Transcript Prezentacja 4 - Wniosek o płatność
Slide 1
DEPARTAMENT FUNDUSZY STRUKTURALNYCH
INSTYTUCJA POŚREDNICZĄCA
DLA PRIORYTETU III PO KL
Konferencja dla beneficjentów realizujących
projekty w ramach Priorytetu III PO KL
Wniosek o płatność
Warszawa, 11 kwietnia 2011 r.
1
Slide 2
Wniosek o płatność
Informacje ogólne:
•
•
•
•
•
Wszystkie projekty w ramach PO KL (zarówno konkursowe jak i systemowe)
są rozliczane na podstawie wniosku beneficjenta o płatność,
wzór wniosku o płatność dla PO KL stanowi załącznik nr 4 do Zasad
finansowania PO KL,
zasady sporządzania wniosku o płatność zostały szczegółowo omówione
w Instrukcji stanowiącej załącznik nr 5 do ww. dokumentu,
wniosek o płatność przygotowywany jest w Generatorze Wniosków
Płatniczych (GWP) – od 1 kwietnia obowiązuje wersja 3.2.8.
UWAGA! ZATWIERDZENIU PODLEGAJĄ WYŁĄCZNIE
WNIOSKI PRZYGOTOWANE W GWP
Aktualna wersja GWP jest dostępna na stronie
www.efs.men.gov.pl
Wniosek składany jest zarówno w wersji papierowej jak i elektronicznej
UWAGA! sumy kontrolne z wersji papierowej i elektronicznej wniosku muszą
być zgodne, w przeciwnym razie, wniosek podlega odrzuceniu w
wyniku błędów formalnych
2
Slide 3
Wniosek o płatność
W jakim celu składany jest Wniosek o płatność?
•
Rozliczenie transz dofinansowania otrzymanych przez beneficjenta na
realizację projektu,
We wniosku o płatność beneficjent wykazuje:
•
postęp finansowy z realizacji projektu
•
postęp rzeczowy z realizacji projektu
Co do zasady postęp rzeczowy powinien korespondować
z przedstawionymi wydatkami, tj. postępem finansowym. Każdorazowo
element ten jest weryfikowany przez IP. W związku z tym, jeżeli w danym
wniosku o płatność beneficjent nie rozlicza wydatków w ramach zadania,
na realizację którego uprzednio otrzymał dofinansowanie, zobowiązany jest
przedstawić informację o stanie zaawansowania realizacji zadania w
punkcie dotyczącym postępu rzeczowego realizacji projektu oraz podać
przybliżony termin rozliczenia tych wydatków.
3
Slide 4
Wniosek o płatność
Rozliczanie wydatków we wniosku o płatność
•
Beneficjent wykazuje we wniosku o płatność wydatki poniesione w danym
okresie rozliczeniowym w ramach otrzymanych transz dofinansowania
•
W wyjątkowych przypadkach IP dopuszcza możliwość rozliczania środków
własnych, szczególnie w sytuacji gdy beneficjent nie otrzymał środków
w okresie rozliczeniowym, którego wniosek dotyczy
•
Rozliczając wydatki Beneficjent nie może przekroczyć łącznej kwoty
wydatków kwalifikowalnych wynikających z zatwierdzonego wniosku
o dofinansowanie
•
Dodatkowo Beneficjenta obowiązują limity określone w odniesieniu do
każdego zadania ujętego we wniosku o dofinansowanie
•
Istnieje możliwość wprowadzania zmian do projektu, ale z uwzględnieniem
uregulowań określonych w Zasadach finansowania PO KL
4
Slide 5
Wniosek o płatność
Jak dokonywać zmian we wniosku o dofinansowanie?
•
Możliwość dokonywania przesunięć w budżecie projektu do 10% wartości
środków alokowanych na zadanie, z którego przesuwane są środki oraz na
zadanie, na które przesuwane są środki. Zmiany te nie wymagają zgody IP,
jeśli:
nie zwiększają łącznej kwoty wydatków dotyczących cross - financingu
w ramach projektu,
nie zwiększają łącznej wartości zadania „Zarządzanie projektem”,
nie wpływają na wysokość i przeznaczenie pomocy publicznej przyznanej
beneficjentowi w ramach projektu,
nie dotyczą zadań lub części zadań rozliczanych ryczałtowo,
nie wpływają na zmianę łącznej kwoty wydatków na wynagrodzenie personelu
w ramach zadania „Zarządzanie projektem”.
UWAGA! Beneficjent może rozliczać wydatki, które nie zostały uwzględnione
w szczegółowym budżecie projektu, pod warunkiem że są zgodne
z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL i są
niezbędne do realizacji i związane z zadaniami projektu
5
Slide 6
Wniosek o płatność
•
Nie będą akceptowane zmiany w projekcie, w wyniku których wartość
projektu mogłaby się zwiększyć o więcej niż 20% jego pierwotnej
wartości
•
Beneficjent może wnioskować o dokonanie zmian nie później niż na
1 miesiąc przed planowanym zakończeniem realizacji projektu.
Niemniej jednak, w szczególnie uzasadnionych przypadkach, mając na
uwadze dobro realizacji projektu, IP może wyrazić zgodę na
wprowadzanie zmian do projektu w terminie późniejszym
•
Wydatki wynikające z powyższych zmian mogą zostać uznane za
kwalifikowalne pod warunkiem zatwierdzenia tych zmian w projekcie
przez podmiot będący stroną umowy. Do czasu zatwierdzenia zmian
przez IP, Beneficjent ponosi wydatki na własne ryzyko
6
Slide 7
Wniosek o płatność
Jakie załączniki należy przedstawić wraz z wnioskiem o płatność?
•
Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki, które
może mieć formę:
wydruku z ewidencji księgowej beneficjenta (w formacie PDF), albo,
tabeli w formie zawartej w załączniku do wzoru wniosku o płatność
(sporządzonej w Generatorze Wniosków Płatniczych),
→ Wybór formy rozliczenia następuje przed podpisaniem umowy
o dofinansowanie
•
załącznik pt. Szczegółowa charakterystyka udzielonego wsparcia,
•
wyciągi bankowe/potwierdzenia transakcji lub inny dokument
potwierdzający poniesienie wydatku z wyodrębnionego rachunku projektu
oraz innych rachunków bankowych, a w przypadku płatności
gotówkowych poświadczone za zgodność z oryginałem kserokopie
raportów kasowych - w ramach projektów, w których dofinansowanie
przekazywanie jest w formie zaliczki.
7
Slide 8
Wniosek o płatność
Jakie załączniki należy przedstawić wraz z wnioskiem o płatność - cd?
•
Informację o wszystkich uczestnikach projektu przekazywaną w formie
elektronicznej wraz z wnioskiem o płatność, tzw. PEFS.
Kiedy należy złożyć wniosek o płatność?
•
•
•
•
•
Zgodnie z § 10 ust. 1 umowy o dofinansowanie, wniosek należy złożyć
w terminie 10 dni roboczych od zakończenia okresu rozliczeniowego,
z zastrzeżeniem, że końcowy wniosek o płatność składany jest w terminie do 30
dni kalendarzowych od dnia zakończenia okresu realizacji projektu,
wnioski powinny być składane nie rzadziej niż raz na trzy miesiące,
IP zaleca składanie wniosków częściej (np. co 2 m-ce, tj. wniosków
cząstkowych) oraz ustalanie bardziej elastycznych okresów rozliczeniowych,
okres za jaki składany jest wniosek musi być zgodny z zatwierdzonym
harmonogramem płatności,
data „od” w I wniosku o płatność musi być zgodna z datą rozpoczęcia realizacji
projektu, wskazaną we wniosku o dofinansowanie, a data „do” we wniosku
o płatność końcową musi pokrywać się z datą zakończenia realizacji projektu,
płatności dokonane po tej dacie muszą dotyczyć okresu realizacji projektu.
8
Slide 9
Wniosek o płatność
Kiedy należy złożyć wniosek o płatność - cd?
•
•
•
•
okresy kolejnych wniosków o płatność nie mogą nachodzić na siebie, ani
tworzyć przerwy (np. jeden wniosek do dnia 31.10.2009 a kolejny od dnia
2.11.2009). Za termin wpływu wniosku do IP uznaje się termin nadania
dokumentu w placówce operatora publicznego,
poprzez operatora publicznego należy rozumieć operatora, którego usługi
są powszechnie dostępne na rynku,
zaleca się, aby beneficjenci wysyłali wnioski o płatność do IP w sposób
umożliwiający potwierdzenie daty nadania w celu uniknięcia wątpliwości
dotyczących nieterminowego nadania przedmiotowego dokumentu i w
konsekwencji naliczania odsetek bankowych z art. 189 ust. UFP,
jednostki sektora finansów publicznych, zgodnie z art. 190 ufp, powinny
ująć każdy wydatek w terminie 3 m-cy od dnia jego poniesienia, wydatek
rozliczony zgodnie z tym art., to wydatek ujęty we wniosku o płatność za
okres, w którym został poniesiony.
9
Slide 10
Wniosek o płatność
Jaki jest okres weryfikacji wniosku przez IP?
•
IP ma 20 dni roboczych na weryfikację wniosku o płatność od dnia jego
wpływu do IP, okres ten dotyczy każdej złożonej wersji wniosku
o płatność,
•
w przypadku, gdy w ramach projektu dokonywana jest kontrola, termin
weryfikacji ulega wstrzymaniu do dnia przekazania przez Beneficjenta do
IP informacji o wykonaniu /zaniechaniu wykonania przez beneficjenta
zaleceń pokontrolnych,
•
weryfikacja Wniosku Beneficjenta o płatność powinna być:
przeprowadzona zgodnie z zasadą „dwóch par oczu”,
udokumentowana w formie listy kontrolnej,
•
w przypadku kolejnej korekty wniosku możliwe jest przekazanie uwag
beneficjentowi i dalsze uzgadnianie prawidłowej wersji wniosku w formie
elektronicznej.
