Transcript Prezentacja WoP

„Zasady poprawnego rozliczania projektów w ramach
Programu Operacyjnego RYBY 2007-2013”
I . Program szkolenia
1. Omówienie formularza wniosku o płatność
2. Rozliczenie operacji a niezbędne załączniki
dołączone do wniosku o płatność
3. Zasady poprawnego wydatkowania i rozliczania
zaliczki
Terminowość złożenia wniosku o płatność
Wniosek o płatność składa się w terminie wskazanym
w § 8 umowy o dofinansowanie.
Jeżeli wniosek o płatność nie został złożony w terminie
określonym w umowie o dofinansowanie, SW wzywa
Beneficjenta w formie pisemnej do złożenia wniosku
o płatność w terminie 14 dni.
Niezłożenie wniosku o płatność lub złożenie po tym
terminie skutkuje wypowiedzeniem umowy.
Zasady poprawnego składania
wniosku o płatność
• WoP powinien być wypełniony na aktualnym formularzu;
• WoP powinien być sporządzony zgodnie z obowiązującą
„Instrukcją wypełniania wniosku o płatność”;
• WoP powinien być podpisany przez osoby do tego upoważnione;
• WoP powinien zawierać wszystkie niezbędne załączniki;
• WoP należy złożyć osobiście w siedzibie Instytucji Pośredniczącej
(Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego
w Olsztynie)
Formularz
wniosku o płatność
Sekcja I. DANE IDENTYFIKACYJNE
BENEFICJENTA
 Dane Beneficjenta powinny być zgodne z danymi zawartymi w umowie
o dofinansowanie;
 Pkt 2. Adres zamieszkania/siedziby – w przypadku osób fizycznych
(również prowadzących działalność gospodarczą) należy podać adres
zamieszkania; w przypadku osób prawnych i jednostek organizacyjnych
nieposiadających osobowości prawnej należy podać adres siedziby;
 Obowiązkowo należy wypełnić punkt 4. Dane osoby uprawnionej do
kontaktu;
Sekcja I. DANE IDENTYFIKACYJNE
BENEFICJENTA – c.d.
 W przypadku, gdy beneficjent nie jest osobą fizyczną należy również
obowiązkowo wypełnić punkt 5 lub 6;
 Pkt 7. Rachunek bankowy, na który należy dokonać płatności:
1.
2.
3.
Jeżeli beneficjent składa wniosek rozliczający zaliczkę i nie wnioskuje już o kwotę
do wypłaty należy wpisać dane konta zaliczkowego,
Jeżeli beneficjent wnioskuje o wypłatę środków powinien wpisać dane konta, na
które powinna być dokonana płatność (konto zaliczkowe lub inne konto),
Na potwierdzenie danych o numerze rachunku bankowego należy dostarczyć
odpowiedni dokument – zaświadczenie z banku, umowa z bankiem na
prowadzenie rachunku, oświadczenie Beneficjenta o posiadaniu rachunku.
Sekcja II. DANE Z UMOWY
O DOFINANSOWANIE
 Pkt 1-7 – należy podać dane zgodnie z podpisana umową
o dofinansowanie;
 Pkt 8-9 – należy podać kwoty zgodnie z umową o dofinansowanie,
jednak w przypadku zawarcia aneksu do umowy należy podać aktualne
kwoty;
 Pkt 10. Okres realizacji operacji – należy podać zgodnie z umową
o dofinansowanie – okres podany w załączniku nr 1 do umowy.
Sekcja III. DANE DOTYCZĄCE
WNIOSKU O PŁATNOŚĆ

Pkt 1. Wniosek za okres – należy podać okres od dnia podpisania umowy
o dofinansowanie do dnia złożenia wniosku o płatność lub ostatniego
dnia terminu złożenia wniosku o płatność;

Pkt 3-5 i 7 – należy wpisać poprawnie kwoty wynikające z danych
umieszczonych w tabeli IV i V;

