Transcript Periodisering og avlevering av elektroniske arkiver v

Periodisering og deponering
Kommunearkivkonferansen,
Lillehammer 26.09.2013
Pål Mjørlund - IKA Opplandene
Hva er deponering av
elektronisk arkivmateriale?
• Sikkerhetskopi av historisk arkivmateriale
• «Teknologiforenkling» – materialet skal leveres i
godkjent depotformat
• Skal også omfatte elektroniske arbeidskopier av
dokumenter – i arkivformat
• Kommunen har ansvaret for materialet frem til det blir
avlevert
• Avleveringsformat er avhengig av produksjonsformatet
– Tabelluttrekk
– Noark 3/4/5
Hvorfor periodiserer vi?
•
•
•
•
Sikre data
Effektiv søking
Holde orden på proveniens
Personvern
=> BORTSETTING
Når periodiserer vi?
Riksarkivets veiledning:
• Hvert 4.-5. år
• Ved innføring av nytt klassifikasjonssystem
• Ved overgang til (full-)elektronisk arkiv
• Ved store omorganiseringer
Arkivdelene
• Dette er basis for periodiseringen
– Saksordnede saksdeler
– Objektordnede saksdeler
• Periodisering låser arkivdelen og gjør det
mulig å sikre innholdet.
• Periodiseringen og arkivuttrekk omfatter en
eller flere hele arkivdeler
• Endres arkivstrukturen ved periodisering?
Overlappingsperioder
Hvilke saker havner i ny arkivdel?
• saker som har oppstått i overlappingsperioden,
dvs. etter periodeskillet
• saker fra forrige periode som har fått tilført nye
dokumenter i overlappingsperioden
• aktive presedenssaker (dvs. hvor presedens ikke
er opphevet) fra forrige periode
• eventuelle saker fra forrige periode som har vært
passive i hele overlappingsperioden, men som
likevel ikke kunne avsluttes ved
overlappingsperiodens utløp.
Periodisering av objektbasert arkivdel
• Arkivdanning i en arkivdel med aktive objekter
• Avsluttede/uaktuelle objekter flyttes over til
egen arkivdel – som kan periodiseres og
avsluttes.
• Flyttingen kan gjennomføres løpende eller
periodisk.
Hvordan påvirker periodiseringen
arkivuttrekket?
• Skarpt periodeskille skal gi enhetlig og
fullstendig uttrekk – sett fra et teknisk ståsted,
men gjør at saksbehandlerne må se flere
steder for å få full oversikt over saken(e)
• Overlappingsperiode gir huller i sak- og
dokumentoversikten ved at alle saker som er
flyttet til ny arkivdel vil mangle fra uttrekket.
Alle opplysninger om saken er samlet, men i
den siste arkivdelen den har vært behandlet.
Gjennomføringsplan
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Klargjøring for periodisering
Periodisering
Avslutting av arkivdel(er)
Produksjon av uttrekk og rapporter
Overføring til depot
Testing av uttrekk
Klargjøre for periodisering
• Identifisere hvilke arkivdeler som skal
periodiseres
• Periodiseringsprinsipp som skal brukes
– Overlappingsperiode / skarpt skille
• Involvere organisasjonen
– Restansekontroll
– Siste mulighet til å ta med manglende materiale
• Rydde
• Lage arkivversjon av dokumentene
Datasystemer
• Integrasjoner – må noen endres ved
periodisering?
• Skal sak/arkivsystemet erstattes?
– Innkjøpsregelverk
– Usikkerhet ved overgang fra NOARK-4 til NOARK-5
– Uttrekk skal gjøres fra den noark-versjonen som
blir benyttet ved avslutning av arkivdel.
Forberedende aktiviteter –
periodisering
• Foreta hjemlet kassasjon
– Hovedregel bevaring, jf. arkivloven §9, ledd c
– El.dok hvor man KUN er kopimottager - kasseres
• Rundskriv fra Riksarkivet, datert 25.06-2010:
Regulerer kassasjon i NOARK-systemer
– Noark 1-3
– Noark 4 og 5, uten elektronisk arkiv
– Noark 4 og 5, med elektronisk arkiv
• Merk fysisk arkivmateriale tilhørende arkivdeler
som periodiseres
Forberedende aktiviteter –
periodisering forts
• Rydd opp i hjelperegistre
– Sluttdato på saksbehandlere
– Sluttdato på nedlagte org-ledd
– Rydd opp avsender/mottagerregister, herunder
adressegrupper (hvem er ansvarlig for å holde
disse oppdatert/melde endringer?)
– Foreta kontroll av register for emnekoder
(arkivkoder) og bruk
Forberedende aktiviteter –
periodisering forts
• Rydd opp i journalen
– Korrektur og oppdatering i tråd med endringer i
hjelperegistre
– Vurdere saker merket med presedens
– Hente inn utlån og fjerne utlånsmarkering
– Avgrader/omgrader sikkerhetsgraderte dokumenter
– Journalposter i elektronisk arkiv uten el.dok – sjekk!
– Etterskanning
– Konvertering av filer til godkjent arkivformat –
utfordringer (se påfølgende sider)
– Avslutte saker
Godkjente arkivformater
• Tekstdokumenter:
–
–
–
–
•
•
•
•
ren tekst kodet i UTF-8, ISO 8859-1 eller ISO 8859-4
Tiff versjon 6
XML
PDF/A, versjon 1a eller 1b
Fotografier: jpeg eller tiff versjon 6
Lydopptak: MP3 eller PCM-basert wave
Kart: Tiff versjon 6 og SOSI versjon 2.2 eller nyere
(Video: mpeg2)
Periodisering
• Overlappingsperiode / Skarpt skille?
– Skarpt skille: Ingenting kopieres eller flyttes fra
den gamle arkivdelen til ny arkivdel. Det henvises
fra gamle sak til den nye som erstatter.
– Overlappingsperiode: Saker flyttes over fra
gammel til ny arkivdel når det kommer inn nye
journalposter/registreringer i saken.
– Emneordnede arkivdeler håndteres særskilt.
• Historisk base
Erfaringer fra vår testing
• ESA gir ikke brukbare uttrekk før versjon 7.0d
• Viktig overordnet informasjon mangler vanligvis fra
uttrekkene
• Det er viktig å ha oversikt over dokumenttyper som er
brukt. (I, N, X etc)
• Rapporter må bestilles spesielt
– Sakordnet journal
– Kronologisk journal
– Bortsettingsliste, arkivoversikt, avgraderings- og
kassasjonsliste
• Vi opplever en del inkonsekvente feil…. og noen
bagateller.
Usikkerhet fremover
• NOARK-5 uttrekk krever:
– Klassifikasjon på hver mappe
– GOD OVERSIKT og funksjonalitet for å ta ut
egendefinerte metadata!
INFO.TXT
• navn på organet som er ansvarlig for avleveringen eller
deponeringen
• navn og eventuelt versjonsnummer på systemet som datauttrekket
kommer fra
• tidsrommet som datauttrekket omfatter
• navn på arkivskaper. Dersom datauttrekket omfatter flere
arkivskapere, skal start- og sluttdato oppgis for hver arkivskaper.
Dersom uttrekket kommer fra et Noark-system som har vært delt av
flere organer, skal det beskrives hvordan hver arkivskaper
identifiseres
• antall poster i datauttrekkets viktigste tabeller og annen tallfesting
av omfang
• antall lagringsenheter som medfølger
• navn på den ansvarlige for overføringen hos det avleverende eller
deponerende organet