10
Slide 11
Wniosek o płatność
Co zrobić, gdy zostaną stwierdzone błędy we wniosku
o płatność?
•
Instytucja Pośrednicząca może dokonać uzupełnienia lub poprawienia
błędów formalnych i rachunkowych stwierdzonych we wniosku, o czym
informuje Beneficjenta lub wzywa go do poprawienia lub uzupełnienia
wniosku lub złożenia dodatkowych wyjaśnień w wyznaczonym terminie,
•
poprawki mogą dotyczyć:
zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione i objęte
wnioskiem wydatki,
kserokopii dokumentów potwierdzających poniesione wydatki,
•
w szczególnych przypadkach, Instytucja Pośrednicząca może wezwać
Beneficjenta do złożenia kopii poświadczonych za zgodność z oryginałem
dokumentów księgowych dotyczących projektu,
UWAGA! IP nie może zatwierdzić wniosku o płatność z zaniżonymi kosztami
pośrednimi rozliczanymi ryczałtem
11
Slide 12
Wniosek o płatność
Zmiana harmonogramu płatności
•
•
•
•
•
Beneficjent ma prawo do zmiany harmonogramu płatności określonego
w umowie o dofinansowanie
Zmiany można dokonać we wniosku o płatność lub poza wnioskiem
Dokonując zmiany harmonogramu poza wnioskiem o płatność, Beneficjent
powinien zawnioskować o tę zmianę przed upływem okresu
rozliczeniowego, którego zmiana dotyczy
W tym przypadku IP może wyrazić zgodę na zmianę harmonogramu
wyłącznie w uzasadnionych przypadkach, np. w przypadku opóźnień
w przekazywaniu beneficjentowi transz środków na realizację projektu lub
gdy wystąpiły obiektywne przesłanki uniemożliwiające Beneficjentowi
wydatkowanie środków w terminie
Dokonując modyfikacji harmonogramu należy pamiętać o kwocie
wniesionego zabezpieczenia (w przypadku, gdy beneficjenta obowiązuje
wniesienie zabezpieczenia)
Każda zmiana harmonogramu płatności wymaga zgody IP oraz
szczegółowego uzasadnienia wnioskowanej zmiany
12
Slide 13
Wniosek o płatność
Zmiana harmonogramu płatności – cd
•
•
•
•
•
Dokonując zmiany kwot wnioskowanych nie należy w znaczący
sposób zawyżać ani zaniżać kwot planowanych wydatków do
rozliczenia, w szczególności kwot wnioskowanych
IP ma obowiązek do 5 dnia każdego m-ca poprzedzającego
miesiąc, w którym będą dokonywane płatności, zgłoszenia
zapotrzebowania na środki
W przypadku znaczących odchyleń IP może nie zatwierdzić
danego harmonogramu z uwagi na brak środków
Szczególne znaczenie ma III i IV kwartał danego roku –
wnioskowanie o środki z rezerwy celowej budżetu państwa
i budżetu środków europejskich
należy wnioskować o środki, które faktycznie będą wykorzystane
w danym roku, zwroty z końcem roku w znaczący sposób
obciążają budżet roku następnego
13
Slide 14
Wniosek o płatność
Odsetki z art. 189 ust. 3 UFP
• Zgodnie z art. 189 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r.
o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240, z późn.
zm., zwana dalej UFP), w przypadku niezłożenia wniosku
o płatność na kwotę lub w terminie określonym przez
beneficjenta w zaakceptowanym harmonogramie płatności,
od środków pozostałych do rozliczenia naliczane będą
odsetki jak dla zaległości podatkowych.
UWAGA! Powyższe dotyczy również sytuacji, w której na
prośbę beneficjenta zostanie wycofany dany wniosek.
Oznacza to bowiem, że beneficjent nie dochował obowiązku w zakresie
złożenia wniosku o płatność w terminie zgodnym z ww. przepisem.
14
Slide 15
Wniosek o płatność
Odsetki z art. 189 ust. 3 ufp - cd
•
Przepis art. 189 ust. 3 UFP ma zastosowanie również w stosunku
do końcowego wniosku o płatność. Oznacz to, iż w przypadku
nierozliczenia w ramach projektu poprzez wykazanie we wnioskach
o płatność kwoty co najmniej 70% otrzymanego dofinansowania
lub niezłożenia końcowego wniosku o płatność w terminie
określonym przez beneficjenta w zaakceptowanym harmonogramie
płatności, od środków pozostałych do rozliczenia naliczane będą
odsetki jak dla zaległości podatkowych, liczone od dnia
przekazania środków do dnia złożenia wniosku o płatność
rozliczającego dany wydatek
•
Za złożenie wniosku o płatność zgodnie z art. 189 ust. 3 uznaje się
złożenie wniosku o płatność wnioskującego o kolejną transzę
zaliczki lub wniosku o płatność końcową (tj. każdego wniosku
o płatność poza wnioskiem tzw. „cząstkowym”)
15
Slide 16
Wniosek o płatność
Kiedy beneficjent otrzyma środki?
•
•
•
•
•
Wypłata I transzy dofinansowania jest dokonywana na podstawie umowy
i załączonego do niej harmonogramu płatności, pod warunkiem
wniesienia zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy. W związku
z powyższym Beneficjent nie składa wniosku o płatność celem
otrzymania pierwszej płatności
Kolejne transze dofinansowania przekazywane są na rachunek wskazany
w umowie. IP zobowiązana jest do przekazania do BGK zlecenia
płatności w terminie 5 dni roboczych od dnia zatwierdzenia wniosku
Aktualny harmonogram przekazywania środków dostępny jest na stronie
www.bgk.com.pl w zakładce BGK zlecenia
Projekty, których umowy zawarte są na podstawie Zasad finansowania
PO KL obowiązujących przed 1 stycznia 2011 r. mają dotychczasowy
system wypłat zaliczek
Istnieje możliwość aneksowania umowy, ale tym samym beneficjent
zgadza się na wszystkie warunki tejże umowy, zarówno te korzystne (jak
np. system przekazywania zaliczek), jak i niekorzystne ( jak np. zwrot
odsetek bankowych)
16
Slide 17
Wniosek o płatność
•
•
Zgodnie z § 3 ust. 3 rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego
z dnia 18 grudnia 2009 r. w sprawie warunków i trybu udzielania
i rozliczania zaliczek oraz zakresu i terminów składania wniosków
o płatność w ramach programów finansowanych z udziałem
środków europejskich (Dz. U. Nr 223, poz. 1786) w przypadku gdy
umowa o dofinansowanie przewiduje wypłatę zaliczki w kilku
transzach, wypłata drugiej i kolejnych transz jest uzależniona od
rozliczenia określonej w umowie o dofinansowanie części, nie
niższej jednak niż 70 %, dotychczas otrzymanej zaliczki.
W związku z powyższym IP podejmując decyzję o zatwierdzeniu do
wypłaty kolejnej transzy dofinansowania w ramach PO KL
i oceniając ten fakt w kontekście poniesienia przez beneficjenta
wydatków w wysokości min. 70% przekazanych środków, IP bierze
pod uwagę stan na dzień zatwierdzania wniosku o płatność
i uwzględnia zarówno środki faktycznie przekazane beneficjentowi,
w tym również po złożeniu przez beneficjenta wniosku o płatność,
jak i te co do których IP, będąca stroną umowy o dofinansowanie
projektu, dokonała zlecenia płatności do BGK na rzecz beneficjenta.
17
Slide 18
Zmiany we wzorze Wniosku o płatność
• W tabeli 4_Postęp finansowy realizacji projektu
wprowadzono dwa dodatkowe wiersze - 3.5 w tym stawki
jednostkowe oraz 3.6 w tym kwoty ryczałtowe.
• W Załączniku nr 1 do wniosku o płatność wprowadzono
kolumnę nr 7 Zadania zlecone (T/N) oraz wiersz Zadanie
zlecone ogółem w PLN.
• Zgodnie z wprowadzonym zapisem do Instrukcji
wypełniania wniosku o płatność Załącznik nr 1, w którym
nie wykazuje się żadnych wydatków nie powinien być
załączany do wniosku o płatność.
18
Slide 19
Najczęściej popełnianie błędy
we wniosku o płatność
19
Slide 20
Formularz wniosku o płatność, dane o projekcie
• Wniosek nie jest złożony na obowiązującym formularzu
(nieaktualna wersja Generatora Wniosków Płatniczych) aktualna wersja generatora dostępna jest na stronie
www.efs.men.gov.pl (od 01.04.2011 wersja 3.2.8)
• Niewłaściwe dane dotyczące projektu – tab. 2 – przed
złożeniem wniosku do IP należy dokładnie sprawdzić
prawidłowość naniesionych informacji, w tym błędny nr
umowy/decyzji, wskazywanie różnych kwot w wpk. 2_(10) oraz
w pkt 10
• Nieaktualne dane beneficjenta – tab. 3, szczególnie w
przypadku zmiany siedziby projektu, nazwy beneficjenta
i zatwierdzonej tej zmiany w modyfikacji wniosku o
dofinansowanie projektu - nazwa i adres powinny być tożsame
z danymi z wniosku aplikacyjnego lub z zatwierdzonej
modyfikacji wniosku (nie dotyczy części A i B – danych
osobowych, które wypełniane są zgodnie ze stanem
faktycznym).
