Transcript prezentacja M. Mochocka nt. przygotowanie i rozliczanie




Załącznik do wniosku – tabela elementów scalonych
(kosztorys inwestorski);
Załącznik do umowy – jw.
Załącznik do aneksu po przetargu – kosztorys
ofertowy;
UWAGA! Przyjęte zasady rozliczania projektów w
oparciu o pozycje zestawienia rzeczowo –
finansowego wykluczają możliwość zawierania umów
ryczałtowych w „czystej formie”.
Ustalona w wyniku zamówienia publicznego cena musi
być skalkulowana w sposób umożliwiający jej rozbicie
na poszczególne pozycje zestawienia rzeczowo
finansowego.
Sytuacja idealna – bez zmian w trakcie
realizacji:
 Zakres rzeczowy we wniosku = zakres
rzeczowy w umowie o dofinansowanie =
zakres rzeczowy zrealizowany
 Kosztorys inwestorski = przedmiar robót
(specyfikacja przetargowa) = kosztorys
ofertowy = protokół odbioru.
ewentualne zmiany w sposobie realizacji inwestycji
rozpatrywane są pod kątem realizacji celu operacji.
Zmiany umowy dotyczące zmiany celu operacji są
nieważne.
Inne zmiany umowy są dopuszczalne jeżeli:
1. Są zgodne z przepisami prawa (zamówienia
publiczne, prawo budowlane, inne przepisy),
2. zostaną
odpowiednio
udokumentowane
i
wycenione (protokóły konieczności, kosztorysy
różnicowe, aneksy do umowy z wykonawcą),
3. zostaną
zgłoszone przed ich dokonaniem i
zaakceptowane przez SW (aneks lub pismo).


Roboty dodatkowe są zawsze finansowane w
100% przez beneficjenta (nie ma możliwości
dofinansowania
robót
dodatkowych
ze
środków programu nawet w sytuacji, gdy na
podstawowym zakresie inwestycji pojawią się
tzw. „oszczędności”).
Roboty dodatkowe w uproszczeniu możemy
zdefiniować jako wprowadzenie do zakresu
inwestycji objętego operacją (przetargiem)
nowej pozycji, nie ujętej w zestawieniu
rzeczowo
finansowym
(w
specyfikacji
przetargowej).
Na etapie przygotowania przetargu
wykrycie błędów w dokumentacji projektowej,
 Wykrycie błędów w kosztorysie inwestorskim,
 Zmiana koncepcji spowodowana „upływem czasu”,
itp.
JEST CZAS NA „WYPROSTOWANIE”!
PISMO DO SW Z WYJAŚNIENIEM I PROŚBĄ O
AKCEPTACJĘ (ANEKS DO UMOWY, LUB PISMO).
WPROWADZENIE NOWYCH POZYCJI NIE BĘDZIE
KOSZTEM KWALIFIKOWALNYM.

Na etapie procedury zamówień publicznych:

pytania oferentów związane z:
◦ błędami w kosztorysie,
◦ Błędami w dokumentacji technicznej,
◦ Ew. inne?
Postępujemy zgodnie z ustawą prawo zamówień
publicznych. Wprowadzone do specyfikacji
zmiany zgłaszamy wraz z przedłożeniem do
kontroli SW dokumentów z przeprowadzonego
zamówienia publicznego. Zmiany będą
usankcjonowane w aneksie sporządzanym po
kontroli przetargu.
Zmiany w trakcie realizacji inwestycji:
 Są możliwe tylko wówczas, jeżeli zostały wprowadzone
zgodnie z par. 144 ustawy prawo zamówień publicznych
 roboty zamienne – w ramach kosztów kwalifikowalnych, jeżeli
zostały udokumentowane protokółami konieczności i
wycenione (kosztorysy różnicowe) i jeżeli nie mają wpływu na
uzyskanie CELU OPERACJI.
Warunek akceptacji:
Niezwłoczne zgłoszenie zmian do SW, wraz z uzasadnieniem +
dokumenty jw.
Akceptacja w formie aneksu do umowy.

