Transcript Błędy - Szkolenia

Wniosek beneficjenta
o płatność
Terminy
składania
wniosków
o
płatność:
 Pierwszy wniosek o płatność: do 3 miesięcy, licząc od daty podpisania
umowy/decyzji/porozumienia o dofinansowanie projektu
 Kolejne wnioski o płatność: przynajmniej raz na 3 miesiące, licząc od
daty złożenia poprzedniego wniosku o płatność (należy pamiętać o
zachowaniu ciągłości okresów wskazanych we wnioskach)
 W przypadku ubiegania się o pierwszą transzę zaliczki zaleca się
składanie wniosków o płatność, w którym beneficjent wnioskuje tylko i
wyłącznie o zaliczkę - pozwoli to na skrócenie okresu weryfikacji takiego
wniosku o płatność i szybszą jej wypłatę
 Wniosek rozliczający zaliczkę: do 1 miesiąca od dnia otrzymania zaliczki
(z wyjątkiem indywidualnych projektów kluczowych – w terminie do 3
miesięcy od daty otrzymania zaliczki – konieczny zapis w tym zakresie w
umowie/decyzji o dofinansowanie projektu)
 Wniosek rozliczający ostatnią transzę zaliczki przekazanej w danym
roku budżetowym: składany do terminu ustalonego przez Instytucję
Zarządzającą Programem, która określa ten termin dla danego roku
budżetowego, przy czym nie może on być wcześniejszy niż do 31
października danego roku
 Wniosek końcowy rozliczający otrzymane zaliczki: 14 dni od daty
finansowego zakończenia projektu
 Zmiana zasad dotyczących zwrotu środków - w związku z wejściem w
życie Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28.XII.2011r. zmieniającego
rozporządzenie w sprawie szczegółowego sposobu wykonywania budżetu
państwa zwrotu należności głównych/odsetek od środków europejskich i
środków
budżetu
państwa/niewykorzystanej
części
zaliczki
należy
dokonywać na rachunek IZ RPO prowadzony w BPS S.A. podając jedynie
nr projektu i tytuł zwrotu
 W przypadku, gdy w okresie za który złożono wniosek sprawozdawczy
poniesione zostały wydatki niekwalifikowane, należy również wykazać je
we wniosku o płatność w Całkowitej kwocie wydatków objętych wnioskiem
oraz w Postępie rzeczowo-finansowym realizacji projektu
 Każdy wydatek kwalifikowany powinien zostać ujęty we wniosku o
płatność w terminie do 3 miesięcy od dnia jego poniesienia. W
przypadku
wydatków
poniesionych
przed
podpisaniem
umowy
o
dofinansowanie należy je ująć w pierwszym wniosku o płatność składanym
do IZ RPO WP
 Za datę dostarczenia wniosku o płatność uważa się dzień jego wpływu do
Sekretariatu
Departamentu
Wdrażania
Regionalnego Programu Operacyjnego
Projektów
Infrastrukturalnych
Najczęściej popełniane błędy we wniosku
beneficjenta o płatność:



Błędnie wpisana data w polu Wniosek za okres od…do… we wnioskach
pełniących funkcję sprawozdawczą i zaliczkową oraz w przypadku
wniosków o płatność, w których przedstawiane są wyłącznie faktury nie
ujęte we wcześniejszych wnioskach
Nieprawidłowo podany % dofinansowania z EFRR i z budżetu państwa –
pkt 8 WNP (niespójny z umową o dofinansowanie)
Kwota wskazana w pkt 10 a Całkowita kwota wydatków objętych
wnioskiem nie jest tożsama z wartością Ogółem wydatków poniesionych
w okresie objętym wnioskiem w kol. 5 pkt 18 Postęp rzeczowo – finansowy
realizacji projektu

Brak uwzględnienia w pkt 11 Rozliczenie kwoty dofinansowania
przekazanej w formie zaliczki kwot zaliczek wypłaconych, rozliczonych i
pozostałych do rozliczenia we wnioskach dotyczących płatności pośredniej
(Beneficjenci zaznaczają n/d)

