Transcript Få mere struktur på din anvendelse af DUBU

Det nationale ICS og DUBU superbrugerseminar
13. november 2014
Hotel Nyborg Strand
Workshop 9
Få mere struktur på din anvendelse af DUBU
V/digitaliseringskonsulent Ann Witt, Esbjerg Kommune,
[email protected] – 7616 0822 og
sekretariatsmedarbejder Søren Hammer Stenstrup, Thisted
Kommune, [email protected] – 9917 2463
Hvordan kan man planlægge sine
aktiviteter i DUBU?
• Opret aktiviteterne når du planlægger
”næste skridt”
Det giver overblik i sagen om kommende
handlinger i sagsbehandlingsprocessen
• Anvend ”Planlagt dato” på aktiviteten
og få et advis
Det giver automatisk en to do liste med
adviseringer på Forsiden i DUBU
Hvordan kan man planlægge sine
aktiviteter i DUBU?
• Anvend ”Status” på aktiviteten, og del viden
om, hvor i sagsbehandlingsprocessen du er
Det giver overblik over planlagte/ikke-planlagte
aktiviteter på tværs af sager i egen sagsstamme,
f.eks. efter en ferieperiode
Det er nyttig viden for kollegaer og ledelse, f.eks.
ved ikke-planlagt fravær og i forbindelse med
ledelsestilsyn
Hvordan kan man planlægge sine
aktiviteter i DUBU?
Præsentation og søgninger
Inspiration til anvendelse af
aktivitetsplaner
Hvad er Aktivitetsplaner?
En gruppe af aktiviteter i en
sagsbehandlingsproces
Kan oprettes på én gang, enten manuelt eller
automatisk i forbindelse med oprettelse af en
anden aktivitet
Inspiration til anvendelse af
aktivitetsplaner
• Der findes 2 typer Aktivitetsplaner
– De lovpligtige
Styres centralt af IBM
– De ikke lovpligtige
Styres af administratorerne i den enkelte kommune
Inspiration til anvendelse af
aktivitetsplaner
• Lovpligtig aktivitetsplaner
f.eks. ved modtagelse af underretninger
Det er lovpligtig at sende en kvittering til underretter
Det er lovpligtigt at orientere forældrene
Det er lovpligtigt at foretage en vurdering af
underretningen inden 24 timer
Inspiration til anvendelse af
aktivitetsplaner
Aktivitetsplanen sikrer dokumentation/ensartethed og
opretter automatisk 3 aktiviteter på sagen, når aktiviteten
Underretning er mærket ”Udført”
Aktivitetstype
Undertype
1
Udsend information
Kvitteringsbrev
2
Udsend information
Orienteringsbrev
3
Vurdering
Vurdering af underretning
Inspiration til anvendelse af
aktivitetsplaner
Ikke lovpligtig aktivitetsplaner sikrer
dokumentation og ensartethed
f.eks. i forbindelse med oprettelse af BFU
Indhente og modtagelse af samtykke
Indhente og modtagelse af statusudtalelser
Forældresamtale og Partshøring
Inspiration til anvendelse af
aktivitetsplaner
Den administrative byrde lettes for rådgiveren
Data mere valide som er vigtigt ved søgninger/ledelsestilsyn
Aktivitetsplanen sikrer, at der automatisk oprettes nedenstående
aktiviteter
Aktivitetstyper
Undertyper
1
Udsend information
Anmodning om samtykkeerklæring
2
Udsend information
Anmodning om statusudtalelse
3
Modtaget information
Modtaget samtykkeerklæring
4
Modtaget information
Statusudtalelse
5
Møde/samtale
Forældresamtale
6
Møde/samtale
Børnesamtale, jfr. SEL § 50
7
Partshøring
-
Inspiration til anvendelse af
aktivitetsplaner
Præsentation og anvendelse
Inspiration til anvendelse af
spørgeskemaer
• I DUBU kan man oprette spørgeskemaer, som kan besvares
både med forudbestemte svar og med fritekst.
