præstationer • Støtter læring på individuelt og teamniveau • Sikrer godt og udviklende arbejdsmiljø 3

Driftsledelse

Tid Kvalitet 4 Ressourcer

Opbygning af styring i 5 skridt

Opbygning af kapacitetsstyringen i 5 skridt: 1. Opgave- og kompetenceoverblik - og tidsforbrug i forhold til opgaver

Hvilke typer opgaver har vi, hvor mange, og hvem kan løse dem på hvilket kompetenceniveau?

Dvs. har vi de rette kompetencer til de opgaver vi har i den givne mængde?

2.

Proceskortlægning

Hvordan er sagsflowet i virkeligheden, og hvor er der mulighed for at reducere spild og skabe bedre flow?

3.

Inddeling af sager, visitation og fastlæggelse af normtider

Hvordan sorterer og visiterer vi sager, herunder hvilke kriterier har vi for henlæggelser, og hvor lang tid har medarbejderne til at behandle en sag?

4. Overblik over kapacitet

I forhold til den kendte mængde opgaver og forventede tilgang, har vi så kapaciteten til at nå vores mål?

5. Spilleregler omkring ressourcefordeling mellemberedskab og efterforskning

Hvilke spilleregler har vi for håndtering af dette på en smidig, effektiv og rutinepræget måde (undgå karakter af brandslukning)?

5

Standarder - definitioner

En standard er en teknisk specifikation, der er pålagt og/eller bredt accepteret af de personer som bruger den i hverdagen eller arbejder med det dagligt, som den gældende måde at udføre en bestemt opgave på En standard er en regel eller en procedure, der skaber klare forventninger En standard en måde at videndele på 6

Standarder i arbejdet med sociale sager

X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X Børnenes og familiernes forudsætninger og behov 7 X

Standarder

X X X X X X X X X X X X X X X X X Brugernes forudsætninger og behov 8 Standard X X X X X X X X

Standarder

X X X X X X Standard 3 X X X X X X X X X Standard 2 X X X X X X X X X Brugernes forudsætninger og behov 9 Standard 1 X

Etablering af standarder fremgangsmåde

Definer opgaven Hvorfor – for hvem Kortlægning Etablering af første standard Kommuniker- og træn medarbejdere 10

Den RATIONELLE Lean-version Opnåelse og videreudvikling af effekt = standardisering

Driftslederen sørger for, at det lykkes Kaotisk proces med stor variation Standardisering er arbejdet med at etablere, kommunikere/træne, følge og forbedre standarder.

Bemærk, at standardisering er ikke gjort med at etablere standarderne – det er kun trin 1 af 4.

Huskeregler

Først forbedrer du, derefter fastholder du effekten af forbedringen ved hjælp af standardisering.

Etablere Kommunikere (træne) F ølge Forbedre Standardiseret proces med lille variation og ensartet resultat Kilde: TBC – baseret på Standard Work for the Shopfloor, Productivity Press 11

Standarder og løbende forbedringer

Afvigelse fra standard = problem = forbedringsmulighed x

Ingen standard

x x x x x x x x x

A

x

Første standard

x x x x x x

B

x x x x

Forbedret standard

x x x x x x

C

x x x x x

Tid

12

Verden er til at forandre.

13

L

IDT OM

T

ÅRNBY

K

OMMUNE

 40.000 borgere   Socialdemokratisk Kommune Gammeldags Kommune på godt og ondt   Styr på økonomien Få regler og retningslinjer      Der bliver passet på medarbejderne Bagud - eller i front? på IT området Mange har været i Tårnby i årevis eller vender tilbage Mange bor og arbejder i Tårnby Kommune Ingen konsulenter ansat

H

VAD GJORDE VI I HOVEDTRÆK

?

   Startede op i november 2011 med ICS-kursus. Gik i gang med DUBU i januar 2012 Nedsatte en styregruppe som i starten mødtes ugentligt og tit oftere Nu mødes styregruppen hver måned og planlægger næste skridt    Tog systemet i brug lidt af gangen. Nu mangler vi kun dokumentfanen Tog ICS i brug lidt efter lidt. Det var svært for flere medarbejdere Har haft fælles kursus i ICS med fokus på udækkede og dækkede behov samt analysedelen

H

VAD HAR VI LAVET AF ORGANISATORISKE TILTAG FOR AT FÅ MERE TID

 Gennemgang af alle sager for lovoverholdelse     Ledelsesmæssig gennemgang af alle underretninger § 50 udvalg Advis på alle underretninger Ingen omorganiseringer og meget fokus på trivsel  På sociale sager  Fra januar 2012: 464 sager til 325 sager september 2013. fra 51 sager til 36 sager per sagsbehandler  Handicaprådgiverne har ca. 57 sager per person

Hvilke beslutninger har vist sig at være afgørende for succesen?

O

G

    At der ikke var valgmuligheder for medarbejderne Ny og analytisk stærk medarbejdergruppe Vi har brugt pyt-faktoren Morter Sejerø fra IBM har være konsulent på indsatsdelen   ICS kursus med Lisbeth Rask Superbrugerne har været ude i flere andre kommuner – godt for selvforståelsen

H

VAD ER DE NÆSTE SKRIDT

    Hvordan bruger vi ICS i vores visitationsmøder og § 50 møder?

Tage dokumentfanen i brug Integration til Acadre Opretholde gejsten oppe i forhold til at drøfte sager ved brug af ICS   Hvordan finder vi et niveau i forhold til de Børnefaglige Undersøgelser? Og hvad med teorien og forældrene.

Arrangere kursus til 2014 med Lisbeth Rask, hvor vi sætter fokus på ”vurdering, mål og opfølgning” ved brug af ICS metoden