Transcript Roller og ansvar i forandringsnetværket

Roller og ansvar i forandringsnetværket
Formål med dokumentet:
At give et overblik over de vigtigste interessenter i forandringsnetværket
At sikre at hver interessent gruppe forstår deres rolle og ansvar
Definitioner:
 Forandring:
Den ændring, som DUBU løsningen medfører i kommunerne
 Forandringsnetværk:
De vigtigste interessenter der interagerer for at gennemføre den nødvendige forankring,
mobilisering og kommunikation til kommunerne og den enkelte DUBU medarbejder
 Sponsor
Overordnet ansvarlig for den strategiske retning for B&U og for opnåelse af de ønskede
gevinster
 Forandringsagent
Overordnet ansvarlig for at sikre ibrugtagning af løsningen blandt brugerne
2
Det samlede forandringsnetværk består af interessenter fra
Kommunerne, KOMBIT og Socialstyrelsen
Socialstyrelsen
ICS metode
sekretariat
KOMMUNEN
B&U
Sponsorer
KOMBIT
Forandringsagenter
(nærmeste leder
DUBU-Superbrugere
for DUBU
medarbejdere)
ICS Superbrugere
IBM
DUBU
udviklingsprojekt
3
SLUTBRUGERE
KOMBITs overordnede ansvarsområder
KOMBITs rolle
KOMBITs ansvar
Overordnet
ansvarlig for den
tekniske
implementering
af DUBU i
kommunerne
 Udvikle DUBU løsningen på vegne af kommunerne
 Definere DUBU projektets business case samt oplæg til kommunernes
business case
 Træne superbrugere (train-the-trainer koncept)
 Involvere og støtte de kommunale B&U ledere med forankring af de nye
arbejdsrutiner
 Skabe tæt dialog og 2-vejs kommunikation med kommuner, netværk og
andre vigtige interessenter
 Udarbejde kommunikationsmateriale og plan for forandringsaktiviteter
 Afholde regelmæssige superbrugernetværksmøder
 Afholde regelmæssige ledernetværksmøder
4
Kommunernes overordnede ansvarsområder
Kommunernes
rolle
Kommunernes ansvar
Overordnet
ansvarlig for at
sikre den
organisatoriske
implementering
af DUBU i
kommunerne
 Løbende kommunikere og engagere medarbejderne i DUBU
 Etablere grundlag for måling af gevinster ved indførelse af nye
arbejdsrutiner, hvis ønsket
 Stille ressourcer til rådighed for DUBU projektet og udnævne kontaktperson
 Detaljere den organisatoriske implementeringsplan i kommunen
 Tilpasse personalets arbejdsrutiner, hvor de ikke passer til systemets rutiner
 Sikre at alle DUBU brugere er ICS certificeret
 Udnævne DUBU superbrugere, informere om rolle og ansvar og sikre
deltagelse i superbruger træning
 Sikre at samtlige DUBU brugere deltager i DUBU undervisning
 Håndtere evt. modstand mod forandring blandt personalet
 Samarbejde med KOMBIT i tæt dialog og 2-vejs kommunikation
5
B&U sponsor rolle i kommunerne
Rollen udføres typisk af en fagchef eller fagdirektør
B&U sponsor
rolle
B&U sponsor ansvar
Overordnet
ansvarlig for
den strategiske
retning for B&U
samt for
opnåelse af de
ønskede
gevinster
 Definere den strategiske retning samt ønskede forretningsmæssige
gevinster ved de nye arbejdsrutiner
 Etablere grundlaget for måling af gevinster ved indførelse af nye
arbejdsrutiner, hvis ønsket
 Tilpasse personalets arbejdsrutiner hvor de ikke passer til systemet
 Stille ressourcer til rådighed for DUBU projektet
 ”Walk the talk” - udøve ledelse af forandring
Kommunikere, motivere, engagere og involvere B&U lederne
(forandringsagenterne)
Identificere barrierer for forandringen og nødvendige forholdsregler
 Kommunikere formål med DUBU og betydningen for hele B&U området
 Skabe tæt dialog og 2-vejs kommunikation med KOMBIT
 Deltage i regelmæssige dialog- og netværksmøder om forandringsaktiviteter
med KOMBIT
6
B&U forandringsagent rolle i kommunerne
Rollen vil typisk udføres af en teamleder eller afdelingsleder
B&U
forandringsagent
rolle
B&U forandringsagent ansvar
Overordnet
ansvarlig for at
sikre ibrugtagning
af løsningen blandt
