Transcript Gevinstrealisering - Hvorfor og hvordan (beskrivelse af

DUBU - organisatorisk
implementering
Gevinstrealisering
Indhold
• Hvorfor gik vi i gang?
• Hvordan greb vi det an?
• Hvad kom der ud af det?
• Hvad så nu?
2
Et fokus på gevinstrealisering skal hjælpe kommunerne med at
sikre, at de ønskede fordele ved investeringen i DUBU opnås
•
Hvorfor skal vi bruge tid på at fokusere på gevinstrealisering – det kommer vel af
sig selv med et nyt system?
•
Nej, det gør det typisk ikke. IT systemet i sig selv giver minimalt – men det
muliggør, at der kan arbejdes på en anden måde – og det giver noget!
•
Gevinsterne opnås ofte først efter projektets afslutning. Opfølgning og
synliggørelse af gevinsterne er derfor en kontinuerlig opgave.
3
Der skal fokus på både gevinster og forandring for at sikre
gevinstrealisering ifm. DUBU implementering i kommunerne
Hvad vi læser i medierne ........
Computerworld 24/5-2011
Hvad vi gerne vil læse om DUBU i medierne ........
Kommunerne opnår synlige resultater af DUBU
investeringen, som bidrager til succes og motivation til
mere forandring
• Gevinstrealisering kræver ledelse:
• Tydelige mål
• Tydelig angivelse af ønskede gevinster
• Tydelig angivelse af nødvendig ændring i
tankegang og arbejdsrutiner
• Fokus på gennemførelse og kontinuerlig
opfølgning
4
KOMBIT dannede et gevinstrealiseringsteam for at hjælpe
kommunerne på vej med gevinstrealiseringsarbejdet
Arbejdet blev styret af KOMBITs forandringsteam med deltagelse af:
Kommune
Deltager
Rolle
Esbjerg
Ann Witt
Kirsten Vedel Eriksen
Gitte Ulsø Madsen
Gitte Nørrevang
Projektleder
Familiechef
Leder af administrativ enhed
Distriktsleder
Slagelse
Peter Bonde
Chefkonsulent
Allerød
Elly Mørkeberg
Anja Hededal
Famliechef
Souschef
Frederiksberg
Camilla F. Mortensen
Claus H.S. Jørgensen
It-koordinator
Projektleder
Faaborg-Midtfyn
Dorthe Bonjet
Anne Marie Storgaard
Peter Johansen
Anbringelseskonsulent
Souschef
Gruppeleder
KL
Hanne Gøttrup
Susse Kolster
Chefkonsulent
Konsulent
KOMBIT
Janni Bormann
Louise Dalby
Konsulent
Kommuneansvarlig
IBM
Susanne Secher
Konsulent
Øvrige
5
Gevinstrealiseringsteamets formål
• At udarbejde et praktisk arbejdsredskab til
gevinstrealisering i relation til DUBU som kan
danne udgangspunkt for kommunernes
fastlæggelse og måling af egne ønskede
gevinster
• At definere forslag til de forandringsaktiviteter,
der kræves for at realisere gevinsterne
6
Vi anvendte en metodik med 4 trin og tog udgangspunkt i
materiale forberedt af de deltagende kommuner
DUBU
implementering
MÅL
De 6 DUBU mål
1
2
Forventede
vigtigste
fordele/gevinster
Workshop 1
Forberedende
arbejde
7
3
Formulering af
fremtidig
gevinstindikator
og forudsætninger
4
Formulering af
metode/kilde til
måling og
baseline
Workshop 2
Forberedende
arbejde
Krav til ændret
adfærd og
nødvendige
forandringsinitia-7
tiver
Overordnet
gevinst ift.