Pkt 6 – należy wpisać kwotę odsetek bankowych uzyskanych od kwoty
otrzymanej zaliczki (dokument potwierdzający wysokość odsetek).
Sekcja IV. WYKAZ FAKTUR LUB DOKUMNETÓW
O RÓWNOWAZNEJ WARTOŚCI DOWODOWEJ
 w tabeli należy wyszczególnić wszystkie dokumenty
potwierdzające poniesione koszty kwalifikowalne;
 W przypadku, gdy dokument odnosi się do więcej niż
jednej pozycji z zestawienia rzeczowo-finansowego,
zawartego w umowie, należy go ująć w zestawieniu
odpowiednią ilość razy.
Sekcja V. ZESTAWIENIE RZECZOWOFINANSOWE
 Kolumna 2 „Wyszczególnienie zakresu rzeczowego” –
powinno być zgodnie z załącznikiem nr 1 do umowy;
 Kolumny 3-8 – wprowadzone dane powinny być zgodne
z faktycznie poniesionymi kosztami.
Sekcja VI. INFORMACJE DOTYCZĄCE
OPERACJI
 Należy obowiązkowo wypełnić w przypadku rozliczania
przez Beneficjenta zaliczki lub jej transzy;
Sekcja VII. OŚWIADCZENIA BENEFICJENTA
 wniosek powinien być podpisany przez beneficjenta,
osobę (osoby) upoważnioną/e do reprezentowania
beneficjenta lub ustanowionego pełnomocnika;
Sekcja VIII. INFORMACJA O ZAŁĄCZNIKACH
 należy wskazać wszystkie dołączone do wniosku o płatność załączniki;
Załączniki do
Wniosku o Płatność
Beneficjent jest zobowiązany złożyć niezbędne do rozliczenia
operacji załączniki wraz z wnioskiem o płatność (sekcja VIII).
Beneficjent składa dokumenty, bezpośrednio dokumentujące
koszty – faktury, rachunki, umowy sprzedaży itp. – w oryginale.
Inne załączniki beneficjent przedstawia w oryginale lub kopii
poświadczonej za zgodność z oryginałem przez upoważnionego
pracownika urzędu marszałkowskiego, notariusza lub podmiot, który
wydał dokument.
Sprawozdanie z realizacji operacji
 W przypadku złożenia przez Beneficjenta wniosku o płatność końcową
obowiązkowym załącznikiem jest sprawozdanie końcowe z realizacji
operacji.
 Sprawozdanie powinno być wypełnione zgodnie z opracowaną instrukcją
wypełniania sprawozdania oraz powinno zawierać informacje zgodne
z danymi zawartymi w umowie o dofinansowanie.
 Sprawozdanie powinno być złożone w wersji papierowej i elektronicznej.
Dokumenty akceptowane na etapie
wniosku o płatność:
•faktury VAT (VAT RR, VAT MP),
•rachunki,
•faktury i noty korygujące (wraz z fakturami, których dotyczą),
•dokumenty celne (wraz z dokumentami, których dotyczą),
•umowy sprzedaży nieruchomości sporządzone w formie aktu
notarialnego wraz z dokumentem potwierdzającym poniesienie kosztu,
•umowy zlecenia, o dzieło oraz inne umowy cywilnoprawne wraz
z rachunkami,
•niektóre dokumenty wewnętrzne.
Dokumenty finansowe:
 powinny być wystawione na Beneficjenta (dane zgodne z podpisaną
umową o dofinansowanie),
 powinny zawierać wszystkie niezbędne elementy – zgodnie z zasadami
wystawiania dokumentów,
 data sprzedaży na dokumentach powinna być zgodna z okresem
kwalifikowalności kosztów wynikającym z Rozporządzenia Ministra
Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 23 listopada 2011 r.,
 data sprzedaży musi być również zgodna z okresem realizacji operacji
określonym w załączniku nr 1 do umowy o dofinansowanie.
Potwierdzenie nabycia lub odbioru:
 załącznikiem do wniosku o płatność powinny być potwierdzenia obioru
zakupionych rzeczy, wykonania usług odebrania robót budowlanych,
 dokumentem potwierdzającym odbiór może być protokół odbioru,
montażu, instalacji itp. podpisany przez dostawcę i nabywcę
 W przypadku zakupów potwierdzeniem może być adnotacja na
dokumencie finansowym „towar odebrałem/am” z datą odbioru i
podpisem odbierającego.
Zakupy rzeczy używanych
Niezbędne dokumenty przy zakupie rzeczy używanych:
1.
2.
Oświadczenie Beneficjenta, że w okresie 5 lat poprzedzających rok ich
nabycia nie zostały zakupione z udziałem środków publicznych,
Wycena wraz z opinią rzeczoznawcy określająca wartość rynkowa
zakupionych maszyn lub urządzeń oraz potwierdzająca, że są one
sprawne oraz maja właściwości techniczne niezbędne do realizacji
operacji i spełniają obowiązujące normy i standardy.
Leasing – niezbędne dokumenty
1. Umowa leasingu (kopia, odpis) wraz
z harmonogramem spłat,
2. Umowa powinna zawierać informację
o przeniesieniu własności na leasingobiorcę
po spłaceniu wszystkich rat,
3. Potwierdzenie przeniesienia własności.
Zakupy dokonane poza terytorium Unii
Europejskiej
W przypadku zakwalifikowania kosztu zakupu
maszyn i urządzeń nabytych poza obszarem UE
należy załączyć do WoP odpowiednie atesty,
certyfikaty lub deklaracje zgodności lub inne
równoważne dokumenty potwierdzające, że maszyny
i urządzenia spełniają normy wspólnotowe mające do
nich zastosowanie.
Kosztorysy
W przypadku braku pozwolenia budowlanego albo zgłoszenia robót
budowlanych na etapie weryfikacji wniosku o dofinansowanie warunkiem wypłaty
pomocy jest złożenie przez Beneficjenta ww. dokumentów najpóźniej w dniu
złożenia wniosku o płatność.
W przypadku robót budowlanych, na które wymagane jest pozwolenie na
budowę należy dołączyć:
- pozwolenie na użytkowanie (w przypadku gdy obowiązek jego posiadania
nakłada pozwolenie na budowę),
- zgłoszenie zakończenia robót budowlanych wraz z dokumentem
potwierdzającym brak sprzeciwu do użytkowania lub oświadczeniem,
że sprzeciwu nie wniesiono (po upływie 21 dni).
Kosztorysy – c.d.
Niezbędnym załącznikiem do WoP jest kosztorys
powykonawczy w przypadku, gdy:
- występują rozbieżności pomiędzy wdrożonym
kosztorysem inwestorskim a stanem faktycznym
po wykonaniu robót (zmiany w cenie, ilości),
- do zaistniałych zmian konieczne są wyjaśnienia.
Dokumentacja fotograficzna
i oznakowanie operacji
• W przypadku operacji o wartości powyżej 500 000
EURO Beneficjent zobowiązany jest do oznaczenia
operacji tablicą informacyjną sporządzoną zgodnie
z wytycznymi Księgi Wizualizacji,
• W przypadku operacji o wartości poniżej 500 000
EURO Beneficjent zobowiązany jest oznakować
operację w widoczny sposób – poprzez tablicę,
naklejkę itp.
Dokumentacja fotograficzna
i oznakowanie operacji – c.d.
Zapłata dokonywana w walutach obcych
W przypadku, gdy dokonano płatności w obcej
walucie kwotę kosztów kwalifikowalnych należy
przedstawić w polskiej walucie przeliczając wartość
po kursie z dnia dokonania transakcji zapłaty.
Potwierdzeniem wysokości kursu jest:
- adnotacja banku na fakturze lub innym dokumencie
o równoważnej wartości dowodowej lub na
potwierdzeniu zapłaty,
- zaświadczenie z banku.
Dowody zapłaty
Do wniosku o płatność należy obowiązkowo dostarczyć
potwierdzenia dokonania zapłaty za przedstawione dokumenty.
W przypadku płatności przelewem należy dostarczyć
potwierdzenie dokonania przelewu (nie należy dołączać
polecenia przelewu).
W przypadku płatności gotówkowych potwierdzeniem
jest zapis na dokumencie „zapłacono gotówką”, oświadczenie
wystawcy dokumentu o otrzymaniu płatności (kwota i data) lub
inny dokument potwierdzający (KP).
Wszystkie wydatki powinny być poniesione do dnia
złożenia WoP.
Wzrost kosztów kwalifikowalnych
Zgodnie z artykułem 5 ustęp 4 umowy
o dofinansowanie, w przypadku, gdy Beneficjent
poniósł koszty w kwocie wyższej niż zakładana w
umowie jednak nie więcej niż o 10% w stosunku do
kwoty wskazanej w poszczególnych pozycjach
zestawienia rzeczowo-finansowego, koszty te mogą
zostać zakwalifikowane w wysokości faktycznie
poniesionej o ile kwota pomocy nie ulegnie
zwiększeniu.
Zaliczki