20
Slide 21
Postęp finansowy realizacji projektu – tab. 4
•
•
•
Kol. 1 - niewłaściwe lub niedokładnie zapisane nazwy zadań nazwy powinny być zgodne z danymi z wniosku o dofinansowanie
projektu,
Kol. 2 - nieaktualne wartości wydatków, niezgodne z wnioskiem
o dofinansowanie projektu, w szczególności nieuwzględnianie
modyfikacji wniosków - wydatki w tej kolumnie muszą być zgodne
z wprowadzanymi zmianami w budżecie,
Kol. 3 - błędy w wykazie wydatków poniesionych w okresie
rozliczeniowym w odniesieniu do kwot z zał. nr 1, zwłaszcza
dotyczących wydatków personelu - należy tak wypełnić kwoty
wydatków, aby zachować spójność z kwotami z kol. 2,
IP prosi o sporządzenie zestawień wydatków personelu rozliczanych w
danym wniosku o płatność, co ułatwi i znacznie przyspieszy weryfikację
wniosków o płatność.
•
•
Kol. 4 – wykazywanie kwot niezgodnych z zatwierdzonymi
wnioskami o płatność – należy w tej kolumnie pomniejszać wydatki
o nieprawidłowości i korekty finansowe zatwierdzone przez IP w
poprzednich wnioskach o płatność,
wykazywanie wydatków personelu w zadaniach, w których nie ma
takiego obowiązku – w zadaniach nie dotyczących zarządzania
projektem. IP zaleca pozostawianie tych pół nieuzupełnionych.
21
Slide 22
Postęp finansowy Rozliczenie wydatków i otrzymanych środków
•
•
•
•
•
Rozliczenie mniejszych kwot niż zaplanowanych w Harmonogramie
płatności - należy tak sporządzić harmonogram i przewidzieć realizację
działań, aby unikać sytuacji, w których dochodzi do rozliczania znacznie
mniejszej kwoty w danym okresie rozliczeniowym, niż zaplanowana,
Przekroczenia wydatków w ramach wydatków personelu w danym działaniu,
również z podziałem na lata – przesunięcie środków między latami wymaga
akceptacji IP,
Należy pamiętać że wydatki finansowane w ramach kosztów bezpośrednich
nie mogą być tożsame z wydatkami finansowanymi w ramach kosztów
pośrednich,
Niegospodarność środków, szczególnie przy rozliczaniu delegacji, np.
długodystansowy przejazd 1 os. autem na konferencję, przejazd kilkoma
samochodami osobowymi kilku osób w tym samym terminie do tej samej
miejscowości lub miejscowości okolicznych, np. na monitoring realizacji
projektu,
Rozliczanie zrealizowanych zadań, nie zapisanych we wniosku
o dofinansowanie i w budżecie projektu - beneficjent może ponosić
i rozliczać wydatki, które nie zostały uwzględnione w szczegółowym
budżecie pod warunkiem, że są one niezbędne do realizacji i związane
z zadaniami wskazanymi w budżecie projektu oraz są zgodne z Wytycznymi
w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POKL.
22
Slide 23
Postęp rzeczowy – tab. 5
•
•
Postęp rzeczowy niezgodny z Harmonogramem realizacji projektu czego przyczyną jest np. przedłużanie okresu rekrutacji, nieterminowa
realizacja zaplanowanych działań, opóźnienia w realizacji postępowań
przetargowych, nietrafny wybór procedury przetargowej, brak
zabezpieczonej pomocy specjalisty w tym zakresie - należy na bieżąco
monitorować realizację projektu, przewidywać ewentualne problemy
i odpowiednio wcześniej podejmować działania zaradcze, w razie
konieczności wcześniej modyfikować wniosek o dofinansowanie, jednakże
modyfikacja projektu nie może być antidotum na wszystkie tego typu
problemy.
Niezgodność postępu rzeczowego z poniesionymi wydatkami
wykazanymi w załączniku nr 1 - należy zwrócić uwagę na to, aby
informacje zawarte w opisie stanu realizacji projektu były zgodne
z harmonogramem oraz by odzwierciedlały wydatki ujęte we wniosku
o płatność.
W przypadku gdy rozliczane są wydatki, które zostały poniesione
w poprzednich okresach rozliczeniowych w związku z działaniami
przeprowadzonymi w poprzednich okresach rozliczeniowych, należy opisać
z czego to wynika. W przypadku gdy podjęto działania, a koszty zostaną
poniesione w kolejnych okresach rozliczeniowych, też należy zawrzeć to
w postępie rzeczowym wraz z krótkim uzasadnieniem.
23
Slide 24
Tabele 6 i 7 wniosku o płatność
•
W tab. 6 wniosku beneficjent wykazuje osiągnięty przychód w okresie
rozliczeniowym – zgodnie z Zasadami finansowania PO KL - odsetki od
środków przekazanych beneficjentowi na rachunek projektu nie
stanowią przychodu uzyskanego w ramach realizowanego projektu i nie
są wykazywane we wniosku o płatność,
W związku z powyższym w punkcie tym powinno być wykazane 0,00
PLN, natomiast w kolumnie rodzaj przychodu należy zaznaczyć, że
„Projekt nie wygenerował przychodu w danym okresie
rozliczeniowym”,
UWAGA! zgodnie z zapisem § 8 pkt 8 wzoru umowy o dofinansowanie
projektu w ramach PO KL obowiązującego od 1 stycznia 2011 r.,
odsetki bankowe od przekazanych Beneficjentowi transz
dofinansowania podlegają zwrotowi na rachunek wskazany przez IP.
Zapis dotyczy projektów, których umowy opierają się na nowym
wzorze.
•
Z uwagi na brak we wniosku o płatność pola do wykazywania narosłych
odsetek, beneficjent powinien przesyłać do IP pisemne oświadczenia
o ich osiągnięciu,
24
Slide 25
Tabele 6 i 7 wniosku o płatność
• Brak wypełnionych tabel 6 i 7 i jednocześnie nie załączenie
wymaganych oświadczeń - jeżeli w okresie objętym
wnioskiem o płatność nie stwierdzono wystąpienia
przychodu oraz nie wystąpiły korekty finansowe beneficjent
zobowiązany jest do załączenia stosownych oświadczeń
o braku przychodu i korekt finansowych,
• W przypadku konieczności sporządzania korekty wniosku
o płatność, stosownie do zaleceń IP, prosi się o ponowne
załączenie ww. oświadczeń do poprawionego wniosku
o płatność,
• W pkt 7 nie należy ujmować korekt dodatnich, tj.
wykazywania jako korekty finansowe wydatków, których
omyłkowo nierozliczono w poprzednich wnioskach
o płatność.
25
Slide 26
Rozliczenie kwoty dofinansowania … - tab. 8 i 9
• Tab. 8_Źródła sfinansowania wydatków - błędy w obydwu
kolumnach, przy wskazywaniu kwot wydatków kwalifikowalnych
w okresie rozliczeniowym należy ująć wydatki z bieżącego
wniosku, natomiast od początku realizacji projektu (narastająco)
- w ostatniej kolumnie należy uwzględnić wydatki rozliczone w
poprzednich wnioskach o płatność – bez bieżącego wniosku,
• Tab. 9_Rozliczenie kwoty dofinansowania - zdarzają się
błędy polegające na wpisywaniu błędnych kwot dotychczas
rozliczonych w projekcie środków (głównie spowodowane
brakiem pomniejszania wydatków i transz o zatwierdzone
korekty finansowe i nieprawidłowości).
w pkt tym należy pomniejszać kwoty przekazanych zaliczek
o zwroty środków na rachunek IP.
26
Slide 27
Harmonogram płatności – tab. 10
• Nieprawidłowo sporządzony harmonogram płatności:
podana kwota planowanych wydatków po zsumowaniu
z dotychczas poniesionymi wydatkami nie zgadza się z
planowaną kwotą wnioskowaną, podane kwoty często w
znaczący sposób odbiegają od kwot ujętych w poprzednim
zatwierdzonych wniosku o płatność, wpisywanie okresów
rozliczeniowych dłuższych niż 3 m-ce,
• Niezaktualizowany harmonogram pomimo dokonanej zmiany
w poprzednim wniosku o płatność i zatwierdzeniu zmienionego
harmonogramu przez IP,
• Kwota wnioskowana co do zasady powinna być zgodna
z harmonogramem płatności zatwierdzonym przez Instytucję
Pośredniczącą (zazwyczaj w poprzednim wniosku o płatność),
• Kwota wnioskowana musi być zgodna z kwotą wskazaną w pkt
2.10 wniosku o płatność
27
Slide 28
Uchybienia w tab. 11 - 15 wniosku o płatność
• Tab. 11_Planowany przebieg realizacji projektu - beneficjent jest
zobowiązany wpisać informację zarówno na temat planowanego
przebiegu realizacji projektu, jak i problemów występujących
w projekcie. IP obliguje Beneficjenta do szczegółowego opisywania
przebiegu realizacji projektu.
• Tab. 12_Informacja na temat problemów - brak wypełnienia lub
nieprawidłowo/ niewystarczająco podana informacja na temat
problemów/ trudności związanych z realizacją projektu – w punkcie
tym należy opisać wszelkie problemy, trudności w realizacji projektu
oraz podjęte środki naprawcze (np. opóźnienie czy zmiany terminów
w realizacji zadań, wydłużenie postępowań przetargowych itp.),
wyjaśnić przyczyny odstępstw od harmonogramu realizacji projektu
z wniosku o dofinansowanie. Jeżeli nie występują problemy, to
również należy o tym poinformować.
