Transcript Dokumentowanie ponoszonych wydatków kwalifikowanych

2013
Rozliczanie projektów o
dofinansowanie
w ramach Pilotażu Wsparcie na
pierwsze wdrożenie wynalazku
Ilustracja
Departament Wsparcia
Działalności BadawczoRozwojowej
Warszawa, 11 października 2013
Warszawa, 11.10.2013 r.
Plan prezentacji
 Realizacja projektu – umowa, przepisy prawa
 Formy wypłaty dofinansowania
 Wprowadzanie zmian do umowy
 Występowanie z wnioskiem o płatność
 Dokumentowanie wydatków
 Rozliczanie zaliczek
 Rozliczanie wydatków kwalifikowanych
Warszawa, 11.10.2013 r.
Realizacja projektu zgodnie z umową oraz przepisami prawa
Projekt musi być realizowany w zgodzie z:
 umową o dofinansowanie (w szczególności w zgodzie z
opisem
zawartym
we
wniosku
o
harmonogramem rzeczowo-finansowym),
dofinansowanie,
 obowiązującymi przepisami prawa krajowego
i wspólnotowego,
 wytycznymi MRR obowiązującymi na dzień dokonywania
odpowiedniej czynności,
 wytycznymi MRR w zakresie kwalifikowania wydatków w
ramach POIG obowiązującymi w chwili ogłoszenia naboru.
Warszawa, 11.10.2013 r.
Pełny zakres realizacji projektu
Realizacja projektu oznacza:
 wykonanie rzeczowe projektu
zrealizowanie finansowe projektu – zapłata oraz
udokumentowanie
wdrożenie wynalazku – tj. rozpoczęcie produkcji lub
świadczenie usługi opartych o wynalazek
produkt / usługa ma posiadać co najmniej te funkcjonalności
i cechy, co określono we wniosku o dofinansowanie
Warszawa, 11.10.2013 r.
Formy wypłaty dofinansowania
 zaliczka – w jednej lub kilku transzach,
 płatności pośrednie – refundacja części wydatków
kwalifikujących się do objęcia wsparciem,
 płatności końcowe – refundacja po zakończeniu
realizacji projektu
Łączne dofinansowanie w formie zaliczki lub płatności
pośrednich nie może przekroczyć 90 % maksymalnej
wysokości dofinansowania. Pozostała kwota dofinansowania
zostaje przekazana Beneficjentowi po zaakceptowaniu przez
Instytucję Wdrażającą wniosku o płatność końcową.
Warszawa, 11.10.2013 r.
Zmiany w projekcie - § 8 umowy
Sytuacje wymagające obowiązkowo zgłoszenia do Instytucji
Wdrażającej:





wszelkie zagrożenia lub nieprawidłowości w projekcie (§ 7
ust. 12),
zmiany organizacyjno-prawne Beneficjenta (§ 8 ust. 10),
cesje praw z umowy na inny podmiot (§ 2 ust. 6),
zmiany terminów realizacji projektu, w szczególności
opóźnienie rozpoczęcia projektu ponad 2 miesiące (§ 12 ust.
3 pkt 1),
sprzedaż środka trwałego nabytego z wykorzystaniem
dofinansowania (§ 7 ust. 10).
Warszawa, 11.10.2013 r.
Zmiany w projekcie - § 8 umowy
Inne zmiany wymagające zgody Instytucji Wdrażającej:




zmiany terminu realizacji projektu,
zmiany terminu złożenia wniosku o płatność
przesunięcia pomiędzy poszczególnymi kategoriami
wydatków kwalifikowanych > 10%,
inne zmiany w realizacji projektu w stosunku do opisu
projektu przedstawionego w załącznikach do umowy o
dofinansowanie
Warszawa, 11.10.2013 r.
