Det nationale ICS og DUBU superbrugerseminar 13. november 2014 Hotel Nyborg Strand

Indsatsdelen i DUBU - best practice

• • • • • • • • Fordele ved at benytte Indsatser i DUBU Sagsbehandlingen er samlet i ét system Økonomisk overblik på den enkelte sag Kontrolgrundlag for regningsbetaling og udbetalinger Bedre mulighed for udtræk af ledelsesinformation Automatisk indberetning til Ankestyrelsen Automatisk indberetning til Danmarks Statistisk Sammenligne budgetteret forbrug og faktisk forbrug Automatisk påmindelse om genvurdering af sag ved underretning

• • • Før man kan anvende indsatser i DUBU skal der oprettes et Lokalt Leverandør- og Ydelseskatalog. Leverandørerne er supermarkederne og ydelserne er varerne.

Når leverandør- og ydelseskataloget er oprettet kan sagsbehandlerne vælge ydelserne derfra, når de opretter indsatserne på sagerne.

Forberedelse – udarbejdelse af ydelseskatalog - Tage stilling til detaljegraden af ydelseskataloget - Hvad vil I kunne fremsøge på Økonomi-skærmfanen - God dialog med økonomiafdelingen - Hvor meget skal rådgiverne selv udfylde - Fx priser og lokale kontonumre - Oprettelse af lokale Leverandører - Oprettelse af lokale ydelser - Bliv fortrolig med Blanket 20 - Tilbudsportalen – skal den bruges hos jer

Særligt vedr. anbringelsesydelser Ydelser, som skal indberettes til Ankestyrelsens anbringelsesstatistik, skal oprettes med angivelse af kommunenummer og kommunenavn for anbringelsesstedets beliggenhed, da disse oplysninger trækkes fra ydelsen ved indberetning til Ankestyrelsen via DUBU.

– dvs. at der fx skal oprettes én plejefamilie-ydelse pr. kommune, I har børn i plejefamilie i (angiv i Beskrivelsesfeltet, hvilken kommune der er tale om)

Eksempler på to forskellige måde at oprette anbringelsesydelser på

Leverandør Ydelse Tilbud Beskrivelse Kommunes anbringelser

Midlertidigt ophold Plejefamilie Plejefamilie Holbæk kommune

Kommunes anbringelser

Midlertidigt ophold Plejefamilie

Kommunes anbringelser Kommunes anbringelser

Midlertidigt ophold Midlertidigt ophold Netværksplejefamilie Kommunal plejefamilie Plejefamilie Viborg kommune Netværksplejefamilie Næstved kommune Kommunal plejefamilie Viborg kommune

Leverandør Viborg kommune Viborg kommune Holbæk kommune Næstved kommune Ydelse

Midlertidigt ophold Midlertidigt ophold Midlertidigt ophold Midlertidigt ophold

Tilbud

Plejefamilie Kommunal plejefamilie Plejefamilie Netværksplejefamilie

Beskrivelse

Faste priser på ydelser Det er muligt at oprette ydelser med faste priser, så rådgiverne ikke skal taste priser, ved oprettelse af disse ydelser – Fordel: ét felt mindre rådgiverne skal udfylde – Ulempe: priserne skal manuelt reguleres Mange af de faste takser, som fx vederlag ligger under Tilbudsportalen og bliver opdateret centralt

Vejledning og procedure – Udarbejdelse af lokale brugervejledninger, med udgangspunkt i lokalt opbygget ydelseskatalog samt lokale procedurer – Undervisning i at arbejde i Indsatsdelen – Hvem er ansvarlig for oprettelse af nye ydelser

• Oprettelse af indsatser og ydelser – på brugerniveau Der oprettes en overordnet indsats – Nogle kommuner har én indsats pr. år, andre har flere indsatser pr. år inddelt i fx forebyggende, anbringelse, merudgifter – Der kan indsættes en overordnet opfølgningsdato – på den måde behøver hver enkelt ydelse ikke have en opfølgningsdato Vi ser det i DUBU