Zaliczka powinna być wypłacona na wyodrębniony rachunek
bankowy (lub subkonto), przeznaczony wyłącznie do obsługi
zaliczki.
Dokumentem potwierdzającym numer rachunku bankowego,
dostarczanym do Samorządu Województwa, może być
zaświadczenie z banku, umowa z bankiem lub oświadczenie
Beneficjenta.
Dane powinny być zgodne z informacjami zawartymi w umowie
o dofinansowanie.
Zaliczki – c.d.
 Zaliczka może być wydatkowana tylko i wyłącznie


w formie bezgotówkowej.
Zaliczka przeznaczona jest wyłącznie do finansowania kosztów
kwalifikowalnych.
Zwrot niewykorzystanej lub nieprawidłowo wydatkowanej zaliczki
powinien nastąpić do dnia złożenia WoP (na rachunek bankowy
Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa).
Aneks do umowy
Wniosek o aneks do umowy o dofinansowanie
można złożyć najpóźniej w dniu złożenia WoP.
Weryfikacja WoP zostaje wstrzymana do dnia
podpisania aneksu lub odmowy podpisania aneksu.
Dziękujemy za uwagę
Biuro Wdrażania PO RYBY
Departament Rozwoju Obszarów Wiejskich i Rolnictwa
Urząd Marszałkowski Województwa WarmińskoMazurskiego w Olsztynie