Yrd. Doç. Dr. Özgür KÖKALAN

Yönetim ve Organizasyon Teorilerinin Gelişimi

 Yönetim ve Organizasyon Teorileri 5 ana başlık altında incelenebilir:  Klasik Yaklaşım  Davranışsal Yaklaşım  Modern Yaklaşım  Değişim Adaptasyon  Modern Sonrası ve Çağdaş Kavramlar

Durumsallık Yaklaşımı

 Durumsallık Yaklaşımı bazı bilimadamları tarafından Koşulsallık yaklaşımı olarak isimlendirilir.

 Koşulsallık yaklaşımı ile durumsallık yaklaşımı arasında da fark vardır.

 Koşulsallık yaklaşımı, organizasyonun içinde bulunduğu çevrenin unsurları ile belirli yönetim kavram ve teknikleri arasında fonksiyonel bir ilişki araştırmaktadır.

 Durumsallık yaklaşımında, böyle bir fonksiyonel ilişki arama fikri mevcut olmayıp, sadece yöneticinin daha iyi karar verebilmesi için organizasyonun içinde bulunduğu durumu iyi tanıması gerektiği fikri mevcuttur.

Neden Durumsallık Yaklaşımına Gerek Duyulmuştur?

 Özellikle ekonomik açıdan gelişmiş ülkelerde ortaya çıkan sosyal, ekonomik ve kültürel değişimler, uygulamadaki yöneticilerin karşılaş tıkları sorunların çözümünde, sadece klasik ve neo-klasik bakış açıların dan farklı başka bakış açılarına ihtiyaç duymalarına neden olmuştur.

Klasik , Neo – Klasik Yaklaşıma Karşı Durumsallık Yaklaşımı

 Klasik ve Neo-Klasik Yaklaşım «en iyi» yi aramış, ve tüm örgütlerin tek ve evrensel bir örgütsel yapı ile hayatlarını sürdürmeleri gerektiğini savunmuştur .

Durumsallık yaklaşımı durumlarla ve belli bir "du- rum"daki koşulları açıklamakla ilgilidir. Asla tek bir örgütsel yapıyı önermez…  Klasik yaklaşım organizasyon yapısının belirlenmesinde belirli ilkelerin uygulanmasına önem verirken, durumsallık yaklaşımı organizasyon yapısını çeşitli içsel (internal) ve dışsal (external) koşullar arasındaki iliş kilere göre şekil alan bir yapı olarak görmektedir.

 Durumsallık yaklaşımının diğer bir özelliği de organizasyonu bir sistem olarak ele alır.

 Durumsallık yaklaşımının diğer bir özelliği de büyük ölçüde araştırma, saha araştırması sonuçlarına dayanır.

Organizasyon Yapısı Ve Durumsallık Yaklaşımı

     Durumsallık yaklaşımı, bir organizasyon yapısını karakterize eden belli başlı boyutlarla (dimension) organizasyonun içinde bulunduğu durum ve koşullar arasında ilişkiyi araştırmaktadır.

Organizasyon yapı ve işleyişine durumsallık yaklaşımı açısından bakıldığında sorun, içinde bulunulan durum ve koşulların bu unsurları ve süreçleri nasıl etkileyeceğidir.

Başka bir deyişle durum ve koşullara göre, bu unsurlara ve süreçlere verilecek şekil farklı olacaktır.

Durumsallık yaklaşımını daha öncekilerden ayıran en önemli farklılık budur. Örneğin durumsallık yaklaşımına göre "demokratik liderlik en iyi (etkin) liderlik tarzıdır" diye genelleştirmek mümkün değildir. Bu "en iyi" durum ve koşullara bağlıdır. Bazı durum ve koşullarda otokratik nitelikteki bir liderlik tarzı en etkin liderlik tarzı olabilir.

Durumsallık yaklaşımı özellikle iki faktör üzerinde çok durulmuştur. Bunlar "teknoloji" ve "çevre" (environment) faktörleridir. Ayrıca "büyüklük" (size) ve "organizasyonu oluşturan personelin niteliği" de bazen ele alınmıştır.

Organizasyon ve Teknoloji

   Durumsallık yaklaşımında teknoloji sadece üretim teknolojisinin organizasyon yapısı üzerindeki etkileri şeklinde ele alınmıştır.

Bir organizasyonun en önemli yanı başarmayı amaçladığı iş ve bu işi yapmak için kullandığı teknolojidir.

