Transcript sprawozdawczosc - Narodowe Centrum Badań i Rozwoju

1
10 września 2012 r.
Sekcja Monitoringu
i Sprawozdawczości
POIG
2
10 września 2012 r.
Wskaźniki produktu
Wskaźniki produktu dotyczące EPC w fazie składania wniosku obejmowały też np.
osobę spoza sfery B+R; wytyczne obecne nakazują aby w sprawozdawczości
wykazać tylko osoby związane ze sferą B+R. Czy w takiej sytuacji wskaźnik będzie
uznany za niewykonany? Jakie konsekwencje to oznacza?
Dla projektów zakończonych, w przypadku nieosiągnięcia wartości wskaźnika
(dotyczy tylko EPC) beneficjenci II osi priorytetowej powinni umieścić informację, że
docelowa wartość wskaźnika nie została osiągnięta ze względu na zmianę
interpretacji wskaźnika w trakcie realizacji projektu (pismo MNiSW-DWI-WMS524-11045-4/GP/11, z dnia 03.06.2011).
W przypadku projektów realizowanych w I osi priorytetowej zakładamy że wskaźnik
zostanie osiągnięty w 100% (w przypadku problemu w osiągnięciu wskaźnika
prosimy o kontakt z opiekunem projektu).
3
10 września 2012 r.
Kiedy i w jaki sposób korygować wskaźniki produktu wynikające ze zmian ujętych
w kolejnych aneksach do umowy (dot. np. ilości zakupionej aparatury).
Skorygowane w aneksie wartości docelowe wskaźników należy przedstawić
w kolejnym wniosku o płatność przypadającym po podpisaniu aneksu. Proszę
poinformować o zaistniałym fakcie w piśmie przewodnim do wniosku o płatność.
Wskaźniki produktu powinny być zrealizowane w czasie trwania projektu,
wskaźniki rezultatu w okresie trwałości projektu. Czy można uzupełnić realizację
niektórych wskaźników produktu (np. publikacje) w okresie trwałości projektu?
Niestety nie. Po zakończeniu rzeczowym projektu nie będą możliwe korekty
wskaźników produktu.
4
10 września 2012 r.
Wskaźniki rezultatu
Czy można w trakcie realizacji projektu zmienić wskaźniki rezultatu?
W przypadku wartości docelowej wskaźnika istnieje możliwość zmiany poprzez
podpisanie aneksu.
Zakładamy zatrudnienie 1 osoby wyłącznie na potrzeby projektu np. w czerwcu
2012; po roku wskaźnik EPC będzie wynosił 1. Po kolejnym roku (czyli po
czerwcu 2014) będzie to wciąż 1 czy 2?
W podanym przypadku wartość wskaźnika podana we wniosku o płatność będzie
wynosić 2.
5
10 września 2012 r.
Zgodnie z wytycznymi wskaźniki rezultatu należy osiągnąć po zakończeniu
projektu i utrzymać przez okres 5 lat. Na ostatnim szkoleniu w Warszawie na
slajdach pojawiła się informacja, że „Trwałość projektu należy zapewnić przez
5 lat od zakończenia realizacji projektu, trwałość miejsc pracy (etatów) co
najmniej przez 2 lata od daty utworzenia danego miejsca pracy (etatu).”
Czy te informacje pochodzą z jakiś wytycznych ? jeśli tak to proszę o informacje
z jakich.
Informacja na temat trwałości miejsc pracy pochodzi z Wytycznych Ministra
Rozwoju Regionalnego w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania
danych w formie elektronicznej - załącznik nr 3, gdzie zapisano, że wykazywane
nowoutworzone miejsca pracy muszą być związane bezpośrednio
z realizacją projektu, a trwałość każdego z nich powinna być przewidywana
przez beneficjenta na co najmniej 2 lata od daty utworzenia danego miejsca
pracy (etatu).
6
10 września 2012 r.
Jak rozgraniczyć zakup sprzętu/aparatury w ramach realizowanego projektu oraz
innych projektów POIG czy innych realizowanych w jednostce (jaki sposób
powinno to być uwzględnione w sprawozdaniu)?
