Kurs i PPT-arkiv

Rådgiver Turid Holen, IKAVA Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Dagens program

9.00 – 09.45

10.00 – 10.45 11.00 – 11.30

Arkiv i PP-tjenesten?

Hva skal arkiveres?

Saksgang og dokumentasjon 12.15 -13.00

13.15 -14.00

14.15 – 15.oo

Saksgang og dokumentasjon Klientmappe Elektronisk arkiv og oppsummering Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS ( IKAVA)

Hvorfor arkiv?

Arkivets primærfunksjon Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

PP-tjenestens arkiv

PP-tjenestens arkiver er offentlige arkiver, hva innebærer det?

Arkivansvar Behandlingsansvar Arkivplan Retningslinjer - rutiner Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Hvilke arkivtyper har PPT?

Møtebøker Kopibøker Saksarkiv Personalarkiv Klient/Elevregister Klient/Elevarkiv Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Organisering av PP tjenesten

Kommunal Avtale om arkivansvar, depot innsyn Sikring av klientdokumentasjon Eget arkiv Dokumenteres i arkivplan Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Postrutiner

Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Rutiner for postbehandling

Postmottak Papir og elektronisk post Informasjonspost eller sakspost E-post, sms, twitter, facebook?

Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Arkivverdig eller ikke arkivverdig?

Arkivverdig

Saksbehandling Vedtak Oppfølging

Arkivuverdig

Informasjonsskriv Rundskriv Brev til orientering Saksbehandlerens ansvar Personlige notater?

Utkast, kladder Trykksaker Underlagt saksbehandling

og

har verdi som dokumentasjon Dokumentasjon som ikke er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Hvilket arkiv?

1.

2.

Elevarkiv Personalarkiv 4.

Stempling?

Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Postjournal

Journalføringsdato Saks- og dokumentnr.

Sender og/eller mottaker emne Datering på dokumentet Arkivkode Ekspedisjons- eller avskrivningsdato Avskrivingsmåte Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Utgående post/notater

Saksbehandlers ansvar Før utsending kopi til arkiv kopibok Faks og e-post Sensitive opplysninger?

Journalføre notater?

Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Saken avsluttes

Saksbehandlers ansvar Besvart/avskrevet Ryddig Uten kladder, stifter og binders, plast Hvem kontrollerer?

Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Utlån av klientmapper

Lånekort Bare brukes på PP-kontoret Bortsettingsarkiv?

Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Melde- eller konsesjonsplikt

Nei Skole, SFO, barnehage PP-tjeneste Relevante, saklige, tilstrekkelige, korrekte og brukes til de formålene som opplæringsloven oppgir.

Personopplysningsloven med forskrifter Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Utlevering/overføring av elevopplysninger

Utlevering til publikum og presse Offentleglova Utlevering av opplysninger om seg selv Partsinnsyn forvaltningslova Personopplysningslova Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Når eleven flytter til annen kommune

Overføring av opplysninger til annen PP-tjeneste Samtykke fra klient/foresatt Overføring – bare kopier Relevante opplysninger Oversikt over hvilke dokumenter som sendes.

Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Bruk av telefaks og e-post ved overføring av klientopplysninger

Hovedregel NEI Telefaks – lag arbeidskopi som Dokumenter i klientmappen E-post – kryptering Dokumenter i klientmappen Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

PPT-historikk

Skolekommisjonen ansvar for at ”abnorme” barn fikk opplæring i egne anstalter (1881) Lov om grunnskolen 1969 Kommunal PPT og integrering i normalskolen Opplæringsloven (1998) kap 5 Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Saksgang og dokumentasjon

Lovverk Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

§ 1-1.

Formålet med opplæringa

Opplæringa i skole og lærebedrift skal, i samarbeid og forståing med heimen, opne dører mot verda og framtida og gi elevane og lærlingane historisk og kulturell innsikt og forankring. Opplæringa skal byggje på grunnleggjande verdiar i kristen og humanistisk arv og tradisjon, slik som respekt for menneskeverdet og naturen, på åndsfridom, nestekjærleik, tilgjeving, likeverd og solidaritet, verdiar som òg kjem til uttrykk i ulike religionar og livssyn og som er forankra i menneskerettane. Opplæringa skal bidra til å utvide kjennskapen til og forståinga av den nasjonale kulturarven og vår felles internasjonale kulturtradisjon. einskilde si overtyding. Ho skal fremje demokrati, likestilling og vitskapleg tenkjemåte. Elevane og lærlingane skal utvikle kunnskap, dugleik og holdningar for å kunne meistre liva sine og for å kunne delta i arbeid og fellesskap i samfunnet. Dei skal få utfalde skaparglede, engasjement og utforskartrong. Elevane og lærlingane skal lære å tenkje kritisk og handle etisk og miljøbevisst. Dei skal ha medansvar og rett til medverknad. Skolen og lærebedrifta skal møte elevane og lærlingane med tillit, respekt og krav og gi dei utfordringar som fremjar danning og lærelyst. Alle Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) former for diskriminering skal motarbeidast.