Pkt. 15 Zestawie dokumentów potwierdzajacych poniesione
wydatki objete wnioskiem
• W kolumnie 1 - nr dokumentu – błędne numery dokumentów , np.
wpisywane słowa „Faktura VAT”, „Rachunek” , niepełny numer
dokumentu;
• Kolumna 2 – numer księgowy lub ewidencyjny - niezgodne numery z
numerami widniejącymi na dokumentach potwierdzających wydatek lub
brak takich numerów;
• Kolumna 4 – data zapłaty - nie ujmowane są wszystkie daty zapłaty za
daną fakturę;
• Kolumna 5 – nazwa towaru lub usługi - nazwa niezgodna z nazwą na
fakturze (niepełna lub zmieniona), bądź też zbyt ogólny opis
towaru/usługi niepozwalający na jednoznaczną identyfikację (należy
umieścić dodatkowy zapis);
• Kolumna 9 – w tym VAT - błędnie wpisywana kwota podatku VAT –
często VAT odpowiada kwocie netto z faktury, a nie kwocie wydatków
kwalifikowanych wykazanych w kolumnie 8 zestawienia;

Brak rozdzielenia kosztów wg stawek podatku VAT w ramach tego
samego dokumentu księgowego (VAT 8%, 23%) – pozycje z f-ry należy
wyodrębnić i pogrupować w osobnych wierszach wg stawek podatku
VAT.

Pkt. 18 Postęp rzeczowo-finansowy realizacji projektu
– Nazwy etapów oraz terminy realizacji poszczególnych etapów nie są
zgodne z harmonogramem realizacji projektu w pkt C1 wniosku o
dofinansowanie. Jeżeli stan realizacji jest opóźniony – należy pamiętać
by wypełnić pkt. 21 wniosku o płatność dotyczący informacji na temat
napotkanych problemów w trakcie realizacji projektu;
– Błędne określenie stanu realizacji tj. na podstawie robót
zafakturowanych, a nie faktycznie wykonanych;
– Nieprawidłowy % realizacji projektu – zaokrąglenia niezgodne z regułą
matematyczną;

Pkt 20 Wskaźniki realizacji projektu
– Niepełne nazwy wskaźników produktu i rezultatu – niezgodne z pkt C1 i
C2 wniosku o dofinansowanie (brak numerów);
– Brak potwierdzenia w protokołach odbioru wartości zrealizowanych
wskaźników.

Pkt. 21 Informacja na temat napotkanych problemów w trakcie
realizacji projektu, zadań planowanych, a nie zrealizowanych w
okresie objętym wnioskiem oraz przyczyn ewentualnego
nieosiągnięcia zakładanego w projekcie poziomu wskaźników
– Brak wypełnienia w przypadku opóźnienia rozpoczęcia lub zakończenia
danego etapu wynikającego z pkt 18;
– Brak komentarza we wnioskach o płatność końcową w zakresie
dotyczącym zrealizowania wskaźników (w przypadku nieosiągnięcia
założonego w projekcie poziomu wskaźników należy podać przyczyny).

Pkt 22 Harmonogrm wydatków na kolejne kwartały
– wykazywana jest często kwota dofinansowanie z EFRR zamiast kwota
wydatków kwalifikowanych;
– Należy wypełniać począwszy od kwartału następującego po kwartale,
którego dotyczy bieżąca płatność.

W pkt 23 wniosku Informacja o zgodności realizacji projektu z
zasadami polityk wspólnotowych
• Odpowiedzi udzielane są niezgodnie z wnioskiem o
dofinansowanie np.
- Czy w trakcie realizacji projektu zastosowano wymogi Raportu
oddziaływania na środowisko?
- Czy projekt realizowany jest zgodnie z zasadami niedyskryminowania
w trakcie zatrudnienia? (Jeżeli ze wskaźników rezultatu nie wynika, że w
ramach realizowanego projektu przewidziane jest utworzenie nowych
miejsc pracy- należy zaznaczyć n/d).

