Transcript Update PeopleSoft 9.1 - TU Delft Medewerkers

Update PeopleSoft 9.1
Update: woensdag 12 februari 2014
Zoals we op 23 januari jl. hebben aangekondigd wordt HR Digiforms tussen 15 februari – 1 maart
2014 gesloten. Dit, om de migratie van PeopleSoft 8.3 naar PeopleSoft 9.1 optimaal te laten
verlopen. Hierdoor is ook PeopleSoft deze periode dicht voor nieuwe aanstellingen en mutaties.
Peoplesoft 8.3 zal wel tijdelijk beschikbaar blijven om de medewerkersgegevens te bekijken.
Tussen 15 februari – 1 maart zal de Oracle Worklist nog wel lopende opdrachten bevatten, maar is
er geen toevoer van nieuwe opdrachten mogelijk. Digiforms voor Finance blijft overigens gewoon
open.
Wat zijn de consequenties van deze sluiting en wat merken de gebruikers van HR Digiforms en
PeopleSoft nog meer van de upgrade naar PeopleSoft 9.1? Kijk hieronder voor een update.
Consequenties sluiting HR Digiforms 15 februari – 1 maart 2014

Het is tijdens deze periode niet mogelijk om een aanvraag in HR Digiforms in te voeren, het
autorisatieproces af te ronden en/of een aanvraag in te dienen bij HR Services. We vragen
daarom ook ieders begrip om pas na 1 maart 2014 nieuwe medewerkers aan te stellen.

Tussen 15 februari – 1 maart zal Oracle Worklist nog wel lopende opdrachten bevatten. Echter is
de toevoer van nieuwe opdrachten gedurende deze periode niet mogelijk. Lopende opdrachten
zullen dus uiteindelijk wel terechtkomen bij HR Services. Echter, dit vereist handmatige
inspanning. Vandaar het dringende verzoek zoveel mogelijk lopende opdrachten vóór 15 februari
finaal goed te keuren.

De doorlooptijden zullen oplopen omdat er twee weken geen invoer in HR Digiforms plaats kan
vinden. HR Services zal door de sluiting slechts zeven dagen hebben om salaris gerelateerde
mutaties te kunnen verwerken. Normaal hebben zij hier drie weken de tijd voor. Zij kunnen pas
na 1 maart starten met de verwerking. Hierdoor zullen andere mutaties iets langer blijven liggen.
Normaal gesproken verwerkt HR Services gemiddeld in twee weken:
200 reguliere mutaties, 60 reguliere aanstellingen, 200 mutaties gasten/externen, 100
aanstellingen gasten en externen, 40 declaraties en overwerk, 40 buitenlandse aanstellingen en
40 buitenlandse gasten/externen. Dit komt op een totaal van circa 700 mutaties.
Door deze aantallen, kunnen we niet voorkomen dat we achterop raken door de sluiting van HR
Digiforms en PeopleSoft. Uiteraard geeft HR Services de hoogste prioriteit aan het wegwerken
van de achterstanden. Het zogenaamde ‘first in – first out’ (fifo) principe laten we even los en
we zullen vooral prioriteren op basis van impact. We geven bijvoorbeeld voorrang aan ontslag,
bezoldigde buitenlandse aanstellingen, bezoldigde reguliere aanstellingen, verlengingen en
dagtaakverlaging. We zullen uiteraard alle zeilen bijzetten om de achterstanden snel weg te
werken.

Om het vergunningentraject voor buitenlandse medewerkers niet te vertragen is het mogelijk
handmatig de procedure voor het aanstellen van buitenlandse medewerkers op te starten bij het
Central International Office (CIO). Het houdt wel in dat secretaresses dubbel werk moeten
verrichten; eerst handmatig en later digitaal via HR Digiforms. Hieronder het proces:
 Je vult het opdrachtformulier BA1, G1e of SA1 in en zorgt dat alle partijen het formulier
hebben ondertekend. Deze formulieren en bijlagen zijn beschikbaar op de website
https://intranet.tudelft.nl/directe-links/formulieren/aanstelling-student-assistent-sa/voorleidinggevenden/
 Je scant de complete getekende aanvraag met de vereiste bijlagen en stuurt dit per e-mail
naar [email protected] .
 CIO neemt de aanvraag in behandeling en zij zullen dit bevestigen. Zij houden de
betrokkenen op de gebruikelijke wijze op de hoogte. Incomplete en ongetekende aanvragen
kunnen zij niet in behandeling nemen.
 ***verplicht*** Zodra HR Digiforms weer beschikbaar is:
o dien je de aanvraag alsnog in via HR Digiforms in. Dit is helaas de enige manier om
een aanvraag volledig af te wikkelen.
o geef je in het opmerkingenveld aan dat de aanvraag eerder per email bij CIO is
ingediend.
o Meld je het request nummer aan bij het CIO zodra je dit binnenkrijgt. Zij werken
dan alle stappen in dit proces bij en voorkomen hiermee dat de aanvraag opnieuw
wordt opgestart.
Zijn er dossiers waarbij bijvoorbeeld een verblijfsvergunning afloopt of zijn er andere dringende
zaken met buitenlandse medewerkers tijdens deze periode? Neem dan direct contact op met het
Central International Office. Kijk hier voor hun contactgegevens.

