Transcript PROW 2007-2013 Działanie 3.3 Odnowa i rozwój wsi

Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego
Departament Programów Rozwoju Obszarów Wiejskich
Wniosek o płatność w ramach działania
313, 322, 323 „Odnowa i rozwój wsi”
17 września 2010 rok
Wniosek o płatność
Wniosek o płatność wraz z załącznikami należy złożyć osobiście,
przez pełnomocnika lub przez osobę upoważnioną
Miejscem składania wniosków jest sekretariat
Departamentu Programów Rozwoju Obszarów Wiejskich
Urzędu Marszałkowskiego Województwa Pomorskiego
ul. Augustyńskiego 2; pokój 300 A (III piętro)
80-819 Gdańsk;
od poniedziałku do piątku
w godzinach od 7:45 – 15:45
Wniosek o płatność
Beneficjent zobowiązuje
się do spełnienia warunków
określonych w Programie, ustawie i rozporządzeniu oraz
realizacji operacji zgodnie z postanowieniami umowy,
a w szczególności:
poniesienia kosztów, stanowiących podstawę wyliczenia
przysługującej Beneficjentowi pomocy, w formie rozliczenia
bezgotówkowego,
przeprowadzonego
przelewem
za
pośrednictwem rachunku bankowego
Wniosek o płatność
Kwalifikowalność wydatków:
 rozliczenia bezgotówkowe
Początek okresu kwalifikowalności:
 koszty ogólne – poniesione po 1 stycznia 2007 r.
 pozostałe koszty – poniesione po dniu złożenia wniosku
o przyznanie pomocy
Koszty ogólne do wysokości 10 % pozostałych kosztów
kwalifikowalnych
Wniosek o płatność-załączniki
1. Faktury
dowodowej
i
dokumenty
o
równoważnej
wartości
Propozycja opisu na dokumentach księgowych (drugostronnie).
Poniższy opis znajduje się na stronie internetowej DPROW
w zakładce Działania samorządowe, Odnowa i rozwój wsi,
Dokumenty związane z działaniem.
Dokument księgowy zgodnie z Ustawą o rachunkowości powinien
zawierać następujące elementy:




Sprawdzono pod względem merytorycznym,
Sprawdzono pod względem formalno - rachunkowym,
Zatwierdzono do wypłaty,
Dekretacja księgowa (jeżeli dotyczy),
Wniosek o płatność-załączniki
Pozostałe elementy opisu dokumentu księgowego:




Nazwa działania: ”Odnowa i Rozwój wsi”
Umowa o przyznanie pomocy nr ............
…………………………..z dnia ...............................................
tytuł operacji…………………………
Umowa z wykonawcą / zlecenie z dostawcą nr........
z dnia ...................(jeżeli dotyczy)
Data i podpis osoby sporządzającej opis dokumentu
Wniosek o płatność-załączniki



Adnotacja:
wskazująca numer odrębnego konta – syntetycznego lub
analitycznego albo kodu rachunkowego w przypadku
Beneficjentów prowadzących pełną księgowość na podstawie
ustawy z dnia 29 września 1994 r.o rachunkowości (Dz.U.z 2009
r. Nr 152, poz. 1223z późn. zm.). albo
wskazująca
numer
pozycji
z
„Zestawienia
wszystkich
dokumentów księgowych dotyczących operacji” – Beneficjenci
nie prowadzący pełnej księgowość na podstawie ustawy z dnia
29 września 1994 r.o rachunkowości (Dz.U. z 2009 r. Nr 152,
poz. 1223z późn. zm.)

Data i podpis osoby odpowiedzialnej za w/w wskazania.
Wniosek o płatność-załączniki
Zgodnie ze zmieniającym Rozporządzeniem do Odnowy
i Rozwoju Wsi z dnia 12 sierpnia 2010 r. §4 ust. 1 pkt.
2 w przypadku gdy zdarzenie powoduje poniesienie
kosztów kwalifikowalnych należy stosować oddzielny
system rachunkowości albo odrębny kod rachunkowy.
Powyższe zapisy będą sprawdzane na etapie
kontroli/wizytacji w miejscu. W przypadku nie
stosowania się do zapisów Rozporządzenia koszty
kwalifikowalne podlegające refundacji zostaną
pomniejszone o 10%.
Wniosek o płatność-załączniki
2. Decyzja ostateczna o pozwoleniu na użytkowanie obiektu
budowlanego, jeżeli właściwy organ nałożył taki obowiązek
w wydanym pozwoleniu na budowę lub nałożył taki obowiązek
innymi decyzjami (oryginał lub kopia).
Należy
dostarczyć
decyzję
z
pieczęcią
Powiatowego/
Wojewódzkiego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego „Decyzja
stała się ostateczna z dniem…”
Wniosek o płatność-załączniki
3. Dokumenty potwierdzające odbiór/wykonanie prac:





Protokoły odbioru robót;
Protokoły z odbioru, zamontowania i uruchomienia
urządzeń;
Protokoły odbioru wyposażenia z wykazem wszystkich
dostarczonych pozycji;
Inne protokoły odbioru/przekazania do użytkowania
poszczególnych części/całości projektu
Wszystkie zakupione maszyny, urządzenia muszą być
zamontowane oraz uruchomione.
Protokoły odbioru robót:


mogą być sporządzone odrębnie do każdej faktury lub
zbiorczo dla kilku faktur np. gdy występuje ten sam
wykonawca;
powinny być podpisane przez wszystkich członków komisji
reprezentujących wykonawcę i inwestora;
Wniosek o płatność-załączniki
4. Dokumenty potwierdzające przyznanie dotacji
dofinansowania oraz opis sposobu ich rozliczenia:
lub
dokument powinien zawierać czytelny i nie budzący wątpliwości opis
sposobu rozliczenia środków finansowych przeznaczonych na zakres
rzeczowy, który pokrywa się z zakresem rzeczowym realizacji
operacji;

wskazane jest aby wykonać zestawienie kosztów operacji
z wyodrębnieniem kosztów kwalifikowalnych wraz z podaniem źródeł
ich finansowania;

Wniosek o płatność-załączniki
5. Kosztorys powykonawczy


jest załącznikiem obligatoryjnym do wniosku o płatność,
powinien odzwierciedlać stan faktyczny wykonanych prac i nie
może być kopią kosztorysu ofertowego. W przypadku gdy
podczas przeprowadzonej kontroli u beneficjenta okazuje się,
że stan rzeczywisty wykonanych prac jest zupełnie inny niż
wynika to z kosztorysu powykonawczego, dokonywana jest
korekta kwoty pomocy na etapie weryfikacji wniosku o płatność.
Niezależnie
od
rodzaju
umowy
(ryczałtowa
czy
kosztorysowa), dla prawidłowego rozliczenia zawartej
z SW umowy i prawidłowego (zgodnego ze stanem
faktycznym)
wypełnienia
zestawienia
rzeczowo
finansowego
z
realizacji
operacji
konieczne
są
szczegółowe obmiary elementów składowych operacji
przed złożeniem wniosku o płatność.
Ewentualne zmiany w trakcie procesu przygotowania i realizacji
inwestycji
Każda zmiana
akceptacji SW.
zakresu
rzeczowego
operacji
wymaga
SW sprawdza:
zgodność zmiany z przepisami prawa (m.in. zamówienia
publiczne, z par. 144 ustawy prawo zamówień publicznych),
 zakres zmian rzeczowy i finansowy (kosztorys różnicowy),
 czy
zmiana nie wpłynie na zmianę celu projektu oraz
zwiększenie kwoty pomocy,

-
Ewentualne zmiany w trakcie procesu przygotowania i
realizacji inwestycji
Zmiany w trakcie realizacji inwestycji są dopuszczalne jeżeli:
- są zgodne z przepisami prawa (zamówienia publiczne, prawo
budowlane, inne przepisy),
- zostaną odpowiednio udokumentowane i wycenione (protokoły
konieczności,
kosztorysy
różnicowe,
aneksy
do
umowy
z wykonawcą),
- roboty zamienne – w ramach kosztów kwalifikowalnych, jeżeli
zostały udokumentowane protokołami konieczności i wycenione
(kosztorysy różnicowe) i jeżeli nie mają wpływu na UZYSKANIE
CELU OPERACJI,
- zostaną zgłoszone przed ich dokonaniem i zaakceptowane przez
SW (aneks lub pismo).
Ewentualne zmiany w trakcie procesu przygotowania i realizacji
inwestycji
Warunek akceptacji przez SW:

niezwłoczne zgłoszenie zmian do SW, wraz z uzasadnieniem
i dokumentami opisanymi w poprzednim slajdzie;



akceptacja SW jest potwierdzana na piśmie, lub wprowadzona
aneksem – jeżeli wpływa na treść zestawienia rzeczowofinansowego operacji;
zmiana umowy nie może powodować zwiększenia kwoty pomocy
ani zmiany celu operacji;
każda zmiana zakresu rzeczowo – finansowego w trakcie realizacji
wymaga udokumentowania faktycznie zrealizowanych kosztów
kosztorysem powykonawczym.
Ewentualne zmiany w trakcie procesu przygotowania i realizacji
inwestycji
Roboty dodatkowe w uproszczeniu możemy zdefiniować jako
wprowadzenie do zakresu inwestycji objętego operacją
(przetargiem) nowej pozycji, nie ujętej w zestawieniu
rzeczowo-finansowym ( w specyfikacji przetargowej).
Roboty dodatkowe nie ujęte w umowie stanowią koszty
niekwalifikowalne. Roboty dodatkowe są zawsze finansowane w
100% przez beneficjenta (nie ma możliwości dofinansowania
robót dodatkowych ze środków Programu, nawet w sytuacji,
gdy na podstawowym zakresie inwestycji pojawiają się tzw.
„Oszczędności„
Ewentualne zmiany w trakcie procesu przygotowania i realizacji
inwestycji
Uwaga!



