Transcript Biuro Kontroli i Audytu KONTROLA – najważniejsze aspekty Warszawa, 11 kwietnia 2011 r. 1.

Biuro Kontroli i Audytu
KONTROLA – najważniejsze aspekty
Warszawa, 11 kwietnia 2011 r.
1. Ważne dokumenty
• Zapisy umowy o dofinansowanie
• Zasady kontroli w ramach Programu Operacyjnego
Kapitał Ludzki 2007 – 2013
2. Rodzaje kontroli
• Kontrole planowe – kontrole prowadzone na
podstawie Rocznych Planów Kontroli.
• Kontrole doraźne – kontrole nieujęte w RPK. Kontrola
doraźna powinna być przeprowadzona szczególnie
w przypadku:
– podejrzenia wystąpienia nieprawidłowości/
uchybień/zaniedbań ze strony beneficjenta,
– otrzymania przez jednostkę kontrolującą
informacji/skarg dotyczących domniemanych
nieprawidłowości w projekcie.
3. Przebieg kontroli
Realizacja kontroli składa się z następujących
etapów:
•
•
•
•
•
przekazanie zawiadomienia o kontroli,
przeprowadzenie czynności kontrolnych,
sporządzenie Informacji pokontrolnej,
sformułowanie Zaleceń pokontrolnych,
raportowanie o nieprawidłowościach do
odpowiednich instytucji w ramach PO KL.
4. Co podlega kontroli?
I.
•
•
•
•
Kontrola na miejscu realizacji projektu –
w siedzibie beneficjenta/partnera
w szczególności obejmuje:
prawidłowość rozliczeń finansowych,
poprawność dokumentacji dotyczącej personelu
projektu,
sposób rekrutacji uczestników projektu,
sposób przetwarzania danych osobowych
uczestników projektu (w ramach PEFS 2007)
zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o
ochronie danych osobowych,
Co podlega kontroli? – cd.
• zgodność danych przekazywanych we wniosku
o płatność w części dotyczącej postępu rzeczowego
oraz postępu finansowego z dokumentacją dotyczącą
realizacji projektu dostępną w siedzibie beneficjenta,
• poprawność udzielania zamówień publicznych,
• poprawność stosowania zasady konkurencyjności,
• poprawność udokumentowania rozeznania rynku
w przypadku wydatków, do których nie mają
zastosowania przepisy PZP oraz zasada
konkurencyjności,
• poprawność realizacji działań informacyjnopromocyjnych,
• sposób prowadzenia i archiwizacji dokumentacji
projektu.
Co podlega kontroli? – cd.
•
•
•
•
II. Kontrola podczas wizyty monitoringowej
w szczególności obejmuje sprawdzenie:
czy świadczona usługa jest zgodna
z umową/decyzją o dofinansowanie projektu oraz
umową na realizację usługi,
czy realizowana usługa jest zgodna
z harmonogramem realizacji projektu,
czy zakres tematyczny szkolenia, warsztatu czy
konferencji jest zgodny z zatwierdzonym
wnioskiem o dofinansowanie realizacji projektu,
dokumentów potwierdzających zrealizowanie
usługi zgodnie z liczbą osobogodzin zawartą
w umowie z wykonawcą na realizację usługi,
Co podlega kontroli? – cd.
• czy pomieszczenia, w których realizowana jest
dana usługa, są oznakowane plakatami lub
tablicami z logo PO KL i UE, informującymi
o współfinansowaniu projektu z EFS,
• czy uczestnicy otrzymują materiały szkoleniowe,
które są oznakowane zgodnie z zasadami
informowania i promowania projektów w ramach
PO KL.
5. Obowiązki beneficjenta:
• zapewnienie odpowiedniego pomieszczenia do
pracy,
• zapewnienie swobodnego poruszania się po terenie
jednostki, z wyjątkiem miejsc podlegających
szczególnej ochronie z uwagi na tajemnicę
państwową,
• przygotowanie i udostępnienie całości dokumentacji
dotyczącej kontrolowanego projektu,
• zapewnienie ciągłego kontaktu z osobami
merytorycznie odpowiedzialnymi za poszczególne
elementy wdrażania projektu,
Obowiązki beneficjenta – cd.
• przygotowywanie na żądania kontrolujących kopii,
odpisów i wyciągów zweryfikowanych dokumentów,
potwierdzonych za zgodność z oryginałem,
• zapewnienie możliwości przeprowadzania oględzin
obiektów i składników majątkowych,
• przekazywanie kontrolującym ustnych oraz
pisemnych wyjaśnień.
• składanie pisemnych oświadczeń.
6. Najczęstsze błędy występujące podczas
kontroli:
• brak należytego nadzoru beneficjenta nad projektem,
• brak ewidencjonowania i rozliczania czasu pracy
personelu,
• zawieranie dodatkowych umów cywilno-prawnych
z etatowymi pracownikami beneficjenta,
• brak wskazania w zakresie obowiązków personelu
projektu wymiaru czasu pracy na rzecz projektu,
• realizacja kilku funkcji/tych samych funkcji w kilku
projektach,
• niedostosowana polityka rachunkowości do specyfiki
projektu,
• niewłaściwy/częściowy opis dokumentów finansowoksięgowych,
• dokonywanie płatności bez wymaganych akceptacji,
Najczęstsze błędy występujące podczas
kontroli cd.:
• umieszczanie we wniosku o płatność wydatków
niezwiązanych z projektem,
• nie osiągnięcie zakładanych wskaźników w projekcie,
• braki w dokumentacji rekrutacyjnej,
• rekrutowanie uczestników projektu niezgodnie z jego
założeniami
• brak wszystkich wymaganych przez prawo
elementów w polityce bezpieczeństwa oraz w
instrukcji zarządzania systemem informatycznym,
• niepełny rejestr do przetwarzania danych osobowych,
Najczęstsze błędy występujące podczas
kontroli cd.:
• niestosowanie wszystkich założeń zasady
konkurencyjności,
• stosowanie dyskryminacyjnych kryteriów oceny ofert,
• brak łączenia tożsamych zamówień,
• niewłaściwy wybór trybu zamówienia,
• niedostateczna promocja/nadmierna promocja,
• braki w dokumentacji,
• brak zachowania ścieżki audytu w weryfikowanych
obszarach,
• nieterminowa realizacja projektu.
7. Dobre praktyki – „kontrola marzeń”
• przeczytanie i respektowanie zapisów umowy
o dofinansowanie,
• dokładne, kompleksowe i staranne sporządzanie
dokumentacji,
• jasny, czytelny podział obowiązków personelu
zatrudnionego w projekcie,
• terminowe przesyłanie sprawozdań i wniosków
o płatność,
• dokumenty/materiały potwierdzające dokonanie
zakupów/wykonanie usług,
• dobrze prowadzona ewidencja czasu pracy.
Dobre praktyki – „kontrola marzeń” – cd.
• rzetelne prowadzenie rekrutacji beneficjentów –
kwalifikowalność,
• zachowanie ścieżki audytu,
• skuteczna ochrona danych osobowych,
• przestrzeganie zasady konkurencyjności.
A także…
dbanie o rzetelne, racjonalne, celowe,
efektywne wydatkowanie środków
publicznych.
DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ
Ministerstwo Edukacji Narodowej
Biuro Kontroli i Audytu
al. J. Ch. Szucha 25, 00-918 Warszawa
tel. (022) 34 74 574
fax (022) 34 74 172