Transcript Overgang til elektronisk arkivering

Periodisering av elektronisk
sak-/arkivsystem, med
fokus på NOARK 4 og 5 systemer
Pål Mjørlund
Odd Gunnar Ludvigsen
Kommunekonferansen 2012-05-31
Elektronisk sak-/arkivsystem - tema
• Sak-/arkiv er arkivtjenestens ansvar, hvor periodisering er
en av mange oppgaver som skal løses
• Overgang til helelektronisk sak-/arkiv stiller arkivtjenesten
overfor nye og store utfordringer, herunder integrasjoner
med fagsystemer
• Reduksjon i støttevirksomhet (her arkiv) kan være ett av
flere overordnede mål
• Presentasjonen vil fokusere på konkrete oppgaver og
utfordringer knyttet til innføring, bruk og forvaltning av
helelektronisk arkiv
• Gjennomgang og tilpasning av prosesser, rutiner, samt
fordeling av roller og ansvar knyttet til bruk og forvaltning
anses som viktig
Ikke NOARK-godkjent sak-/arkivsystem
• Applikasjoner som lagrer saksdokumenter i
ikke-NOARK-system skal meldes Riksarkivet.
Dette omfatter blant annet fagsystemer med
journalsystem uten NOARK kjerne.
• For detaljer se Riksarkivet:
http://www.arkivverket.no/arkivverket/Offentlig
-forvaltning/Arkivering/Innrapportering
Proveniens - periodisering
•
•
Arkivplan skal dokumentere blant annet fysiske- og elektroniske arkiver,
periodiseringsprinsipper og periodiseringsperioder
Periodisering hjemlet i arkivlov m/forskrifter. Periodisering er et middel for å
opprettholde både ytre og indre proveniens, og derigjennom lette gjenfinning
– Ytre orden: Arkiver skapt av en arkivskaper skal holdes for seg og ikke blandes sammen med
andre arkiver
– Indre orden: Det enkelte arkiv skal en i størst mulig grad bevare den opprinnelige ordning som
de fikk ved arkivering
•
•
Elektronisk sak-/arkiv normalt satt opp som ett arkiv for hele kommunen
(arkivskaper)
Arkiv kan deles logisk i arkivdeler med samme ordningssystem, ordnet etter
•
•
•
•
Objekt (Eiendomsarkiv, Gards- og bruksnummer, personal, klient- og elevmapper på fødselsnummer)
Emne (arkivnøkkel)
Fysisk/elektronisk, eks elektroniske arkiver inneholdende fysisk materiale (kontrakter, bilder, kart m v)
Hvordan ivaretas arkivansvaret gjennom oppsett og evt. databehandlingsavtaler:
–
–
–
–
Når flere kommuner som benytter felles sak-/arkivsystem?
Ved vertskommunesamarbeid?
Interkommunalt selskap (AS) leverer tjenester til en eller flere arkivskapere?
Kjøp av tjenester fra privat næringsliv?
Hendelsesbasert periodisering
• Emneordnede arkivdeler periodiseres ved eks:
– Kommunesammenslåing
– Overgang til helelektronisk arkiv
– Fastsatte arkivperioder (typisk valgperiode)
– Bytte av arkivnøkkel (ikke absolutt krav, men store
endringer, samt konflikter mellom gammel og ny
– Bytte av sak-/arkivsystem (evt. større
oppgraderinger)
– Mye uaktuell informasjon i arkivet (vanskeliggjør
søking og utfordrende m h p sikkerhetskopiering)
Periodisering - objektordnet arkivdel
• Periodiseringsprinsipp hentes fra arkivplan, hentes fra
regelverk, evt. bestemmes før opprettelse av arkivdel
• Personopplysningsloven og Forskrift om pasientjournal
åpner for «sletting» av informasjon. Ved krav om
bevaring, fjernes informasjon fra produksjonssystemet:
– Opprett arkivdel for uaktuelle objekter
– Overfør uaktuelle objekter til denne
– Arkivdel sperres for nye objekter og deponeres hos
arkivdepot etter avtale
– Arkivdel med tilhørende fysisk arkivmateriale avleveres til
arkivdepot etter avtale
Periodisering - periodeskille
• Skarpt – ingen nyregistrering av saker eller dokumenter
– Overgang fra papirbasert journal til Noark-system
– Overgang fra Noark-3 til Noark 4, hvis dataene ikke konverteres
– Større omorganiseringer (herunder kommunesammenslåing) og
ved opprettelse av ny arkivskaper
– Skifte av arkivnøkkel i Noark-3 eller ved papirjournal
• Mykt – dokumenter kan opprettes i eksisterende saker
– Nye saker tillates ikke opprettet i arkivdel som skal periodiseres.
