Błędy - Szkolenia
Download
Report
Transcript Błędy - Szkolenia
Wniosek beneficjenta
o płatność
Terminy
składania
wniosków
o
płatność:
Pierwszy wniosek o płatność: do 3 miesięcy, licząc od daty podpisania
umowy/decyzji/porozumienia o dofinansowanie projektu
Kolejne wnioski o płatność: przynajmniej raz na 3 miesiące, licząc od
daty złożenia poprzedniego wniosku o płatność (należy pamiętać o
zachowaniu ciągłości okresów wskazanych we wnioskach)
W przypadku ubiegania się o pierwszą transzę zaliczki zaleca się
składanie wniosków o płatność, w którym beneficjent wnioskuje tylko i
wyłącznie o zaliczkę - pozwoli to na skrócenie okresu weryfikacji takiego
wniosku o płatność i szybszą jej wypłatę
Wniosek rozliczający zaliczkę: do 1 miesiąca od dnia otrzymania zaliczki
(z wyjątkiem indywidualnych projektów kluczowych – w terminie do 3
miesięcy od daty otrzymania zaliczki – konieczny zapis w tym zakresie w
umowie/decyzji o dofinansowanie projektu)
Wniosek rozliczający ostatnią transzę zaliczki przekazanej w danym
roku budżetowym: składany do terminu ustalonego przez Instytucję
Zarządzającą Programem, która określa ten termin dla danego roku
budżetowego, przy czym nie może on być wcześniejszy niż do 31
października danego roku
Wniosek końcowy rozliczający otrzymane zaliczki: 14 dni od daty
finansowego zakończenia projektu
Zmiana zasad dotyczących zwrotu środków - w związku z wejściem w
życie Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28.XII.2011r. zmieniającego
rozporządzenie w sprawie szczegółowego sposobu wykonywania budżetu
państwa zwrotu należności głównych/odsetek od środków europejskich i
środków
budżetu
państwa/niewykorzystanej
części
zaliczki
należy
dokonywać na rachunek IZ RPO prowadzony w BPS S.A. podając jedynie
nr projektu i tytuł zwrotu
W przypadku, gdy w okresie za który złożono wniosek sprawozdawczy
poniesione zostały wydatki niekwalifikowane, należy również wykazać je
we wniosku o płatność w Całkowitej kwocie wydatków objętych wnioskiem
oraz w Postępie rzeczowo-finansowym realizacji projektu
Każdy wydatek kwalifikowany powinien zostać ujęty we wniosku o
płatność w terminie do 3 miesięcy od dnia jego poniesienia. W
przypadku
wydatków
poniesionych
przed
podpisaniem
umowy
o
dofinansowanie należy je ująć w pierwszym wniosku o płatność składanym
do IZ RPO WP
Za datę dostarczenia wniosku o płatność uważa się dzień jego wpływu do
Sekretariatu
Departamentu
Wdrażania
Regionalnego Programu Operacyjnego
Projektów
Infrastrukturalnych
Najczęściej popełniane błędy we wniosku
beneficjenta o płatność:
Błędnie wpisana data w polu Wniosek za okres od…do… we wnioskach
pełniących funkcję sprawozdawczą i zaliczkową oraz w przypadku
wniosków o płatność, w których przedstawiane są wyłącznie faktury nie
ujęte we wcześniejszych wnioskach
Nieprawidłowo podany % dofinansowania z EFRR i z budżetu państwa –
pkt 8 WNP (niespójny z umową o dofinansowanie)
Kwota wskazana w pkt 10 a Całkowita kwota wydatków objętych
wnioskiem nie jest tożsama z wartością Ogółem wydatków poniesionych
w okresie objętym wnioskiem w kol. 5 pkt 18 Postęp rzeczowo – finansowy
realizacji projektu
Brak uwzględnienia w pkt 11 Rozliczenie kwoty dofinansowania
przekazanej w formie zaliczki kwot zaliczek wypłaconych, rozliczonych i
pozostałych do rozliczenia we wnioskach dotyczących płatności pośredniej
(Beneficjenci zaznaczają n/d)
Pkt. 15 Zestawie dokumentów potwierdzajacych poniesione
wydatki objete wnioskiem
• W kolumnie 1 - nr dokumentu – błędne numery dokumentów , np.
