Transcript Noark-5 og MoReq2 EDOK 08.11.2007 Anne Mette Dørum, Riksarkivet Brev fra biskop Nikulas i Oslo 12.

Noark-5 og MoReq2
EDOK 08.11.2007
Anne Mette Dørum, Riksarkivet
Brev fra biskop
Nikulas i Oslo
12. mars 1225
1
Internasjonale standarder – et lite utvalg:
 Internasjonal standard for Records Management (RM):
 ISO 15489-1 og 2: 2001 Information and documentation -
Records management (Part 1: General, Part 2: Guidelines)
 Internasjonal standard for RM Metadata:
 ISO 23081-1: 2004 Information and documentation Records management processes - Metadata for Records
 EU-standard for RM basert på ISO 15489:
 MoReq - Model Requirements for the management of
electronic records (MoReq2 ferdig i februar 2008)
 ICA: Principles and Functional Requirements for Records
in Electronic Office Environments (på høring feb 2008)
--------------------------------------------------------------
 Internasjonal standard for arkivbeskrivelse
 ISAD(G): General International Standard Archival
Description
 ISO-standard for bevaring av arkiv:
 ISO 14721: 2002 Reference Model for an Open Archival
Information System (OAIS)
2
EUs MoReq-standard: utvikling og status
 Initiativtaker: EUs DLM-Forum i 1996 og 2004
 MoReq1: Spesifisert som ledd i EUs IDA-program






Basis: ISO 15489 og Public Record Office (PRO) i England
Utgitt av EU-kommisjonen 2002
Generisk og modulært oppbygd referansemodell
390 nummererte funksjonskrav (obligatoriske og anbefalte)
Skiller mellom obligatoriske krav og anbefalinger
Veiledende standard - ikke sertifiseringsprogram eller
bestemmelser om bruk
 MoReq2: Evolusjonær videreutvikling av MoReq1
 Målgruppe og status: Alle EU-land; er anbefaling ikke direktiv
 Endelig versjon er godkjent av EU-kommisjonen 13.02.2008
 Er ment å være et rammeverk for alle typer RM, men den bør
bearbeides og detaljeres nærmere før systemutvikling
 Testdokumentasjon er utviklet
 Teste- og godkjenningsordning vil etableres
 MoReq2 er mye mer omfattende enn MoReq1!
3
Noen standarder etter nivå og type
Nivå/
type
Generelle
funksjonskrav
Funksjonskrav
som må
spesifiseres
Kan systemeres
direkte
Generell RM
ISO 15489
ICA guidelines
(ISO 23081)
Kapittel null i
MoReq2
MoReq1
Spesifikk
RM
Noark-5
MoReq2
FESD
Noark-4
4
Noark-5 sett i lys av MoRerq2
 Hvorfor ikke MoReq2 i Norge?
 Case-handling vs saksbehandling
 MoReq2 er temmelig kompleks!
 MoReq2 hadde uansett måttet tilpasses til norske
forhold (jf kapittel null)
 Noark-5 ER en bearbeiding av MoReq2,
hvor vi har hensyntatt:
 Bakoverkompatibilitet i fht Noark-4
 Bestemmelser om journalføring, kassasjon, periodisering,
deponering og avlevering mv
 Norsk offentlighets- og innsynstradisjon
 Norsk lov- og regelverk, forvaltningsskikk og
saksbehandlingstradisjon
5
Hva er driveren i arbeidet med standardene?
 Tillit til dokumentet (trust)
 ”Unbroken custody”
 Sikring av





