Transcript Omówienie zasad dotyczących realizacji operacji w

PROGRAM ROZWOJU OBSZARÓW
WIEJSKICH 2007-2013
działanie
„Odnowa i rozwój wsi”
Zestawienie rzeczowo-finansowe

Załącznik do wniosku – sporządzone na podstawie tabeli
elementów scalonych z kosztorysu inwestorskiego;

Załącznik do umowy – jw.

Załącznik do aneksu po przetargu – sporządzone na
podstawie kosztorysu ofertowy;
Zestawienie rzeczowo-finansowe
UWAGA!
Przyjęte zasady rozliczania projektów w oparciu o pozycje
zestawienia rzeczowo – finansowego wykluczają możliwość
zawierania umów ryczałtowych w „czystej formie”.
Ustalona w wyniku zamówienia publicznego cena musi być
skalkulowana w sposób umożliwiający jej rozbicie na
poszczególne pozycje zestawienia rzeczowo finansowego.
Kontrola zakresu rzeczowego operacji na
poszczególnych poziomach wdrażania
Sytuacja idealna – bez zmian w trakcie realizacji:

Zakres rzeczowy we wniosku = zakres rzeczowy w umowie
o dofinansowanie = zakres rzeczowy zrealizowany

Kosztorys inwestorski = przedmiar robót (specyfikacja
przetargowa) = kosztorys ofertowy = protokół odbioru.
Ewentualne zmiany w trakcie procesu
przygotowania i realizacji inwestycji
Zmiany umowy
nieważne.
dotyczące
zmiany
celu
operacji
są
Ewentualne zmiany w sposobie realizacji inwestycji zawsze
rozpatrywane są pod kątem realizacji celu operacji.
Ewentualne zmiany w trakcie procesu
przygotowania i realizacji inwestycji
Inne zmiany umowy są dopuszczalne jeżeli:
1.
2.
3.
Są zgodne z przepisami prawa (zamówienia publiczne,
prawo budowlane, inne przepisy),
zostaną odpowiednio
udokumentowane i
wycenione
(protokóły konieczności, kosztorysy różnicowe, aneksy do
umowy z wykonawcą),
zostaną zgłoszone przed ich dokonaniem i zaakceptowane
przez SW (aneks lub pismo).
Ewentualne zmiany w trakcie procesu
przygotowania i realizacji inwestycji
Roboty dodatkowe
Są zawsze finansowane w 100% przez beneficjenta (nie
ma możliwości dofinansowania robót dodatkowych ze
środków
Programu,
nawet
w
sytuacji,
gdy
na
podstawowym zakresie inwestycji pojawią się tzw.
„oszczędności”).
Ewentualne zmiany w trakcie procesu
przygotowania i realizacji inwestycji
Roboty dodatkowe w uproszczeniu możemy zdefiniować
jako wprowadzenie do zakresu inwestycji objętego
operacją (przetargiem) nowej pozycji, nie ujętej
w zestawieniu rzeczowo finansowym (w specyfikacji
przetargowej).
Zmiany w trakcie procesu przygotowania i realizacji
inwestycji (przykłady)
Na etapie przygotowania przetargu
Wykrycie błędów w dokumentacji projektowej,
 Wykrycie błędów w kosztorysie inwestorskim,
 Zmiana koncepcji spowodowana „upływem czasu”, itp.