należy zgłaszać i dokumentować każdą zmianę w realizacji
operacji (sankcjonowanie aneksem);
nawet zmiana nie usankcjonowana wcześniej aneksem
(sytuacje zastane) może być rozliczona, pod warunkiem
rzetelnej informacji dołączonej do wniosku o płatność końcową
(zestawienie
rzeczowo
finansowe
sporządzone
według
rzetelnych obmiarów);
konieczny rzetelny odbiór inwestycji ze szczegółowymi
obmiarami wszystkich elementów inwestycji.
Kontrola zrealizowanego zakresu rzeczowego operacji (wniosek o
płatność końcową)


Kontrola administracyjna – zestawienie rzeczowo-finansowe
do ostatniego aneksu do umowy, umowa z wykonawcą,
protokół odbioru, faktury (w przypadku zmiany realizacji –
dodatkowo kosztorys powykonawczy);
Kontrola na miejscu – rzeczywiste obmiary wykonanych
prac;
Kontrola na miejscu stwierdzi niezgodność realizacji z umową,
jednakże nie będzie to nieprawidłowość, bowiem beneficjent
sam skorygował zestawienie rzeczowo finansowe i przedstawił
faktycznie
zrealizowany
zakres
w
ujęciu
rzeczowym
i
finansowym
w
kosztorysie
powykonawczym.
Dofinansowanie będzie liczone w stosunku do wartości
zrealizowanej i opłaconej.
Kontrola zrealizowanego zakresu rzeczowego operacji (wniosek o
płatność końcową)
Uwaga!
Stwierdzenie w trakcie kontroli na miejscu innego sposobu realizacji
projektu niż to wynika z protokołu odbioru i zestawienia rzeczowofinansowego z realizacji operacji oznacza potwierdzenie nieprawdy
w dokumentach i jest klasyfikowane jako przestępstwo podlegające
zgłoszeniu do prokuratora!
Wniosek o płatność – kary umowne
Kary umowne – koszty niekwalifikowalne
(w przypadku kompensaty ze zobowiązaniem wynikającym
z faktury)

Kary umowne są dokumentowane notą obciążeniową,

Nota jest wpisywana do sekcji V WoP Wykaz faktur ze znakiem””,

Kary naliczane od kwoty brutto pomniejszają koszty całkowite o
kwotę brutto, natomiast koszty kwalifikowalne o kwotę netto
(kwota brutto pomniejszona o VAT),

Kary naliczane od kwoty netto pomniejszają koszty całkowite
jak również koszty kwalifikowalne o tą samą kwotę,

Poprawna kwota kosztów kwalifikowalnych jest odpowiednio
przenoszona do sekcji IV Dane dotyczące WoP oraz VI
Zestawienie Rzeczowo-Finansowe,

Należy pamiętać o poprawnym, proporcjonalnym obliczeniu
odchyleń zgodnie ze wzorem podanym w instrukcji wypełniania
WoP.
Wniosek o płatność
Podsumowanie:




Do wniosku należy złożyć załączniki zgodnie z zawartym do WoP
wykazem
Przy nazwie każdego załącznika należy pamiętać o wpisie liczby
składanych załączników oraz w posumowaniu liczbę załączników
ogółem
W zależności od rodzaju załącznika należy złożyć oryginał lub
kopię.
Faktury (…) oraz dowody zapłaty potwierdza za zgodność
z oryginałem wyłącznie pracownik UM, natomiast pozostałe
kopie mogą być potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez:
• pracownika UM
• notariusza bądź w sytuacji, gdy w danej miejscowości nie
funkcjonuje kancelaria notarialna przez wójta, burmistrza lub
pracowników
urzędów
gminy/miasta
działających
z upoważnienia w/w organów
• podmiot, który wydał dokument
Wniosek o płatność
Podsumowanie, c.d:


Dane Beneficjenta w załącznikach powinny być zgodne z danymi
wniosku,
Weryfikacji podlega również obecność stosownych pieczęci
i podpisów, jeżeli WOP podpisywany jest przez z-ce wójta,
koniecznym
jest
dołączenie
stosownego
upoważnienia
wskazującego zakres wykonywanych czynności,

We wszystkich załącznikach (czytelny podpis lub parafka i imienna
pieczątka),

Zaświadczenia, opinie, protokoły ważne są bezterminowo chyba,
że z ich treści lub instrukcji do wniosku wynika inaczej,

Należy zgłaszać i dokumentować każdą zmianę w realizacji
operacji, nawet zmiana nie usankcjonowana aneksem może być
rozliczona, pod warunkiem rzetelnej informacji dołączonej do
wniosku o płatność końcową.
Departament Programów Rozwoju
Obszarów Wiejskich
Urząd Marszałkowski Województwa
Pomorskiego
www.dprow.woj-pomorskie.pl
tel: (058) 32 61 650
fax: (058) 32 61 673
email: [email protected]
Dziękuję za uwagę.