T eknoloji bir organizasyonda;     Kişileri Grupları Örgütsel İlişkileri Yönetim ve süreçleri… Teknolojiyi, genel olarak, inputları output'a çevirmeye yarayan teknik araçlar topluluğu olarak tanımlamak mümkündür. Bu araçlar fiziksel araçlar olabileceği gibi (makine, teçhizat, donanım vs), fikirsel araçlar (çeşitli modeller, programlar, kavramlar) şeklinde de olabilir



Yönetim ve organizasyon alanında bilimsel metot kullanılarak yapılan saha araştırmaları (field study) örnekleri olarak şu çalışmalar ele alınmıştır:

 Woodward Çalışması  Aston Grubu Çalışması (Birmingham Çalışması)  Tavistock Enstitüsü Çalışmaları (Trist-Bamforth Çalışması - İngiliz Kömür Madeni Çalışması)  James Thompson'un Temel Teknolojiler Sınıflaması  Charles Perrovv'un Rutin - Rutin Olmayan İş Sınıflamaları

Woodward Çalışması

 Bir organizasyonu karakterize eden yukarıda belirttiğimiz yapısal (struc tural) ve davranışsal (behavior) unsurlarla teknoloji arasındaki ilişki Joan Woodward tarafından araştırılmıştır.

 Woodward'in ilk amacı, klasik yaklaşımın öne sürdüğü iddiayı, yani her yer ve koşulda geçerli en iyi organizasyon yapısı ve yönetim sistemi bulunduğu iddiasını test etmek olmuştur.

 Ancak araştırma sonuçlarının bu iddiayı desteklememesi üzerine, veriler yeniden incelenmiş ve organizasyonların kullandıkları teknoloji ile organizasyon yapıları arasındaki ilişkiler ele alınmıştır.

 Araştırmanın ilk amacına uygun olarak Essex bölgesindeki 100 imalat işletmesinden aşağıdaki konularla ilgili veriler toplanmıştır:  İşletmenin geçmişi, amaçları    Kullanılan imalat süreç ve metotları İşletmenin organizasyonu ve yönetiminde kullanılan çeşitli formlar ve rutin süreçler işletmelerin ticari başarısını değerlemeye yarayacak çeşitli rakamlar.

Yapılan araştırmalar sonucunda aşağıdaki farklılıklar tespit edilmiştir:    Yönetim kademeleri sayısı medyan = 4 olmak üzere 2 ile 12 arasında değişmiştir.

Tepe yöneticilerinin kontrol alanı medyan = 6 olmak üzere 2 ile 18 arasında değişmiştir.

İlk kademe yöneticilerin (first line supervisors) kontrol alanı medyan = 38 olmak üzere 10 ile 90 arasında değişmiştir.

 İmalat işçilerinin kurmay personele olan oranı 1

/

1 ile 10

/

1 arasında; direkt işgücünün endirekt işgücüne olan oranı da yine 1 / 1 ile 10 / 1 arasında değişmiştir.

    Woodward ve ekibi işletmeler arasındaki sözü edilen bu farklılıkların nedenlerini araştırmaya başlamışlardır. İşletmelerin başarıları (etkinlikleri) ile organizasyon yapıları karşılaştırılmıştır. (Karlılık, Pazar payı gibi) Buna göre işletmeler ortalamanın üstünde, ortalama ve ortalamanın altında olmak üzere üç grupta toplanmıştır. Ancak işletmelerin başarı durumları ile organizasyon yapıları arasında düzenli bir ilişki bulunamamıştır.

Bunun üzerine, yukarıdaki organizasyon yapı farklılıklarını açıklamak üzere işletmelerin imalat türleri ve büyüklükleri incelenmiş fakat yine düzenli ve anlamlı bir ilişki bulunamamıştır.

Daha sonra araştırmacılar dikkatlerini işletmelerin kullandıkları teknoloji üzerinde yoğunlaştırmışlardır. Woodward ekibi teknolojiyi "imalat metot ve süreçleri" olarak tanımlamıştır. Bazı işletmelerin basit ve fazla çapraşık olmayan metot ve süreçlerle inputları output'a dönüştürebilecekleri, diğer bazılarının ise bu konuda son derece kompleks bir faaliyetler, aletler ve teçhizat topluluğu kullanabilecekleri düşünülmüştür.