Zmiany w projekcie
Zmiany niewymagające aneksu - § 14 ust. 2 i 3
Wymagające pisemnej informacji:
 adres i reprezentacja Beneficjenta,
 rachunki bankowe,
 harmonogram płatności
Wymagające wykazania we wniosku o płatność
 przesunięcia pomiędzy poszczególnymi kategoriami
wydatków kwalifikowanych < 10%,
 zmiana całkowitego kosztu realizacji projektu,
 wzrost docelowej wartości wskaźników.
Warszawa, 11.10.2013 r.
Niedopuszczalne zmiany
w projekcie
 zmiany związane z zasadniczą modyfikacją projektu (§ 7 ust. 3),
 zmiany, które miałyby negatywny wpływ na
osiągnięcie celów projektu – (§ 8 ust. 7),
Warszawa, 11.10.2013 r.
Zmiany w projekcie - § 8 umowy
Termin rozpatrywania wniosku o zmiany
Instytucja Wdrażająca podejmuje decyzję
o wprowadzeniu zmian w terminie
30 dni od daty otrzymania kompletnego wniosku.
(§ 8 ust. 4 umowy)
Warszawa, 11.10.2013 r.
Proces składania wniosku o płatność
Podstawą wypłaty dofinansowania jest złożenie wniosku o
płatność, prawidłowo wypełnionego w Generatorze wniosków o
płatność, w formie papierowej i tożsamej z nią formie
elektronicznej (ta sama suma kontrolna) – (§ 6 ust. 1) wraz z
następującymi załącznikami:
-
-
zestawieniem dokumentów księgowych potwierdzających
poniesione wydatki,
oświadczeniem dotyczącym o braku powiązań osobowych lub
kapitałowych z wykonawcą,
zaktualizowanym harmonogramem płatności lub informacją o
braku zmian,
Warszawa, 11.10.2013 r.
Proces składania wniosku o płatność
-
w
przypadku
pierwszego
wniosku
o
płatność
rozliczającego wydatki kopiami dokumentów księgowych
(faktur lub dokumentów o równoważnej wartości
dowodowej) potwierdzających poniesione wydatki;
kopiami dokumentów potwierdzających dokonanie zapłaty
oraz dodatkowo kopiami dokumentów potwierdzających
zgodność realizacji Projektu z warunkami Umowy (kopie
dokumentów potwierdzających przyjęcie środków trwałych
do użytkowania, kopie protokołów odbioru robót lub
kopiami innych dokumentów potwierdzających zgodność
realizacji Projektu z warunkami Umowy),
Warszawa, 11.10.2013 r.
Proces składania wniosku o płatność
-
w przypadku pierwszego wniosku o płatność – pełną
dokumentacją oddziaływania projektu na środowisko,
zgromadzoną w ramach ponownej oceny oddziaływania
przedsięwzięcia na środowisko, zgodnie z § 2 ust. 9,
w przypadku, gdy Projekt uwzględnia przedsięwzięcia
mogące
znacząco
oddziaływać
na
środowisko
lub na obszar/potencjalny obszar Natura 2000 oraz
przeprowadzana była ponowna ocena oddziaływania
przedsięwzięcia na środowisko;
-
w przypadku wniosku o płatność końcową –
sprawozdaniem potwierdzającym zrealizowanie Projektu,
w zakresie określonym w § 2 ust. 3 pkt 3, sporządzonym
zgodnie ze wzorem opublikowanym na stronie
internetowej
Instytucji
Wdrażającej/Instytucji
Pośredniczącej II stopnia.
Warszawa, 11.10.2013 r.
Proces składania wniosku o płatność
Zrealizowanie projektu oznacza wdrożenie wynalazku
rozumiane jako rozpoczęcie produkcji lub świadczenie usługi
przez Beneficjenta opartych o wynalazek.
W przypadku wdrożenia wynalazku, który został zgłoszony w
celu uzyskania patentu sprawozdanie zawiera informacje o
statusie zgłoszenia wynalazku, którego wdrożenia dotyczy
projekt.
Warszawa, 11.10.2013 r.