Registrerte saker med tilvekst av dokumenter flyttes automatisk
til ny arkivdel (arvtager)
– Overlappingsperiode settes for eks til 2 år, før arkivdel stenges
for registrering og deponeres
Forberedende aktiviteter –
periodisering I
• Planlegg
–
–
–
–
–
Vurder ekstern støtte fra systemleverandør
Varsle arkivdepot og avtal test av uttrekk
Beskriv oppdraget og estimer kostnader – forankres hos ledelsen
Informer saksbehandlere om prosess og tidsplan
Identifiser arkivdeler som skal periodiseres
• Sjekk regelverk i f t bevaring (eks rettighetsdokumentasjon) kontra sletting, samt
Datatilsynets krav om sletting av personopplysninger
• Periodisering med påfølgende avlevering, samt logisk eller fysisk sletting av
produksjonsdata kan tilfredsstille spesifikke slettekrav
– Vurder innsynsløsninger og krav til tilgjengelighet på periodisert materiale
– Beslutt deponering eller avlevering før tiden
• Oppdater grunnlagsdata på arkivdeler som skal periodiseres
– Periodiseringsprinsipp
– Overlappingsperiode (fra til) eller tidspunkt for skarpt periodeskille
– Status m v som angitt i systemets dokumentasjon i f m periodisering
Forberedende aktiviteter –
periodisering forts II
• Følg opp saksbehandlere
– Lagres dokumenter som forventet eller finnes disse i andre
strukturer som e-post, filstrukturer m v
– Gjennomfør restansekontroll
– Dokumenter under arbeid fullføres eller slettes
– Kontroller dokumenter uten el.dok
– Sett status UTGÅR på uaktuelle saker uten
• Dokumenter (registreringer). NB! Ikke dokument m/fysisk materiale
• Saker benyttet for test- og undervisningsformål
• Åpenbare feilregistreringer (duplikater m v)
• Følg opp fordelere (leder)
• Mangelfull journalføring
• Ufordelte dokumenter, dokumenter til omfordeling
• Skjerming og tilgangsstyring
Forberedende aktiviteter –
periodisering forts III
• Foreta hjemlet kassasjon
– Hovedregel bevaring, jf. arkivloven §9, ledd c
– El.dok hvor man KUN er kopimottager - kasseres
• Rundskriv fra Riksarkivet, datert 25.06-2010:
Regulerer kassasjon i NOARK-systemer
– Noark 1-3
– Noark 4 og 5, uten elektronisk arkiv
– Noark 4 og 5, med elektronisk arkiv
• Merk fysisk arkivmateriale tilhørende arkivdeler
som periodiseres
Forberedende aktiviteter –
periodisering forts IV
• Rydd opp i hjelperegistre
– Sluttdato på saksbehandlere
– Sluttdato på nedlagte org-ledd
– Rydd opp avsender/mottagerregister, herunder
adressegrupper (hvem er ansvarlig for å holde
disse oppdatert/melde endringer?)