 Woodward araştırması organizasyonun bütünü ile ilgilidir.

 Woodward ve ekibi araştırma konusu olan işletmelerin kullandıkları imalat metot ve süreçlerini;   Bunların işletme içindeki tarihsel gelişimine Bu süreçlerle çeşitli teçhizat ve donanım arasındaki ilişkilere  Süreçlerde yapılan faaliyetlerin tekrarlanan cinsten olup olmadığına ve birbirleri ile ilişkilerine göre, gruplamışlar ve bunun sonucu olarak üç ayrı teknolojik düzeyi belirlemişlerdir.

 Birim (unit) veya küçük partiler üretimi (small batch production)   Kitle üretimi (mass production) veya büyük partiler üretimi (large batch production) Süreç üretimi (process production) Toplanan verilerin bu şekilde gruplanması ile işletmelerin organizasyon yapıları ve yukarıda bahsedilen yapısal farklılıklar arasında düzenli ve anlamlı ilişkiler belirlenmiştir 30

 Birim üretimine dayanan teknolojide output, kendine yeterli birimler içinde ve müşteri spesifikasyoniarına göre imal edilmektedir. Faaliyetler genellikle arka arkaya tekrarlanan cinsten değildir. Teçhizat kullanımı her siparişte değişiktir.

Standartlaşma hemen hemen yoktur.

 Kitle üretimi ile ilgili teknolojide ise output'un büyük partiler halinde üretimi söz konusudur. Output büyük ölçüde standarttır. Süreç içindeki faaliyetler ve kullanılan teçhizat arasındaki ilişkiler az çok belirli ve tekrarlanan cinstendir.

 Süreç üretimi ile ilgili teknoloji ise kitle üretiminin daha gelişmişidir. Output tamamen standarttır. İmalat sürecindeki faaliyetler, imalat akışı ve kullanılan teçhizat arasındaki ilişkiler tamamen belirli ve tekrarlanan cinstendir. Büyük rafineriler, kimyevi maddeler üretimi, kâğıt üretimi bu tür teknolojiye bir örnektir.

1. Medyan 2. Medyan 3. Medyan 4. Medyan Yönetim Kademesi Tepe Yönetici Kontrol Alanı İlk Kademe Yönetici Kontrol Alanı Direkt / Endirekt İşgücü Oranı 5. Medyan İmalat İşçisi / Kurmay Personel Oranı Birim Üretimi Kitle Üretimi Süreç Üretimi 3 4 23 9 / 1 8 / 1 4 7 48 4 / 1 5.5/ 1 6 10 15 1 / 1 2/1

Bulgular

 Birim teknolojide küçük ve samimi grupların mevcudiyetini, katılmanın (participation) yüksek olduğunu, iş ilişkilerinde katılığın olmadığını ve müsaade edici bir ortamın (permissiveness) bulunduğunu  Kitle üretiminde ise görevlerin açık seçik belirlendiğini, emir komuta kurmay çatışmasının bulunduğunu ve endüstriyel ilişkilerin genellikle iyi olmadığını,  Süreç teknolojide ise durumun birim teknolojiye benzediğini belirlemiştir 33 . Ayrıca, birim üretimi ve süreç üretiminde sözlü iletişimin yazılı iletişimden daha fazla kullanıldığı, kitle üretiminde ise durumun bunun tersi olduğu belirlenmiştir.

 Bu bulguların organizasyon yapı ve dinamiği açısından anlamı nedir?

Tekonoloji Türü

Birim Kitle Süreç

Organizasyon Yapısı

Mekanik Organik Mekanik Organik Mekanik Organik

Muhtemel Sonuç

Başarısızlık Başarı Başarı Başarısızlık Başarısızlık Başarı

 Birim teknoloji kullanan işletmelerde, personel arası ilişkiler ve iletişim organik yapı tarzında olmak zorundadır. Her şey müşteri spesifikasyonuna göre şekil almaktadır. Faaliyetlerin rutin olmaması ve her an sorunların ortaya çıkma ihtimali standartlaştırmayı engellemektedir.

 Benzer şekilde süreç üretimi yapan işletmelerde de kullanılan teçhizat ve donanımın çapraşıklığı ve otomasyonun mevcudiyeti daha az personeli gerektirmektedir. Mevcut personel de teknik açıdan bilgili ve becerili olduğundan çok yakından kontrole gerek kalmamaktadır.

