Transcript Ezgi Erdem, Ebru Kasar - İMEAK DTO

Oyuncuları bulmak kolaydır.
İşin en zor kısmı birlikte oynamalarını sağlamaktır.
Meclis Başkanı
ORDES
Hukuk Birimi
Y.K Başkanı
Danışmanlar
Şube ve Temsilcilikler
Şb. ve Tems. Koordinatörlüğü
Genel
Sekreter
Kalite Birimi
Deniz Tic &
Deniz Ulş.
Dış İlişkiler
Mali İşler
Kurumsal Destek
• Farklı gruplar arasındaki çabaları koordine
eder.
• Karar verici ve kaynak (zaman, bilgi vb)
sağlayıcıdır.
• Zaman çizelgelerini takip eder.
• Engellerin kaldırılmasını sağlar.
• Kaynakların sağlanmasını temin eder.
•
Türk Oda hizmetlerinin kalitesinin iyileştirilmesi
amacıyla geliştirilen “Oda Akreditasyon Modeli”
kapsamında İMEAK DTO, 2002 yılında Akredite olan
ilk 10 Oda arasında yer almaktadır.
•
Odamız, kalitedeki sürekliliğin devamı için 2007
yılından itibaren ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemini
de uygulamaktadır.
•
Odamızda, Stratejik Yönetim modeli uygulanmaktadır.
DOKÜMANTASYON
!
TOPLUMSAL SORUNUMUZ
“Arif olan anlar”
DOKÜMANTASYON
KYS dokümantasyonu, kalite politikasını ve kalite
hedeflerini, KEK’i, prosedürleri ve faaliyetlerimiz için
ihtiyaç duyduğumuz diğer tüm dokümanları kapsar.
Güncel Dokümanlarımız:
• KEK
• OEK
• 46 Prosedür
• 17 Talimat
• 6 Proses Kartı
• 103 Form
• 5 Liste
• 1 Şema
• 2 Plan
• 4 Dış Kaynaklı Doküman
KALİTE POLİTİKASI
•
Kamu yararını ön planda tutarak temsil ettiği Türk Denizcilik Sektörünün haklarını
korumak,
•
Üyelerinden gelen talepler ve ilgili mevzuat ile kendisine verilmiş olan görev ve
sorumluluklar çerçevesinde üye beklentilerini eksiksiz, doğru ve zamanında; tarafsızlık
ve güvenilirlik ilkelerine bağlı kalarak karşılamak,
•
Serbest piyasa ekonomisi çerçevesinde denizcilik sektörünün; iç ve dış pazarlarda ve
uluslararası alanlarda sürdürülebilir politikalarla hizmet kalitesini üst seviyede
tutabilmek,
•
Denizcilik sektöründe eğitim gereksinimine destek olmak suretiyle ülke ekonomisine
katkı sağlamak,
•
Kalite Yönetim Sisteminin şartlarına uyulmasını ve sistemin sürekli iyileştirilmesini
temin etmek,
•
Kalite Yönetim Sistemine uygun şekilde hizmet verebilmek için çalışanlarımızın
eğitimini ve motivasyonunu sağlamaktır.
Odamız, üstlendiği misyon ve vizyonu aracılığı ile ürettiği hizmetin kalitesini,
kamuya ve diğer kurum ve kuruluşlara örnek teşkil etmeyi, tüm bunların
sürekliliğini; çalışanları ve üyeleri ile beraber gerçekleştirebilen bir
"Hizmet Kurumu" anlayışı ile sağlamayı taahhüt eder.
DENETİMLER
İÇ DENETİM
İç Denetim Prosedürü gereğince; her yıl planlı iç
denetimler yapılmaktadır. Örneğin 2011 yılında iç
denetimlerde 14 adet düzeltici ve önleyici faaliyet
isteğinde bulunulmuştur.
Düzeltici ve önleyici faaliyetlerin takibine ilişkin Ek iç
denetimler yapılmıştır.
DENETİMLER
DIŞ DENETİM
21.12.2011 tarihinde gerçekleştirilen ISO9001:2008 Kalite
Yönetim Sistemi periyodik denetiminde minör seviyede dahi
uygunsuzluk tespit edilmemiştir.
DENETİMLER
DIŞ DENETİM
ODA/ BORSA AKREDİTASYON SİSTEMİ
ÖZDEĞERLENDİRME
Özdeğerlendirme Formu «ODANet Sistemine» konularak
Merkez Bölüm/Birimleri ve Şubeler tarafından her
elementin altına kendi “Asli Kanıtlarını” yazmaları
istenmektedir ve böylelikle çalışanlarda kalite yönetim
sistemi bilincinin geliştirilmesi amaçlanmaktadır.
Girişi yapılan veriler,
düzenlenmektedir.