Proces składania wniosku o płatność
Beneficjent zobowiązany jest do złożenia co najmniej trzech
wniosków o płatność do Instytucji Wdrażającej/Instytucji
Pośredniczącej II stopnia, w danym roku kalendarzowym, w
terminach określonych w Harmonogramie płatności. W
przypadku rozpoczęcia realizacji projektu w III lub IV kwartale
danego roku kalendarzowego Beneficjent zobowiązany jest do
złożenia co najmniej jednego wniosku o płatność w tym roku
kalendarzowym.
Beneficjent ma obowiązek złożyć wniosek o płatność
rozliczający
zaliczkę
otrzymaną
w
danym
roku
kalendarzowym najpóźniej do dnia 10 stycznia kolejnego roku
kalendarzowego.
Warszawa, 11.10.2013 r.
Proces składania wniosku o płatność
Beneficjent zobowiązany jest, pod rygorem wypowiedzenia
Umowy ze skutkiem natychmiastowym, do złożenia
w Instytucji Wdrażającej/Instytucji Pośredniczącej II stopnia
wniosku o płatność końcową nie później niż w dniu
zakończenia okresu kwalifikowalności wydatków Projektu, o
którym mowa w § 5 ust. 3.
Warszawa, 11.10.2013 r.
Proces zatwierdzania wniosku o płatność
Weryfikacja
wniosku o płatność w terminie 20 dni (a w
przypadku pierwszego wniosku o płatność rozliczającego wydatki
– 30 dni) od dnia wpływu kompletnego wniosku - § 6 ust. 7
Dokonanie przelewu/wystawienie zlecenia płatności w terminie
15 dnia od dnia zatwierdzenia wniosku o płatność - § 6 ust. 13
Warszawa, 11.10.2013 r.
Warszawa, 11.10.2013 r.
Warszawa, 11.10.2013 r.
Warszawa, 11.10.2013 r.
Warszawa, 11.10.2013 r.
Warszawa, 11.10.2013 r.
Warszawa, 11.10.2013 r.
Warszawa, 11.10.2013 r.
Warszawa, 11.10.2013 r.
Warszawa, 11.10.2013 r.
Kwota brutto
dokumentu
Kwota netto
dokumentu
Kwota wydatków
kwalifikowanych
w tym VAT
0,00
0,00
0,00
0,00
EFFR
Kategoria
Nr zadania
Dołączono
dokument
księgowy
Pozycje
Warszawa, 11.10.2013 r.
Dokumentowanie ponoszonych wydatków
-
kopia dokumentu księgowego, opisana zgodnie z
instrukcją wypełniania wniosku
potwierdzenie zapłaty
inne, specyficzne dla poszczególnych kategorii wydatków
Warszawa, 11.10.2013 r.
Dokumentowanie ponoszonych wydatków kwalifikowanych grunty
1. Pokrycie kosztów przeniesienia własności gruntu lub
użytkowania wieczystego gruntu
-
-
akt notarialny/faktura, potwierdzenie zapłaty
opinia rzeczoznawcy majątkowego potwierdzającą, że cena
nabycia nie przekracza wartości rynkowej gruntu, określonej
na dzień nabycia
oświadczenie podmiotu zbywającego grunt, iż w okresie 7 lat
poprzedzających datę nabycia gruntu, jego zakup nie był
współfinansowany ze środków wspólnotowych ani z krajowych
środków pomocy publicznej lub pomocy de minimis.
Warszawa, 11.10.2013 r.
Dokumentowanie ponoszonych wydatków budynki/budowle
2. Pokrycie kosztów przeniesienia prawa własności
budynku/budowli
- akt notarialny/faktura, potwierdzenie zapłaty
- opinia rzeczoznawcy majątkowego potwierdzającą, że cena
nabycia nie przekracza wartości rynkowej nieruchomości,
określonej na dzień nabycia;
- opinia rzeczoznawcy budowlanego potwierdzającą, że
nieruchomość może być używana w określonym celu,
zgodnym z celami projektu objętego dofinansowaniem, lub
określającą zakres niezbędnych zmian lub ulepszeń;
-
oświadczeniem podmiotu zbywającego nieruchomość, iż w
okresie 7 lat poprzedzających datę nabycia nieruchomości, jej
zakup nie był współfinansowany ze środków wspólnotowych
ani z krajowych środków pomocy publicznej lub pomocy de
minimis;
Warszawa, 11.10.2013 r.