Każdy zakup aparaturowy dokonuje się na podstawie faktury. Każda faktura
posiada na odwrocie formatkę, w którą wpisuje się informacje na temat
przeznaczenia zakupu, miedzy innymi:
- tytuł projektu,
- numer projektu,
- kwota wydatków kwalifikowalnych,
- nr zadania,
- nazwa kategorii.
Przy rozliczaniu zakupionego sprzętu beneficjent szacuje jaka wartość inwestycji
związana jest z realizacją danego projektu i taka wartość rozliczana jest
w składanych wnioskach o płatność.
7
10 września 2012 r.
Jak interpretować „nowo utworzone miejsca pracy” w kontekście wskaźnika EPC,
czy należy zaliczać również osoby zatrudnione w innej formie aniżeli umowa
o pracę i jak wówczas obliczać wskaźnik EPC jeśli jest to umowa cywilno-prawna
(zgodnie z kodeksem cywilnym brak wymogu narzucenia ilości godzin pracy).
Zgodnie z informacją dla beneficjentów zamieszczoną na stronie internetowej
NCBR, do wskaźnika EPC zaliczamy pracowników zatrudnionych na podstawie:
- umowy o prace,
- umowę zlecenie,
- umowę o dzieło.
W przypadku umów cywilno-prawnych wskaźnik EPC naliczany jest od daty
zawarcia umowy do jej rozwiązania.
Czy nowe miejsca pracy w ramach wskaźnika rezultatu mogą być liczone na
podstawie umów cywilno-prawnych?
Tak
8
10 września 2012 r.
W trakcie trwania projektu osiągamy wskaźnik:
Liczba nowych miejsc pracy (EPC) związanych z działalnością B+R powstałych
w trakcie realizacji projektów (w tym kobiety) – 5 szt. (np. 2 nowe osoby
zatrudniamy do projektu; każda pracuje przez 2,5 roku).
Jako wskaźniki rezultatu mamy:
- Liczba bezpośrednio utworzonych nowych miejsc pracy (EPC)
- Liczba utworzonych nowych etatów badawczych.
Czy w przypadku kontynuacji zatrudnienia po zakończeniu projektu te same
osoby mogą tworzyć wskaźnik rezultatu „Liczba bezpośrednio utworzonych
nowych miejsc pracy (EPC)”?
Czy też muszą to być nowe osoby?
Mogą to być tak samo nowe etaty jak i etaty wykazywane na etapie wskaźnika
produktu.
9
10 września 2012 r.
Czy te same osoby mogą tworzyć wskaźnik „Liczba utworzonych nowych etatów
badawczych”?
Tak
W jakim czasie należy osiągnąć wskaźniki rezultatu? Czy w okresie trwałości – 5
lat od zakończenia?
Wskaźniki rezultatu powinny zostać osiągnięte w trakcie trwałości projektu, tj. 5 lat
po rzeczowym zakończeniu realizacji projektu. Beneficjenci podpisujący umowę
o dofinansowanie w 2008 roku nie mieli wskazanych konkretnych lat dla
osiągnięcia wskaźników. Umowy podpisywane po 2008 roku mają już
wprowadzony harmonogram osiągania wskaźników rezultatu.
10
10 września 2012 r.
Kiedy i gdzie wpisywać informacje o uzyskanych stopniach naukowych jeśli jest to
wskaźnik realizacji celów projektu?
Jeżeli jest to jeden ze wskaźników założonych przez beneficjenta na etapie
wniosku o dofinansowanie, to informacje o osiągnięciu wskaźnika w zakresie
stopni naukowych powinny się znaleźć we wniosku o płatność końcową
(oczywiście jeśli mają potwierdzenie) lub będą wykazywane sukcesywnie
w rocznych raportach w okresie trwałości.
Czy doktorant zatrudniony na umowę o pracę do projektu powinien być zaliczony
do "Liczby pracowników naukowych zaangażowanych w realizację projektu„ czy
do : ”Liczby doktorantów zaangażowanych w realizację projektu”?