– Foreta kontroll av register for emnekoder
(arkivkoder) og bruk
Forberedende aktiviteter –
periodisering forts V
• Rydd opp i journalen
– Korrektur og oppdatering i tråd med endringer i
hjelperegistre
– Vurdere saker merket med presedens
– Hente inn utlån og fjerne utlånsmarkering
– Avgrader/omgrader sikkerhetsgraderte dokumenter
– Journalposter i elektronisk arkiv uten el.dok – sjekk!
– Etterskanning
– Konvertering av filer til godkjent arkivformat –
utfordringer (se påfølgende sider)
– Avslutte saker
Krav og funksjonalitet VI
Krav:
• Arkivlov
• Forskrifter
• NOARK
• mv
Hvordan tolkes og implementeres
krav i leverandørens applikasjoner?
Hvilke krav er stilt i f m anskaffelsen?
Krav uttrekk:
• Arkivlov
• Forskrifter
• NOARK 4
• NOARK 5,
eks 5.12.2
avleveringspakke og
5.13.1 konv. til
arkivformat
m.v.
Forberedende aktiviteter –
periodisering forts VII
• Når foretas konvertering, fortløpende eller på
deponering/avleveringstidspunktet?
• Hvordan forvisse seg om at alle filer faktisk
konverteres?
• Hvordan sikrer du at konvertering foretas til
siste/gjeldende arkivformat?
• Identifisering og konvertering av sammensatte
objekter/filtyper
• Er det en fornuftig balanse mellom filstørrelse og
kvalitet på skannede/konverterte dokumenter
Forberedende aktiviteter –
periodisering forts VIII
• Analyser antall el.dok per filtype (faktisk)
• Bruk verktøy for å avsløre avvik mellom faktisk og
registrert filtype
• Foreta stikkprøvekontroller/etterkontroll av
konverteringsresultat for alle filtyper som:
– Flettebrev
– Pakkede filer (.zip)
– Excel
•
•
•
•
Med en arbeidsbok
Flere arbeidsbøker
Konverteres hele arbeidsboken eller utskriftsområdet i filen
Er det formlene eller tekst (PDF) som er viktig å dokumentere?
Forberedende aktiviteter –
periodisering forts IX
• Konverteres dokumenter med eldre arkivformater til gyldig format?
• Konvertering av e-post
–
–
–
–
med og uten vedlegg
e-post med zip-fil eller e-post som vedlegg
vedlegg med blanding av produksjons- og arkivformat
vedlegg med elektronisk dokument i arkivformat
• Lagres objekter fra andre typer løsninger, og blir disse korrekt
konvertert?
– Sosiale medier
– SMS / MMS
• Hvem initierer og hvem foretar tester ved endringer i
konfigurasjonen?
• Har fagsystem egen konverteringsløsning? – Hvem er ansvarlig for
denne følger regelverket og testes?
Noen feil og problemstillinger
• Journalposter med status = "U" med el.dok
• Journalposter flyttet til annen sak
• Er løsningen satt opp med arkivdel med lagring av el.dok i både intern- og
sikker sone?
– Er uttrekksrutinen i stand til å foreta uttrekk fra begge sonene?
• Funksjonalitet for tilgangsstyring i historisk base,
evt bortsatt/avlevert arkivdel i produksjonssystemet?
• NOARK-system integrert med fagsystem – lagring i
produksjonsformat/arkivformat?
• NOARK-systemene forholder seg i beste fall til beskrevet, ikke faktisk
filtype, men ikke versjoner og varianter av PDF
• Krypterte og passordbeskyttede filer konverteres ikke
• Tar konverteringsrutinen høyde endringer som foretas
på el.dok etter journalføring?
• Hvem følger opp og håndterer feilmeldinger og logger fra
konverteringsrutinen?
Aktiviteter knyttet til produksjon og
godkjenning av uttrekk til arkivdepot
• Tilrettelegg
– Klargjør datautstyr, tilganger programmer i samarbeid med leverandør
– Foreta databehandling på virksomhetens eget utstyr. Dette for å hindre at
sensitiv informasjon kommer på avveie!