Roboty dodatkowe – koszty niekwalifikowalne –
poza umową
Każda zmiana zakresu rzeczowego operacji wymaga akceptacji
SW.
SW sprawdza:
 Zgodność zmiany z przepisami prawa (m.in. zamówienia
publiczne),
 Zakres zmian rzeczowy i finansowy (kosztorys różnicowy),
 Czy zmiana nie wpłynie na zmianę celu projektu.
Akceptacja jest potwierdzana na piśmie, lub aneksem – jeżeli
wpływa na treść zestawienia rzeczowo-finansowego operacji.
Zmiana umowy nie może powodować zwiększenia kwoty
pomocy ani zmiany celu operacji.
Każda zmiana zakresu rzeczowo – finansowego w trakcie
realizacji wymaga udokumentowania faktycznie
zrealizowanych kosztów kosztorysem powykonawczym.


Kontrola administracyjna – zestawienie
rzeczowo-finansowe do ostatniego aneksu do
umowy, umowa z wykonawcą, protokół odbioru,
faktury (w przypadku zmian w realizacji –
dodatkowo kosztorys powykonawczy).
Kontrola na miejscu – obmiary.
Uwaga! Stwierdzenie w trakcie kontroli na miejscu
innego sposobu realizacji projektu niż to wynika
z protokółu odbioru i zestawienia rzeczowo
finansowego z realizacji oznacza potwierdzenie
nieprawdy w dokumentach i jest klasyfikowane
jako przestępstwo podlegające zgłoszeniu do
prokuratora!!!!!!!!!
Niezależnie od rodzaju umowy (ryczałtowa czy
kosztorysowa), dla prawidłowego rozliczenia
zawartej z SW umowy i prawidłowego (zgodnego ze
stanem faktycznym) wypełnienia zestawienia
rzeczowo finansowego z realizacji operacji
konieczne są szczegółowe obmiary elementów
składowych operacji przed złożeniem wniosku o
płatność. W przypadku różnic w obmiarach w
stosunku do zawartej umowy konieczne jest
dołączenie do wniosku o płatność kosztorysu
powykonawczego.
Zestawienie rzeczowo finansowe do wniosku o
płatność – kolumna według realizacji = kosztorys
powykonawczy.
Kontrola na miejscu stwierdzi niezgodność realizacji
z umową, jednakże nie będzie to nieprawidłowość,
bowiem beneficjent sam skorygował zestawienie
rzeczowo finansowe i przedstawił faktycznie
zrealizowany zakres w ujęciu rzeczowym i
finansowym w kosztorysie powykonawczym.
Dofinansowanie będzie liczone w stosunku do
wartości zrealizowanej i opłaconej.



Należy zgłaszać i dokumentować każdą zmianę w
realizacji operacji (sankcjonowanie aneksem).
Nawet zmiana nie usankcjonowana wcześniej
aneksem (sytuacje zastane) może być rozliczona,
pod warunkiem rzetelnej informacji dołączonej do
wniosku o płatność końcową (zestawienie rzeczowo
finansowe sporządzone według rzetelnych
obmiarów).
Konieczny rzetelny odbiór inwestycji ze
szczegółowymi obmiarami wszystkich elementów
inwestycji.

-
-
-
-
-
Podstawowe zobowiązania Beneficjenta:
Osiągnięcie celu operacji i jego zachowanie przez 7 (5) lat od
dnia dokonania przez Agencję Płatniczą (ARiMR) płatności
ostatecznej;
Nie przenoszenia własności lub posiadania rzeczy nabytych w
ramach realizacji operacji lub sposobu ich wykorzystywania;
Umożliwienie przeprowadzenia kontroli, związanych z
przyznaną pomocą;
Przechowywanie dokumentów związanych z przyznaną
pomocą;
Informowanie Zarządu Województwa o okolicznościach
mogących mieć wpływ na wykonanie umowy
Dokumenty potwierdzające
odbiór/wykonanie prac:
- Protokoły odbioru robót;
- Protokoły z odbioru, zamontowania i uruchomienia
urządzeń;
- Protokoły odbioru wyposażenia z wykazem
wszystkich dostarczonych pozycji;
- Inne protokoły odbioru/przekazania do
użytkowania poszczególnych części/całości
projektu

Wszystkie zakupione maszyny, urządzenia muszą być
zamontowane oraz uruchomione.
Dziękuję za uwagę
Mirosława Mochocka