Kalite
Birimi
tarafından
ÖLÇMEDİĞİMİZİ İYİLEŞTİREMEYİZ
VE
GELİŞTİREMEYİZ
ÖLÇME, ANALİZ VE İYİLEŞTİRME
Odamız izleme, ölçme, analiz ve iyileştirme faaliyetlerini
planlamış ve uygulamaktadır.
Ölçümler sonucu elde edilen veriler, uygun analiz
yöntemleri ile değerlendirilir.
ÖLÇME, ANALİZ VE İYİLEŞTİRME
•
•
•
•
•
Müşteri Memnuniyeti
İç Denetimler
Proses (Süreç) Performansları
Kalite Hedefleri
Ölçme ve Değerlendirme Kriterleri vb.
Örneğin 2011 yılında tüm proseslerin performansı
sağlanmıştır:
•Eğitim Prosesi
•Müşteri İlişkileri Prosesi
•Satın Alma Prosesi
•Kalite Kontrol Prosesi
•Ölçme, Analiz ve İyileştirme Prosesi
•Yönetim Prosesi
ÖLÇME, ANALİZ VE İYİLEŞTİRME
Yayınlanan Sirküler Sayısı
Yayınlanan Web Haber Sayısı
Meslek Komitesi Toplantı Sayısı
Veritabanı Sorgulama Sayısı
Web Sayfası Tıklanma Sayısı
Web Sitesi Ziyaretçi Sayısı
Web Sitesi Kayıtlı Üye Giriş Sayısı
Odamızla İlgili Yayınlanan Haber ve Köşe Yazısı Sayısı
Denizcilik Sektörü Hk Haber ve Köşe Yazısı Sayısı
Odamız Yayın Sayısı (Kitap, kitapçık vb)
Düzenlenen Toplantı Sayısı (iç+dış)
DTO Tarafından Yapılan Sınav Sayısı
DTO Tarafından Yapılan Sınavlara Katılım Sayısı
Acentelik Eğitim/Seminer Katılımcı Sayısı
Toplu Gönderilen E-Posta Sayısı
Toplu Gönderilen Faks Sayısı
Toplu Gönderilen Sms Sayısı
Verilen TIR Geçiş Belgesi Sayısı
MÜŞTERİ MEMNUNİYETİ
Görüş ve Öneri Değerlendirme
2 adet Görüş/Öneri Kutusuna hem iç müşteriler
(personel) hem de dış müşteriler görüş ve önerilerini
formlar aracılığı ile isimsiz olarak belirtebilmektedir.
Örneğin Performans Yönetim Sistemi Kılavuzu’nun
güncel olup olmadığı anlaşılamadığından prosedür
haline getirilmesi önerilmiştir. Konuya ilişkin Düzeltici ve
Önleyici Faaliyet İsteği açılmış olup, ilgili kılavuz
prosedür olarak yayınlanmıştır.
MÜŞTERİ MEMNUNİYETİ
Görüş ve Öneri Değerlendirme
Personel tarafından bırakılan bazı formlar, sistemi
iyileştirmeye
yönelik
olmayıp
kişisel
şikayet
içerebilmektedir.
Bu formlar, KYS kapsamında değerlendirilmeye
alınmamakta
olup
doğrudan
ilgili
birime
gönderilmektedir.
Konuya yönelik olarak 09.01.2012 tarihinde tüm
çalışanların katılımı ile Genel Sekreter yönetiminde
toplantı gerçekleştirilmiş ve çalışanlar bilgilendirilmiştir.
MÜŞTERİ MEMNUNİYETİ
MÜŞTERİ MEMNUNİYETİ
Dış Müşteri
Müşteri memnuniyetine ilişkin olarak her yıl mutlaka hedef
belirlenmekte olup anket uygulaması profesyonel bir
araştırma & danışmanlık firması tarafından
gerçekleştirilmektedir.
Anket uygulamasında e-posta, faks ve telefon yoluyla
üyelerin %50’sine ulaşılmaktadır.
Anket sonuçları ve üyelerden alınan görüşler, yıllık
hedeflerin belirlenmesinde yol gösterici olmaktadır.
MÜŞTERİ MEMNUNİYETİ
İç Müşteri
Müşteri memnuniyetine ilişkin olarak her yıl mutlaka hedef
belirlenmekte olup anket uygulaması elektronik ortamda
gerçekleştirilmekte; sonuçları İstatistik ve Analiz
Sorumlumuz tarafından değerlendirilmektedir.
Anket sonuçları ve personelden alınan görüşler, yıllık
hedeflerin belirlenmesinde yol gösterici olmaktadır.