Taki pracownik może zostać wliczony zarówno do wskaźnika „Liczba
pracowników naukowych zaangażowanych w realizację projektu (w tym kobiety),
jak i wskaźnika „Liczba doktorantów zaangażowanych w realizacje projektu”.
11
10 września 2012 r.
Wskaźniki w projekcie tj. patenty, publikacje zostały przypisane do zadań, czy
będą one oceniany z perspektywy wskazanych zadań, czy oceniane globalnie
w skali całego projektu?
Osiągnięcie wskaźników monitorowane będzie globalnie w skali całego projektu.
Co to są wskaźniki oddziaływania?
Wskaźniki oddziaływania stanowią długofalową konsekwencję zrealizowanego
projektu wykraczająca poza natychmiastowe efekty.
Wskaźniki oddziaływania stanowią zmianę stanu obecnego spowodowaną
realizacją Projektu. Założeniem wskaźników oddziaływania było wykazanie
poprawy warunków społeczno - ekonomicznych szerszej grupy społecznej.
Z dniem 15 grudnia 2004 r. Instytucja Zarządzająca podjęła decyzję o usunięciu
z systemu monitorowania wskaźników oddziaływania na poziomie projektu.
W konsekwencji beneficjent nie ma obowiązku uwzględniania ww. wskaźników we
wniosku aplikacyjnym ani w sprawozdaniach.
12
10 września 2012 r.
Zakończenie realizacji projektów
Jak wygląda końcowe rozliczenie finansowe oraz na co należy zwrócić
szczególną uwagę podczas przygotowania sprawozdania końcowego z realizacji
projektu (jak obszerne powinno być sprawozdanie opisowe – czy 20 stron
wystarczy)? Jakie są obowiązujące terminy składania końcowego wniosku
o płatność i sprawozdania końcowego z realizacji projektu?
Opiekun merytoryczny przesyła do beneficjenta przed zakończeniem rzeczowym
projektu wzór Informacji końcowej z realizacji projektu z prośbą o jego
uzupełnienie. Informacja jest przygotowywana indywidualnie dla każdego
beneficjenta na podstawie wniosku aplikacyjnego.
Nie ma ograniczenia dotyczącego obszerności dokumentu.
Termin przesyłania informacji końcowej - 25 dni od zakończenia projektu.
Poniżej przedstawiono schematy rozliczenia umowy dla I i II osi priorytetowej.
13
10 września 2012 r.
BENEFICJENT
Wniosek
o
płatność
końcową
1.Informacja końcowa.
2.Dokumenty
potwierdzające
wykonanie zakresu
rzeczowego projektu.
3.Raport z audytu
zewnętrznego.
1.Informacja końcowa.
2.Dokumenty
potwierdzające
wykonanie zakresu
rzeczowego projektu.
3.Dokument potwierdzający
przeprowadzenie audytu
zewnętrznego.
(wersje elektroniczne).
Konkurs ekspertów
SWPOIG
B
A
D
Płatność
końcowa
EKSPERT
SKPOIG
SFPOIG
SMSPOIG
C1/C2
1.Wniosek o
dofinansowanie.
2.Informacja końcowa.
3.Studium wykonalności.
4.Wniosek o płatność
końcową.
(wersje elektroniczne)
Kopia
zatwierdzonego
ROZLICZENIA
UMOWY
ROZLICZENIE UMOWY
(ZATWIERDZAM
Dyrektor NCBR)
Lista kontrolna Rozliczenia
umowy
A
B
C2
D
10 września 2012 r.
Wniosek o
płatność
końcową
(wersja
elektroniczna)
FUNDACJA
FUNDUSZ
WSPÓŁPRACY
Raport z weryfikacji
Wniosku o płatność końcową
14
SW POIG - Sekcja Wdrażania Projektów PO IG.
SF POIG – Sekcja Finansowania PO IG.
SMS POIG – Sekcja Monitoringu i Sprawozdawczości PO IG.
SK POIG - Sekcja Kontroli PO IG.
A - Lista kontrolna do rozliczenia finansowego umowy.
