DUBU oplæg til

• Interessentanalyse • Kommunikationsplan

2

Indhold

1. Introduktion 2. Interessentanalyse 3. Kommunikationsplan 4. Vedligehold af analyse og plan

3

Introduktion

Dette materiale er tænkt som en støtte til DUBU projektlederen (eller den person, der driver den organisatoriske implementering) i DUBU kommunerne ifm den organisatoriske implementering. Materialet indeholder en beskrivelse af og vejledning i brugen af 2 vigtige værktøjer: Interessentanalyse og kommunikationsplan.

Interessentanalysen danner grundlag for vurdering af interessenterne og for aktiviteter i kommunikationsplanen

Interessenter Interessentanalyse

Kommunernes interessenter er de personer/grupper som: • Vil opleve en forandring på grund af DUBU fx rådgiverne (arbejdsgang, metode) • Har indflydelse på resultatet af forandringen og/eller hvis involvering er nødvendig for at opnå succes Anvendes til at identificere relevante interessenter (enkeltpersoner eller grupper) som er relevante for DUBU implementeringen. Interessenterne vurderes på henholdsvis påvirkning af og indflydelse på projektet. Når interessenterne kendes kan aktiviteterne til mobilisering bestemmes.

Kommunikationsplan

Baserer sig på interessentanalysens resultat. Indeholder de kommunikationsaktiviteter, der skal gennemføres for at sikre mobilisering og styring af interessenterne . 4

5

Indhold

1. Introduktion

2. Interessentanalyse

3. Kommunikationsplan 4. Vedligehold af analyse og plan

6

Interessentanalysen udarbejdes i 4 trin

Trin 1 Identificer interessenter Trin 2 Udfyld Interessentanalyse skemaet Trin 3 Udfyld skema til Interessent gruppering Trin 4 Definer aktiviteter til mobilisering

Trin 1 - Identificer interessenter

Brainstorm på interessenter, der skal indgå i interessentstyringen (enkeltpersoner/grupper) . F.eks. sammen med B&U leder, superbruger og rådgiver. Interessenterne skal ses fra DUBU projektets synsvinkel.

Interessenterne kan opdeles i interne (i B&U) og eksterne (udenfor B&U).

Eksempel

på mulige interessenter: • B&U Rådgivere • ICS superbrugere • DUBU superbrugere • B&U adm./økonomimedarbejdere • B&U ledelse • Socialstyrelsen • B&U - handicap • It-chef • Styregruppe • Samarbejdspartnere (Skoler, børnehaver etc.) • Andre faggrupper • Politiske niveauer • KOMBIT Vælg de

vigtigste, relevante

interessenter og dokumenter dem eventuelt overordnet som vist på næste side efter brainstormingen

Trin 2 – Udfyld interessentanalyseskemaet

Indsæt de udvalgte interessenter i excel arket ”DUBU Interessentanalyse” og udfyld kolonnefelterne, som beskriver den enkelte interessent. Hvis du mangler information, så søg den ved at tale med interessenten.

Felterne er beskrevet nedenfor.

Interessent Interessenten eller interessentgruppen. Hvis en gruppe af interessenter kan vurderes samlet, kan de angives under et. Det kan fx være kommunalbestyrelsen Navne Der hvor interessenten er angivet som en samlet gruppe, kan det være relevant at angive hvilke personer gruppen omfatter Bidrag til projektet Beskriver hvad projektet ønsker interessenten skal bidrage med Bekymring/ overvejelser Beskriver hvilke bekymnringer/overvejelser /forventninger interessenten har ift. projektet Motivationsfaktorer Beskriver hvad der vil motivere den enkelte interessent til at acceptere forandringen Interessentens grad af indflydelse Angiver hvor stor indflydelse interessenten har på om projektet bliver en succes. Indflydelsen angives som Høj/Middel/lav. Feltet anvendes til interessent- grupperingen i trin 3.

Grad af påvirkning på interessent Angiver hvor meget interessenten påvirkes af projektet og indikerer graden af forandring. Påvirkningen angives som Høj/Middel/Lav. Feltet anvendes til interessentgrupperingen i trin 3.

Forslag til aktiviteter Indeholder de indledende forslag til aktiviteter til mobilisering af de enkelte interessenter.

Udfyldes i trin 4.

Ejer af relationen Angiver hvem der ejer kontakten til interessenten og sikrer at interessenten håndteres 7

Trin 2 – Definition af vurderingerne Høj/Middel/Lav

Interessentens grad af indflydelse Høj = interessenten kan blokere for eller muliggøre de nødvendige forandringer Middel = interessenten kan gøre det sværere eller lettere at gennemføre de nødvendige forandringer Lav = interessenten har lille eller ingen indflydelse på gennemførelse af forandringerne 8 Grad af påvirkning på interessent Høj = • Direkte påvirkning på interessenten • Betydelige ændringer af arbejdsgange, værktøjer, viden og kompetencer • Betydelige ændringer af arbejdsform, kultur og værdier H Middel = • Direkte påvirkning på interessenten • Mindre ændringer af arbejdsgange, værktøjer, viden og kompetencer Lav = • Indirekte påvirkning på interessenten • Kan arbejde på samme måde, men deres arbejde har relation til forandringen • Samarbejder ofte med personer/grupper, som bliver direkte påvirket af forandringerne Det er en god ide at blive enige om ovenstående inden I går i gang med at udfylde interessentanalyseskemaet M L

Eksempel på et udfyldt Interessentanalyseskema

9 Du har nu informationer om alle interessenterne og kan ud fra informationerne vurdere, hvem der især skal fokuseres på og hvordan – se trin 3 (bør maks. omfatte 10 interessenter).