Er zullen geen nieuwe personeelsnummers beschikbaar zijn. Omdat het niet mogelijk is tijdens
de sluiting van HR Digiforms te registreren zullen medewerkers die in deze periode inreizen of
starten bij de TU Delft helaas niet kunnen beschikken over een personeelsnummer. Dit betekent
dat de nieuwe medewerker geen toegang heeft tot de systemen en werkomgeving van de TU
Delft en is het ook niet mogelijk om een campuskaart voor medewerkers te verkrijgen.
Zodra de aanvraag bij HR Services binnen is (na het goedkeuringsproces in HR Digiforms) worden
deze nieuwe medewerkers in PeopleSoft ingevoerd zodat er een personeelsnummer beschikbaar
komt. De betrokkenen ontvangen automatisch een melding dat dit personeelsnummer is
aangemaakt.
Wat merken de gebruikers nog meer van de upgrade PeopleSoft 9.1?
Autorisatie toegang PeopleSoft 9.1
Human Resources heeft samen met de faculteitssecretarissen (voor de faculteiten) en de Human
Resources manager van de Universiteits Dienst (voor de UD) de bestaande autorisatielijst
gecontroleerd en aangepast voor de nieuwe versie van PeopleSoft. Doordat deze lijst onder de loep
is genomen, kan het zo zijn dat er medewerkers zijn die eerder geen toegang tot PeopleSoft kregen
en nu wel , maar het kan ook betekenen dat er medewerkers zijn die eerder wel toegang hadden,
maar nu geen toegang meer krijgen.
Wel toegang tot PeopleSoft 9.1 maar geen opleiding?
Medewerkers van HR Services worden gedurende de overgang van het huidige naar het nieuwe
PeopleSoft (9.1) opgeleid door ‘train de trainer’. Overige gebruikers ontvangen na de Livegang
instructies tijdens voorlichtingssessies hoe zij kunnen werken met PeopleSoft 9.1. Deze
voorlichtingssessies worden gepland voor het HR domein, de medewerkers van de project
administratie van Finance, de afdelingssecretarissen en de facultaire informatie coördinatoren
(FIC’ers). Tijdens deze sessies worden de wijzigingen getoond en wordt er verwezen naar
instructiefilmpjes. Deze filmpjes worden ook toegankelijk gemaakt voor overige gebruikers. Een
uitnodiging voor deze voorlichtingssessies volgt spoedig.
We hopen op jullie begrip om pas aan de bel te trekken met vragen over de nieuwe PeopleSoft 9.1
nadat je een voorlichtingssessie hebt bijgewoond. Voor technische problemen, zoals inlogproblemen,
kan je uiteraard wel contact opnemen met HR Services. Kijk hier voor de contactgegevens.
Data in PeopleSoft 9.1
Veel data, waaronder organisatiestructuur, doorbelasting (kostenplaatsen), leidinggevende en
promovendicontracten, is geschoond en gevalideerd in samenwerking met de projectgroep en de
faculteiten en diensten. Rond de datum van de Livegang biedt HR een lijst aan de faculteiten/UD aan
om deze data nog eens te controleren.
Rapportages
De verwachting is dat de eerste nieuwe BO (Business Objects) rapportages vanaf half maart
beschikbaar zijn. Door de overgang moeten ook alle BO-rapportages en onderliggende databases
opnieuw gebouwd worden. De oude BO-rapportages blijven overigens bruikbaar in de huidige
omgeving.
Meer informatie?
Heb je vragen over PeopleSoft? Neem gerust contact op met de projectmanager, Christine
Praasterink. Lees ook de FAQ’s en andere informatie over de sluiting op de site Herimplementatie
PeopleSoft.