B - Lista kontrolna do rozliczenia umowy.
C1 - Karta oceny rozliczenia zakresu rzeczowego projektu badawczego.
C2 - Karta oceny rozliczenia zakresu rzeczowego projektu infrastrukuralnego.
D - Lista sprawdzająca do kontroli na zakończenie projektu
15
10 września 2012 r.
Jakie dokumenty należy załączyć do wniosku o płatność końcową (5%)
składanego do Instytucji Pośredniczącej?
Dokumenty składane wraz z wnioskiem o płatność końcową nie różnią się niczym
od dokumentów składanych do wniosku o płatność pośrednią lub rozliczającą
zaliczkę.
16
10 września 2012 r.
Udokumentowanie osiągnięcia wskaźników
Jeden EPC w projektach 2.3.3 POIG (czy umowa o dzieło polegająca np. na
stworzeniu nowego autorskiego oprogramowania, na którym działa system , może
być podstawą do liczenia EPC przy założeniu, że wykonujący umowę złoży
oświadczenie ile godzin poświęcił na stworzenie swojego autorskiego
oprogramowania? Czy wystarczy takie oświadczenie czy potrzebna jest także
karta czasu pracy?)
Potwierdzeniem osiągnięcia wskaźnika EPC (dla umowy o dzieło) jest podpisana
umowa z pracownikiem.
17
10 września 2012 r.
Jakie dokumenty, oprócz końcowego wniosku o płatność, potwierdzają
zakończenie projektu; jak rozumieć stwierdzenie „dokumenty potwierdzające
wykonanie zakresu rzeczowego projektu”?
Udokumentowanie osiągnięcia wartości docelowej wskaźnika produktu
i rezultatu dokonuje się na podstawie przedłożenia śladu rewizyjnego, który
może mieć formę np.:
- umowy (np. dla zatrudnienia),
- umowy handlowe pomiędzy jednostkami,
- dokumentu odbioru technicznego, budowlanego,
- faktury zakupu,
- listy obecności na szkoleniach.
Osiągnięcie poszczególnych wskaźników produktu i rezultatu powinno być tak
udokumentowane, aby zespół kontrolujący nie miał wątpliwości co do osiągnięcia
wskaźnika.
18
10 września 2012 r.
Jaki dokument powinien potwierdzać zaistnienie współpracy badawczej
z uczelnią? Czy wystarczający jest list intencyjny czy konieczna jest umowa
współpracy, czy umowa współpracy musi wiązać się z ponoszeniem wydatków na
rzecz współpracującej instytucji badawczej?
List intencyjny nie jest potwierdzeniem zaistniałej współpracy. Może stanowić
jedynie chęć podjęcia takiej współpracy. Dokumentem potwierdzającym
osiągniecie wskaźnika jest umowa o współpracy.
Umowa o współpracy nie musi wiązać się z przepływami finansowymi.
Jak udokumentować wskaźnik rezultatu „Liczba projektów badawczych,
rozwojowych i celowych zrealizowanych przy wykorzystaniu wspartej
infrastruktury IT”, kiedy projekt jest realizowany w ramach Konsorcjum.
Czy wystarczy oświadczenie od Konsorcjantów na temat projektów przez nich
realizowanych.
Potwierdzeniem wskaźnika może byś oświadczenie konsorcjantów wraz
z dokumentami (umowami) mówiącymi o projektach które wykorzystały wsparta
infrastrukturę.
19
10 września 2012 r.
W jaki sposób Beneficjent ma udokumentować osiągniecie wskaźników, np.
zakup aparatury (zdjęcia aparatury wraz z opisem miejsca zlokalizowania?);
powierzchnia zmodernizowana (dokumentacja techniczna i kosztorysy budowlane
to często kilka segregatorów materiałów, rysunków etc. – czy wystarczy np.
oświadczenie Beneficjenta na ten temat?)
W informacji końcowej beneficjent przedstawia w formie zestawienia:
- wykaz aparatury badawczej,
- wykaz dokumentów potwierdzających wykonanie zadań inwestycyjnych,
- wykaz dokumentów potwierdzających odbiór aparatury.