• Tab. 13 Informacja o zgodności realizacji projektu z zasadami
polityk wspólnotowych - brak wypełnienia - należy zaznaczyć
właściwe pole, bowiem żadne pole we wniosku o płatność nie może
zostać niewypełnione
28
Slide 29
Uchybienia w tab. 11 - 15 wniosku o płatność
• Tab.14_Nie podpisane Oświadczenie beneficjenta
– (szczególnie, jeśli znajduje się na stronie, na której
brak parafki)
• Brak załączników wskazanych we wniosku o
płatność, przede wszystkim załącznik nr 2 musi być
sporządzany w GWP, złożenie załącznika nr 2 tylko
w pliku xls, jest powodem do odrzucenia wniosku
o płatność;
29
Slide 30
Rozliczenie wydatków - zał. nr 1 do wniosku o płatność
• Brak podpisów upoważnionych osób i pieczęci Beneficjenta,
zarówno pod wnioskiem, jak i pod załącznikami lub dokumenty
podpisane są przez osobę nie będącą do tego upoważnioną,
• Niewłaściwie przypisane wydatki do określonych pozycji
budżetowych w zał. nr 1,
• Daty zapłaty za dokumenty niezgodne z załączanymi do wniosku
wyciągami bankowymi,
• Nieprecyzyjne, błędne, niezgodne z budżetem projektu i mało
szczegółowe opisy w kolumnie „Nazwa towaru lub usługi” nie
pozwalające na jednoznaczną identyfikację rozliczanych wydatków,
• Błędne kwoty brutto i netto dokumentów w kolumnach 8 i 9,
zwłaszcza w przypadku rozliczania wynagrodzeń wraz z pochodnymi
- beneficjenci nie podają faktycznych kwot brutto i netto list płac,
• Błędne kwoty kwalifikowalne podatku VAT niezgodne
z obowiązującymi stawkami, wykazywanie w jednej pozycji
załącznika 1 wydatków objętych różnymi stawkami podatku VAT,
30
Slide 31
Rozliczenie wydatków - zał. nr 1 do wniosku o płatność
• Pozostawianie pustych pól w załączniku 1 – brak daty zapłaty
(kolumna 4), nie wskazanie źródła finansowania (kolumna 12), brak
nr dokumentu (kolumna 1), brak nr księgowego lub ewidencyjnego
(kolumna 2); może to powodować problemy z importowaniem
wniosków o płatność z GWP do KSI SIMIK,
• Brak dat refundacji wydatków z rachunku projektowego w kolumnie 5
„Nazwa towaru lub usługi” w przypadku ponoszenia wydatków
z rachunków innych niż wyodrębniony na potrzeby projektu
a następnie ich refundowaniu,
• Rozliczanie we wniosku wydatków z okresu następującego po
okresie rozliczeniowym,
• Brak zgodności między numerem dokumentu umieszczonym
w zestawieniu i numerem zawartym na wyciągu z rachunku
bankowego,
31
Slide 32
Rozliczenie wydatków - zał. nr 1 do wniosku o płatność
• Wysokość kosztów pośrednich niezgodna z % wskazanym
w umowie o dofinansowanie, brak wykazania kosztów
pośrednich rozliczanych ryczałtem (mimo odpowiedniego zapisu
w umowie) – beneficjent rozliczający koszty pośrednie
ryczałtem, zobowiązany jest do wykazywania w każdym
wniosku o płatność, kosztów pośrednich na poziomie zgodnym
z umową o dofinansowanie,
• Zgodnie z wprowadzonym zapisem do Instrukcji wypełniania
wniosku o płatność Załącznik nr 1, w którym nie wykazuje się
żadnych wydatków nie powinien być załączany do wniosku
o płatność.
32
Slide 33
Rozliczenie wydatków – dokumenty potwierdzające
poniesienie wydatku
Wyciągi bankowe:
• Brak jakiegokolwiek opisu załączanych do wniosku wyciągów
bankowych,
• Błędne przyporządkowywanie przelewów do pozycji
z załącznika 1 uniemożliwiające stwierdzenie dokonania
płatności za rozliczany we wniosku wydatek – może
spowodować uznanie wydatku za niekwalifikowalny,
• Nie załączanie pierwszej, ostatniej i właściwej strony wyciągu,
• Największa ilość błędów dotyczy wyciągów składanych przez
partnerów w projektach,
• Nie załączanie do wniosków wyciągów dokumentujących
przeksięgowanie kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem,
• Największy problem dotyczy braków w opisywaniu wyciągów
zawierających przelewy z tytułu pochodnych od wynagrodzeń.
33
Slide 34
Sprawozdawczość – zał. nr 2 do wniosku o płatność
Zał. nr 2 Szczegółowa charakterystyka udzielonego wsparcia:
•
•
•
problem z interpretacją różnicy pomiędzy Mr i Mp - symbol Mr to wartości
osiągnięte w danym okresie rozliczeniowym, natomiast symbol Mp, to wartości
osiągnięte od początku realizacji projektu,
zły monitoring wskaźników, częste korekty załącznika nr 2 za poprzedni okres
w obecnym okresie rozliczeniowym, co często wynika z niestaranności
zbierania danych. Wydłuża to weryfikację wniosku o płatność,
problemy z wypełnianiem tabel:
Tabele nr 1 – 4: pomiaru wskaźników określonych w tabelach 1-4 należy dokonać
z chwilą rozpoczęcia udziału i złożenia stosownej deklaracji uczestnictwa
w projekcie. W tabelach tych nie zamieszcza się danych dotyczących osób, które
nie ukończyły 12 roku życia lub nie rozpoczęły nauki na poziomie gimnazjalnym.
Jeżeli uczestnik podpisze deklarację, ale nie dojdzie do rozpoczęcia udziału
w pierwszej formie wsparcia w ramach projektu i nie zostaną poniesione wydatki
w związku z jego uczestnictwem, osobę należy wycofać z udziału w projekcie.
Tym samym dane na temat takiego uczestnika nie będą wykazywane w ramach
systemu sprawozdawczości. W przypadku projektów, w ramach których
organizowane są imprezy masowe (np. konferencje) tabel tych nie wypełniamy.
Tabelę 6 wypełniamy w każdym przypadku, także wtedy, gdy projekt ma
charakter badawczy lub informacyjno-promocyjny lub dotyczy wsparcia dzieci
poniżej 12 roku życia. Beneficjent odnosi się w tej tabeli do wszystkich
wskaźników określonych w części 3.4 wniosku o dofinansowanie projektu.
34
Slide 35
Zmiany w projekcie w stosunku do zatwierdzonego wniosku o
dofinansowanie projektu
•
•
•
•
Realizacja projektu powinna być zgodna z umową o dofinansowanie projektu
zawieraną pomiędzy IP a beneficjentem. W przypadku np. wprowadzania
przesunięć środków między zadaniami należy respektować zasady wprowadzania
zmian w projektach. Zasady i zakres dopuszczalnych przesunięć w budżecie
zawierają Zasady finansowania PO KL rozdz. 3.1.6.
W szczególności niedopuszczalne jest wprowadzanie takich zmian w trakcie
realizacji projektu, które powodowałyby, że wcześniej dokonana ocena
merytoryczna wniosku byłaby inna.
W praktyce zaleca się informowanie IP o wszelkich zmianach dokonywanych
w projekcie. Zwłaszcza strategiczne decyzje dla projektu powinny być
uzgadniane z IP przed wprowadzeniem ich w życie i przed złożeniem wniosku
o płatność, a nie po wdrożeniu zmiany.
Zmiany w projekcie, także dotyczące organizacyjnych kwestii (np. zmiana nazwy
uczelni, zmiana adresu siedziby, danych kontaktowych itp.) wymagają
wprowadzenia ich także do modyfikacji wniosku o dofinansowanie, należy więc
przedłożyć IP modyfikację wniosku niezwłocznie, gdy takie zdarzenie zaistnieje.
UWAGA! Wydatki, wynikające z nie uzgodnionych z IP zmian, beneficjent ponosi na
własne ryzyko.
Należy wystrzegać się dokonywania zmian w realizacji projektu, które nie są
niezbędne z punktu założeń projektu lub są nieefektywne - zwłaszcza wydłużania
projektów i zwiększanie kwoty bez zwiększania wskaźnika
35
Slide 36
Problemy z rekrutacją, zagrożenie wskaźników
• Problemy w osiąganiu wskaźników - rezygnacja
uczestników w trakcie realizacji projektu, rekrutacja
innych grup docelowych, niż zaplanowane we wniosku
o dofinansowanie – w projektach oraz w zadaniach,
w których jest to możliwe należy zaplanować rekrutację
rezerwową.
• Należy położyć szczególny nacisk na rekrutację
i promocję, wykorzystując wszelkie dostępne możliwości,
by zminimalizować ryzyko braku realizacji założonych
wskaźników.
• Należy dołożyć wszelkich starań, analizować sytuację,
monitorować kluczowe działania w projekcie, aby móc
szybko reagować i podjąć odpowiednie środki zaradcze
na wypadek powstania okoliczności negatywnie
wpływających na projekt.
36
Slide 37
Znajomość adekwatnych przepisów i wytycznych
Uchybienia w zakresie zgodności z obowiązującymi przepisami
i wytycznymi - z umową, harmonogramem realizacji projektu,
harmonogramem płatności, przepisami i procedurami
• przy realizacji działań w projekcie, np. w kwestii rozliczeń
finansowych, ochrony danych osobowych, terminowości działań
i składania wniosków o płatność - należy na bieżąco
monitorować zmiany zasad finansowania i innych wytycznych,
dbać o terminowość realizacji zadań projektu,
• w przypadku niezbędnej konieczności wprowadzenia zmian
w projekcie wnioskować o stosowną modyfikację wniosku
o dofinansowanie - zgodność z wnioskiem o dofinansowanie
i umową,
•
brak dostosowywania budżetu wniosku do rzeczywistych danych
na koniec roku – wskazane, by po zakończeniu realizacji projektu
w danym roku, dostosować budżet projektu, przesuwając
niewykorzystane środki z danego roku na rok kolejny – to wymaga
modyfikacji wniosku i zgody IP.
