Transcript Ervaringen van deelnemers - Rijksacademie voor Financiën en

Verslag curriculum voor CIO-adviseurs gevolgd bij de
Rijksacademie voor Financiën, Economie en Bedrijfsvoering
Opgevallen Jaap Uijlenbroek stelde
vraagtekens bij regie
organisaties binnen de
ministeries. Ze hebben geen
verantwoordelijkheden, geen
geld en toch groeien ze. En
wat is dat trouwens:
“Regie”? Van elke 100
medewerkers binnen “Regie”
kunnen er 20 naar de
klantorganisatie en 20 naar
de leveranciers-organisatie.
De overige zijn overbodig.
De dgOBR gaat er niet over,
dus kan alleen adviseren ze
op te heffen.
Soms lijkt er sprake te zijn
van twee werelden binnen de
informatievoorziening van de
rijksoverheid. In de eerste
wereld bekijk je het systeem
van binnenuit en is het vaak
wel ingewikkeld maar je
denkt: ok, het klopt. Kijk je
van buiten naar binnen dan
klopt er opeens helemaal
niets meer. Ervaren hoe dat
is? Leg op een familiefeestje
maar eens uit waarom
governance zo vaak een
probleem is. Kijk je
gesprekspartner goed in de
ogen. Als je daar onbegrip in
ziet moet je eens proberen
uit te vinden of dat komt
omdat je niet begrepen
wordt of omdat niet
begrepen wordt waarom dat
niet opgelost kan worden.
Als programma- of
projectmanager ben je het
haasje als het spannend
wordt. Tijdens de elevatorpitch opdracht, werd de
opdrachtgever (CIO) zelfs
door de CIO-adviseur
geholpen om het
“eindgesprek” met de
projectmanager te houden.
Copy nieuwsbrief I-Interim Rijk
Afgelopen najaar volgden wij het uit 9 dagen bestaande curriculum voor CIOadviseurs bij de Rijksacademie voor Financiën, Economie en Bedrijfsvoering. Zeer
de moeite waard voor iedereen die eens op een gestructureerde wijze wil weten
hoe de wereld van de Informatievoorziening bij de rijksoverheid is georganiseerd.
Als projectmanager heb je veel te maken met de Informatievoorziening van de
rijksoverheid. Naast de eigenlijke projectmanagementtrainingen zou dit
curriculum verplichte kost moeten zijn. Niet alleen vanwege de breedte van de
gebieden die passeren, maar ook vanwege bestuurders als dg OBR, de CIO Rijk,
de Rijks BVA, CIO’s en een aantal collega’s van I-Interim Rijk die je meenemen
in hun ervaringen en specialismen.
Als er één ding duidelijk is geworden dan is het wel hoe complex we onze wereld
van de Informatievoorziening binnen het Rijk hebben georganiseerd. Expliciet
wordt hier gesproken van “we”, want een aantal sprekers heeft duidelijk
aangegeven dat niemand anders dan de rijksoverheid (wij dus) zelf over de mate
van complexiteit gaat. Door het curriculum krijg je inzicht en roept tegelijkertijd
vragen op over het waarom van de complexe structuren en verbazing over de
kennelijke tegenstelling tussen ideaal en werkelijkheid. Dat geeft energie om in je
eigen omgeving te streven naar overzicht, duidelijkheid en vereenvoudiging.
Het curriculum was zeer informatief, enorm veel aspecten kwamen langs, evenals
een aantal mystery guests die het avondprogramma verzorgden. Na een dag stof
tot je te hebben genomen en verschillende groepsopdrachten te hebben
uitgevoerd, waren deze benen op tafel-bijeenkomsten zeer prettig.
Hieronder een beeld van wat er zoal aan de orde komt tijdens het curriculum:
Het 9-­‐vlaks model Een fraaie rationalisatie van de koppeling tussen aanbod en vraag op
verschillende niveaus. In de praktijk staan regie-organisaties onder
druk. Ze worden links en rechts gepasseerd of als belemmering ervaren. De
belofte dat ze ‘ontzorgen’ kan ook zo maar een valkuil blijken te zijn als dat
ontzorgen door de klant niet zo ervaren wordt. De dg OBR zou ze allemaal
opheffen.
Het CIO-stelsel
Concern breed blijken er grote verschillen te zijn in de rol, taken, positie en
verantwoordelijkheden van de CIO’s en CIO-adviseurs. Zijn die echt allemaal uit
te leggen door te wijzen op de specifieke taken en verantwoordelijkheden van een
ministerie? Beperken we ons tot control, bemoeien we ons met de kernprocessen
van ons ministerie of kijken we vooruit naar een toekomst waar we echt één
rijksoverheid zijn?