Beneficjent nie musi przesyłać całej dokumentacji do IP. Zespół kontrolujący
podczas kontroli na miejscu zweryfikuje przesłane zestawienia w oparciu
o dokumenty.
20
10 września 2012 r.
Czy w trakcie trwania Projektu należy wykazywać we wnioskach o płatność
zrealizowane wskaźniki rezultatu?
Wskaźniki rezultatu należy wykazać we wnioskach o płatność końcową, co nie
oznacza, że beneficjent nie może prowadzić wewnętrznego monitoringu
osiągnięcia wskaźników rezultatu.
Jeśli w pierwszym roku po zakończeniu realizacji projektu, osiągniemy już 100 %
realizacji wskaźników rezultatów, to czy można to sprawozdać w momencie
osiągnięcia wartości docelowych (nie czekać do 31 stycznia) i równocześnie
zakończyć coroczny obowiązek sprawozdawania wskaźników rezultatu.
Beneficjent może wcześniej poinformować IP o osiągnięciu założonej wartości
wskaźników rezultatu.
21
10 września 2012 r.
W jaki sposób
będzie
wykazywana realizacja wskaźników rezultatu po
zakończeniu projektu?
Od kiedy należy rozpocząć i w jaki sposób należy monitorować osiąganie
wskaźników rezultatu, jeżeli projekt kończy się we wrześniu 2012 r.? Czy od
01.10.2012 r., czy od 01.01.2013?
Monitorowanie przez beneficjentów wskaźników rezultatu rozpoczyna się
bezpośrednio po zakończeniu realizacji projektu. W przypadku przytoczonym
powyżej jest to październik 2012 roku.
Wartości wskaźników rezultatu wykazywane będą przez beneficjentów,
w okresie trwałości, w sporządzanych sprawozdawczych wnioskach
o płatność. Beneficjenci zobowiązani będą do nadsyłania do IP informacji
o osiąganych wartościach wskaźników rezultatu do momentu uzyskania wartości
docelowych, corocznie do 31 stycznia kolejnego roku oraz na ewentualne
żądanie IP.
Na tej podstawie informacje o osiągnięciu wskaźników będą wprowadzane do
KSI-SIMIK.
22
10 września 2012 r.
Jakie są warunki zmiany wskaźników realizacji projektu: produktu i rezultatu?
Beneficjent chcący uaktualnić docelowe wartości wskaźników produktu i rezultatu
powinien przeprowadzić dogłębna analizę tych wartości.
W przypadku, gdy zaistnieje potrzeba aneksowania wartości docelowych
wskaźników beneficjent powinien zwrócić się pismem do IP z prośba
o aktualizacje wartości wskaźników. W piśmie należy przedstawić aktualną oraz
zaproponowaną wartość wskaźnika.
Należy również wykazać istotne powody zmiany wartości docelowej wskaźników.
Dodatkowe szczegóły dostępne będą u opiekuna projektu.
23
10 września 2012 r.
Czy IP planuje zwiększyć liczbę dopuszczalnych znaków w pkt.14 i pkt.16
w generatorze WBOP – obecny rozmiar tych pkt. uniemożliwia pełne ujęcie
planowanych zadań, problemów i odstępstw od harmonogramu.
IP nie ma wpływu na modyfikacje programu Generator Wniosków o Płatność.
Taką możliwość posiada IZ.
Obszerniejsze informacje na temat pkt. 14 i 16 WOP beneficjent może
przedstawić jako załączniki do bieżącego wniosku.
Kiedy przesunięcia do 10% należy uwzględnić w tabeli 13 WOP? Czy wystarczy
tylko poinformować pisemnie o przesunięciach wewnątrz kategorii
z uzasadnieniem?
Jeżeli dokonano przesunięć wewnątrz kategorii proszę je uwzględniać
w sporządzanym wniosku o płatność w tabeli 13.
Informację na temat przesunięć proszę każdorazowo przekazywać
w piśmie przewodnim do przekazywanego wniosku o płatność.
24
10 września 2012 r.
