Transcript 5-3 Sikret sone Visma fagsystem, Myrene og Berg

Visma Unique
Integrasjon med fagsystem
i sikra sone sett fra
leverandørståstad
BAKGRUNN
• Med bakgrunn i Noark-5 er kravet fra
markedet om arkivering for
fagsystemene blitt tydelig
• Med Noark-5 er arkivet skilt fra
saksbehandlingen (ikke lenger
sak/arkiv sammensmeltet som i
Noark4)
• FAKS og FAOS
Det viktigste
• Effektivisering gjennom hel-elektronisk
saksbehandling og arkiv slik at kundene utgangspunktet for Noark
5 var behov i tilknytning til
kan ”kaste papiret”
integrasjon mot
• Gjennomgang av hele verdikjeden
fagsystemer
• Prioritert oppgave for Visma å tilby
Noark-arkivering for sine fagsystemer
BAKGRUNN
• Tradisjonelt har arkivering blitt
håndtert gjennom sak/arkivløsninger
• Komplekse løsninger som
leverandør-eide siloer
• Noark-4 har vanskeliggjort
integrasjon – til tross for N4WS
• Sak-arkiv som regel i intern sone
• Integrering mellom fagsystemer
og arkivløsninger har vært
omfattende prosjekter (med
mange involverte parter) som har
gitt liten verdi ettersom mye
metadata blir borte i overførselen
UTGANGSPUNKT
• Antall installasjoner i sikker sone
1131
373
220
210
Profil
128
Familia
Velferd
HsPro
118
Flyktning
82
Voksenoppl
Totalt
VISMA OG ARKIV
OM PROSJEKTET
• Forprosjekt gjennomført andre halvår 2009
• Hvordan håndtere Noark-arkivering for fagsystemer i sikker sone
• Dialog med utvalgte kunder, Riksarkivet, Datatilsynet og KITH
• Etableringsprosjektet startet 01.02.10
• Detaljert kartlegging av det enkelte fagsystems behov for
arkivering
• Definere krav til arkivløsning
• Utarbeide salgs- og markedsplan
• Definere krav til intern organisasjon i Visma
• Utviklingsprosjektet starer 01.06.10
• Endelig fremdriftsplan klarlagt ca 01.06
MAPPING AV FELTER
EKSEMPLER PÅ ARKIVFAGLIGE AVKLARINGER
• Har som et utgangspunkt at
løsningen gjelder både
elektronisk arkiv og fysisk
arkiv
• Det tas utgangspunkt i at alle
fagsystemer (i samme sone)
kan arkivere sine
dokumenter i samme arkiv,
men i hver sin arkivdel
• Funksjonsbasert /
objektbasert klassifikasjon og
krav til sekundær
klassifisering
• Dossiermappe / saksmappe
og behov for undermapper
MÅLSETNINGER
• Fagsystemene skal fungere uten
Noark-arkiv, og alle dokumenter skal
være elektronisk tilgjengelige for
saksbehandlere i fagsystemet
• Innføring av Noarkarkivfunksjonalitet bør ikke påvirke
flyten i fagsystemet
• Løsningen støtter hel-elektronisk
saksbehandling og arkiv
• Både Noark-arkivet og
fagsystemenes
integrasjonsgrensesnitt baseres på
åpenhet og gjeldende standarder for
offentlig sektor i
Norge
TILBAKEMELDING FRA FIRE KUNDER
• Ser fram til at Visma får på plass
•
•
•
•
arkivfunksjonalitet ila 2010/2011
Opptatt av avlevering til arkivdepot
og at det er godkjent av
Riksarkivet
Ser på dette som en del av en
helelektronisk strategi som også
innbefatter datafangst som f.eks.
skanning
Minst mulig arkivfunksjonalitet for
saksbehandlere (i fagsystem)
Opptatt av forholdene rundt EPJ
og Noark
Intern sone
Sikker sone
B
N
M
Arkiv
Arkivdel
Y
Arkivdel
B.hage
U
R
Familia
Velferd
Integrasjonslag
N
Profil
System X
Integrasjonslag
A
webservices
Arkivdel
X
…
R
B.hage
Byggesak/Møte –
utvalg, skanning m.m.)
Sakarkiv
…
Intern sone
Sikker sone
B
…
System Y
N
Familia
Integrasjonslag
N
Velferd
Integrasjonslag
A
Profil
System X
R
B.hage
Byggesak/Møte –
utvalg, skanning m.m.)
Sakarkiv
…
Integrasjonslag
Integrasjonslag
Integrasjonslag
Integrasjonslag
webservices
M
Arkiv
Arkivdel
X
Arkivdel
Y
webservices
Arkivdel
B.hage
U
R
Arkivkomponent
Arkivdel
Profil
Arkivdel
Velferd
Arkivdel
Familia
Arkivdel
Sys Y
JOBBEN I HVERT FAGSYSTEM
Analyse datastruktur i hvert fagsystem
• Koble (mappe) dataelement opp mot
metadata i Noark-5
• Gjennomført for Profil, Familia, Velferd og
Flyktning/Voksenopplæring.
• ”Nye” HsPro står for tur…
Fagsystem
Mappe datafelt
Noark-5
standard
JOBBEN I HVERT FAGSYSTEM
Fagsystem
Felles
begrepsbruk
Felles begrepsbruk som arkivarer forstår
• Tilpasse ledetekster i postjournal og journalnotat
/ vedtak etc..
(journalnr, registreringsnr, saksnr etc..)
• Søke å standardisere visning av ”arkiv-data” i alle
fagsystemene
Noark-5
begrep
JOBBEN I HVERT FAGSYSTEM
N5WS
Fagsystem
Integrasjonslag
Kommunisere med webtjenesten (N5WS)
• Behandlingsregler for arkivering (ved
ferdigmelding i fagsystem)
• Behandlingsregler for arkivverdig informasjon
som ikke ligger som dokumenter/journaler i dag
(eks. melding i Familia)
Noark-5-arkiv
JOBBEN I HVERT FAGSYSTEM
Fagsystem
N5WS
Visualisere om arkivert eller ikke…
• Ved arkivering formatteres word-dok til PDF/A format
• Vurdere om vi bør ”vise” pdf-dokumentet direkte i
fagsystemet også som ”bevis” på at arkiveringen har
gått ok
• Muliggjør å rydde (slette) word-dok som er arkiverte i
fagsystemet for å spare plass
Noark-5-arkiv
JOBBEN I HVERT FAGSYSTEM
Mottaksfunksjon med skanning…
• Skanning til riktig område/katalog (Profil, Familia,
Velferd etc..)
• Fagsystem henter skannet dokument inn i
postjournal og påfører utfyllende informasjon
• Arkiveres igjen i riktig mappe ved ferdigmelding
Fagsystem
N5WS
PixEdit?
Noark-5-arkiv
SKANNING – POSTMOTTAK
• Nødvendig for å
tilfredsstille kundenes
krav om hel-elektronisk
saksbehandling
• PixEdit fra Techsoft har
tilnærmet 100% av
kommunemarkedet
• Integrert med de fire
sakarkiv-leverandørene
• Ønsker kundene at
skanning også for
fagsystemene løses vha
PixEdit?
FOR VISMA ER DETTE
Mye mer enn bare et utviklingsprosjekt…
• Nytt fagområde
• Bygger
leveranse/konsulent/s
upport
- kompetansebygging
- riktig kapasitet
• Sterk fokus fra
ledelsen
- skal lykkes!
Visma Unique