Dokumentowanie ponoszonych wydatków - środki trwałe
3. Pokrycie ceny nabycia albo kosztu wytworzenia innych
środków trwałych
-
faktura, potwierdzenie zapłaty
dokument OT
Warszawa, 11.10.2013 r.
Dokumentowanie ponoszonych wydatków - zakup
używanego środka trwałego
-
oświadczenie sprzedającego o tym, iż w okresie 7 lat
poprzedzających datę nabycia środka trwałego, jego zakup
nie był współfinansowany ze środków wspólnotowych ani z
krajowych środków pomocy publicznej lub pomocy de minimis;
-
oświadczenie Beneficjenta o tym, iż cena używanego środka
trwałego nie przekracza jego wartości rynkowej określonej na
dzień nabycia i jest niższa niż cena podobnego, nowego
środka trwałego;
-
oświadczenie sprzedającego określające zbywcę środka
trwałego, miejsce i datę jego zakupu;
Warszawa, 11.10.2013 r.
Dokumentowanie ponoszonych wydatków - roboty
budowlane, WNIP
4. Pokrycie ceny nabycia robót i materiałów budowlanych
-
faktury, potwierdzenie zapłaty
protokoły odbioru robót budowlanych
5.
Pokrycie ceny nabycia wartości niematerialnych i
prawnych w formie patentów, praw ochronnych, licencji,
know-how oraz nieopatentowanej wiedzy technicznej,
jeżeli:
będą wykorzystywane wyłącznie do celów projektu
będą podlegać amortyzacji zgodnie z przepisami ustawy o
rachunkowości
-
Warszawa, 11.10.2013 r.
Dokumentowanie ponoszonych wydatków - roboty
budowlane, WNIP
-
będą nabyte od osób trzecich na warunkach rynkowych;
będą stanowić aktywa mikroprzedsiębiorcy, małego lub
średniego przedsiębiorcy i pozostaną w przedsiębiorstwie
przez co najmniej 3 lata od dnia zakończenia projektu
WNIP – udokumentowanie:
- faktura, potwierdzenie zapłaty
Warszawa, 11.10.2013 r.
Dokumentowanie ponoszonych wydatków - leasing
6. Raty spłat wartości początkowej gruntów, budynków i
budowli poniesione przez korzystającego do dnia
zakończenia realizacji projektu
oraz
7. Raty spłat wartości początkowej środków trwałych lub
wartości niematerialnych i prawnych
-
umowa leasingu
faktura / nota, potwierdzenie zapłaty
kwalifikowane są wyłącznie raty kapitałowe z tytułu leasingu
Warszawa, 11.10.2013 r.
Dokumentowanie ponoszonych wydatków - najem i
dzierżawa
8. Pokrycie kosztów związanych z najem lub dzierżawą
gruntów, budynków, budowli
-
faktura, potwierdzenie zapłaty
umowa najmu lub dzierżawy
metodologia wyliczenia kosztów, jeśli nie wynika z biznes
planu lub innych dokumentów
Warszawa, 11.10.2013 r.
Dokumentowanie ponoszonych wydatków - doradztwo
9. Pokrycie ceny zakupu usług doradczych, przy czym
umowy nie mogą stanowić elementu stałej lub okresowej
działalności gospodarczej lub być związane z bieżącymi
wydatkami operacyjnymi przedsiębiorcy
-
faktura, potwierdzenie zapłaty
umowy cywilnoprawne, rachunek, potwierdzenie zapłaty
Warszawa, 11.10.2013 r.
