Transcript Utarbeidelse av kravspesifikasjon for anskaffelse av NOARK system

Utarbeidelse av kravspesifikasjon for
anskaffelse av NOARK system
Mars 2013
Astrid Øksenvåg
Om EKOR
• Konsulenthus spesialisert på informasjonsforvaltning
• Bistår kunder med:
–
–
–
–
–
Behovskartlegging
Kravspesifisering
Anskaffelse
Innføring
Evaluering
• Ikke systemleverandør
• Etablert 2006
www.ekor.no
Hvorfor gå til anskaffelse
• Bak ethvert kjøp eller anskaffelse ligger et ønske om
en forbedring i forhold til dagens situasjon
• Politiske føringer
• Offentlige anskaffelser er strengt regulert slik at
bestemte prosedyrer skal følges
• Standardavtaler er et godt utgangspunkt
En anskaffelse
- er en prosess
Hva er en
kravspesifikasjon?
• En kravspesifikasjon er et dokument som
beskriver hvilke krav et ”system” skal kunne leve
opp til når det er ”ferdigutviklet ”
Kravspesifikasjonen
• Tar mye tid – bruk den til:
– Anskaffelse
– Implementering
– Godkjenning/Testing
– Oppfølging etter drift
Hvor detaljert bør en
kravspesifikasjon være
• Hvordan bygge opp
– Avhengig av kontraktsform (f.eks med/uten forhandling)
– Detaljert krav i henhold til standard
– Rollestyrt / Brukerstyrt
– Casestudier
– Kort hva systemet skal dekke, henvisning til lovverk
– Omfang: 10/100 sider – 100/1000 krav
– Gi meg det jeg trenger!
Grunnleggende regler for
gode krav
• De beste kravene er
–
–
–
–
–
–
Teknisk og juridisk mulig
Komplett
Entydig
Ikke i konflikt med andre krav
Verifiserbar
Realiserbar
• Grunnleggende regler
– Er kravet obligatorisk: skal – vil – må
– Er kravet valgfritt: bør – kan
Hvordan definere og
administrere krav
• Strukturer kravene
• Koble behov mot krav
• Husk å få med de ikke funksjonelle kravene
– Ytelse, sikkerhet, pålitelighet, tilgjengelighet, ..
• Visualiser gjerne kravene
• Sørg for at kravene er klare og verifiserbare
• Prioriter kravene
– Veien til bedre krav kan være færre krav!
• Vær forberedt på å endre krav underveis
Reglene om offentlige
anskaffelser
Konkurranseformer:
•
•
•
•
•
•
Anskaffelser etter forskriftens del I
Åpen anbudskonkurranse
Begrenset anbudskonkurranse
Konkurransepreget dialog
Konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring
Konkurranse med forhandling uten forutgående kunngjøring
Når kan de ulike anskaffelsesprosedyrene benyttes:
•
•
•
Forskriftens del I
Forskriftens del II
Forskriftens del III
Alle SSA avtalene
•
Den lille Kjøpsavtalen
–
•
Avtale om kjøp av driftstjenester knyttet til
maskinvare, infrastruktur og
programvare (22.05.2009)
Avtale om vedlikehold og service av utstyr og
programmer (22.05.2009)
Tilpasningsavtalen (SSA-T)
–
•
•
•
Avtale om levering av standardsystem og tilpasning
(22.05.2009)
Programutviklingsavtalen (SSA-U)
–
Avtale om utvikling av programvare (22.05.2009)
Beregnet for bruk med smidige systemutviklingsmetoder
(25.03.2009)
Abonnementsavtalen
Avtale om rett til bruk av informasjon(13.12.2007)
Konsept for rammeavtale for IKT (13.12.2007)
Distributøravtalen
–
•
Avtale om utrednings- og utviklingsoppgaver fra
Konsulent (22.05.2009)
Konsept for systemutviklingsavtale (SSA-S)
–
•
•
•
•
Avtale om bistand fra Konsulent (22.05.2009)
Avtale om konsulentoppdrag (SSA-O)
–
Den store vedlikeholdsavtalen (SSA-V)
–
•
Avtale om kjøp, disposisjonsrett og andre ytelser
ved IT-anskaffelser(22.05.2009)
Driftsavtalen (SSA-D)
–
•
Avtale om vedlikehold og service i mindre omfang
av IT-utstyr og programmer (02.06.2009)
Avtale om konsulentbistand (SSA-B)
–
Den store kjøpsavtalen (SSA-K)
–
•
•
Den lille vedlikeholdsavtalen
–
•
Avtale om kjøp, disposisjonsrett og andre ytelser
ved anskaffelse av IT av mindre omfang
(13.08.2009)
Avtale om rett til elektronisk innhenting og distribusjon
av informasjon(13.12.2007)
Leverandøravtalen
–
Avtale om elektronisk overføring, lagring og spredning
av informasjon(13.12.2007)
• Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon
•
Bilag 2: Leverandørens løsningsspesifikasjon
•
•
•
•
•
•
Bilag 3: Kundens tekniske plattform
Bilag 4: Prosjekt- og fremdriftsplan
Bilag 5: Testing og godkjenning
Bilag 6: Administrative bestemmelser
Bilag 7: Samlet pris og prisbestemmelser
Bilag 8: Endringer i den generelle avtaleteksten
•
•
Bilag 9: Endringer av leveransen etter avtaleinngåelsen
Andre bilag
Anbudsdokumenter
•
•
Kvalifikasjonsgrunnlag
Oversendelsesbrev
• Konkurransegrunnlag
– Vedlegg:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Bilag 1 (PDF)
Bilag 2
Bilag 3
Bilag 4
Bilag 5
Bilag 6
Bilag 7
Bilag 8
(Bilag 9)
Bilagene tl Vedlikeholdsavtalen
• Legg ved avtalene
• (Lag evalueringsdokumenter)
EKS.: Noark 4 Kravspesifikasjon
• Kravspesifikasjon i to deler:
– Del 1: Funksjonskrav
– Del 2: Tekniske spesifikasjoner
• Spesifikasjon av et komplett system (sakarkivsystem):
–
–
–
–
–
–
Elektronisk journalføring
Elektronisk arkivering av saksdokumenter
Generell saksbehandling
Saksgang, saksoppfølging, dokumentflyt, dokument- produksjon osv.
Tilgangsstyring, brukeradministrasjon
Hjelpetabeller Adresseregister, brukerregister, administrative
enheter osv.
Noark 5 angir stort sett HVA,
ikke HVORDAN
• Noark 5 definerer ikke et system, men et kravsett som
vil legge til rette for ulike løsninger
• Noark 5 definerer ikke tabeller eller attributter, men
–
–
–
–
Arkivstruktur
Metadata
Funksjonalitet
Utvekslingsregler
• For deponering og avlevering er kravene sterke
– Obligatoriske metadata skal inngå i uttrekket, enten de ligger
innenfor eller utenfor Noark 5-kjernen
SSA – K og SSA - V
Kjøpsavtale (SSA- K)
Akseptanse
-test
Leveranse
Vedlikehold (SSA- V)
Godkjenningsperiode
Garanti-periode
Vedlikehold
Utløp garanti
Leveringsdag
Idriftssettelse
Installasjonsdag
Signering
Hva var det vi skulle anskaffe!
Astrid Øksenvåg
Rådgiver/Daglig leder
[email protected]
Tlf.: 90114042
www.ekor.no