Transcript Fagsystemer - oppgradering og nyanskaffelser

Fagsystemer – oppgradering
og nyanskaffelser
Lars-Eivind Bjørtvedt, rådgiver
Kjetil Reithaug, arkivsjef
Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)
Utfordringer 1
To hovedtyper av systemer
 Sakarkiv-systemer
 Noark-standard
 Fagsystemer
 Ingen standard
 Stort spekter

Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)
Utfordringer 2

Ingen standard for fagsystemer
 Ikke tilrettelagt for
arkivdanning
 Ikke tilrettelagt for avlevering
 Ingen klare regler for
avlevering
Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)
Deponering av fagsystemer
 Foreløpig
2 muligheter
• Dex Data Extractor
• Kommunen betaler for lisens
• IKAVA mottar en databasedump og
gjør resten av jobben
• Kommunen betaler IKAVA
• Dokumenter problematisk
Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)
Vår modell
Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)
Hva skal være med fra
fortiden?
Hva skal med fra det gamle og
over i det nye systemet?
 Konvertering

Risikovurdering
 IKAVA ønsker ikke konverterte
data

Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)
Bevare det gamle?

Hva bør man legge vekt på med
sikte på bevaring av det gamle
systemet?


Data skal arkiveres i den stand de
er
Skill ut historiske data FØR
konvertering

Gjør som dere vil med det som
skal konverteres
Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)
Deponering til IKAVA

Noark-4
Ferdig uttrekk
 Uttrekk er en del av standarden
 Stor enighet om at IKKE
kommunene skal betale ekstra


Noark-3 og fagsystemer
IKAVA tar imot databasedump
 IKAVA lager XML-uttrekk
 Fulltekstdokumenter problematisk

Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)
Fullelektronisk?
Hvordan kan vi sikre oss at det
nye fagsystemet kan hjelpe oss
til å bli fullelektroniske - både i
saksbehandling og bevaring?
 Noark-5 – finnes godkjente
løsninger, men også mangler

Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)
Løsningen?

”Noark 5 er en standard for arkivdanning som stiller krav til
arkivstruktur, metadata og funksjonalitet. Noark5 skal kunne
brukes for alle typer arkivdanning, uavhengig av teknologisk
løsning og type organ.
Alle former for aktiviteter som skaper dokumenter som det er
viktig å sørge for at oppbevares og gjenfinnes i autentisk form,
skal i prinsippet inngå i en løsning for arkivdanning. Dette er helt
uavhengig av offentlig eller privat sektor, om dokumentene
inngår i tradisjonell saksbehandling, hvor mange år de skal
oppbevares eller om de skal avleveres til depotarkiv.” (Riksarkivet)
Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)
Kort om Noark-5
Noark er en kravspesifikasjon for
elektroniske arkivsystem i offentlig
forvaltning.
 Nytt i versjon 5 er at standarden
også kan benyttes på fagsystemer
 Kan også brukes i det private

Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)
Litt mer om Noark-5


Kjerne og
grensesnitt
Et viktig problem
gjenstår
Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)
Konvertering til Noark-5

Ingen generelt krav om
periodisering ved skifte av
Noark-versjon eller leverandør –
men:
Noark-5 er SVÆRT forskjellig fra
Noark-4
 Noark-5 har ikke noen metode for
oppgradering
 Hovedsakelig leverandører som
promoterer oppgradering

Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)
Konvertering til Noark-5
Software Innovations Noark 4løsning svært lik Noark-5
 Riksarkivet har godkjent
konvertering
 Ingen risiko for tap av data

Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)
Innkjøp 1

Før anskaffelse av et Noark5system må det lages en
kravspesifikasjon.
Noark-5 stiller større krav til kunden
 Målet er mer bedre systemer

• Tilpasset virksomheten
• Inneholder ikke unødvendige deler
Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)
Innkjøp 2
Hvilke krav bør stilles ved
innkjøp av fagsystem?
 Viktig å fokusere på både
dokumentasjon og bevaring?
 Uttrekksmulighet SKAL være
tilstede
 Riksarkivet har oversikt over
Noark-godkjente systemer
 EPJ også godkjent

Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)
Nyttige lenker
http://riksarkivet.no/arkivverket/Off
entlig-forvaltning/Noark/Noark-5
 http://standard.difi.no/forvaltnings
standarder/standard/noark/noark5
 http://www.dextractor.no

Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)
Spørsmål?
Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)