JEST CZAS NA „WYPROSTOWANIE”!
PISMO DO SW Z WYJAŚNIENIEM I PROŚBĄ O AKCEPTACJĘ
(ANEKS DO UMOWY, LUB PISMO). WPROWADZENIE NOWYCH
POZYCJI NIE BĘDZIE KOSZTEM KWALIFIKOWALNYM.
Zmiany w trakcie procesu przygotowania i realizacji
inwestycji (przykłady)
Na etapie procedury zamówień publicznych:
 pytania oferentów związane z:
◦ Błędami w kosztorysie,
◦ Błędami w dokumentacji technicznej,
◦ Ew. inne?
Postępujemy zgodnie z ustawą prawo zamówień
publicznych. Wprowadzone do specyfikacji zmiany zgłaszamy
wraz
z
przedłożeniem
do
kontroli
SW
dokumentów
z przeprowadzonego zamówienia publicznego. Zmiany będą
usankcjonowane w aneksie sporządzanym po kontroli przetargu.
Zmiany w trakcie procesu przygotowania i realizacji
inwestycji (przykłady)
Zmiany w trakcie realizacji inwestycji:
Są możliwe tylko wówczas, jeżeli zostały wprowadzone
zgodnie z par. 144 ustawy prawo zamówień publicznych
 roboty zamienne – w ramach kosztów kwalifikowalnych, jeżeli
zostały
udokumentowane
protokółami
konieczności
i wycenione (kosztorysy różnicowe) i jeżeli nie mają wpływu na
uzyskanie CELU OPERACJI.

Zmiany w trakcie procesu przygotowania i realizacji
inwestycji (przykłady)
Warunek akceptacji przez SW:
Niezwłoczne zgłoszenie zmian do SW, wraz z uzasadnieniem
i dokumenty opisanymi w poprzednim slajdzie.
Akceptacja w formie aneksu do umowy.

Roboty dodatkowe – koszty niekwalifikowalne – poza
umową
Warunki akceptacji zmian w trakcie procesu
przygotowania i realizacji inwestycji
Każda zmiana
akceptacji SW.
zakresu
rzeczowego
operacji
wymaga
SW sprawdza:
Zgodność zmiany z przepisami prawa (m.in. zamówienia
publiczne),
 Zakres zmian rzeczowy i finansowy (kosztorys różnicowy),
 Czy zmiana nie wpłynie na zmianę celu projektu.

Warunki akceptacji zmian w trakcie procesu
przygotowania i realizacji inwestycji
Akceptacja
jest potwierdzana na piśmie, lub wprowadzona
aneksem – jeżeli wpływa na treść zestawienia rzeczowofinansowego operacji.
Zmiana
umowy nie może powodować
pomocy ani zmiany celu operacji.
Każda
zwiększenia
kwoty
zmiana zakresu rzeczowo – finansowego w trakcie
realizacji wymaga udokumentowania faktycznie zrealizowanych
kosztów kosztorysem powykonawczym.
Kontrola zrealizowanego zakresu rzeczowego
operacji (wniosek o płatność końcową)

Kontrola
administracyjna
–
zestawienie
rzeczowofinansowe do ostatniego aneksu do umowy, umowa
z wykonawcą, protokół odbioru, faktury (w przypadku zmian
w realizacji – dodatkowo kosztorys powykonawczy).

Kontrola na miejscu – obmiary.
Kontrola zrealizowanego zakresu rzeczowego
operacji (wniosek o płatność końcową)
Uwaga!
Stwierdzenie w trakcie kontroli na miejscu innego sposobu
realizacji projektu niż to wynika z protokołu odbioru i zestawienia
rzeczowo-finansowego z realizacji operacji oznacza potwierdzenie
nieprawdy
w
dokumentach
i
jest klasyfikowane
jako
przestępstwo podlegające zgłoszeniu do prokuratora!
Kontrola zrealizowanego zakresu rzeczowego
operacji (wniosek o płatność końcową)
Niezależnie od rodzaju umowy (ryczałtowa czy kosztorysowa),
dla
prawidłowego
rozliczenia
zawartej
z
SW
umowy
i prawidłowego (zgodnego ze stanem faktycznym) wypełnienia
zestawienia rzeczowo finansowego z realizacji operacji
konieczne są szczegółowe obmiary elementów składowych
operacji przed złożeniem wniosku o płatność, konieczne jest
dołączenie
do
wniosku
o
płatność
kosztorysu
powykonawczego.
Kontrola zrealizowanego zakresu rzeczowego
operacji (wniosek o płatność końcową)
Kontrola na miejscu stwierdzi niezgodność realizacji z umową,
jednakże nie będzie to nieprawidłowość, bowiem beneficjent sam
skorygował zestawienie rzeczowo finansowe i przedstawił
faktycznie zrealizowany zakres w ujęciu rzeczowym i finansowym
w kosztorysie powykonawczym. Dofinansowanie będzie liczone
w stosunku do wartości zrealizowanej i opłaconej.
Podsumowanie
Należy zgłaszać i dokumentować każdą zmianę w realizacji
operacji (sankcjonowanie aneksem).
 Nawet zmiana
nie usankcjonowana wcześniej aneksem
(sytuacje zastane) może być rozliczona, pod warunkiem
rzetelnej informacji dołączonej do wniosku o płatność końcową
(zestawienie
rzeczowo
finansowe
sporządzone
według
rzetelnych obmiarów).
 Konieczny rzetelny odbiór inwestycji ze szczegółowymi
obmiarami wszystkich elementów inwestycji.