Jeżeli u Partnera w czasie audytu, przy ponownej weryfikacji dokumentów
pojawiają się pewne drobne błędy w zestawieniach wydatków- np. błędne daty, na
fakturze inna data przelewu, czy wystarczy poprawić i parafować dokument przez
odpowiednią osobę, czy trzeba ponownie kserować dokumenty i wysyłać do
Partnera? Są to wnioski już zaakceptowane.
Zmiany takie można dokonać na oryginale dokumentu. Partner powinien wówczas
potwierdzić za zgodność z oryginałem skorygowany dokument i przekazać go
Liderowi.
W jaki sposób będzie następowało rozliczenie końcowe wykorzystanych
materiałów i surowców oraz aparatury badawczej?
25
10 września 2012 r.
Jaka jest szczegółowa procedura wystąpienia / zgłoszenia zapotrzebowania
ewentualnego niedoboru środków finansowych w projekcie?
Należy pisemnie poinformować IP o ewentualnym zgłoszeniu zapotrzebowania na
dodatkowe środki na realizacje projektu.
26
10 września 2012 r.
Czy i ew., jakie są możliwości zwiększenia dofinansowania projektu.
W okresie 19 lipca - 10 sierpnia br. przygotowano ankietę dot. ewentualnego
zwiększenia dofinansowania projektów realizowanych w ramach I i II Osi
Priorytetowej PO IG. Analizy dokonano. na próbie 208 projektów, wdrażanych
przez Narodowe Centrum Badań i Rozwoju oraz Ośrodek Przetwarzania
Informacji.
Ankieta miała charakter informacyjny i przeprowadzona została w celach
monitoringowo - sprawozdawczych. Zebrane dane pozwoliły na zobrazowanie
potencjału ewentualnego zwiększenia dofinansowania w realizowanych
projektach.
Beneficjenci podali następujące przyczyny oraz uzasadnienie celowości
zwiększenia dofinansowania:
- zmiany kursowe,
- inny powód – tj. zmiana zakresu rzeczowego projektu, w tym zakup dodatkowej
aparatury, wprowadzenie nowych zadań, wydłużenie czasu realizacji projektu.
27
10 września 2012 r.
Wnioski:
Instytucja Pośrednicząca może pozyskać dodatkowe środki z trzech źródeł:
- deprecjacji złotówki,
- realokacji środków w ramach PO IG,
- nadkontraktacji (po zatwierdzeniu przez Ministerstwo Finansów).
W przypadku zaistnienia jednej z powyższych sytuacji, Beneficjenci będą
informowani o możliwości występowania z wnioskami o zwiększenie
dofinansowania wraz z uzasadnieniem, które będą weryfikowane zarówno przez
zespół ekspertów, jak i Instytucję Zarządzającą.
28
10 września 2012 r.
Jak należy rozumieć wskaźnik: „Udział środków (w tym budżetowych i PO IG)
przeznaczonych na zakup aparatury naukowo-badawczej o znaczeniu
środowiskowym* w kwocie całości środków przeznaczonych na zakup aparatury
B+R” i co rzeczywiście on oznacza”?
29
10 września 2012 r.
A – wartość całości aparatury B+R
C – wartość
aparatury B+R
zakupionej ze
środków PO IG
D – wartość
aparatury B+R
o znaczeniu
środowiskowym
zakupionej ze
środków PO IG
(1) B/A w tym D/A
B – wartość
aparatury B+R
o znaczeniu
środowiskowym
(2) D/C
30
10 września 2012 r.
Pytania związane z wdrożeniem i komercjalizacją
Jaka jest obowiązująca definicja wdrożenia? Czy wdrożenie obejmuje również
skierowanie do sprzedaży?
Jakie są podstawowe różnice między wdrożeniem a komercjalizacją? Proszę
o określenie, czy przypadki opisane w punkcie Pytania dot. zakresu finansowego
projektu są wdrożeniem czy komercjalizacją?
Jakie jest aktualne stanowisko NCBiR w sprawie komercjalizacji (definicja,
sposoby komercjalizacji, odpłatność)?