wpisywane słowa „Faktura VAT”, „Rachunek” , niepełny numer
dokumentu;
• Kolumna 2 – numer księgowy lub ewidencyjny - niezgodne numery z
numerami widniejącymi na dokumentach potwierdzających wydatek lub
brak takich numerów;
• Kolumna 4 – data zapłaty - nie ujmowane są wszystkie daty zapłaty za
daną fakturę;
• Kolumna 5 – nazwa towaru lub usługi - nazwa niezgodna z nazwą na
fakturze (niepełna lub zmieniona), bądź też zbyt ogólny opis
towaru/usługi niepozwalający na jednoznaczną identyfikację (należy
umieścić dodatkowy zapis);
• Kolumna 9 – w tym VAT - błędnie wpisywana kwota podatku VAT –
często VAT odpowiada kwocie netto z faktury, a nie kwocie wydatków
kwalifikowanych wykazanych w kolumnie 8 zestawienia;
Brak rozdzielenia kosztów wg stawek podatku VAT w ramach tego
samego dokumentu księgowego (VAT 8%, 23%) – pozycje z f-ry należy
wyodrębnić i pogrupować w osobnych wierszach wg stawek podatku
VAT.
Pkt. 18 Postęp rzeczowo-finansowy realizacji projektu
– Nazwy etapów oraz terminy realizacji poszczególnych etapów nie są
zgodne z harmonogramem realizacji projektu w pkt C1 wniosku o
dofinansowanie. Jeżeli stan realizacji jest opóźniony – należy pamiętać
by wypełnić pkt. 21 wniosku o płatność dotyczący informacji na temat
napotkanych problemów w trakcie realizacji projektu;
– Błędne określenie stanu realizacji tj. na podstawie robót
zafakturowanych, a nie faktycznie wykonanych;
– Nieprawidłowy % realizacji projektu – zaokrąglenia niezgodne z regułą
matematyczną;
Pkt 20 Wskaźniki realizacji projektu
– Niepełne nazwy wskaźników produktu i rezultatu – niezgodne z pkt C1 i
C2 wniosku o dofinansowanie (brak numerów);
– Brak potwierdzenia w protokołach odbioru wartości zrealizowanych
wskaźników.
Pkt. 21 Informacja na temat napotkanych problemów w trakcie
realizacji projektu, zadań planowanych, a nie zrealizowanych w
okresie objętym wnioskiem oraz przyczyn ewentualnego
nieosiągnięcia zakładanego w projekcie poziomu wskaźników
– Brak wypełnienia w przypadku opóźnienia rozpoczęcia lub zakończenia
danego etapu wynikającego z pkt 18;
– Brak komentarza we wnioskach o płatność końcową w zakresie
dotyczącym zrealizowania wskaźników (w przypadku nieosiągnięcia
założonego w projekcie poziomu wskaźników należy podać przyczyny).
Pkt 22 Harmonogrm wydatków na kolejne kwartały
– wykazywana jest często kwota dofinansowanie z EFRR zamiast kwota
wydatków kwalifikowanych;
– Należy wypełniać począwszy od kwartału następującego po kwartale,
którego dotyczy bieżąca płatność.
W pkt 23 wniosku Informacja o zgodności realizacji projektu z
zasadami polityk wspólnotowych
• Odpowiedzi udzielane są niezgodnie z wnioskiem o
dofinansowanie np.
- Czy w trakcie realizacji projektu zastosowano wymogi Raportu
oddziaływania na środowisko?
- Czy projekt realizowany jest zgodnie z zasadami niedyskryminowania
w trakcie zatrudnienia? (Jeżeli ze wskaźników rezultatu nie wynika, że w
ramach realizowanego projektu przewidziane jest utworzenie nowych
miejsc pracy- należy zaznaczyć n/d).