• Foreta uttrekk – i h t regelverket
– Samarbeid mellom systemleverandør, egen IKT-leverandør og arkivtjenesten
– Test, samt produksjon av sjekksummer til uttrekket
• Dokumentasjon av uttrekket
– Oppdater egen arkivplan
– Dokumentasjon av selve uttrekket i h t regelverket
• Oversend uttrekket til depotinstitusjon for test og godkjenning
– Følgeskriv, uttrekk, funksjonell/arkivfaglig og teknisk dokumentasjon av arkivet
– Ved avlevering medfølger også tilhørende fysiske arkiv
– Ved deponering settes tilhørende fysiske arkiv bort
• Motta og behandle avvik knyttet til uttrekket, samt forta uttrekk i
nødvendig antall iterasjoner, inntil uttrekket godkjennes
Nyttige dokumenter - periodisering
• Periodisering m v, arkivforskriften
• Arkivverkets temaside om periodisering
– Veiledning i periodisering av offentlige arkiver
• Arkheion 2003-2 – periodisering av arkiver
• Arkivverket temaside: krav til innrapportering av
elektroniske systemer
• Rundskriv om generell bevaring og kassasjon i
NOARK-baserte løsninger
• NOARK 5 - Standard for elektronisk arkiv
Og hva med fagsystemene
Fagsystemer som inneholder bevaringsverdig
informasjon:
• Overføring av all arkivverdig dokumentasjon til
sak-/arkivsystemet?
• Egen NOARK-kjerne i fagsystemet?
• Uttrekk etter generell metode?
Når skal det gjøres uttrekk?
• Overgang til nytt system og oppgraderinger
som påvirker den interne strukturen
• Periodisk
– Spesielt når historikk ikke håndteres av systemet
• Ved store organisasjonsendringer
Utfordringen med fagsystemene
• Svært få leveres med NOARK-funksjonalitet
• Dokumentasjon av systemet må være på plass for å få
gjort gode uttrekk
– Brukerdokumentasjon (inkl. rutiner)
– Systemdokumentasjon (datastrukturer)
• Primært vet systemleverandøren og arkivskaper
hvordan systemet er oppbygd og har blitt brukt. Derfor
må det være dialog for å få gjort uttrekk og gjenbruk.
• Tilrettelegging for effektiv gjenfinning og bruk
• Tilgjengelighet til datastrukturer, dokumentasjon og
systeminformasjon
Hva bør en tenke på?
• Dokumenter hvilke arkivserier som finnes i fagsystemene
(gjelder både dokumenter, journaler og registre)
• Bevar all bruker- og systemdokumentasjon
• Vurder integrasjon med sak-/arkivsystem eller annen
NOARK-kjerne
• EPJ-systemer som følger standarden har generell
godkjenning, men det er kun den delen som omfatter EPJ
(ikke evt. saksbehandling som ligger ved siden av).
Dessverre er det ingen godkjennings- og testinstans utover
leverandøren og kundens testing.
• Det er arkivskaper som er ansvarlig for å levere et godkjent
arkivuttrekk……
• ….. men vi hjelper så godt vi kan
Mer å tenke på
• Avlevering bør tenkes allerede ved anskaffelse
• Meld inn fagsystemer så tidlig som mulig – med
planlagt fremdrift for deponering
• Vi ønsker å koordinere uttrekk fra like og lignende
systemer fra flere kommuner – for å utnytte tid
og kompetanse best mulig
• Ingen avleveringer er godkjent før det er skriftlig
meddelt en godkjenning.
• Det skal inngås en databehandleravtale mellom
IKA og kommunen i forhold til hva som skal gjøres
med uttrekk/deponert elektronisk materiale.
= Arkivplan
•
•
•
•
•
Organisering
Ansvar
Rutiner
Arkivserier
Elektroniske systemer