37
Slide 38
Dziękuję za uwagę
Departament Funduszy Strukturalnych
Ministerstwo Edukacji Narodowej
al. Szucha 25, 00-918 Warszawa
tel. 0 22 34 74 881
fax 0 22 34 74 883
www.efs.men.gov.pl
38
DEPARTAMENT FUNDUSZY STRUKTURALNYCH
INSTYTUCJA POŚREDNICZĄCA
DLA PRIORYTETU III PO KL
Konferencja dla beneficjentów realizujących
projekty w ramach Priorytetu III PO KL
Wniosek o płatność
Warszawa, 11 kwietnia 2011 r.
1
Slide 2
Wniosek o płatność
Informacje ogólne:
•
•
•
•
•
Wszystkie projekty w ramach PO KL (zarówno konkursowe jak i systemowe)
są rozliczane na podstawie wniosku beneficjenta o płatność,
wzór wniosku o płatność dla PO KL stanowi załącznik nr 4 do Zasad
finansowania PO KL,
zasady sporządzania wniosku o płatność zostały szczegółowo omówione
w Instrukcji stanowiącej załącznik nr 5 do ww. dokumentu,
wniosek o płatność przygotowywany jest w Generatorze Wniosków
Płatniczych (GWP) – od 1 kwietnia obowiązuje wersja 3.2.8.
UWAGA! ZATWIERDZENIU PODLEGAJĄ WYŁĄCZNIE
WNIOSKI PRZYGOTOWANE W GWP
Aktualna wersja GWP jest dostępna na stronie
www.efs.men.gov.pl
Wniosek składany jest zarówno w wersji papierowej jak i elektronicznej
UWAGA! sumy kontrolne z wersji papierowej i elektronicznej wniosku muszą
być zgodne, w przeciwnym razie, wniosek podlega odrzuceniu w
wyniku błędów formalnych
2
Slide 3
Wniosek o płatność
W jakim celu składany jest Wniosek o płatność?
•
Rozliczenie transz dofinansowania otrzymanych przez beneficjenta na
realizację projektu,
We wniosku o płatność beneficjent wykazuje:
•
postęp finansowy z realizacji projektu
•
postęp rzeczowy z realizacji projektu
Co do zasady postęp rzeczowy powinien korespondować
z przedstawionymi wydatkami, tj. postępem finansowym. Każdorazowo
element ten jest weryfikowany przez IP. W związku z tym, jeżeli w danym
wniosku o płatność beneficjent nie rozlicza wydatków w ramach zadania,
na realizację którego uprzednio otrzymał dofinansowanie, zobowiązany jest
przedstawić informację o stanie zaawansowania realizacji zadania w
punkcie dotyczącym postępu rzeczowego realizacji projektu oraz podać
przybliżony termin rozliczenia tych wydatków.
3
Slide 4
Wniosek o płatność
Rozliczanie wydatków we wniosku o płatność
•
Beneficjent wykazuje we wniosku o płatność wydatki poniesione w danym
okresie rozliczeniowym w ramach otrzymanych transz dofinansowania
•
W wyjątkowych przypadkach IP dopuszcza możliwość rozliczania środków
własnych, szczególnie w sytuacji gdy beneficjent nie otrzymał środków
w okresie rozliczeniowym, którego wniosek dotyczy
•
Rozliczając wydatki Beneficjent nie może przekroczyć łącznej kwoty
wydatków kwalifikowalnych wynikających z zatwierdzonego wniosku
o dofinansowanie
•
Dodatkowo Beneficjenta obowiązują limity określone w odniesieniu do
każdego zadania ujętego we wniosku o dofinansowanie
•
Istnieje możliwość wprowadzania zmian do projektu, ale z uwzględnieniem
uregulowań określonych w Zasadach finansowania PO KL
4
Slide 5
Wniosek o płatność
Jak dokonywać zmian we wniosku o dofinansowanie?
•
Możliwość dokonywania przesunięć w budżecie projektu do 10% wartości
środków alokowanych na zadanie, z którego przesuwane są środki oraz na
zadanie, na które przesuwane są środki. Zmiany te nie wymagają zgody IP,
jeśli:
nie zwiększają łącznej kwoty wydatków dotyczących cross - financingu
w ramach projektu,
nie zwiększają łącznej wartości zadania „Zarządzanie projektem”,
nie wpływają na wysokość i przeznaczenie pomocy publicznej przyznanej
beneficjentowi w ramach projektu,
nie dotyczą zadań lub części zadań rozliczanych ryczałtowo,
nie wpływają na zmianę łącznej kwoty wydatków na wynagrodzenie personelu
w ramach zadania „Zarządzanie projektem”.
UWAGA! Beneficjent może rozliczać wydatki, które nie zostały uwzględnione
w szczegółowym budżecie projektu, pod warunkiem że są zgodne
z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL i są
niezbędne do realizacji i związane z zadaniami projektu
5
Slide 6
Wniosek o płatność
•
Nie będą akceptowane zmiany w projekcie, w wyniku których wartość
projektu mogłaby się zwiększyć o więcej niż 20% jego pierwotnej
wartości
•
Beneficjent może wnioskować o dokonanie zmian nie później niż na
1 miesiąc przed planowanym zakończeniem realizacji projektu.
Niemniej jednak, w szczególnie uzasadnionych przypadkach, mając na
uwadze dobro realizacji projektu, IP może wyrazić zgodę na
wprowadzanie zmian do projektu w terminie późniejszym
•
Wydatki wynikające z powyższych zmian mogą zostać uznane za
kwalifikowalne pod warunkiem zatwierdzenia tych zmian w projekcie
przez podmiot będący stroną umowy. Do czasu zatwierdzenia zmian
przez IP, Beneficjent ponosi wydatki na własne ryzyko
6
Slide 7
Wniosek o płatność
Jakie załączniki należy przedstawić wraz z wnioskiem o płatność?
•
Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki, które
może mieć formę:
wydruku z ewidencji księgowej beneficjenta (w formacie PDF), albo,
tabeli w formie zawartej w załączniku do wzoru wniosku o płatność
(sporządzonej w Generatorze Wniosków Płatniczych),
→ Wybór formy rozliczenia następuje przed podpisaniem umowy
o dofinansowanie
•
załącznik pt. Szczegółowa charakterystyka udzielonego wsparcia,
•
wyciągi bankowe/potwierdzenia transakcji lub inny dokument
potwierdzający poniesienie wydatku z wyodrębnionego rachunku projektu
oraz innych rachunków bankowych, a w przypadku płatności
gotówkowych poświadczone za zgodność z oryginałem kserokopie
raportów kasowych - w ramach projektów, w których dofinansowanie
przekazywanie jest w formie zaliczki.
7
Slide 8
Wniosek o płatność
Jakie załączniki należy przedstawić wraz z wnioskiem o płatność - cd?
•
Informację o wszystkich uczestnikach projektu przekazywaną w formie
elektronicznej wraz z wnioskiem o płatność, tzw. PEFS.
Kiedy należy złożyć wniosek o płatność?
•
•
•
•
•
Zgodnie z § 10 ust. 1 umowy o dofinansowanie, wniosek należy złożyć
w terminie 10 dni roboczych od zakończenia okresu rozliczeniowego,
z zastrzeżeniem, że końcowy wniosek o płatność składany jest w terminie do 30
dni kalendarzowych od dnia zakończenia okresu realizacji projektu,
wnioski powinny być składane nie rzadziej niż raz na trzy miesiące,
IP zaleca składanie wniosków częściej (np. co 2 m-ce, tj. wniosków
cząstkowych) oraz ustalanie bardziej elastycznych okresów rozliczeniowych,
okres za jaki składany jest wniosek musi być zgodny z zatwierdzonym
harmonogramem płatności,
data „od” w I wniosku o płatność musi być zgodna z datą rozpoczęcia realizacji
projektu, wskazaną we wniosku o dofinansowanie, a data „do” we wniosku
o płatność końcową musi pokrywać się z datą zakończenia realizacji projektu,
płatności dokonane po tej dacie muszą dotyczyć okresu realizacji projektu.
8
Slide 9
Wniosek o płatność
Kiedy należy złożyć wniosek o płatność - cd?
•
•
•
•
okresy kolejnych wniosków o płatność nie mogą nachodzić na siebie, ani
tworzyć przerwy (np. jeden wniosek do dnia 31.10.2009 a kolejny od dnia
2.11.2009). Za termin wpływu wniosku do IP uznaje się termin nadania
dokumentu w placówce operatora publicznego,
poprzez operatora publicznego należy rozumieć operatora, którego usługi
są powszechnie dostępne na rynku,
zaleca się, aby beneficjenci wysyłali wnioski o płatność do IP w sposób
umożliwiający potwierdzenie daty nadania w celu uniknięcia wątpliwości
dotyczących nieterminowego nadania przedmiotowego dokumentu i w
konsekwencji naliczania odsetek bankowych z art. 189 ust. UFP,
jednostki sektora finansów publicznych, zgodnie z art. 190 ufp, powinny
ująć każdy wydatek w terminie 3 m-cy od dnia jego poniesienia, wydatek
rozliczony zgodnie z tym art., to wydatek ujęty we wniosku o płatność za
okres, w którym został poniesiony.
9
Slide 10
Wniosek o płatność
Jaki jest okres weryfikacji wniosku przez IP?
•
IP ma 20 dni roboczych na weryfikację wniosku o płatność od dnia jego
wpływu do IP, okres ten dotyczy każdej złożonej wersji wniosku
o płatność,
•
w przypadku, gdy w ramach projektu dokonywana jest kontrola, termin
weryfikacji ulega wstrzymaniu do dnia przekazania przez Beneficjenta do
IP informacji o wykonaniu /zaniechaniu wykonania przez beneficjenta
zaleceń pokontrolnych,
•
weryfikacja Wniosku Beneficjenta o płatność powinna być:
przeprowadzona zgodnie z zasadą „dwóch par oczu”,
udokumentowana w formie listy kontrolnej,
•
w przypadku kolejnej korekty wniosku możliwe jest przekazanie uwag
beneficjentowi i dalsze uzgadnianie prawidłowej wersji wniosku w formie
elektronicznej.