Trin 3 – Udfyld skema til interessentgruppering

Indsæt interessenterne som vist i eksemplet i nedenstående skema baseret på, hvordan du har

vurderet indflydelse og påvirkning (H/M/L)

i excel analyseskemaet (se næste side for definitioner). Kommuniker aktivt Involver aktivt Interessent Z B&U team leder B&U leder B&U rådgivere B&U super brugere Skole x Interessent Y Interessent X 10 Lav Informer efter behov Involver efter behov Middel

Grad af DUBU projektets påvirkning på interessenten

Høj

Betydningen af de 4 kvadranter

Involver aktivt:

Disse interessenter skal følges og involveres f.eks. via møder, workshops. feedback. Kommunikation er ikke nok. Interessenterne i dette felt er meget vigtige for succes.

Kommuniker aktivt:

Interessenterne skal følges og nås via regelmæssig, målrettet kommunikation. Interessenterne i dette felt er vigtige for succes.

Infomer efter behov:

Interessenten informeres kun når der er et specielt behov for kontakt

Involver efter behov:

interessenterne skal kun inddrages hvor relevant. 11

Trin 4 – Definer aktiviteter til mobilisering

Resultatet af interessentanalysen anvendes til at definere aktiviteter som:  sikrer at B&U ledelsen får gjort medarbejderne klar til at modtage DUBU systemet (mobilisering)  imødegår de vigtigste organisatoriske risici og barrierer i kommunerne gennem støtte, kommunikation og involvering  sikrer forståelse, accept og støtte fra øvrige vigtige interessenter

Definition af aktiviteter:

• Brainstorm på aktiviteter for hver interessent (involver f.eks. B&U leder og team leder, rådgiver og superbruger eller hvem du finder relevant).

• Diskuter hvor I tror de enkelte interessenter befinder sig mht. accept og støtte til DUBU, hvem det er vigtigt at flytte og hvad der skal til for at flytte dem.

• Tænk faserne i forandringsstigen ind i aktiviteterne –

se næste side

. • Indsæt forslagene i kolonnen: Forslag til aktiviteter Indeholder de indledende forslag til aktiviteter til mobilisering af de enkelte interessenter. 12

13 Aktiviteter skal defineres til at bringe B&U medarbejderne op ad forandringsstigen og opnå støtte og accept fra øvrige vigtige interessenter

Aktiv deltagelse og gevinst realisering

Kan se og begejstres af resultatet Anvende det nye Sørge for egen udvikling Forstå egne behov for udvikling Se konsekvensen af DUBU Acceptere DUBU

DUBU – nyt it-system og nye arbejdsgange

Forstå DUBU Høre om DUBU

14

Indhold

1. Introduktion 2. Interessentanalyse

3. Kommunikationsplan

4. Vedligehold af analyse og plan

Kommunikationsplanen et godt styringsværktøj ift. interessenter, aktiviteter, tidspunkter og ansvarlige samt status på gennemførelse Status: Rød = ikke gennemført Gul = forsiinket ift plan Grøn = gennemført

16

Forslag til anvendelse af planen

• Indsæt de vigtigste interessenter fra interessentalysen i kommunikationsplanen – max. 10. • Indsæt aktiviteterne fra interessentanalysen i kommunikationsplanen og konkretiser i henhold til skabelonen (hvad, hvem, hvornår etc.). Vi foreslår at alle aktiviteter indsættes i kommunikationplanen selv om de ikke nødvendigvis hører hjemme her (f.eks. Workshops for at gennemgå arbejdsgange). Det vil gøre det enklere at følge op på aktiviteterne.

• Tænk faserne i forandringsstigen ind i kommunikationstidspunkterne – hvornår skal de enkelte interessenter f.eks. have forstået hvad DUBU går ud på. • Kommuniker planen til de personer, som ejer relationen til de enkelte interessenter, og som forventes at gennemføre kommunikationen indenfor den aftalte tid.

17

Indhold

1. Introduktion 2. Interessentanalyse 3. Kommunikationsplan

4. Vedligehold af analyse og plan

18

Både interessentanalysen og kommunikationsplanen er levende dokumenter

Interessentanalysen

• Gennemgå analysen på regelmæssige møder og vurder om der er ændringer til informationen • Hold analysen i en lille kreds af deltagere – den kan indeholde sensitiv information

Kommunikationsplanen

• Gennemgå planen på regelmæssige møder – dels for at planlægge næste måneds kommunikation dels for at følge op på status.

Møderne bør kunne afholdes på 1 – 1,5 time, hvis de er godt forberedt (materiale udsendt inden møde, klar dagsorden, deltagere forberedt). Møderne kan eventuelt afholdes som telefonmøder, hvis det passer bedst i hverdagen. Forslag til deltagere: • Projektleder – ansvarlig for mødet • B&U leder • 1- 2 teamledere, som repræsenterer de øvrige teamledere • 1- 2 superbruger, som repræsenterer de øvrige superbrugere