31
10 września 2012 r.
Pytania skierowane do Sekcji Wdrażania PO IG
Jakie informacje będą niezbędne przy tworzeniu sprawozdań końcowych? Jak
utworzyć prawidłową kartę zamknięcia?
Poniżej przedstawiono przykładowe informacje wymagane podczas wypełniania
Informacji końcowej:
a) zadania zrealizowane podczas projektu – pkt. 5.1,
b) opis uzyskanych wyników badań (projekt badawczy), wykaz wspartej
infrastruktury (projekt infrastrukturalny) – pkt. 5.2,
c) cele projektu (informacja wprowadzana przez opiekuna merytorycznego
w oparciu o założone cele we wniosku o dofinansowanie) – pkt. 6,
d) opis zakresu, przyczyn, i skutków niepełnego wykonania zadań badawczych
(projekt badawczy), zadań inwestycyjnych (projekt infrastrukturalny) – pkt. 7,
32
10 września 2012 r.
e) opis nieosiągnięcia wartości docelowych wskaźników – należy napisać czy
wszystkie wskaźniki zostały zrealizowane, w przeciwnym razie proszę
napisać jakie wskaźniki nie zostały zrealizowane, jaka osiągnęły wartość
i wyjaśnić dlaczego zostały niezrealizowane – pkt. 8,
f) wykaz aparatury badawczej (projekt badawczy) – pkt. 11,
g) informacje na temat promocji: projekt badawczy – pkt. 13, projekt
infrastrukturalny – pkt. 10,
h) prośba o przedstawienie (maksymalnie 3) rekomendacji, propozycji ulepszenia
systemu wdrażania programów współfinansowanych ze środków unijnych
w przyszłym okresie programowania: projekt badawczy – pkt. 14, projekt
infrastrukturalny – pkt. 11.
33
10 września 2012 r.
Czy w ramach aneksu można dokonać zmian w zakończonych już zadaniach
badawczych, jeśli na skutek weryfikacji samodzielnej Beneficjenta wykryto
niezgodności międzyzadaniowe oraz między kategoriami ( nie wpływające jednak
na sumę kosztów kwalifikowanych).
Generalnie nie można dokonywać zmian w zakończonych zadaniach.
W przypadku dodatkowych pytań konieczny będzie kontakt z opiekunem projektu.
34
10 września 2012 r.
Gdzie można znaleźć wzór Informacji końcowej?
Czy opracowano już jakieś procedury, wytyczne związane z zamknięciem
projektu?
Informacja Końcowa przesyłana jest beneficjentom indywidualnie przez opiekuna
projektu przed zakończeniem realizacji projektu.
Procedura związana z zakończeniem realizacji projektu:
a) do Działu Finansowego wpływa wniosek o płatność końcową najpóźniej
w ostatni dzień realizacji projektu,
b) opiekun projektu - Sekcji Wdrażania POIG przesyła Informację Końcową do
beneficjenta pod koniec realizacji projektu. Najpóźniej 25 dni po zakończeniu
realizacji projektu Beneficjent przesyła do SW POIG Informację Końcową,
dokument potwierdzający przeprowadzenie audytu zewnętrznego oraz dokument
potwierdzający wykonanie zakresu rzeczowego projektu np. wykaz zakupionej
infrastruktury informatycznej oraz jej parametry,
c) opiekun merytoryczny weryfikuje Informację Końcową i przesyła wersje
35
elektroniczną do Sekcji Monitoringu i Sprawozdawczości,
10 września 2012 r.
d) opiekun merytoryczny zbiera informacje dotyczące realizacji zakresu rzeczowo
– finansowego projektu z Sekcji Monitoringu i Sprawozdawczości, sekcji Kontroli
i Działu Finansowego,
e) opiekun merytoryczny losuje 3 Ekspertów do oceny stopnia zrealizowania
zakresu rzeczowego projektu i następnie przesyła im zebrane dokumenty
dotyczące realizacji projektu, po otrzymaniu opinii trzech niezależnych Ekspertów
oraz informacji z Działu Finansowego opiekun kieruje projekt do ostatecznego
rozliczenia – wypłaty 5% dofinansowania.