10
Slide 11
Wniosek o płatność
Co zrobić, gdy zostaną stwierdzone błędy we wniosku
o płatność?
•
Instytucja Pośrednicząca może dokonać uzupełnienia lub poprawienia
błędów formalnych i rachunkowych stwierdzonych we wniosku, o czym
informuje Beneficjenta lub wzywa go do poprawienia lub uzupełnienia
wniosku lub złożenia dodatkowych wyjaśnień w wyznaczonym terminie,
•
poprawki mogą dotyczyć:
zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione i objęte
wnioskiem wydatki,
kserokopii dokumentów potwierdzających poniesione wydatki,
•
w szczególnych przypadkach, Instytucja Pośrednicząca może wezwać
Beneficjenta do złożenia kopii poświadczonych za zgodność z oryginałem
dokumentów księgowych dotyczących projektu,
UWAGA! IP nie może zatwierdzić wniosku o płatność z zaniżonymi kosztami
pośrednimi rozliczanymi ryczałtem
11
Slide 12
Wniosek o płatność
Zmiana harmonogramu płatności
•
•
•
•
•
Beneficjent ma prawo do zmiany harmonogramu płatności określonego
w umowie o dofinansowanie
Zmiany można dokonać we wniosku o płatność lub poza wnioskiem
Dokonując zmiany harmonogramu poza wnioskiem o płatność, Beneficjent
powinien zawnioskować o tę zmianę przed upływem okresu
rozliczeniowego, którego zmiana dotyczy
W tym przypadku IP może wyrazić zgodę na zmianę harmonogramu
wyłącznie w uzasadnionych przypadkach, np. w przypadku opóźnień
w przekazywaniu beneficjentowi transz środków na realizację projektu lub
gdy wystąpiły obiektywne przesłanki uniemożliwiające Beneficjentowi
wydatkowanie środków w terminie
Dokonując modyfikacji harmonogramu należy pamiętać o kwocie
wniesionego zabezpieczenia (w przypadku, gdy beneficjenta obowiązuje
wniesienie zabezpieczenia)
Każda zmiana harmonogramu płatności wymaga zgody IP oraz
szczegółowego uzasadnienia wnioskowanej zmiany
12
Slide 13
Wniosek o płatność
Zmiana harmonogramu płatności – cd
•
•
•
•
•
Dokonując zmiany kwot wnioskowanych nie należy w znaczący
sposób zawyżać ani zaniżać kwot planowanych wydatków do
rozliczenia, w szczególności kwot wnioskowanych
IP ma obowiązek do 5 dnia każdego m-ca poprzedzającego
miesiąc, w którym będą dokonywane płatności, zgłoszenia
zapotrzebowania na środki
W przypadku znaczących odchyleń IP może nie zatwierdzić
danego harmonogramu z uwagi na brak środków
Szczególne znaczenie ma III i IV kwartał danego roku –
wnioskowanie o środki z rezerwy celowej budżetu państwa
i budżetu środków europejskich
należy wnioskować o środki, które faktycznie będą wykorzystane
w danym roku, zwroty z końcem roku w znaczący sposób
obciążają budżet roku następnego
13
Slide 14
Wniosek o płatność
Odsetki z art. 189 ust. 3 UFP
• Zgodnie z art. 189 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r.
o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240, z późn.
zm., zwana dalej UFP), w przypadku niezłożenia wniosku
o płatność na kwotę lub w terminie określonym przez
beneficjenta w zaakceptowanym harmonogramie płatności,
od środków pozostałych do rozliczenia naliczane będą
odsetki jak dla zaległości podatkowych.
UWAGA! Powyższe dotyczy również sytuacji, w której na
prośbę beneficjenta zostanie wycofany dany wniosek.
Oznacza to bowiem, że beneficjent nie dochował obowiązku w zakresie
złożenia wniosku o płatność w terminie zgodnym z ww. przepisem.
14
Slide 15
Wniosek o płatność
Odsetki z art. 189 ust. 3 ufp - cd
•
Przepis art. 189 ust. 3 UFP ma zastosowanie również w stosunku
do końcowego wniosku o płatność. Oznacz to, iż w przypadku
nierozliczenia w ramach projektu poprzez wykazanie we wnioskach
o płatność kwoty co najmniej 70% otrzymanego dofinansowania
lub niezłożenia końcowego wniosku o płatność w terminie
określonym przez beneficjenta w zaakceptowanym harmonogramie
płatności, od środków pozostałych do rozliczenia naliczane będą
odsetki jak dla zaległości podatkowych, liczone od dnia
przekazania środków do dnia złożenia wniosku o płatność
rozliczającego dany wydatek
•
Za złożenie wniosku o płatność zgodnie z art. 189 ust. 3 uznaje się
złożenie wniosku o płatność wnioskującego o kolejną transzę
zaliczki lub wniosku o płatność końcową (tj. każdego wniosku
o płatność poza wnioskiem tzw. „cząstkowym”)
15
Slide 16
Wniosek o płatność
Kiedy beneficjent otrzyma środki?
•
•
•
•
•
Wypłata I transzy dofinansowania jest dokonywana na podstawie umowy
i załączonego do niej harmonogramu płatności, pod warunkiem
wniesienia zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy. W związku
z powyższym Beneficjent nie składa wniosku o płatność celem
otrzymania pierwszej płatności
Kolejne transze dofinansowania przekazywane są na rachunek wskazany
w umowie. IP zobowiązana jest do przekazania do BGK zlecenia
płatności w terminie 5 dni roboczych od dnia zatwierdzenia wniosku
Aktualny harmonogram przekazywania środków dostępny jest na stronie
www.bgk.com.pl w zakładce BGK zlecenia
Projekty, których umowy zawarte są na podstawie Zasad finansowania
PO KL obowiązujących przed 1 stycznia 2011 r. mają dotychczasowy
system wypłat zaliczek
Istnieje możliwość aneksowania umowy, ale tym samym beneficjent
zgadza się na wszystkie warunki tejże umowy, zarówno te korzystne (jak
np. system przekazywania zaliczek), jak i niekorzystne ( jak np. zwrot
odsetek bankowych)
16
Slide 17
Wniosek o płatność
•
•
Zgodnie z § 3 ust. 3 rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego
z dnia 18 grudnia 2009 r. w sprawie warunków i trybu udzielania
i rozliczania zaliczek oraz zakresu i terminów składania wniosków
o płatność w ramach programów finansowanych z udziałem
środków europejskich (Dz. U. Nr 223, poz. 1786) w przypadku gdy
umowa o dofinansowanie przewiduje wypłatę zaliczki w kilku
transzach, wypłata drugiej i kolejnych transz jest uzależniona od
rozliczenia określonej w umowie o dofinansowanie części, nie
niższej jednak niż 70 %, dotychczas otrzymanej zaliczki.
W związku z powyższym IP podejmując decyzję o zatwierdzeniu do
wypłaty kolejnej transzy dofinansowania w ramach PO KL
i oceniając ten fakt w kontekście poniesienia przez beneficjenta
wydatków w wysokości min. 70% przekazanych środków, IP bierze
pod uwagę stan na dzień zatwierdzania wniosku o płatność
i uwzględnia zarówno środki faktycznie przekazane beneficjentowi,
w tym również po złożeniu przez beneficjenta wniosku o płatność,
jak i te co do których IP, będąca stroną umowy o dofinansowanie
projektu, dokonała zlecenia płatności do BGK na rzecz beneficjenta.
17
Slide 18
Zmiany we wzorze Wniosku o płatność
• W tabeli 4_Postęp finansowy realizacji projektu
wprowadzono dwa dodatkowe wiersze - 3.5 w tym stawki
jednostkowe oraz 3.6 w tym kwoty ryczałtowe.
• W Załączniku nr 1 do wniosku o płatność wprowadzono
kolumnę nr 7 Zadania zlecone (T/N) oraz wiersz Zadanie
zlecone ogółem w PLN.
• Zgodnie z wprowadzonym zapisem do Instrukcji
wypełniania wniosku o płatność Załącznik nr 1, w którym
nie wykazuje się żadnych wydatków nie powinien być
załączany do wniosku o płatność.
18
Slide 19
Najczęściej popełnianie błędy
we wniosku o płatność
19
Slide 20
Formularz wniosku o płatność, dane o projekcie
• Wniosek nie jest złożony na obowiązującym formularzu
(nieaktualna wersja Generatora Wniosków Płatniczych) aktualna wersja generatora dostępna jest na stronie
www.efs.men.gov.pl (od 01.04.2011 wersja 3.2.8)
• Niewłaściwe dane dotyczące projektu – tab. 2 – przed
złożeniem wniosku do IP należy dokładnie sprawdzić
prawidłowość naniesionych informacji, w tym błędny nr
umowy/decyzji, wskazywanie różnych kwot w wpk. 2_(10) oraz
w pkt 10
• Nieaktualne dane beneficjenta – tab. 3, szczególnie w
przypadku zmiany siedziby projektu, nazwy beneficjenta
i zatwierdzonej tej zmiany w modyfikacji wniosku o
dofinansowanie projektu - nazwa i adres powinny być tożsame
z danymi z wniosku aplikacyjnego lub z zatwierdzonej
modyfikacji wniosku (nie dotyczy części A i B – danych
osobowych, które wypełniane są zgodnie ze stanem
faktycznym).