 Kitle üretiminde ise üretimin ekonomik olması üretimin büyük partiler halinde olmasına bağlıdır. Bu ise standart bir malı, iyi ve hassas bir iş akışı ile planlamayı gerektirmektedir. Bunun sonucu olarak görevler açık ve seçik tanımlanmalı ve kişilerarası iş akışı daha önceden belirlenmelidir. Dolayısıyla bu tür bir teknoloji, formal bir organizasyon yapısını gerektirmektedir

Aston Grubu Araştırması

Aston Grubu organizasyon yapıları İle ilgili olarak üç ana değişken üzerinde durmuştur. Bunlar:  Faaliyetlerin yapılandırılması: Bu değişken personelin davranışı ve yapacağı işlerin önceden belirlenmesi, formal ve yazılı iş yapma yöntem ve rutininin geliştirilmesi, ihtisaslaşma, standartların geliştirilmesi, işbölümü, yönetim kademeleri gibi unsurları içermektedir.

  Otorite yoğunlaşması: Bu değişken organizasyonda karar verme yetkisinin nasıl ve hangi kademelerde kullanıldığı ile ilgilidir.

İş akışının kontrolü: Bu değişken iş akışının çeşitli gayri-şahsi (impersonal) yöntem ve usullere mi bağlandığı yoksa bu kontrolün emir-komuta personelinin kararlarına mı bırakıldığı ile ilgilidir.

 Aston Grubu organizasyonun büyüklüğü (size) arttıkça, organizasyonda ihtisaslaşma ve formalleşmenin de arttığını belirlemiştir.

Organizasyon ve Çevre

 Yönetim ve organizasyonda durumsallık yaklaşımının üzerinde önemle durduğu diğer bir koşul (contingency), organizasyonların içinde faaliyette bulundukları çevre (environment) olmuştur.  Pek çok araştırmacı çevre koşullarının organizasyonları nasıl etkilediğini, çevre koşullarına bağlı olarak organizasyon yapılarının, karar mekanizmalarının, liderlik tarzlarının vs farklılık gösterip göstermediğini araştırmıştır.

Çevre Anlamı ve Kavramsallaştırılması

 Çevre'yi, organizasyonun sınırları dışında kalan her şey olarak tanımlamak mümkündür.

 Bu dönemde çevre koşullarını ayrı ayrı unsurlar açısından incelemek daha çok kullanılan bir metot olmuştur. Örneğin çevre koşulları, dengelilik (sta- bility), değişirlilik, değişim hızı, komplekslik (çapraşıklık), belirsizlik gibi boyutlar açısından incelenmiş ve bu boyutlara uygun olan organizasyon süreçleri araştırılmıştır.

Yazar(lar) Emery ve Trist (1965) Terrebery (1968) Thompson (1967) Aldrich (1972) Child (1972) Burns ve Stalker (1961) Lawrence ve Lorsch (1969) Hinings (1974) İlişkisiz Durgun Çevre Boyutları Karşılıklı İlişkili Çalkantılı (turbulent) Homojen Dengeli Heterojen Değişken Dengelilik Yoğunlaşmış Homojen Dengesizlik Dağınık (dispersed) Heterojen Basit Durgun Az Değişirlilik Dengeli Kestirilebilir (predictable) Çapraşık (kompleks) Değişken Yüksek Değişirlilik Değişir Kestirilemez

Çevre, organizasyon yapı ve süreçlerini etkileyen bir koşul olarak ele alındığında, çevresel koşulların yukarıdaki boyutlarla ifade edilen niteliklerine göre "en uygun" sayılacak yapı ve süreçler farklı olacaktır.

Örneğin çevresel koşulların durgun ve kestirilebilir (predictable) olduğu bir ortamda faaliyet gösteren bir organizasyonun yapısı, çalkantılı bir ortamda faaliyet gösteren bir organizasyonun yapısından ve kullandığı süreçlerden farklı olacaktır.

 Bu dönemde çevre ile ilgili pekçok araştırma yapılmıştır. Bazıları şunlardır:  Burns ve Stalker Çalışması  Lawrence Lorsch Çalışması  Emery Trist Çalışması  James Thompson Çalışmaları  Robert Duncan Çalışması

B

URNS

–S

TALKER ÇALIŞMASI

 İngiltere'de 20 endüstri işletme üzerinde yapılmıştır.