kommunens
ambition og
business case
DUBU MÅL
DUBU målene var givne
1. Mere systematik i sagsbehandlingen
2. Integration af økonomiske og socialfaglige overvejelser
SLUT
3. Bedre matchning af behov og tilbud
4. Lette den administrative byrde for sagsbehandlerne
5. Nemmere tværgående samarbejde mellem offentlige
myndigheder
6. Bedre ledelsesinformation til planlægning og styring af indsatsen
8
I trin 1 beskrev vi pr. DUBU mål de vigtigste
fordele, som de vigtigste interessenter forventes at
opleve
1
Forventede
vigtigste
fordele/gevinster
Eksempel fra arbejdsredskabet
Overordnede mål for DUBU
Gevinster/fordele pr. interessent
Rådgiver
B&U ledere
Rettidig og mere ensartet sagsbehandling Større effektivitet: Hurtigere og
samt højere faglighed med ICS.
mere ensartet sagsbehandling.
1. Mere systematik i
sagsbehandlingen
Guider og støtter rådgiveren gennem
Bedre mulighed for overholdelse
sagsforløbet til sikring af at relevante love, af budgetter gennem overholdelse
serviceniveauer og
af tidsfrister
sagsbehandlingsprocedurer overholdes
Letter overdragelse af sag til ny rådgiver Bedre dokumentation og overblik,
eller anden DUBU kommune
som giver bedre grundlag for
arbejdstilrettelæggelse, herunder
opfølgning, videndeling eller
oplæring.
9
Borgerne
Andre?
Dagtilbud og skoler oplever
bedre samarbejde og
inddragelse.
Adm. konsulenter:
Nemmere at finde relevante
oplysninger ex. ifm.
bogføringer og kontrol.
Nemmere at søge en hel
familie med delsager frem.
I trin 2 og 3 definerede vi gevinstindikatorer,
forudsætninger, metode og mulig baseline for hvert
DUBU mål
2
Formulering af
fremtidig
gevinstindikator
og
forudsætninger
3
Formulering af
metode/kilde til
måling og
baseline
Eksempel fra arbejdsredskabet
Gevinstindikator og metode til måling
Overordnede
mål for DUBU
1. Mere systematik i
sagsbehandlingen
No.
1.1
Gevinstindikator
X% af rådgiverne oplever
pr. M1, at der arbejdes
mere ensartet sammenholdt
med M0.
Forudsætninger i
relation til DUBU
Processerne i DUBU
understøttes af ICS
metoden og rådgiverne
bliver guidet gennem
sagsforløbet.
Metode til måling af
gevinstindikator
Spørgsmål der kan stilles til Anvende samme forslag til
rådgiverne:
spørgsmål som i metode
A: I hvor høj grad vurderer
du (på en skala fra 1-5), at
der er ensartethed i
sagsbehandling i forhold til
børnefaglig undersøgelse
og handleplan?
B:I hvor høj grad vurderer
du (på en skala fra 1-5), at
der er ensartethed i
sagsbehandling i forhold til
ressourceforbrug?
10
Mulig baseline
C: hvor høj grad vurderer
du (på en skala fra 1-5), at
der er ensartethed i
sagsbehandling i forhold til
fordeling/overlevering af
sager.
Gevinstejer
(rolle)
B&U chef/
teamleder
I trin 4 beskrev vi nødvendig ændret adfærd og forslag til
forandringsaktiviteter pr. gevinstindikator
4
Krav til ændret
adfærd og
nødvendige
forandringsinitiativer
Eksempel fra arbejdsredskabet
Forslag til organisatoriske forandringsaktiviteter
Overordnede
Forslag til aktiviteter
mål for DUBU
No.
1. Mere systematik i
sagsbehandlingen
1.1
Gevinstindikator
X% af rådgiverne oplever
pr. M1, at der arbejdes
mere ensartet sammenholdt
med M0.
Hvad skal vi gøre af
nyt?
Hvad skal vi gøre
bedre?
Arbejde systematisk efter
samme metode og
anvende DUBU
funktionaliteten efter
hensigten.
Færre print i sagerne ved
at rådgiverne har fået et
bedre overblik over
sagens
forløb/dokumenter.