Pkt 24 Oświadczenie beneficjenta
– Brak stosownego zaznaczenia odnośnie finansowania wydatków z
Europejskiego Banku Inwestycyjnego, czy poniesione wydatki były/nie
były finansowane z pożyczki EBI;
– Brak dokładnego adresu dotyczącego miejsca przechowywania
dokumentacji związanej z projektem (siedziba i adres).

Pkt 25 Załączniki
– Brak wyszczególnienia w punkcie „Inne dokumenty” w przypadku
załączenia dodatkowych dokumentów np.; umowy z wykonawcami,
wyjaśnienia, oświadczenia, pełnomocnictwa, itp.

Podpisywanie i parafowanie wniosku o płatność
- Strony wniosku są nieparafowane,
- Brak
załączonego pełnomocnictwa do podpisywania/parafowania
wniosku,
oświadczenia o kwalifikowalności podatku VAT oraz załączonej
dokumentacji w zastępstwie osoby upoważnionej.
Najczęściej popełniane błędy w opisie
załączników oraz problemy w realizacji
projektu
 Brak numerów księgowych oraz numerów porządkowych (zgodnych
z pozycją w pkt.15 wniosku)
 Nazwy beneficjentów/numery NIP na dokumentach księgowych
niezgodne z danymi wskazanymi w umowie (noty korygujące)
 Brak dat sprawdzenia faktur pod względem formalno-rachunkowym i
merytorycznym
 Błędne zapisy pod względem zastosowania ustawy Prawo
Zamówień Publicznych
 Nieaktualny Dziennik Ustaw
 Podstawa prawna niespójna z zapisami w części B.6. (wniosku o
dofinansowanie)
 Brak zgodności danych zawartych we wniosku o dofinansowanie,
umowie i we wniosku o płatność np.: niezgodność w nazewnictwie
kategorii wydatków między wnioskiem o dofinansowanie (pkt D3) a
nazwą kategorii podaną w opisie faktury
 Brak adnotacji „Zakupiony środek trwały jest nowy/używany” w
przypadku zakupu środków trwałych
 Niepełne numery faktur na wyciągach bankowych
 Brak umów z wykonawcami (aneksów)
Rozbieżności pomiędzy datą sprzedaży na fakturze a faktyczną datą
sprzedaży (protokół odbioru) – noty korygujące wystawione przez
odbiorców faktury
Brak adnotacji o zastosowaniu wytycznych IZ RPO WP w przypadku
udzielania zamówień, do których nie stosuje się ustawy PZP
Brak adnotacji na fakturach, w sytuacji opłacania danej faktury z
dodatkowych źródeł (pkt D.7. wniosku o dofinansowanie)
 Brak uwzględnienia w umowie o dofinansowanie podmiotów
upoważnionych do ponoszenia wydatków, a następnie
przedkładanie faktur do refundacji wystawionych na ww. podmioty
 Przedstawienie jako wydatek kwalifikowany dokumentacji
(dokumentacja projektowa, raport oddziaływania na środowisko)
obejmującej zakres szerszy niż zakres rzeczowy określony we
wniosku o dofinansowanie
 Przedstawienie jako wydatek kwalifikowany różnego rodzaju
dokumentacji (studium wykonalności, dokumentacja projektowa,
przetargowa, projektów wykonawczych itp.) w ramach jednej
kategorii wydatków np. projekt budowlany
 Przyporządkowanie jednego rodzaju prac do różnych kategorii
 Przedstawianie we wniosku faktur nieopłaconych w pełnej
wysokości
 Ponoszenie wydatków przed datą rozpoczęcia realizacji projektu lub
po dacie zakończenia finansowego
 Przedstawienie do rozliczenia wydatków poniesionych na promocję
(np. ogłoszenia w prasie, plakaty informacyjne), które nie były
przewidziane we wniosku o dofinansowanie
 Protokoły odbioru robót
 Brak podpisów wszystkich osób, w obecności których sporządzany jest protokół