 Burns ve Stalker şu sorunun cevabını araştırmışlardır: İşletmelerin or ganizasyon yapıları ve yönetim uygulamaları (süreçler) dış çevre koşulları tarafından nasıl etkilenmektedir.

 Burns ve Stalker'in saha sosyolojisi (field-sociology) ve sosyal antropoloji ile ilgili araştırmalarda yaygın olarak kullanıldığını belirttikleri bu metotla, başta işletme tepe yöneticileri olmak üzere pek çok yönetici mülakata tabi tutulmuş, çeşitli alanlarda gözlemler yapılmış ve davranışları etkileyen ilke ve yöntemler belirlenmiştir.

   Burns ve Stalker'in incelediği işletmeler arasında sun'i ipek işletmesi bir aşırı ucu (extreme) oluştururken elektronik işletmeleri de öbür aşırı ucu oluşturmuştur.

Rekabetin çok kuvvetli olduğu bir endüstri dalında çalışan suni ipek işletmesi için maliyetleri minimumda tutmak ve mümkün olduğu kadar etkin çalışmak yaşamının ilk şartları olmaktadır.

Buna karşılık elektronik endüstrisinde sürekli olarak yenilik yapmak ve daha gelişmiş parçaları kullanmak, esnek ve yaratıcı olmak başarının temel şartlan olmaktadır.

Suni ipek işletmesinde merkezi, iş tariflerinin ayrıntılı olarak yapıldığı ve ayrıntılı politika, ilke ve yöntemlere dayanan bir yönetim tarzının bulunmasına karşılık; elektronik işletmelerinde görev tanımlarının ayrıntılı olmasından bilinçli olarak kaçınılmış, emir- komuta zinciri açık bir şekilde belirlenmemiş, personelin yaptığı iş haftadan haftaya veya aydan aya değişen ve sorunların çözümünde otorite'den hareket yerine bilgi'den hareketi esas alan bir yönetim tarzı belirlenmiştir.

 Burns ve Stalker, "çevre" unsurunu "teknoloji ve pazardaki değişme hızı" boyutuna göre incelemişlerdir.

 Buradaki değişme hızı yeni buluşların ortaya çıkması, teknolojik yenilikler, yeni ve değişik mal talebindeki artış gibi konuları içermektedir.

 Teknoloji ve pazar ile ilgili bu tür değişimler ve değişim hızı işletmelerdeki yönetim süreçlerini etkileyen en önemli unsur olarak belirlenmiştir.  Bu çalışmalar sonucu, Burns ve Stalker, işletmelerdeki organizasyon yapılarını "mekanik" (mechanistic) ve "organik" (organic), olmak üzere iki grupta sınıflandırmışlardır.

 Mekanik organizasyon yapısı, çevre koşullarının durgun ve dengeli (stable), değişim hızının çok az olduğu durumlarda en uygun yapı; en uygun organizasyon yapısı olarak belirtilmektedir orga nik yapı ise çevre koşullarının sürekli ve hızlı olarak değiştiği durumlarda

 Burns ve Stalker'in araştırmaları sonucu ulaştıkları genel sonuç şu ol muştur. Eğer organizasyon yapısı ile organizasyonda kullanılan süreçler çevre koşullarına bağlı olan bir bağımlı değişken olarak ele alınırsa, "en iyi" sayılacak bir organizasyon yapısına ulaşmak için izlenecek bir seri ilke (prensip) yoktur.

 Çevre koşullarının özelliklerine göre uygun olan organizasyon yapısı değişecektir. Çevre koşullarının hızla değiştiği bir ortamda çalışan işletmeler için organik organizasyon yapısı uygun olacaktır.

 Oysa çevre koşullarının durgun ve dengeli olduğu durumlar için mekanik organizasyon yapısı daha uygun olacaktır.

 Durumsalllık yaklaşımı kapsamında teknoloji ve çevre faktörlerinin örgütsel yapı üzerindeki etkisini araştıran pek çok çalışma gerçekleştirilmiştir. Yapılan tüm çalışmaların sonucunda,  Örgütler için tek ve doğru bir örgütsel yapının olamayacağı,  Örgütlerin kullandıkları teknoloji, bulundukları çevre gibi faktörlere göre doğru örgüt yapısına ulaşacakları saptanmıştır.

Durumsallık yaklaşımı önemli bir mihenk taşıdır. Bu dönemden sonra tek ve doğru düzen hemen hemen hiç düşünülmemiştir.