Integrere service niveau Børnefaglige
og anbringelsesgrundlag i undersøgelser skal ikke
sagsbehandlingen.
være mere omfattende
end formålet tilsiger.
11
KOMBIT / DUBU
Hvad skal vi stoppe
med?
Overlevering af
ufuldstændige sager
mellem rådgiverne.
At benytte egne
skabeloner/blanketter.
Proces/metode
Organisation (roller, ansvar,
styring)
Mennesker (Uddannelse,
adfærd)
Proces/metode:
- Implementere og forankre ICS
som socialfaglig metode
- Kommunikere visionen for
anvendelse af ICS
- Inkluder DUBU som fast
opfølgningspunkt på teammøde.
Organisation:
- Sikre vedvarende fokus på
DUBU og undgå store
konkurrerende projekter.
- Beskrive superbrugernes
rolle/opgave vedr. support til
rådgiverne.
Mennesker:
- Grundig introduktion af
nyansatte til DUBU
- Undervisning i metoder for at
understøtte tænkningen i DUBU
- Afholde opfølgningskurser
Resultatet blev et arbejdsredskab med totalt 13 gevinstindikatorer, som
kan synliggøre opnåelse af de ønskede DUBU mål
DUBU mål
1. Mere systematik i sagsbehandlingen
Gevinstindikator
X% af rådgiverne oplever pr. M1, at der arbejdes mere ensartet sammenholdt
med M0.
Pr. M1 foreligger rettidigt udarbejdet børnefaglig undersøgelse i X % af de
sager, hvor en børnefaglig undersøgelse er påkrævet
Pr. M1 foreligger rettidig opfølgning på handleplanens mål i X % af alle sager
med handleplaner
2. Integration af økonomiske og socialfaglige overvejelser
X% af rådgiverne vurderer, at de pr. M1 i højere grad og nemmere kan
sammenholde faglige overvejelser med serviceniveau og økonomi ift. M0.
Mindre tid brugt pr M1 på at afsøge oplysninger ved gennemførelse af
kvalitetskontrol og økonomiopfølgning ift. M0
3. Bedre matchning af behov og tilbud
X % flere sager set ud fra det samlede antal sager lukkes i M1 i forhold til M0
med baggrund i at målene i handleplanen er opfyldt
Fald på X % pr M1 ift. M0 i anbringelsessager, hvor der skiftes tilbud inden for
de første X mdr. fra tilbuddet er påbegyndt ift. samlede antal sager.
4. Lette den administrative byrde for sagsbehandlerne
X% af DUBU-brugerne har pr. M1 lettere adgang til ajourførte og valide data
ift. M0.
X % af DUBU-brugerne har pr. M1 et bedre overblik over sagsmængde og
arbejdsopgaver ift. M0.
5. Nemmere tværgående samarbejde mellem offentlige
myndigheder
Rådgiverne bruger mindre tid i M1 på indberetning til offentlige myndigheder
som Ankestyrelsen og Danmarks Statistik sammenholdt med M0.
Rådgiverne og det administrative personale bruger mindre tid i M1 på at
modtage, overføre og videresende sager til/fra andre kommuner ift. M0.
6. Bedre ledelsesinformation til planlægning og styring af
indsatsen
12
KOMBIT / DUBU
I M1 er andelen af overholdte tidsfrister steget med X % ift. år M0 for hhv.
afklaring, børnefaglig undersøgelse og opfølgning.
I M1 oplever teamleder bedre overblik over de enkelte medarbejderes
arbejdspres ift. M0.
Næste trin var, på tværs af kommunerne, at få valgt de 3
KPI’er, som kommunerne ønsker at arbejde med først
13
Da de 3 gevinstindikatorer var valgt, ønskede kommunerne
hjælp til at udarbejde et spørgeskema og komme i gang
DUBU mål
Valgte gevinstindikatorer
1
1. Mere systematik i
sagsbehandlingen
X% af rådgiverne oplever pr. M1, at der
arbejdes mere ensartet sammenholdt med M0.