Spørgeskemaet er knyttet til en aktuel sag og igangsættes fra
sagen. Spørgeskemaerne kan benyttes til eksempelvis
evaluerings- og statistikspørgsmål
• Erstatter gammeldags tjekliste, huskeseddel, gule lapper osv.
• For at oprette et nyt eller vedligeholde et eksisterende
spørgeskema, klikker du på skærmfanen "Administration Data" og dernæst linket ”Spørgeskema” lige under
skærmfanen.
Inspiration til anvendelse af
spørgeskemaer
Præsentation og anvendelse
Spørgsmål?
Afslutning
• Hvad mener du er det vigtigste, når du skal
hjem og motivere dine kollegaer til at anvende
DUBU som et planlægningsværktøj?
Afslutning
• Hvad er din erfaring med videndeling gennem
DUBU?
Søgninger
Aktive adviser - BFU skal færdiggøres indenfor 4 måneder
•
Aktiviteter - søg
•
•
•
Type: Advis
Status: <> Udført
Beskrivelse: Den børnefaglige undersøgelse skal afsluttes indenfor 4 måneder efter
den er påbegyndt
Sagsbehandler: 787-SHP
•
•
Hvis man ønsker alle BFU for hele kommunen undlades at søge på den enkelte
rådgiver.
Søgninger
Aktive adviser – Opfølgning på handleplan
•
Aktiviteter - søg
•
•
•
Type: Advis
Status: <> Udført
Beskrivelse: Opfølgning på handleplan og indsats skal gennemføres indenfor 3
måneder fra handleplanens færdiggørelse
Sagsbehandler: 787-SHP
•
•
Hvis man ønsker alle handleplaner for hele kommunen undlades at søge på den
enkelte rådgiver.
Søgninger
Indberetning til Ankestyrelsen
Søgningen giver et overblik over i hvilke sager der er indberettet til Ankestyrelsen via
DUBU.
•
Aktiviteter - søg
•
•
•
Type: Udsend information
Undertype: Indberetning til Ankestyrelsen
Sagsbehandler: 787-SHP
•
Hvis man ønsker alle indberetning er til Ankestyrelsen for hele kommunen
undlades at søge på den enkelte rådgiver.
Søgninger
Alle underretninger modtaget i kommunen
Søgningen giver et overblik over hvor mange underretninger den enkelte kommune
har modtaget
•
Aktiviteter - søg
•
•
Type: Underretning*
Planlagt Dato: >=01-03-2014 AND < 31-03-2014
•
Søgningen viser de underretninger der er modtaget i perioden 1. marts – 31. marts
2014.
Hvis du senere vil bruge samme søgning kan du ændre datoerne i ”Søgning” –
”Ændr søgning”, og f.eks. skrive 01-04-2014 – 30-04-2014, hvis man ønsker en
månedlig opgørelse
•
Søgninger
Gennemgang af en enkelt sagsstamme
Hvis du som rådgiver eller leder gerne vil have et hurtigt overblik over alle sager på en
sagsstamme kan dette gøres således:
•
•
•
•
•
Søg alle aktive sager frem ved rådgiveren
Sorter evt. kolonnerne efter behov
Åbn den øverste sag i oversigten
Herefter kan du baldre i alle de fremsøgte sager via den lille pil i højre hjørne
Hvis du fx står på fanebladet ”Børnefaglig undersøgelse” på den første sag, og
bladrer videre til næste sag, vil du også der står på fanebladet ”Børnefaglig
undersøgelse”
Søgninger
Søgning i aktiviteter på den enkelte sag
Hvis du gerne vil have et overblik over en bestemt type aktivitet på den enkelte sag
kan dette gøres således:
•
•
Stå på aktiviteter - Søg
Type: Vælg den ønskede type, fx Afgørelser
•
Herefter får du vist alle afgørelser på den enkelte sag