DÜZELTİCİ VE ÖNLEYİCİ FAALİYETLER
2011 Yılında tespit edilen 15 adet minör uygunsuzluğa ilişkin
DÖF isteğinde bulunulmuştur. 15 adet uygunsuzluğun;
• 14 adedi İç Denetim,
• 1 adedi iç işleyiş esnasında tespit edilmiştir.
TEDARİKÇİLER
Satınalma Prosedürü gereğince tüm tedarikçiler Tedarikçi
Değerlendirme Formu’na kaydedilmekte ve değerlendirilmektedir.
Tüm Bölüm/Birimler, yıllık olarak kendi tedarikçileri için Tedarikçi
Değerlendirme Formu’nu doldurmakta ve muhafaza etmektedir.
Formların, yıl sonunda çıktısı alınarak matbu olarak saklanmaktadır.
A: 100-70 Puan, Çalışılması Uygun Tedarikçilerdir.
B: 69-40 Puan, Çalışılması Uygun Tedarikçilerdir Ancak Periyodik Olarak
Gözden Geçirilir.
C: 39-0 Puan, Güvenli Kabul Edilmediğinden Gelecek Yılın Tedarikçi
Değerlendirme Listesine Alınmaz.
EĞİTİM FAALİYETLERİ
• 7 adet Şube çalışanına ISO9001 Temel Eğitim ve İç
Denetçi Eğitimi aldırılmış, Kalite Yöneticisi tarafından Oda
Akreditasyon Sistemi ve İMEAK DTO KYS Uygulamaları
Eğitimleri verilmiştir.
• Merkez çalışanlarına Kişisel Stratejik Planlama Eğitim
Semineri verilmiştir.
YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ
KALİTE BİRİMİ TESPİTLERİ
• Resmin tamamı görmeye yönelik bakış açısı
geliştirilmeli.
• Teknikler kullanılmalı.
• Sürekli iyileştirme için kıyaslama yapılmalı.
BİLGİLENDİRME
•KYS hakkında personelin
bilgilendirmesi e-posta ve GS
duyuruları ile yapılmaktadır.
[email protected]
•Deniz Ticareti Dergimizde
KYS hakkında haberler yer
almaktadır.
•Ayrıca denetim
haber
yayınlanmaktadır.
vb,
web
olarak
Kalite Yönetim Sistemi Kuruldu, Sistem İşliyor
Bazı Çalışanlar
İSTEMİYOR
Sisteme
Dahil
Olmak
Böyle çok mutluyum,
neden başka bir şey yapayım ki?
TANIMLAR
•
ISO, ISO 9001
•
Akreditasyon
•
Oda / Borsa Akreditasyon Sistemi
•
Uygunsuzluk
•
Kalite
•
Kalite Yönetim Sistemi
•
Denetim
•
Düzeltici ve Önleyici Faaliyet İsteği
•
Doküman
•
Prosedür
•
Talimat
•
Müşteri Memnuniyeti
KALİTE
DEĞİLDİR
Kalite Nedir?
Kullanıma uygunluktur
ÖNYARGILAR
•
Mevcut durumdan çok memnunum.
•
Benim performansım denetlenemez.
•
Yaptığım her işi yazılı hale getirirsem kıymetim kalmaz.
•
Ben «Uygunsuzluk» yaratacak bir iş yapmam.
TANIMLAR
•
YGG
•
KEK
•
Özdeğerlendirme
•
İç Denetim
•
KYS Dokümantasyonu
Çalışanlar, neyi neden yaptığını bilmeli.
Meyvesini yiyemeyeceğimizi
bildiğimiz ağaçlar için,
fidanlar ektik.
Odamız, kurumsal etkinliğini de arttıracak yeni bir yönetim anlayışı
benimsemeye karar vermiş, böylelikle deniz ticaretinden ülkemizin daha
fazla pay alması, uluslararası rekabet gücünün artması ve ülke
kalkınmasına katkıda bulunulmasını amaçlayan ve Odamızın “Temel
Değerlerini” yansıtan bütünleşik bir stratejik yaklaşım ortaya konmuştur.
Bu stratejik yaklaşımı uygulamaya geçirmek amacı ile TOBB ETÜ
SEM’den alınan danışmanlık desteğiyle stratejik plan çalışması
tamamlanmıştır, stratejik planlama çalışmalarının yürütülmesi ve üst
yönetime raporlanması için ise Kalite Birimi yetkilendirilmiştir.
•Stratejik Planlama Ekibi
•Yetkilendirilmiş Y.K. Üyesi
•Stratejik Amaç ve Hedefler Konusunda Yetkilendirilmiş Y.K. Üyeleri
Stratejik planlama çalışmaları 8 aylık sürede tamamlanmıştır.
Hem gerçekçi stratejiler üretmek, hem de stratejik planın hayata
geçmesinde kolaylık sağlamak amacıyla stratejik planlama sürecinde,
çeşitli yöntemler ile Odamızın etkileşim içinde bulunduğu tarafların
(paydaşların) görüşleri alınmıştır.