Umowa o dofinansowanie – inne istotne zapisy
Beneficjent zobowiązany jest do przedłożenia Samorządowi Województwa
dokumentacji
z
przeprowadzonego
postępowania
o
udzielenie
zamówienia publicznego:
1. niezwłocznie po zawarciu umowy o przyznanie pomocy, w przypadku
postępowania zakończonego przed dniem jej zawarcia;
2. niezwłocznie po dniu zawarcia umowy w sprawie zamówienia
publicznego, w przypadku postępowania zakończonego po dniu
zawarcia umowy o przyznanie pomocy,
3. w formie kopii potwierdzonych za zgodność z oryginałem przez osobę
pełniącą funkcję kierownika Zamawiającego lub osobę upoważnioną
przez Zamawiającego (jeśli dotyczy).
Umowa o dofinansowanie – inne istotne zapisy
Beneficjent zobowiązany jest do przedłożenia Samorządowi Województwa
dokumentację
z
przeprowadzonego
postępowania
o
udzielenie
zamówienia publicznego, która obejmuje:
 kompletną
dokumentację
przetargową
przygotowaną
przez
Zamawiającego, w tym ogłoszenia,
 kompletną dokumentację z przebiegu prac komisji przetargowej, jeżeli
dotyczy,
 kompletną ofertę wybranego Wykonawcy wraz z umową zawartą z
wybranym Wykonawcą oraz formularze ofertowe pozostałych
wykonawców,
 kompletną dokumentację związaną z odwołaniami oraz zapytaniami
i wyjaśnieniami dotyczącymi SIWZ, jeżeli miały miejsce w danym
postępowaniu.
Umowa o dofinansowanie – inne istotne zapisy

Zmiana umowy:
o
Umowa może zostać zmieniona na wniosek każdej ze stron;
Zmiana umowy nie może powodować zwiększenia kwoty pomocy oraz
zmiany celu projektu;
o
Umowa o dofinansowanie – inne istotne zapisy
Podstawowe zobowiązania Beneficjenta:
1. Osiągnięcie celu operacji i jego zachowanie przez 7 (5) lat od dnia
dokonania przez Agencję Płatniczą (ARiMR) płatności ostatecznej;
2. Ograniczeń lub warunków w zakresie:
przenoszenia
własności
lub
posiadania
rzeczy
nabytych
w ramach realizacji operacji lub sposobu ich wykorzystywania,
- sposobu lub miejsca prowadzenia działalności związanej z przyznaną
pomocą;
3. Umożliwienie przeprowadzenia kontroli związanych z przyznaną
pomocą;
4. Przechowywanie dokumentów związanych z przyznaną pomocą;
5. Informowanie SW o okolicznościach mogących mieć wpływ na
wykonanie umowy.
Rozliczanie inwestycji

Dokumenty potwierdzające odbiór/wykonanie prac:
Protokoły odbioru robót;
Protokoły z odbioru, zamontowania i uruchomienia urządzeń;
Protokoły odbioru wyposażenia z wykazem wszystkich
dostarczonych pozycji;
- Inne protokoły odbioru/przekazania do użytkowania
poszczególnych części/całości projektu
-
Wszystkie zakupione maszyny, urządzenia muszą być
zamontowane oraz uruchomione.
DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