Autentisitet
Integritet
Konfidensialitet
Tilgjengelighet
Kontekst
 Dette sikres IKKE ved at
 leverandørene får et større marked
 virksomhetene får bestemme sjøl
Fragment fra omtrent 1220-1250
av avskrift fra Frostatingsloven6
Hvorfor ny versjon av Noark?
 Sterkt politisk press for digitalisering
 Organisasjonsstrukturen og
organisering av arkivdanningen tar nye veier
 Elektronisk kommunikasjon erstatter brevpost
 Selvbetjeningsløsninger erstatter vanlig saksbehandling
 Sikkerhetsløsninger vil kunne tillate
elektronisk forsendelse av taushetsbelagte opplysninger
Arkivfaglige krav og premisser må inn når
system, prosesser og rutiner planlegges og spesifiseres
7
Målbilde i Noark-5
Komplett Noark-5
Noark-5
saksbehandling
Noark-5 kjerne
E-post
Tekst
E-post
Tekst
Saksbehandling
osv.
osv.
Noark-5 kjerne
Noark-5 kjerne
8
NOARK 5 kjerne – vi spesifiserer fra kjernen og ut
Noark 5 kjernen inneholder grunnleggende
funksjonalitet for journalføring og arkivering.
Hovedfunksjonene ligger innen:
- Arkivstruktur
- Metadata
- Regelverk for arkiv
I tillegg ligger det krav til de moduler
som må inngå i kjernen.
- Datafangst
- Søking / fremhenting / vising
- Administrasjon av kjernen
- Bevaring og kassasjon
- Avlevering
Disse kravene må oppfylles for at systemet
skal kunne godkjennes som en Noark 5 løsning.
9
NOARK 5 kjernens krav til eksterne valgfrie
moduler/fagsystemer
For at kjernen skal fungere i et helhetlig
arkivsystem miljø, må kjernen stille noen
krav til de aktuelle ’valgfrie’ systemer som
benyttes i miljøet.
Mellom Noark 5 kjerne og aktuelle fag- og
forvaltningssystemer ligger det en ’gråsone’
I denne ’gråsonen’ ligger Noark 5 sine
krav til eksterne moduler / systemer.
10
NOARK 5 kjernens krav til eksterne valgfrie
moduler/fagsystemer
For at kjernen skal fungere i et helhetlig
arkivsystem miljø, må kjernen stille noen
krav til de aktuelle ’valgfrie’ systemer som
benyttes i miljøet.
Mellom Noark 5 kjerne og aktuelle fag- og
forvaltningssystemer ligger det en ’gråsone’
I denne ’gråsonen’ ligger Noark 5 sine
krav til eksterne moduler / systemer.
Disse kravene er å anse som en del av Noark 5
kjerne og må oppfylles for at systemet skal kunne
godkjennes som en Noark 5 løsning.
11
NOARK 5 komplett
Innen enkelte områder er det behov for å
spesifisere krav og anbefalinger til de valgfrie fag- og administrasjonssystemer som
inngår i en ’komplett’ Noark 5 løsning.
Dette er spesifikasjoner som da berører
gitte fagsystem som inngår som del
av en komplett Noark 5 løsning.
Dette utgjør det ytterste laget av
funksjonalitet i Noark.
12
NOARK 5 komplett
Innen enkelte områder er det behov for å
spesifisere krav og anbefalinger til de valgfrie fag- og administrasjons-systemer som
inngår i en ’komplett’ Noark 5 løsning.
KSBRU ONALKSJ
FUN ITET
Dette er spesifikasjoner som da berører
gitte fagsystem som inngår som del
av en komplett Noark 5 løsning.
Dette utgjør det ytterste laget av
funksjonalitet i Noark.
Kravene til de ytre fagsystemene er ikke en
del av Noark 5 kjernekrav.
13
Ingen standard løser alle problemer
 Utfordringer til virksomhetene (arkivskaperne)
 Stille de relevante kravene, ikke ”alle krav i Noark-5”
 Vite at det faktisk er krav om at også fagsystem skal
tilfredsstille Noark-standarden
 Tenke effektive løsninger - Noark er ingen tvangstrøye
 Utfordringer til utviklerne
 Se på Noark-5 som Norges svar på ERMS-standarder
 Være villig til å bygge inn Noark-5 Kjernen på en god
måte – gjelder også fagsystemutviklerne!
 Legg til rette for gode løsninger – Noark er ingen
unnskyldning for dårlige løsninger
14
- Men blir vi noen gang ferdige?!
 JA
 Første versjon kommer i juni 2008
 NEI
 Det kommer stadig nye versjoner
(MoReq2 har allerede kommet med tre versjoner)
15
Takk for meg!
Vernebrev fra
Hertug Håkon
12 mai 1292
16