36
10 września 2012 r.
Czy Beneficjent powinien zgłaszać zmiany w zakresie wskaźników realizacji
Projektu (produktu) jeśli są to zmiany „in plus”, tzn. np. większa niż zakładano
powierzchnia zmodernizowana (pierwotne szacunki na podstawie wstępnych
kosztorysów, ostateczna powierzchnia zmodernizowana na podstawie
dokumentacji przetargowej), większa ilość aparatury naukowo-badawczej
(Beneficjent początkowo nie uwzględnił tego że kupuje kilka sztuk tej samej
aparatury), czy większa ilość zmodernizowanych laboratoriów (z zakresu
rzeczowego Projektu wynika np., że Beneficjent modernizuje 4 laboratoria
a omyłkowo wpisana została wartość 1) etc. Czy należy to zgłosić i podpisać
Aneks do Umowy?
Beneficjent sprawozdaje realizację wskaźników w każdym WOP, tam też
przekazuje wyjaśnienia dotyczące przyczyn zmian wartości wskaźników zarówna
In plus jaki i In minus. Zmiany we wskaźnikach można anektować w trakcie
realizacji projektu na wniosek beneficjenta (pismo do SW PO IG). Wymagana jest
wówczas zgoda IP.
37
10 września 2012 r.
Cechy prawidłowo przygotowanego aneksu do umowy.
Poniżej przedstawiono główne cechy prawidłowo przygotowanego aneksu:
a) aneks jest trwale spięty (np. bindowany),
b) aneks powinien być przesłany w 3 egzemplarzach,
c) aneks powinien mieć odpowiednią treść - ewentualnie uwzględniającą paragrafy
z umowy, które ulegają zmianie (treść aneksu może na prośbę beneficjenta
przesłać opiekun merytoryczny),
d) aneks został podpisany przez osobę upoważnioną do reprezentacji,
e) aneks zawiera odpowiednie załączniki również w 3 egzemplarzach:
- harmonogram rzeczowo-finansowy,
- harmonogram realizacji projektu,
- pełnomocnictwo/KRS/RIN).
Załączniki są odpowiednio ponumerowane,
38
10 września 2012 r.
f) dane umieszczone w Aneksie przez beneficjenta są poprawne (nr projektu, tytuł
projektu, nazwa, adres, NIP, REGON),
g) beneficjent zawarł w harmonogramach zmiany, o które wnioskował,
h) kwota dofinansowania oraz kosztów całkowitych projektu zawarta
w harmonogramach dołączonych do aneksów jest zgodna z kwotą zawartą
w obowiązujących harmonogramach lub w treści aneksu,
i) formuły/wyliczenia w harmonogramach są poprawne,
j) kategorie kosztów, które są ograniczone nie zostały przekroczone.
39
10 września 2012 r.
Realizacja zakupów dot. wyposażenie, materiałów, usług itp. wcześniej nie
przewidzianych w harmonogramie do umowy projektu, które w trakcie prac przy
projekcie okazały się niezbędne do jego prawidłowej realizacji
Wszystkie zmiany rzeczowe w projekcie wymagają zgody Instytucji
Pośredniczącej. W przypadku konieczności zakupów wcześniej nie
przewidzianych w harmonogramie do umowy projektu, które w trakcie prac przy
projekcie okazały się niezbędne do jego prawidłowej realizacji należy wystąpić do
IP z pismem o zgodę, a następnie podpisać stosowany aneks.
40
10 września 2012 r.
W przypadku nieuzyskania wyczerpujących odpowiedzi na przesłane pytania
prosimy o nadesłanie ich na adres mailowy [email protected] lub
pismem na adres Narodowego Centrum Badań i Rozwoju.
41
10 września 2012 r.
Dziękujemy za uwagę
Osoby do kontaktu:
Kierownik Sekcji Monitoringu i Sprawozdawczości
Paweł Skubida
tel. (0 22) 39 07 339 ([email protected])
42
10 września 2012 r.