Neden Kalite Birimi?
STRATEJİK PLANLAMA
SÜRECİ ÇALIŞMALARI
NELER YAPTIK?
1. İç Paydaş Çalışması
63 Çalışan ile (%81 katılım)
İMEAK DTO’nun SWOT Analizi
2. İç Paydaş Çalışması
6 Yönetici ile (%85 katılım ile)
İMEAK DTO’nun SWOT Analizi
3. İç Paydaş Çalışması
Meclis Üyeleri ile
İMEAK DTO’nun SWOT Analizi
4. İç Paydaş Çalışması
Meslek Komite Üyeleri ile
İMEAK DTO’nun SWOT Analizi
10 Adet Meslek Komitesi ile ayrı ayrı sektörel toplantılar
yapıldı.
5. İç Paydaş Çalışması
Hazırladığımız Formları Meslek Komitesi Başkanlarımıza
göndererek, denizcilik sektörüne ilişkin görüşlerini aldık.
1.Deniz ticaretinin temel eksikleri ve gelişmeye açık yönleri
nelerdir?
2.Deniz ticaretinin rekabet gücünü azaltan faktörler nelerdir?
3.Deniz ticaretinin rekabet gücünü azaltan faktörlerin etkisini
ortadan kaldırmak için neler yapabiliriz?
6. İç Paydaş Çalışması
Hazırladığımız Formları Meslek Komitesi Üyelerimize
göndererek, İMEAK DTO’nun kurumsal gelişimine ilişkin
görüşlerini aldık.
1.Deniz Ticaret Odası’nın “GÜÇLÜ” yönleri nelerdir?
2.Deniz Ticaret Odası’nın “ZAYIF” yönleri nelerdir?
3.Deniz Ticaret Odası’nın “ZAYIF YÖNLERİNİ GELİŞTİRMEYE
YÖNELİK ÖNERİLERİNİZ” nelerdir?
7. İç Paydaş Çalışması
Hazırladığımız Formları Meslek Komitesi Üyelerimize
göndererek, kurumsal faaliyetler ile Meslek Komitelerinin
verimliliği ve etkinliğinin geliştirilmesine ilişkin görüşlerini aldık.
1.İMEAK DTO’nun kurumsal yapısı ve faaliyetlerinin
geliştirilmesi konusundaki görüş ve önerileriniz nelerdir?
2.Meslek Komiteleri verimliliği ve etkinliğinin geliştirilmesine
yönelik görüş ve önerileriniz nelerdir?
8. Dış Paydaş Çalışması
Dış Paydaşlar ile İMEAK DTO’nun
SWOT Analizi
9. Dış Paydaş Çalışması
Hazırladığımız Formları Dış Paydaşlarımıza göndererek,
İMEAK DTO’nun kurumsal gelişimine ilişkin görüşlerini aldık.
1.Deniz Ticaret Odası‘nın “Güçlü Yönleri”
2.Deniz Ticaret Odası’nın “Gelişmeye Açık Yönleri”
3.Gelişmeye açık yönler ilgili olarak ilgili katılımcı kurumun
“Çözüm Önerileri”
4.Kurumun Deniz Ticaret Odası’ndan “Beklentileri»
10. Genel Sekreter ve Genel Sekreter Yardımcılarımız; iç ve
dış paydaş çalışmalarında belirtilen tüm SWOT Analizi
görüşlerini (105 adet Güçlü Yön, 165 adet Zayıf Yön, 38 adet
Fırsat ve 56 adet Tehdit) kendi görüşleri doğrultusunda eledi.
Yönetim Kuruluna sunulmak üzere 20 adet Güçlü Yön, 19 adet
Zayıf Yön, 13 adet Fırsat ve 17 adet Tehdit belirlendi.
11.
Hazırladığımız
formları
belirtilen
paydaşlarımıza
göndererek belirlenen stratejik amaçlara ulaşmak için
Odamızın neler yapması gerektiğine ilişkin görüşlerini aldık.
•TOBB Türkiye Denizcilik Meclisi Başkanı
•Danışmanlarımız (Eğitim, Ekonomi…)
12. Stratejik Amaçların belirlenmesine ilişkin, çalışanlar ile 6
adet genel katılımlı toplantı yapıldı.
13. Stratejik Planlamaya ilişkin Kalite Birimi personelinin
katılımı ile 32 adet toplantı yapıldı.
14. Stratejik Planlamaya ilişkin çalışanlardan 24 defa bilgi
istendi. (Toplu e-posta)
15. Stratejik Planlamaya ilişkin çalışanlardan 20 defa görüş
istendi. (Toplu e-posta)