Pkt 24 Oświadczenie beneficjenta
– Brak stosownego zaznaczenia odnośnie finansowania wydatków z
Europejskiego Banku Inwestycyjnego, czy poniesione wydatki były/nie
były finansowane z pożyczki EBI;
– Brak dokładnego adresu dotyczącego miejsca przechowywania
dokumentacji związanej z projektem (siedziba i adres).
Pkt 25 Załączniki
– Brak wyszczególnienia w punkcie „Inne dokumenty” w przypadku
załączenia dodatkowych dokumentów np.; umowy z wykonawcami,
wyjaśnienia, oświadczenia, pełnomocnictwa, itp.
Podpisywanie i parafowanie wniosku o płatność
- Strony wniosku są nieparafowane,
- Brak
załączonego pełnomocnictwa do podpisywania/parafowania
wniosku,
oświadczenia o kwalifikowalności podatku VAT oraz załączonej
dokumentacji w zastępstwie osoby upoważnionej.
Najczęściej popełniane błędy w opisie
załączników oraz problemy w realizacji
projektu
Brak numerów księgowych oraz numerów porządkowych (zgodnych
z pozycją w pkt.15 wniosku)
Nazwy beneficjentów/numery NIP na dokumentach księgowych
niezgodne z danymi wskazanymi w umowie (noty korygujące)
Brak dat sprawdzenia faktur pod względem formalno-rachunkowym i
merytorycznym
Błędne zapisy pod względem zastosowania ustawy Prawo
Zamówień Publicznych
Nieaktualny Dziennik Ustaw
Podstawa prawna niespójna z zapisami w części B.6. (wniosku o
dofinansowanie)
Brak zgodności danych zawartych we wniosku o dofinansowanie,
umowie i we wniosku o płatność np.: niezgodność w nazewnictwie
kategorii wydatków między wnioskiem o dofinansowanie (pkt D3) a
nazwą kategorii podaną w opisie faktury
Brak adnotacji „Zakupiony środek trwały jest nowy/używany” w
przypadku zakupu środków trwałych
Niepełne numery faktur na wyciągach bankowych
Brak umów z wykonawcami (aneksów)
Rozbieżności pomiędzy datą sprzedaży na fakturze a faktyczną datą
sprzedaży (protokół odbioru) – noty korygujące wystawione przez
odbiorców faktury
Brak adnotacji o zastosowaniu wytycznych IZ RPO WP w przypadku
udzielania zamówień, do których nie stosuje się ustawy PZP
Brak adnotacji na fakturach, w sytuacji opłacania danej faktury z
dodatkowych źródeł (pkt D.7. wniosku o dofinansowanie)
Brak uwzględnienia w umowie o dofinansowanie podmiotów
upoważnionych do ponoszenia wydatków, a następnie
przedkładanie faktur do refundacji wystawionych na ww. podmioty
Przedstawienie jako wydatek kwalifikowany dokumentacji
(dokumentacja projektowa, raport oddziaływania na środowisko)
obejmującej zakres szerszy niż zakres rzeczowy określony we
wniosku o dofinansowanie
Przedstawienie jako wydatek kwalifikowany różnego rodzaju
dokumentacji (studium wykonalności, dokumentacja projektowa,
przetargowa, projektów wykonawczych itp.) w ramach jednej
kategorii wydatków np. projekt budowlany
Przyporządkowanie jednego rodzaju prac do różnych kategorii
Przedstawianie we wniosku faktur nieopłaconych w pełnej
wysokości
Ponoszenie wydatków przed datą rozpoczęcia realizacji projektu lub
po dacie zakończenia finansowego
Przedstawienie do rozliczenia wydatków poniesionych na promocję
(np. ogłoszenia w prasie, plakaty informacyjne), które nie były
przewidziane we wniosku o dofinansowanie
Protokoły odbioru robót
Brak podpisów wszystkich osób, w obecności których sporządzany jest protokół