Je moet je elevator pitch goed oefenen om de aandacht ‘op dat niveau’ vast te
houden. Tegelijkertijd krijgt een aantal CIO-adviseurs het verwijt onderwerpen
juist teveel in het simplificerend geweld van “elevator pitches” bespreekbaar te
willen maken.
Architectuur
Plaatjes in plaats van praatjes. Handig, dan begrijpt de bestuurder snel waar het
overgaat, een praatplaat zegt zoveel meer. Anderen vragen zich daarentegen af
of er wel voldoende aandacht is bij de beslissers om zich in die mate te verdiepen
die soms echt nodig is. Een praatplaat is geen architectuur en wordt om de
Opgevallen De CIO is het rustpunt voor
behoud van samenhang bij
bestuurlijk en
organisatorische drukte.
De CIO adviseur zoekt naar
de echte problemen,
versimpelt deze niet, maar
vereenvoudigt ze zodat
problemen en oplossingen
uit te leggen zijn op alle
niveaus.
De CIO én de CIO-adviseur
zullen moeten blijven werken
aan zichtbaarheid en
toegevoegde waarde van de
CIO (adviseur) voor de
organisatie.
Communicatie lijkt een vaak
onderschat onderdeel. Zorg
dat communicatie over de rol
van CIO professioneel is
ingericht.
verkeerde reden als zodanig ingezet. Uiteindelijk zou het moeten gaan om het
ontwerpen van een samenhangend landschap. Als CIO-adviseur zou je ook
kunnen stellen dat het werken met praatplaatjes de interesse voor architectuur
helpt en aanvult.
Het belang om ketens in beeld te brengen is groot. Het dilemma dat werd
onderkend is dat als de ketens in beeld zijn, de voortgang in de praktijk vaak
staakt op bevoegdheden, doorzettingsmacht en wie erover gaat. Een echte
ketenarchitectuur ontbreekt en architecten zoeken naar een werkbare vorm om
dit op te lossen. Samenwerking is duur, vraagt om aanpassingen en om een
financiële sponsor. Het blijkt bijvoorbeeld dat bij IdM het antwoord op de vraag
wie de sponsor is moeilijk te beantwoorden is. Als iedereen zijn loyaliteit 1
niveau boven dat van de eigen organisatie plaats hebben we een begin van een
oplossing. Maar jouw ID blijft goud waard!
Aanbodstructurering en sourcingstrategie
Inbesteden, uitbesteden, de markt tenzij. Natuurlijk is het prima om te kijken
wat we zelf in huis hebben. Maar gaat het nu om het beste resultaat of om het
behouden en beschermen van bestaande structuren en belangen? Af en toe
mogen we best eens wat lef hebben en de grenzen opzoeken.
Samen met de markt
Het past in deze tijd, de markt tenzij en de kracht van the invisible hand die
ervoor gezorgd heeft dat daar veel meer expertise huist dan binnen de
overheid. Maar wie zei ook al weer dat the invisible hand onzichtbaar was
omdat… hij inderdaad onzichtbaar is? Voor de markt is de overheid bovendien
vooral een grote zak met geld die alleen nooit groot genoeg is om je
verantwoordelijkheid als opdrachtgever af te kopen.
Deelnemers van het
curriculum uit de uitvoering:
“Ik zie nu dat er in Den Haag
collega’s zijn waarmee ik
vraagstukken op IV gebied
kan delen!”
Stakeholderanalyse
Uitstekend instrument. Moeten we vaker gebruiken en geeft op inzicht op
rationeel niveau. Alleen, soms lijkt het wel of de meest weerbarstige
stakeholders het dichtst bij ons staan en blijkt er teveel georganiseerd
wantrouwen te bestaan.
Projectsturing
Daarvoor hebben we prima processen beschikbaar, een FPA objectiveert, een
audit controleert en een Gateway review disciplineert. Het blijkt dat het toch
vaak en vooral gaat om opdrachtgeversschap. En, als het stoplicht van de
Gateway review op rood staat, betekent dat niet automatisch stoppen! Dat is
dan weer lastig uit te leggen.
Maarten Hillenaar:
“Ik ben bij mijn aantreden
als CIO Rijk direct begonnen
met het oprichten van een
CIO- community. Mijn
laatste officiële handeling als
CIO Rijk is de deze groep,
die aan die CIO- community
wordt toegevoegd, het
certificaat uit te reiken. Een
passend slot van een mooie
periode.”