rådgiverne
 Synliggøre og relatere visionen, vigtigheden og værdien af forandringen
for brugerne
 ”Walk the talk” - udøve ledelse af forandring
Kommunikere, motivere, engagere og involvere brugerne
Identificere barrierer for forandringen og nødvendige forholdsregler
 Sikre træning af personalet (ICS og DUBU)
 Detaljere og tilpasse kommunal DUBU implementeringsplan
 Udnævne og informere superbrugere om rolle og ansvar
 Samarbejde med superbrugerne ifm. planlægning af træning for
resterende brugere
 Løbende opdatere den kommunale B&U sponsor
 Skabe tæt dialog og 2-vejs kommunikation med KOMBIT
 Deltage i regelmæssige dialog- og netværksmøder om
forandringsaktiviteter med KOMBIT
7
DUBU superbruger rolle i kommunerne
Rollen vil typisk udføres af en rådgiver
Superbruger rolle
Superbruger ansvar og kompetencer
Ansvarlig for at
uddanne og rådgive
brugere i anvendelse af
DUBU samt støtte
ledelsen i
forandringsarbejdet
Ansvar
 Deltage i uddannelse i DUBU (5 dage)
 Tilpasse DUBU træningsmaterialet til kommunens behov
 Agere rollemodel ift. forandringen overfor slutbrugerne
 Uddanne kommunens resterende DUBU brugere
 Levere funktionel støtte til DUBU brugerne under og efter implementering
 Uddanne nye DUBU brugere
 Deltage i superbruger netværk
 Varetage kontakt til DUBU help desk i samarbejde med kommunens it afdeling
 Bidrage med input til referencegruppen til videreudvikling af DUBU løsningen
 Samarbejde med ICS superbrugeren
Kompetencer
 Brugere af DUBU
 Gennemført ICS grundkursus 1. modul (2 dage)
 Kunne formidle og rådgive kolleger om DUBU
 Have mod på at undervise kolleger
 Besidde generelle pc bruger færdigheder og have lyst til at arbejde med it
 God til at kommunikere og kunne sætte sig i socialrådgivernes sted
 Kunne håndtere modstand mod forandring
8
ICS superbruger rolle
ICS superbruger ansvar og kompetencer
Ansvarlig for at
rådgive kollegaer ift.
anvendelse af ICS
samt støtte ledelsen i
forandringsarbejdet
Ansvar
 Give løbende kollegial sparring
 Introducere nyansatte medarbejdere til ICS (inden disse kommer på ICS grundkursus)
 Deltage i ICS superbrugernetværk
 Varetage kontakten til ICS Metodesekretariat
ICS superbrugeren
skal ikke sikre
kvaliteten i sager
 Bidrage med input til videreudvikling af ICS til ICS Metodesekretariat,
Servicestyrelsen
 Formidle ICS til eksterne samarbejdspartnere fx skoler, børnehaver
 Samarbejde med DUBU superbrugeren
Kompetencer
• Gennemført ICS grundkursus (helst før kollegerne)
• Faglig interesse for ICS
• Faglig gennemslagskraft
• Formidle og rådgive kolleger om ICS
• Proaktiv ift. rådgivning af kolleger
9
Udnævnelse af DUBU og ICS superbrugere kræver
ledelsesmæssige overvejelser
Følgende bør indgå i overvejelserne:
•Superbrugerrollen fortsætter efter implementering med varierende indsats
•Det skal være attraktivt at være superbruger (overvejelse af arbejdsvilkår og
udviklingsvej)
•Der skal udnævnes et passende antal DUBU superbrugere pr. kommune (min.
2 og afhængig af antallet af brugere)
•En eller flere af superbrugerne skal varetager rådgiveropgaver
•Det anbefales at udnævne min. 2 ICS superbrugere både på ledelses- og
medarbejderniveau, da det sikrer ejerskab på flere niveauer
•DUBU og ICS superbrugerne behøver ikke være sammenfaldende, men må
gerne være det
10
Hvad siger superbrugerne i de kørende DUBU kommuner
•Det har betydning for mig personligt at have indflydelse og være på forkant med
udviklingen DUBU
•Rollen har givet mig større viden og forståelse for sammenhænge i DUBU og IT generelt
•Jeg har en udfordrende og afvekslende arbejdsdag
•Jeg har indflydelse på den interne arbejdstilrettelæggelse
•Jeg har lettere adgang til ledelsen
•Anerkendelse fra kollegaer er ”ikke så ringe endda”..
11