Dokumentowanie ponoszonych wydatków - tłumaczenia
10. Pokrycie kosztów tłumaczenia przysięgłego na język
polski dokumentacji niezbędnej do złożenia wniosku
-
faktura, potwierdzenie zapłaty
umowy cywilnoprawne, rachunek, potwierdzenie zapłaty
Warszawa, 11.10.2013 r.
Dokumentowanie ponoszonych wydatków - zabezpieczenia,
rachunek bankowy
11. Ustanowienie lub utrzymanie zabezpieczenia należytego
wykonania umowy
12. Pokrycie kosztów związanych z otwarciem i
prowadzeniem odrębnego rachunku bankowego lub
subkonta na rachunku bankowym
-
wyciąg z rachunku bankowego
Warszawa, 11.10.2013 r.
Rozliczanie zaliczek
Wypłata kolejnej transzy zaliczki następuje pod warunkiem
rozliczenia przez Beneficjenta co najmniej 70% łącznej kwoty
przekazanych transz zaliczki. Rozliczenie transzy zaliczki polega
na wykazaniu we wniosku o płatność poniesionych wydatków
kwalifikujących się do objęcia wsparciem lub na zwrocie zaliczki.
Do rozliczenia zaliczki – obowiązkowym załącznikiem jest wyciąg
z rachunku zaliczkowego
W przypadku rozliczenia co najmniej 70% łącznej kwoty
przekazanych transz zaliczki, Instytucja Wdrażająca/Instytucja
Pośrednicząca II stopnia może pomniejszyć kwotę kolejnych
płatności o nierozliczone środki dotychczas otrzymanej zaliczki.
Warszawa, 11.10.2013 r.
Rozliczanie zaliczek
W przypadku:
1) nierozliczenia w terminie do 10 stycznia kolejnego roku
kalendarzowego kwoty stanowiącej co najmniej 70% łącznej
kwoty przekazanych transz zaliczki, lub
2) niezłożenia wniosku o płatność rozliczającego zaliczkę w
terminie określonym w § 6 ust. 4, lub
3) gdy kwota dofinansowania wynikająca z zatwierdzonych przez
Instytucję Wdrażającą/Instytucję Pośredniczącą II stopnia
wydatków kwalifikujących się do objęcia wsparciem wraz z
dokonanym zwrotem zaliczki, nie stanowi co najmniej 70%
łącznej kwoty przekazanych transz zaliczki,
-
od środków pozostałych do rozliczenia 70% łącznej kwoty
przekazanych transz zaliczki, nalicza się odsetki jak dla
zaległości podatkowych, liczone od dnia przekazania środków
do dnia:
Warszawa, 11.10.2013 r.
Rozliczanie zaliczek
a) zwrotu nierozliczonej zaliczki lub
b) złożenia kolejnego wniosku o płatność.
Beneficjent może w jednym wniosku rozliczać zaliczkę oraz
wnioskować o wypłatę kolejnej zaliczki.
Kolejna transza zaliczki lub kolejna płatność jest pomniejszana o
odsetki bankowe narosłe na odrębnym rachunku bankowym dla
płatności zaliczkowych.
Warszawa, 11.10.2013 r.
Rozliczanie zaliczek
W przypadku wyboru przez Beneficjenta wypłaty dofinansowania
w formie zaliczki, Beneficjent jest zobowiązany do przestrzegania
przepisów ustawy o finansach publicznych, dotyczących trybu
wydatkowania, rozliczania i zwrotu środków dotacji celowej
niewykorzystanych w danym roku budżetowym.
Dofinansowanie udzielone Beneficjentowi w formie zaliczki w
zakresie środków pochodzących z dotacji celowej w części
niewykorzystanej do końca roku budżetowego podlega zwrotowi
na rachunek wskazany przez Instytucję Wdrażającą/Instytucję
Pośredniczącą II stopnia do dnia 10 stycznia następnego roku
budżetowego.
Warszawa, 11.10.2013 r.