 Brak okresu za jaki sporządzany jest protokół
 Wykazywanie w protokołach wartości minusowych dotyczących robót
wykonanych w poprzednich okresach bez sporządzenia korekty właściwych
protokołów, a tym samym korekty faktur
 Studium wykonalności
 Przedstawienie jako wydatek kwalifikowany wraz z wnioskiem aplikacyjnym bez
podania wyceny poszczególnych elementów
 Zapisy w umowie odnośnie uzależnienia wypłaty części wynagrodzenia od
przyznania dofinansowania
 Specyfikacja dostaw
 Przedstawienie jako wydatek kwalifikowany sprzętu nieujętego w specyfikacji
dostaw
 Brak aktualizacji specyfikacji dostaw w przypadku zmiany zakresu rzeczowego
(np. zakup mniejszej ilości sprzętu lub rezygnacja)
 Kary umowne
 Kary umowne pomniejszają wydatki kwalifikowane w projekcie
 Brak naliczania w sytuacji nieterminowego wykonania robót, usługi lub dostawy
bądź nieprawidłowe naliczanie
 Zewnętrzne źródła finansowania
 Brak opisów na fakturach odnośnie dodatkowych źródeł uwzględnionych we
wniosku o dofinansowanie (pkt D.7)
 Wykazywanie na fakturach zewnętrznych źródeł, które nie są uwzględnione we
wniosku o dofinansowanie
 Konieczność przedłożenia zgody dotującego na uznanie dotacji jako wkład
własny w projekcie
 Koszty zarządzania
 Brak szczegółowego wykazu prac wraz w ramach poszczególnych faktur
dotyczących zarządzania projektem
 Korekty faktur
 W przypadku, gdy korekta dotyczy faktury wykazanej w poprzednich wnioskach o
płatność, wówczas należy dokonać zwrotu środków w odpowiedniej wysokości
wraz z odsetkami
 Zaliczki
 Obowiązek rozliczenia zaliczki w terminie 1 miesiąca (złożenie wniosku o
płatność i/lub zwrot) od daty otrzymania
 Jednorazowa wypłata zaliczki nie może przekroczyć 30 % dofinansowania
 Wnioskowanie o zaliczkę po upływie terminu zakończenia finansowego
Zasady rozliczania zaliczek
• Beneficjenci są zobowiązani do rozliczenia zaliczki w
terminie 1 miesiąca od dnia jej otrzymania (indywidualne
projekty kluczowe w terminie do 3 miesięcy)
 Rozliczenie zaliczki polega na złożeniu wniosku o płatność do
Departamentu Wdrażania Projektów Infrastrukturalnych Regionalnego
Programu Operacyjnego, w którym będą ujęte wydatki kwalifikowalne, w
których udział EFRR odpowiada co najmniej otrzymanej zaliczce lub
zwrocie środków niewykorzystanych w całości lub w części. Np.
jeżeli beneficjent otrzymał zaliczkę w wysokości 850 000,00 zł, przy
dofinansowaniu projektu 85%, wówczas należy przedstawić faktury
opiewające na kwotę 1 000 000,00 zł celem rozliczenia przedmiotowej
zaliczki.
•
Nieterminowe
nieterminowy
naliczeniem
złożenie
zwrot
odsetek
wniosku
kwoty
jak
dla
o
płatność
niewykorzystanej
zaległości
bądź
skutkuje
podatkowych,
liczonych od dnia przekazania zaliczki do dnia złożenia
wniosku o płatność lub zwrotu niewykorzystanych środków.
•
Rozliczenie zaliczki dotyczy wydatków poniesionych przez beneficjenta
od dnia otrzymania zaliczki. W związku z powyższym, do rozliczenia
zaliczki mogą być przedkładane tylko i wyłącznie faktury opłacone
po otrzymaniu środków w ramach zaliczki. Faktury opłacone przed tą
datą nie będą uznawane, jako faktury rozliczające pobraną zaliczkę.
Faktury te będą podlegały refundacji, a od kwoty nierozliczonej zaliczki
będą naliczane odsetki
Dziękuję za uwagę