2
4. Lette den
administrative byrde
for sagsbehandlerne
6. Bedre ledelsesinformation til
planlægning og
styring af indsatsen
X % af DUBU-brugerne har pr. M1 et bedre
overblik over sagsmængde og arbejdsopgaver
ift. M0.
3
M1 er andelen af overholdte tidsfrister steget
med X % ift. år M0 for hhv. afklaring,
børnefaglig undersøgelse og opfølgning.
KOMBIT vender tilbage med anvisning på, hvordan man i DUBU
kan trække data ud af DUBU til måling af indikator nr. 3
14
Vi udarbejdede et spørgeskema til rådgiverne, som kan bruges
til baselinemåling
DUBU spørgeskema xxxx
Svar (sæt kryds) på skalaen fra 1-5
Vi beder dig venligst besvare nedenstående spørgsmål:
#
Spørgsmål
Hvor 1 = slet ikke og 5 = i høj grad
1
2
3
4
Emne: Mere systematik i sagsbehandlingen
1
I hvor høj grad vurderer du, at dine kollegaer udarbejder børnefaglige undersøgelser, der ikke er mere
omfangsrige end målet tilsigter?
2
I hvor høj grad oplever du, at de børnefaglige undersøgelser kvalificerer de fælles faglige drøftelser,
vurderinger og afgørelser, der træffes på jeres teammøder?
I hvor høj grad oplever du, at dine kollegaer inddrager teoretisk viden i analyse i børnefaglige undersøgelser?
3
4
5
6
7
1
2
3
4
5
6
15
I hvor høj grad oplever du, at den børnefaglige undersøgelse bidrager til rådgiveruafhængige afgørelser - og
heraf sikring af ens borgerservice (under hensyn til de individuelle skøn og vurderinger)?
Når du i dag får overdraget en igangværende sag, i hvor høj grad oplever du, at det er nemt at få overblik og
arbejde videre med sagen?
I hvor høj grad oplever du, at ledelsen understøtter dig i at fastholde fokus på anvendelsen af DUBU,
herunder ICS?
I hvor høj grad oplever du, som leder, at der arbejdes systematisk og ensartet i dit team?
Emne: Lette den administrative byrde for sagsbehandlerne
I hvor høj grad oplever du, at du har overblik over dine opgaver?
I hvor høj grad oplever du, at du arbejder indenfor de angivne tidsfrister (lovgivning og lokalt)?
I hvor høj grad vurderer du, at du nemt kan skaffe dig et overblik over sager, du har fået overdraget fra
andre rådgivere (internt og fra andre kommuener)?
I hvor høj grad oplever du, at du har overblik over hvor i sagsprocessen, dine sager befinder sig?
I hvor høj grad oplever du, at du har overblik over hvilke samarbejdspartnere der relaterer sig til de enkelte
sager?
I hvor høj grad oplever du, som leder, at du har et overblik over teamets sager (overskredne tidsfrister,
udestående opgaver, økonomi)?
= spørgsmål til teamleder
5
Og et opsummeringsark for ledelsen
Udfyldes f.eks. om
morgenen den
F.eks maj
første dag på
2014
slutbrugerkurset
16
KOMBIT / DUBU
F.eks maj
2013
F.eks sept.
2013
Spørgeskemaet kan anvendes på flere måder, så det passer til
kommunens størrelse og behov
• Spørgeskemaet gives til hver respondent
• Spørgeskema udfyldes i fokusgruppe
• Spørgeskema udfyldes vha. online målingsværktøj
Et eksempel på et muligt værktøj
• Gratis udgave:
• 10 spørgsmål, 100 svar pr. undersøgelse
• Betalbar udgave:
• 3000 kr. /år, ubegrænset antal spørgsmål og svar, data
overførsel til excel
17