20
Slide 21
Postęp finansowy realizacji projektu – tab. 4
•
•
•
Kol. 1 - niewłaściwe lub niedokładnie zapisane nazwy zadań nazwy powinny być zgodne z danymi z wniosku o dofinansowanie
projektu,
Kol. 2 - nieaktualne wartości wydatków, niezgodne z wnioskiem
o dofinansowanie projektu, w szczególności nieuwzględnianie
modyfikacji wniosków - wydatki w tej kolumnie muszą być zgodne
z wprowadzanymi zmianami w budżecie,
Kol. 3 - błędy w wykazie wydatków poniesionych w okresie
rozliczeniowym w odniesieniu do kwot z zał. nr 1, zwłaszcza
dotyczących wydatków personelu - należy tak wypełnić kwoty
wydatków, aby zachować spójność z kwotami z kol. 2,
IP prosi o sporządzenie zestawień wydatków personelu rozliczanych w
danym wniosku o płatność, co ułatwi i znacznie przyspieszy weryfikację
wniosków o płatność.
•
•
Kol. 4 – wykazywanie kwot niezgodnych z zatwierdzonymi
wnioskami o płatność – należy w tej kolumnie pomniejszać wydatki
o nieprawidłowości i korekty finansowe zatwierdzone przez IP w
poprzednich wnioskach o płatność,
wykazywanie wydatków personelu w zadaniach, w których nie ma
takiego obowiązku – w zadaniach nie dotyczących zarządzania
projektem. IP zaleca pozostawianie tych pół nieuzupełnionych.
21
Slide 22
Postęp finansowy Rozliczenie wydatków i otrzymanych środków
•
•
•
•
•
Rozliczenie mniejszych kwot niż zaplanowanych w Harmonogramie
płatności - należy tak sporządzić harmonogram i przewidzieć realizację
działań, aby unikać sytuacji, w których dochodzi do rozliczania znacznie
mniejszej kwoty w danym okresie rozliczeniowym, niż zaplanowana,
Przekroczenia wydatków w ramach wydatków personelu w danym działaniu,
również z podziałem na lata – przesunięcie środków między latami wymaga
akceptacji IP,
Należy pamiętać że wydatki finansowane w ramach kosztów bezpośrednich
nie mogą być tożsame z wydatkami finansowanymi w ramach kosztów
pośrednich,
Niegospodarność środków, szczególnie przy rozliczaniu delegacji, np.
długodystansowy przejazd 1 os. autem na konferencję, przejazd kilkoma
samochodami osobowymi kilku osób w tym samym terminie do tej samej
miejscowości lub miejscowości okolicznych, np. na monitoring realizacji
projektu,
Rozliczanie zrealizowanych zadań, nie zapisanych we wniosku
o dofinansowanie i w budżecie projektu - beneficjent może ponosić
i rozliczać wydatki, które nie zostały uwzględnione w szczegółowym
budżecie pod warunkiem, że są one niezbędne do realizacji i związane
z zadaniami wskazanymi w budżecie projektu oraz są zgodne z Wytycznymi
w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POKL.
22
Slide 23
Postęp rzeczowy – tab. 5
•
•
Postęp rzeczowy niezgodny z Harmonogramem realizacji projektu czego przyczyną jest np. przedłużanie okresu rekrutacji, nieterminowa
realizacja zaplanowanych działań, opóźnienia w realizacji postępowań
przetargowych, nietrafny wybór procedury przetargowej, brak
zabezpieczonej pomocy specjalisty w tym zakresie - należy na bieżąco
monitorować realizację projektu, przewidywać ewentualne problemy
i odpowiednio wcześniej podejmować działania zaradcze, w razie
konieczności wcześniej modyfikować wniosek o dofinansowanie, jednakże
modyfikacja projektu nie może być antidotum na wszystkie tego typu
problemy.
Niezgodność postępu rzeczowego z poniesionymi wydatkami
wykazanymi w załączniku nr 1 - należy zwrócić uwagę na to, aby
informacje zawarte w opisie stanu realizacji projektu były zgodne
z harmonogramem oraz by odzwierciedlały wydatki ujęte we wniosku
o płatność.
W przypadku gdy rozliczane są wydatki, które zostały poniesione
w poprzednich okresach rozliczeniowych w związku z działaniami
przeprowadzonymi w poprzednich okresach rozliczeniowych, należy opisać
z czego to wynika. W przypadku gdy podjęto działania, a koszty zostaną
poniesione w kolejnych okresach rozliczeniowych, też należy zawrzeć to
w postępie rzeczowym wraz z krótkim uzasadnieniem.
23
Slide 24
Tabele 6 i 7 wniosku o płatność
•
W tab. 6 wniosku beneficjent wykazuje osiągnięty przychód w okresie
rozliczeniowym – zgodnie z Zasadami finansowania PO KL - odsetki od
środków przekazanych beneficjentowi na rachunek projektu nie
stanowią przychodu uzyskanego w ramach realizowanego projektu i nie
są wykazywane we wniosku o płatność,
W związku z powyższym w punkcie tym powinno być wykazane 0,00
PLN, natomiast w kolumnie rodzaj przychodu należy zaznaczyć, że
„Projekt nie wygenerował przychodu w danym okresie
rozliczeniowym”,
UWAGA! zgodnie z zapisem § 8 pkt 8 wzoru umowy o dofinansowanie
projektu w ramach PO KL obowiązującego od 1 stycznia 2011 r.,
odsetki bankowe od przekazanych Beneficjentowi transz
dofinansowania podlegają zwrotowi na rachunek wskazany przez IP.
Zapis dotyczy projektów, których umowy opierają się na nowym
wzorze.
•
Z uwagi na brak we wniosku o płatność pola do wykazywania narosłych
odsetek, beneficjent powinien przesyłać do IP pisemne oświadczenia
o ich osiągnięciu,
24
Slide 25
Tabele 6 i 7 wniosku o płatność
• Brak wypełnionych tabel 6 i 7 i jednocześnie nie załączenie
wymaganych oświadczeń - jeżeli w okresie objętym
wnioskiem o płatność nie stwierdzono wystąpienia
przychodu oraz nie wystąpiły korekty finansowe beneficjent
zobowiązany jest do załączenia stosownych oświadczeń
o braku przychodu i korekt finansowych,
• W przypadku konieczności sporządzania korekty wniosku
o płatność, stosownie do zaleceń IP, prosi się o ponowne
załączenie ww. oświadczeń do poprawionego wniosku
o płatność,
• W pkt 7 nie należy ujmować korekt dodatnich, tj.
wykazywania jako korekty finansowe wydatków, których
omyłkowo nierozliczono w poprzednich wnioskach
o płatność.
25
Slide 26
Rozliczenie kwoty dofinansowania … - tab. 8 i 9
• Tab. 8_Źródła sfinansowania wydatków - błędy w obydwu
kolumnach, przy wskazywaniu kwot wydatków kwalifikowalnych
w okresie rozliczeniowym należy ująć wydatki z bieżącego
wniosku, natomiast od początku realizacji projektu (narastająco)
- w ostatniej kolumnie należy uwzględnić wydatki rozliczone w
poprzednich wnioskach o płatność – bez bieżącego wniosku,
• Tab. 9_Rozliczenie kwoty dofinansowania - zdarzają się
błędy polegające na wpisywaniu błędnych kwot dotychczas
rozliczonych w projekcie środków (głównie spowodowane
brakiem pomniejszania wydatków i transz o zatwierdzone
korekty finansowe i nieprawidłowości).
w pkt tym należy pomniejszać kwoty przekazanych zaliczek
o zwroty środków na rachunek IP.
26
Slide 27
Harmonogram płatności – tab. 10
• Nieprawidłowo sporządzony harmonogram płatności:
podana kwota planowanych wydatków po zsumowaniu
z dotychczas poniesionymi wydatkami nie zgadza się z
planowaną kwotą wnioskowaną, podane kwoty często w
znaczący sposób odbiegają od kwot ujętych w poprzednim
zatwierdzonych wniosku o płatność, wpisywanie okresów
rozliczeniowych dłuższych niż 3 m-ce,
• Niezaktualizowany harmonogram pomimo dokonanej zmiany
w poprzednim wniosku o płatność i zatwierdzeniu zmienionego
harmonogramu przez IP,
• Kwota wnioskowana co do zasady powinna być zgodna
z harmonogramem płatności zatwierdzonym przez Instytucję
Pośredniczącą (zazwyczaj w poprzednim wniosku o płatność),
• Kwota wnioskowana musi być zgodna z kwotą wskazaną w pkt
2.10 wniosku o płatność
27
Slide 28
Uchybienia w tab. 11 - 15 wniosku o płatność
• Tab. 11_Planowany przebieg realizacji projektu - beneficjent jest
zobowiązany wpisać informację zarówno na temat planowanego
przebiegu realizacji projektu, jak i problemów występujących
w projekcie. IP obliguje Beneficjenta do szczegółowego opisywania
przebiegu realizacji projektu.
• Tab. 12_Informacja na temat problemów - brak wypełnienia lub
nieprawidłowo/ niewystarczająco podana informacja na temat
problemów/ trudności związanych z realizacją projektu – w punkcie
tym należy opisać wszelkie problemy, trudności w realizacji projektu
oraz podjęte środki naprawcze (np. opóźnienie czy zmiany terminów
w realizacji zadań, wydłużenie postępowań przetargowych itp.),
wyjaśnić przyczyny odstępstw od harmonogramu realizacji projektu
z wniosku o dofinansowanie. Jeżeli nie występują problemy, to
również należy o tym poinformować.