Oprettelse af indsatser og ydelser – på brugerniveau • Der oprettes evt. indstillingsalternativ – Mulighed for at lave en indstillingsrapport med flere alternativer til fx et indstillingsudvalg Vi ser det i DUBU

• Oprettelse af indsatser og ydelser – på brugerniveau Der oprettes ydelser – Der vælges enten ydelse og tilbud fra lokalt ydelseskatalog eller fra Tilbudsportalen – – Der vælges lovhjemmel og funktionsnummer Der vælges periode og evt. opfølgningsdato – Der påføres beløb (hvis ikke ydelsen er ”født” med fast pris) • Evt. med angivelse af antal og frekvens (ved brug af pris pr. stk.) – Der ændres status til enten Godkendt, Egen kompetence eller Ledelseskompetence Vi ser det i DUBU

Oprettelse af indsatser og ydelser til § Der oprettes ydelser – 41 Ydelsen til Dækning af merudgifter skal vælges fra Tilbudsportalen, da beregningen ellers ikke gennemføres automatisk – – – – – Der oprettes én ydelse pr. merudgift Der vælges lovhjemmel og funktionsnummer Der vælges periode Der påføres beløb i feltet ”Udgift pr. måned” Der ændres status til enten Godkendt, Egen kompetence eller Ledelseskompetence – Der genereres BU 902 rapport, som automatisk lægges på en aktivitet ”Afgørelse – Dækning af merudgift”, hvori beregningen fremgår Vi ser det i DUBU

Arbejdsgang i DUBU – fra rådgiver til økonomimedarbejder

• • • Hvad vil vi bruge Indsatser til Økonomioverblik Grundlag for regningsbetaling Kun indberetning til Ankestyrelsen og Danmarks statistik

Ledelsesrapporter i DUBU • Spredning i antal og udgifter til børn i familiepleje: Overblik over børn i familiepleje, udgifterne til og spredningen i antallet af tildelte • • • • • • • •

Udgifter til forebyggende og anbringende indsatser

Udgifter i alt til børn og unge med særlige behov Udgifterne til forebyggende indsatser til børn, unge og familier fordelt på indsatstype Udgifterne til anbringelser fordelt på indsatstype Forholdet mellem udgifter til anbringelser og forebyggende indsatser Gennemsnitlig udgift til særlige behov fordelt på indsatstype Gennemsnitlig udgift til anbringende indsatser, fordelt på indsatstype Gennemsnitlig udgift til forebyggende indsatser, fordelt på indsatstype

FLIS og DUBU • DUBU er nu klar til at levere data til FLIS . • FLIS har meddelt, at de bliver klar til at levere rapporter til kommunerne på Udsatte Børn & Unge området fra den 1. december 2014. • Der er udarbejdet 166 nøgletal og fem rapporter på området. Nøgletallene omhandler økonomi, antal foranstaltningsmodtagere, varighed af foranstaltning, alder, udvikling og effekt, anbringelsesmønster samt personale og fravær. • De fem rapporter er: ”Anbringelser”, ”Forebyggende foranstaltninger”, ”Overførsler med sociale formål”, ”Udgifter til Børn og Unge” og ”Driftsherre”.

Økonomiskærmfanen • Du får et overblik over din, andres eller den samlede estimerede økonomi under indsatserne på sagen i Fremskrivninger og forbrug skærmfanen • Der kan søges på næsten alt! Alle søgninger kan gemmes • Tilgængelig for sagsbehandlere, økonomimedarbejdere og ledere • Kobling mellem faglighed og økonomi • Eksport til Excel

Ledelsesoverblik

Sagsbehandleroverblik

Budget og forbrug • Integrationen til Økonomisystemer gør det muligt at se de faktiske posteringer sammenlignet med de fremskrivninger der er fortaget på ydelser i DUBU • Posteringer importeres automatisk fra Økonomisystemer hver måned og er tilgængelige i DUBU under skærmfanen Økonomi → Økonomiposter.

• Når posteringerne importeres udlignes disse, i det omfang der er muligt, med ydelser i DUBU. Udligningen sker på baggrund af: CPR nummer, kontonummer og periode • En postering kan kun udlignes automatisk såfremt der findes et unikt match med en ydelse i DUBU