Overgang til elektronisk saksbehandling og arkivering - kortversjonen

Rune Lothe dagleg leiar Interkommunalt arkiv i Hordaland IKS www.ikah.no

[email protected] © Copyright Interkommunalt Arkiv Hordaland 1

IKA Hordaland IKS i eit nøtteskal :

Interkommunalt arkiv i Hordaland IKS i 2012

       Rådgjevande og utførande verksemd Samlokalisert med Bergen Byarkiv 2009 32 eigarar – 230 000 innbyggarar 7 tilsette og 5 fulltidsstillinger Budsjett 5,4 millionar Over 11 tonn arkiver mottatt i 2013 Avleverte datasett 8 stykkar    Arkivbestand 3500 hyllemeter Ordna og registrerte arkiver, 306 hyllemeter Avvikla 6 kurs utførte 62 kommunebesøk  300 personer deltok på våre seminar og kurs 2 © Copyright Interkommunalt Arkiv Hordaland

Har desse begrepa noko til felles?

Skjerming

Bevaring

journal

Rettigheit

plikt tilgangstyring

Bevis

tilgjengelig Kassasjon

dokument

klassering

3 © Copyright Interkommunalt Arkiv Hordaland

Begrepsavklaringer - fagterminologi

  

Arkiv:

  Arche - gresk for orden Samling av dokumen t

Dokument:

  Latin - bevis Uavhengig av format

Dokumentet si rolle:

   Bevise vedtak og avgjerder Bevise transaksjoner Bevise informasjonsflyt © Copyright Interkommunalt Arkiv Hordaland 4

Begrepsavklaringer - fagterminologi

  

Sak og saksbehandling:

   S

ok (frå norrønt)

og betyr tvistemål eller spørsmål Beskriv ein prosess Spørsmål – behandling - autorisert avgjerdsle – bevis

Journalføring:

  Inn og utgåande dokument Journalføringsplikta

Arkivering:

   Arkiveringsplikt Arkivverdige dokument Dokumentasjonsplikt jfr. t.d.bokføringslova 5 © Copyright Interkommunalt Arkiv Hordaland

Sak/arkivsystem vs. fagsystem

        Acos WebSak ePhorte EDB Sak og arkiv Public 360 RMT+ Doculive Godkjent elektronisk arkiv Noark for Documentum K2000 EDB sjå www.riksarkivet.no

© Copyright Interkommunalt Arkiv Hordaland  Alle andre system samt… sekretariatet eller kommunen sitt fellesområde 6

Lover og regler for arkiv i offentlige organ

           Arbeidsmiljølova (m. forskrifter) Kommunelova (m. forskrifter) Forvaltningslova (m. forskrifter) Offentleglova (m. forskrifter) Lov om anskaffelser (m. forskrifter) Personopplysningslova (m. forskrifter) Rekneskapslova, Bokføringslova (m. forskrifter) Arkivlova (m. forskrifter) Andre spesiallover og forskrifter Hovedavtale og Hovedtariffavtale Riksarkivarens retningslinjer © Copyright Interkommunalt Arkiv Hordaland 7

Arkivlova med forskrifter – ein kort gjennomgang

© Copyright Interkommunalt Arkiv Hordaland

www.lovdata.no

8

Organisering av arkiv for kontrollutvalga

« Organisera er noko du gjer før du gjer noko, slik at alt ikkje er eit einaste rot når du gjer det» 9 © Copyright Interkommunalt Arkiv Hordaland

Sekretariatsfunksjonen – organisering

Sekretariatsfunksjonen kan ivaretakast på ulike måter, gjennom: • etablering av interkommunalt selskap etter IKS eller Askjelova • interkommunalt samarbeid etter koml. § 27 • vertskommunemodell basert på koml. § 28 c • ansatt sekretær direkte underlagt kontrollutvalget • kjøp av tjenester fra private selskaper (for eksempel et advokatkontor eller et revisjonsselskap som ikkje utfører revisjonstjenester for kommunen)

Sjå og «Kontrollutvalgsboken» (Kommunal og Regionaldepartementet.) s.36

© Copyright Interkommunalt Arkiv Hordaland 10

Spørsmål og svar

• Postjournal – hva skal journalføres – kan en ha felles journal for kontrollutvalgene og sekretariatet? fysisk kopibok med alle brevkopier? • Må alle kontrollutvalgene ha egne journaler og kopibøker? • Kan kopiboken være felles for alle KU og sekretariat eller må det være adskilt for hvert KU og sekretariat? • Kan vi arkivere dokumentene i elektroniske mapper på kommunen filområde – kan vi da makulere papirversjonen? • Kva skal journalføres av inn og utgåande post?

Bevaring og kassasjon

Oppbevaring reguleres av : Arkivloven med forskrifter / bokføringsloven og rekneskapslova



Oppbevaring av arkivverdig dokumentasjon

  Oppbevaringsmedium - krav til format Bevaring og kassasjon – må ha heimel for å kunne kassere Sjå og «Arkivhåndboken» (Kommuneforlaget 2.utgåve. 1. opplag 2009)

. 369-378 Kjelde bokføringslova, med forskrifter * *Gjort gjeldande for kommuner og fylkeskommuner frå 01.01.2011 av.

© Copyright Interkommunalt Arkiv Hordaland

Avlevering av dokumentasjon



Generelt

 Avlevering / deponering av kontrollutvalget sine arkiv skjer i hovudsak etter normalinstruksen.  Naudsynt ordning, listeføring og merking skal skje før avlevering.  IKA har eigne retningslinjer.  Uttrekk av elektronisk skapt dokumentasjon - ta kontakt med ditt eige IKA! Sjå og «Arkivhåndboken» (Kommuneforlaget 2.utgåve. 1. opplag 2009)

. 369-378

© Copyright Interkommunalt Arkiv Hordaland