Opplæringslova kap 5

Rett til spesialundervisning Saksbehandling ved vedtak om spesialundervisning Elev/foreldre krev undersøkinger/ undervisningspersonalet vurderer Sakkynding vurdering Samtykke og innsyn Evt. tilbud om spesialundervisning Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Opplæringslova

unntak fra reglene om innhold i opplæringen

Reglane om innhaldet i opplæringa i denne lova og i forskrifter gjeld for spesial IOP Halvårsrapport (skolen utarbeider) Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Gangen i sak om spesialundervisning 6 faser

1.

2.

3.

4.

5.

Før tilmelding og utredning Tilmelding til PP-tjenesten Sakkyndig vurdering av elevens behov 6.

Planlegging og gjennomføring IOP Evalueringsfasen Halvårsrapport

Forvaltningsrett

Forsvarlighetsprinsippet Saklighetsprinsipp Sterkt urimelige avgjørelser Forbud mot usakelig forskjellsbehandling

§ 5-6.

Pedagogisk-psykologisk teneste

Kvar kommune og kvar fylkeskommune skal ha ei pedagogisk psykologisk teneste. Den pedagogisk-psykologiske tenesta i ein kommune kan organiserast i samarbeid med andre kommunar eller med fylkeskommunen. Tenesta skal hjelpe skolen i arbeidet med kompetanseutvikling elevar med særlege behov. Den pedagogisk-psykologiske tenesta skal sørgje for at det blir utarbeidd sakkunnig vurdering der lova krev det. Departementet kan gi forskrifter om dei andre oppgåvene til tenesta. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Krav til sakkyndige vurderinger §5-3

Vurderinga skal vise om eleven har behov for spesialundervisning, og kva for opplæringstilbod som bør givast.

Den sakkunnige vurderinga skal blant anna greie ut og ta standpunkt til 2.

3.

4.

5.

Lærevanskar hjå eleven og andre særlege forhold som er viktige for opplæringa.

Realistiske opplæringsmål for eleven Om ein kan hjelpe på dei vanskane eleven har innanfor det ordinære opplæringstilbodet Kva for opplæring som gir eit forsvarleg opplæringstilbod Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Sakkyndig vurdering – når?

Skolestart - framskyndet el. utsatt Rett til tegnspråkopplæring Tilrettelegging av eksamen evt.

Fritak for opplæringsplikt Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Alternativ vurdering fra sakkyndig

Foreldre kan hente inn Blir en del av sakens dokumenter med mindre den fører til at vedtak om spesialundervisning blir omgjort Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Enkeltvedtak

Krav Avvik fra sakkyndig rapport må begrunnes Innvilge eller avslå søknad Evt angi hva som er forsvarlig tilbud viss eleven får spesialundervisning Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Dokumentasjon skole/PPT

Skolen mistenker at eleven ikke får tilfredsstillende utbytte av opplæring Pedagogisk rapport Foreldre/elevens rett til å kreve at skolen gjør undersøkelser Ikke krav om skriftlighet, anbefalt Skolen sender avslag på søknad til foresatte, enkeltvedtak Foreldrene kan klage og kreve sakkyndig vurdering Samtykke før sakkyndig vurdering pålagt (unntak) Vedtak eller ikke samtykke til vedtak Evt. melding til barnevern (skolen)

PP-tjenesten: Saksbehandling og dokumentasjon

Sakkyndig rapport evt samtykke PP-tjenesten varsler om saksbehandlingstid Foreløpig svar Samtykke Vedtak – forvaltingsloven Forhåndsvarsling, begrunnelse, utredning, klageadgang og partsinnsyn Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

IOP og halvårsrapport

Alle elever med enkeltvedtak om spesialundervisning skal ha IOP Enkeltvedtak Sakkyndig vurdering Halvårsrapport skriftlig Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Spesialpedagogisk hjelp før opplæringspliktig alder

Tilbud om foreldrerådgivning Saksbehandling og dokumentasjon som for skolebarn Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Gangen i sak om spesialpedagogisk hjelp 6 faser før skolepliktig alder:

1.

2.

Før tilmelding og utredning Tilmelding til PP-tjenesten 4.

5.

6.

behov Vedtak Planlegging og gjennomføring Evalueringsfasen Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Opplæringslova

Helsetjenestetilbud Statens plikt til å sørga for læremiddel Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Grunnskoleopplæring for voksne

Rettighet Rett til spesialundervisning dokumentasjon som andre elever.

Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Skoleeiers ansvar §13-1

Kommunen/fylkeskommunen og skoleeigaren for privat skole etter § 2-12 skal ha eit forsvarleg system for vurdering av krava i opplæringslova og forskriftene blir oppfylte. Kommunen/fylkeskomunen og skoleeigaren for privat skole etter §2-12 skal ha eit forsvarleg system nasjonale kvalitetsvurderingar som departementet gjennomfører med heimel i § 14-1 fjerde ledd.

Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Hva skal PP-tjenestens

VIKTIG: Bare en elevmappe per elev

Oppretting av elevsak

Henvisningsskjema med skriftlig samtykke fra foreldre/klienten selv Registrering i personregister HK Papirmappe på eleven Dersom foresatte eller klienten ikke samtykker i iverksetting av tiltak Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Ordningsprinsipp

Saksnummer opprettet av HK-data pluss for- og etternavn evt personnummer Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Dokumenter i elevmappe:

Henvisnings-skjema Blått omslag

Journalnotater i kronologisk rekkefølge Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Dokumenter i elevmappe:

Klientens brevjournal Rødt omslag

Liste/oversikt over inn og utgående dokumenter etter dato.

E-post Egen samtykkeerklæring Møteinnkallinger Referater fra møter Sakkyndige vurderinger Rapport etter utredninger Anbefalinger Viderehenvisninger til andre instanser Andre inn- og utgående dok. verd. klienten Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Dokumenter i elevmappe:

Tester – Gult omslag

Kartleggingsmateriell Prøver Testprotokoller Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Dokumenter i elevmappe:

Individuelle opplæringsplaner og pedagogiske rapporter Hvitt omslag

• Individuelle opplæringsplaner utarbeidet av • • • Individuell plan (IP) Pedagogiske rapporter/halvårsrapporter som er utarbeidet ved skole/barnehage Kopi av enkeltvedtak om spesialpedagogisk hjelp/spesialundervisning Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Dokumenter i elevmappe:

Interne arbeidsnotater (Grønt omslag)

• Håndskevne notater, huskelapper • Kopier av artikler om diagnoser • Saksbehandlers private bibliotek • IKKE BEVARINGSVERDIGE , BARE ARBEIDSKOPIER

Eget omslag for dokumenter unntatt partsinnsyn?

Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Journalføringsplikt dokumenter i klientmappe

Krav : 1 Saksbehandling Eksempel: Varsel om saksbehandlingstid Sakkyndig utredning Flyttemelding Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Bevaring og kassasjon Bevaringspåbud

Arkivmateriale eldre enn 1950 Andre register Arkivplaner Møtebøker, Presedenssaker Kart vedleggsserier Egne årsmeldinger Tegninger og fotografi Kopibøker Journaler Referat m.m. styre, råd, nemnder, utvalg Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Kassasjon

Som basisår skal 1950 være felles for alle landets kommuner hvor avgangsprøver, elevmapper, som behandler elevenes utvikling i forhold til skolen, bevares i sin helhet. Deretter bevares materialet i sin helhet for hvert 10. år. og elever født 1.11.,21. hver mnd Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Kassasjon

210.2 Pedagogisk veiledningstjeneste Sentralt gitte regler og bestemmelser kasseres når de erstattes av nye og for øvrig oppbevares sentralt. 210.3 PP-tjeneste Som ovenfor. (PP-tjenestens klientmapper kan plasseres under 213.1) 212.13 Spesialpedagogiske tiltak Deretter bevares 20% etter de ovenfor gitte regler. 213.1 Innmelding til spesialundervisning og rapporter 25 Deretter bevares 20% etter de ovenfor nevnte regler.

213.2 Spesialskoler, klasser Se ovenfor. 213.3 Undervisning utenfor skolene Se ovenfor.

Kassasjon

210.4 Undervisning i institusjoner 210.5 Elever i utlandet 210.6 Inn- og utmelding, flytting/overføring av elever 10 10 10 212.05 Timeplaner 212.06 Klassedeling, elev-/klasselister Elev-/klasselister bevares. Klassedeling 212.07 Skoletid, -ferier og -fridager 10 10 10

Elektronisk arkiv

Hva kan det være?

Sakarkivsystemer ePhorte, Public 360, WebSak Fagsystemer

Sak/arkiv-system

Kan brukes til Generell saksbehandling Elevmapper?

Fordel: NOARK-4 / NOARK-5 Fullelektronisk

Fagsystem

Elevsaker Systemsaker Brev ut og inn Postjournal Journal over innhold i klientmappe?

Fagsystemer og bevaring

Arbeidsverktøy men ikke lagringsverktøy Lagring – import til NOARK-4 NOARK-5..

Skriv ut på PAPIR!! Og bevar på gamlemåten

Sosiale medier?

Deltagelse i nettsamfunn: Facebook, Twitter, Nettby Journalføring?

Opplyse om man må henvende seg via e-post/brev for å få formelt svar Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Fagsystemer og integrasjon

Oppad IST Extens Vigo LMS Fronter EDB ESA Sak og arkiv ePhorte Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Eksempelet Rett i mappa

Mål Sikre arkivverdig elevdok.

fagsystemer Spare tid og penger Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Bortsetting og arkivdepot

Klientmapper til IKAVA etter 10 år Dvs PP-tjenesten eller kommunen må ha godkjent bortsettingsarkiv Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Pakking og merking

Godkjente arkivbokser Etiketter, lim Listeført Innsyn/kopier bare til PP-tjenesten eller sentralarkivet i kommunen.

Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Viktig

Saksbehandlingen i PP-tjenesten skal bevares!

Sakkyndige vurderinger Postjournal Bevaring på papir Rettighetsdokumentasjon Viktig for kommunen(e) og klienten