Brak okresu za jaki sporządzany jest protokół
Wykazywanie w protokołach wartości minusowych dotyczących robót
wykonanych w poprzednich okresach bez sporządzenia korekty właściwych
protokołów, a tym samym korekty faktur
Studium wykonalności
Przedstawienie jako wydatek kwalifikowany wraz z wnioskiem aplikacyjnym bez
podania wyceny poszczególnych elementów
Zapisy w umowie odnośnie uzależnienia wypłaty części wynagrodzenia od
przyznania dofinansowania
Specyfikacja dostaw
Przedstawienie jako wydatek kwalifikowany sprzętu nieujętego w specyfikacji
dostaw
Brak aktualizacji specyfikacji dostaw w przypadku zmiany zakresu rzeczowego
(np. zakup mniejszej ilości sprzętu lub rezygnacja)
Kary umowne
Kary umowne pomniejszają wydatki kwalifikowane w projekcie
Brak naliczania w sytuacji nieterminowego wykonania robót, usługi lub dostawy
bądź nieprawidłowe naliczanie
Zewnętrzne źródła finansowania
Brak opisów na fakturach odnośnie dodatkowych źródeł uwzględnionych we
wniosku o dofinansowanie (pkt D.7)
Wykazywanie na fakturach zewnętrznych źródeł, które nie są uwzględnione we
wniosku o dofinansowanie
Konieczność przedłożenia zgody dotującego na uznanie dotacji jako wkład
własny w projekcie
Koszty zarządzania
Brak szczegółowego wykazu prac wraz w ramach poszczególnych faktur
dotyczących zarządzania projektem
Korekty faktur
W przypadku, gdy korekta dotyczy faktury wykazanej w poprzednich wnioskach o
płatność, wówczas należy dokonać zwrotu środków w odpowiedniej wysokości
wraz z odsetkami
Zaliczki
Obowiązek rozliczenia zaliczki w terminie 1 miesiąca (złożenie wniosku o
płatność i/lub zwrot) od daty otrzymania
Jednorazowa wypłata zaliczki nie może przekroczyć 30 % dofinansowania
Wnioskowanie o zaliczkę po upływie terminu zakończenia finansowego
Zasady rozliczania zaliczek
• Beneficjenci są zobowiązani do rozliczenia zaliczki w
terminie 1 miesiąca od dnia jej otrzymania (indywidualne
projekty kluczowe w terminie do 3 miesięcy)
Rozliczenie zaliczki polega na złożeniu wniosku o płatność do
Departamentu Wdrażania Projektów Infrastrukturalnych Regionalnego
Programu Operacyjnego, w którym będą ujęte wydatki kwalifikowalne, w
których udział EFRR odpowiada co najmniej otrzymanej zaliczce lub
zwrocie środków niewykorzystanych w całości lub w części. Np.
jeżeli beneficjent otrzymał zaliczkę w wysokości 850 000,00 zł, przy
dofinansowaniu projektu 85%, wówczas należy przedstawić faktury
opiewające na kwotę 1 000 000,00 zł celem rozliczenia przedmiotowej
zaliczki.
•
Nieterminowe
nieterminowy
naliczeniem
złożenie
zwrot
odsetek
wniosku
kwoty
jak
dla
o
płatność
niewykorzystanej
zaległości
bądź
skutkuje
podatkowych,
liczonych od dnia przekazania zaliczki do dnia złożenia
wniosku o płatność lub zwrotu niewykorzystanych środków.
•
Rozliczenie zaliczki dotyczy wydatków poniesionych przez beneficjenta
od dnia otrzymania zaliczki. W związku z powyższym, do rozliczenia
zaliczki mogą być przedkładane tylko i wyłącznie faktury opłacone
po otrzymaniu środków w ramach zaliczki. Faktury opłacone przed tą
datą nie będą uznawane, jako faktury rozliczające pobraną zaliczkę.
Faktury te będą podlegały refundacji, a od kwoty nierozliczonej zaliczki
będą naliczane odsetki
Dziękuję za uwagę