Rozliczanie zaliczek – konsekwencje zapisów uofp
Złożenie wniosku o płatność po terminie określonym w
umowie – konieczność płacenia odsetek w wysokości jak dla
zaległości podatkowych. Odsetki naliczane od dnia wypłaty
środków z zaliczki do dnia rozliczenia środków (poprzez złożenie
wniosku o płatność lub poprzez zwrot środków);
Obowiązek płacenia odsetek jak dla zaległości podatkowych
powstaje również, jeśli Beneficjent nie rozliczy przynajmniej 70 %
otrzymanej transzy zaliczki.
Warszawa, 11.10.2013 r.
Rozliczanie wydatków kwalifikowanych
Warunkiem uznania wydatków za kwalifikujące się do objęcia
wsparciem jest poniesienie ich w okresie kwalifikowalności
wydatków (§ 5 ust 3 ), w związku z realizacją Projektu, zgodnie z
postanowieniami Umowy, zgodnie z katalogiem wydatków
kwalifikujących się do objęcia wsparciem określonym w
Rozporządzeniu oraz zasadami racjonalnej gospodarki
finansowej, w szczególności zaś najkorzystniejszej relacji
nakładów do rezultatów.
Warszawa, 11.10.2013 r.
Rozliczanie wydatków kwalifikowanych
Wydatkami kwalifikującymi się do objęcia wsparciem są wydatki,
które jednocześnie:
1) są niezbędne do prawidłowej realizacji Projektu;
2) zostały wskazane w Harmonogramie rzeczowo-finansowym;
3) zostały faktycznie poniesione w okresie kwalifikowalności
wydatków i nie wcześniej niż w dniu następującym po dniu
złożenia wniosku o dofinansowanie, z zastrzeżeniem wydatków
na pokrycie kosztów tłumaczenia przysięgłego dokumentacji
niezbędnej do złożenia wniosku o dofinansowanie;
4) zostały zweryfikowane i zatwierdzone przez Instytucję
Wdrażającą/Instytucję Pośredniczącą II stopnia;
5) zostały prawidłowo udokumentowane.
Warszawa, 11.10.2013 r.
Rozliczanie wydatków kwalifikowanych
Wszystkie wydatki (poza działaniami przygotowawczymi np.
tłumaczeniami dokumentacji niezbędnej do złożenia wniosku o
dofinansowanie) ponoszone przed dniem rozpoczęcia okresu
kwalifikowalności są wydatkami niekwalifikującymi.
Wydatki poniesione po zakończeniu okresu kwalifikowalności
wydatków nie będą uznane za kwalifikujące się do objęcia
wsparciem.
Zaliczka wypłacona przez Beneficjenta wykonawcy na poczet
wykonania zamówienia nie stanowi wydatku kwalifikującego się
do objęcia wsparciem. Wydatki mogą zostać uznane za
kwalifikujące się do objęcia wsparciem w oparciu o dokument
stwierdzający wykonanie zamówienia (faktura, protokół odbioru,
OT).
Warszawa, 11.10.2013 r.
Rozliczanie wydatków kwalifikowanych
Wszelkie płatności w ramach Projektu są dokonywane za
pośrednictwem rachunku bankowego Beneficjenta.
W uzasadnionych przypadkach dopuszcza się możliwość
dokonania płatności gotówkowej, z zachowaniem przepisów
ustawy o rachunkowości oraz ustawy o swobodzie działalności
gospodarczej, zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania
wydatków w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna
Gospodarka, 2007-2013.
Warszawa, 11.10.2013 r.
Rozliczanie wydatków kwalifikowanych
Wydatki kwalifikowane rozliczane są do wysokości budżetu
określonego w załączniku do umowy o dofinansowanie –
Harmonogramie rzeczowo-finansowym
Wydatki rozliczane są w ramach budżetu w poszczególnych
kategoriach w projekcie .
Możliwe są przesunięcia pomiędzy kategoriami kosztów
kwalifikowanych do wysokości 10 % (bez konieczności
aneksowania umowy o dofinansowanie w tym zakresie).