• Tab. 13 Informacja o zgodności realizacji projektu z zasadami
polityk wspólnotowych - brak wypełnienia - należy zaznaczyć
właściwe pole, bowiem żadne pole we wniosku o płatność nie może
zostać niewypełnione
28
Slide 29
Uchybienia w tab. 11 - 15 wniosku o płatność
• Tab.14_Nie podpisane Oświadczenie beneficjenta
– (szczególnie, jeśli znajduje się na stronie, na której
brak parafki)
• Brak załączników wskazanych we wniosku o
płatność, przede wszystkim załącznik nr 2 musi być
sporządzany w GWP, złożenie załącznika nr 2 tylko
w pliku xls, jest powodem do odrzucenia wniosku
o płatność;
29
Slide 30
Rozliczenie wydatków - zał. nr 1 do wniosku o płatność
• Brak podpisów upoważnionych osób i pieczęci Beneficjenta,
zarówno pod wnioskiem, jak i pod załącznikami lub dokumenty
podpisane są przez osobę nie będącą do tego upoważnioną,
• Niewłaściwie przypisane wydatki do określonych pozycji
budżetowych w zał. nr 1,
• Daty zapłaty za dokumenty niezgodne z załączanymi do wniosku
wyciągami bankowymi,
• Nieprecyzyjne, błędne, niezgodne z budżetem projektu i mało
szczegółowe opisy w kolumnie „Nazwa towaru lub usługi” nie
pozwalające na jednoznaczną identyfikację rozliczanych wydatków,
• Błędne kwoty brutto i netto dokumentów w kolumnach 8 i 9,
zwłaszcza w przypadku rozliczania wynagrodzeń wraz z pochodnymi
- beneficjenci nie podają faktycznych kwot brutto i netto list płac,
• Błędne kwoty kwalifikowalne podatku VAT niezgodne
z obowiązującymi stawkami, wykazywanie w jednej pozycji
załącznika 1 wydatków objętych różnymi stawkami podatku VAT,
30
Slide 31
Rozliczenie wydatków - zał. nr 1 do wniosku o płatność
• Pozostawianie pustych pól w załączniku 1 – brak daty zapłaty
(kolumna 4), nie wskazanie źródła finansowania (kolumna 12), brak
nr dokumentu (kolumna 1), brak nr księgowego lub ewidencyjnego
(kolumna 2); może to powodować problemy z importowaniem
wniosków o płatność z GWP do KSI SIMIK,
• Brak dat refundacji wydatków z rachunku projektowego w kolumnie 5
„Nazwa towaru lub usługi” w przypadku ponoszenia wydatków
z rachunków innych niż wyodrębniony na potrzeby projektu
a następnie ich refundowaniu,
• Rozliczanie we wniosku wydatków z okresu następującego po
okresie rozliczeniowym,
• Brak zgodności między numerem dokumentu umieszczonym
w zestawieniu i numerem zawartym na wyciągu z rachunku
bankowego,
31
Slide 32
Rozliczenie wydatków - zał. nr 1 do wniosku o płatność
• Wysokość kosztów pośrednich niezgodna z % wskazanym
w umowie o dofinansowanie, brak wykazania kosztów
pośrednich rozliczanych ryczałtem (mimo odpowiedniego zapisu
w umowie) – beneficjent rozliczający koszty pośrednie
ryczałtem, zobowiązany jest do wykazywania w każdym
wniosku o płatność, kosztów pośrednich na poziomie zgodnym
z umową o dofinansowanie,
• Zgodnie z wprowadzonym zapisem do Instrukcji wypełniania
wniosku o płatność Załącznik nr 1, w którym nie wykazuje się
żadnych wydatków nie powinien być załączany do wniosku
o płatność.
32
Slide 33
Rozliczenie wydatków – dokumenty potwierdzające
poniesienie wydatku
Wyciągi bankowe:
• Brak jakiegokolwiek opisu załączanych do wniosku wyciągów
bankowych,
• Błędne przyporządkowywanie przelewów do pozycji
z załącznika 1 uniemożliwiające stwierdzenie dokonania
płatności za rozliczany we wniosku wydatek – może
spowodować uznanie wydatku za niekwalifikowalny,
• Nie załączanie pierwszej, ostatniej i właściwej strony wyciągu,
• Największa ilość błędów dotyczy wyciągów składanych przez
partnerów w projektach,
• Nie załączanie do wniosków wyciągów dokumentujących
przeksięgowanie kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem,
• Największy problem dotyczy braków w opisywaniu wyciągów
zawierających przelewy z tytułu pochodnych od wynagrodzeń.
33
Slide 34
Sprawozdawczość – zał. nr 2 do wniosku o płatność
Zał. nr 2 Szczegółowa charakterystyka udzielonego wsparcia:
•
•
•
problem z interpretacją różnicy pomiędzy Mr i Mp - symbol Mr to wartości
osiągnięte w danym okresie rozliczeniowym, natomiast symbol Mp, to wartości
osiągnięte od początku realizacji projektu,
zły monitoring wskaźników, częste korekty załącznika nr 2 za poprzedni okres
w obecnym okresie rozliczeniowym, co często wynika z niestaranności
zbierania danych. Wydłuża to weryfikację wniosku o płatność,
problemy z wypełnianiem tabel:
Tabele nr 1 – 4: pomiaru wskaźników określonych w tabelach 1-4 należy dokonać
z chwilą rozpoczęcia udziału i złożenia stosownej deklaracji uczestnictwa
w projekcie. W tabelach tych nie zamieszcza się danych dotyczących osób, które
nie ukończyły 12 roku życia lub nie rozpoczęły nauki na poziomie gimnazjalnym.
Jeżeli uczestnik podpisze deklarację, ale nie dojdzie do rozpoczęcia udziału
w pierwszej formie wsparcia w ramach projektu i nie zostaną poniesione wydatki
w związku z jego uczestnictwem, osobę należy wycofać z udziału w projekcie.
Tym samym dane na temat takiego uczestnika nie będą wykazywane w ramach
systemu sprawozdawczości. W przypadku projektów, w ramach których
organizowane są imprezy masowe (np. konferencje) tabel tych nie wypełniamy.
Tabelę 6 wypełniamy w każdym przypadku, także wtedy, gdy projekt ma
charakter badawczy lub informacyjno-promocyjny lub dotyczy wsparcia dzieci
poniżej 12 roku życia. Beneficjent odnosi się w tej tabeli do wszystkich
wskaźników określonych w części 3.4 wniosku o dofinansowanie projektu.
34
Slide 35
Zmiany w projekcie w stosunku do zatwierdzonego wniosku o
dofinansowanie projektu
•
•
•
•
Realizacja projektu powinna być zgodna z umową o dofinansowanie projektu
zawieraną pomiędzy IP a beneficjentem. W przypadku np. wprowadzania
przesunięć środków między zadaniami należy respektować zasady wprowadzania
zmian w projektach. Zasady i zakres dopuszczalnych przesunięć w budżecie
zawierają Zasady finansowania PO KL rozdz. 3.1.6.
W szczególności niedopuszczalne jest wprowadzanie takich zmian w trakcie
realizacji projektu, które powodowałyby, że wcześniej dokonana ocena
merytoryczna wniosku byłaby inna.
W praktyce zaleca się informowanie IP o wszelkich zmianach dokonywanych
w projekcie. Zwłaszcza strategiczne decyzje dla projektu powinny być
uzgadniane z IP przed wprowadzeniem ich w życie i przed złożeniem wniosku
o płatność, a nie po wdrożeniu zmiany.
Zmiany w projekcie, także dotyczące organizacyjnych kwestii (np. zmiana nazwy
uczelni, zmiana adresu siedziby, danych kontaktowych itp.) wymagają
wprowadzenia ich także do modyfikacji wniosku o dofinansowanie, należy więc
przedłożyć IP modyfikację wniosku niezwłocznie, gdy takie zdarzenie zaistnieje.
UWAGA! Wydatki, wynikające z nie uzgodnionych z IP zmian, beneficjent ponosi na
własne ryzyko.
Należy wystrzegać się dokonywania zmian w realizacji projektu, które nie są
niezbędne z punktu założeń projektu lub są nieefektywne - zwłaszcza wydłużania
projektów i zwiększanie kwoty bez zwiększania wskaźnika
35
Slide 36
Problemy z rekrutacją, zagrożenie wskaźników
• Problemy w osiąganiu wskaźników - rezygnacja
uczestników w trakcie realizacji projektu, rekrutacja
innych grup docelowych, niż zaplanowane we wniosku
o dofinansowanie – w projektach oraz w zadaniach,
w których jest to możliwe należy zaplanować rekrutację
rezerwową.
• Należy położyć szczególny nacisk na rekrutację
i promocję, wykorzystując wszelkie dostępne możliwości,
by zminimalizować ryzyko braku realizacji założonych
wskaźników.
• Należy dołożyć wszelkich starań, analizować sytuację,
monitorować kluczowe działania w projekcie, aby móc
szybko reagować i podjąć odpowiednie środki zaradcze
na wypadek powstania okoliczności negatywnie
wpływających na projekt.
36
Slide 37
Znajomość adekwatnych przepisów i wytycznych
Uchybienia w zakresie zgodności z obowiązującymi przepisami
i wytycznymi - z umową, harmonogramem realizacji projektu,
harmonogramem płatności, przepisami i procedurami
• przy realizacji działań w projekcie, np. w kwestii rozliczeń
finansowych, ochrony danych osobowych, terminowości działań
i składania wniosków o płatność - należy na bieżąco
monitorować zmiany zasad finansowania i innych wytycznych,
dbać o terminowość realizacji zadań projektu,
• w przypadku niezbędnej konieczności wprowadzenia zmian
w projekcie wnioskować o stosowną modyfikację wniosku
o dofinansowanie - zgodność z wnioskiem o dofinansowanie
i umową,
•
brak dostosowywania budżetu wniosku do rzeczywistych danych
na koniec roku – wskazane, by po zakończeniu realizacji projektu
w danym roku, dostosować budżet projektu, przesuwając
niewykorzystane środki z danego roku na rok kolejny – to wymaga
modyfikacji wniosku i zgody IP.
37
Slide 38
Dziękuję za uwagę
Departament Funduszy Strukturalnych
Ministerstwo Edukacji Narodowej
al. Szucha 25, 00-918 Warszawa
tel. 0 22 34 74 881
fax 0 22 34 74 883
www.efs.men.gov.pl
38