Transcript Ladda ned
BASWARES INKÖPSLÖSNINGAR Alla kan spara genom en effektivare inköpsprocess! Att det finns mycket att spara genom att se över och effektivisera inköpsprocessen är ingen hemlighet. Från att ett behov uppstår tills dess att varan eller tjänsten är godsmottagen och betald, är det många steg som ska utföras. Här finns stora besparingar att göra, liksom möjligheter att betydligt förbättra avtalstroheten och höja kvaliteten i hela handlingskedjan. Baswares olika inköpslösningar är användarvänliga, lätta att komma i gång med samt kan köpas lokalt installerade eller som SaaSlösningar. Baswares inköpslösning kan köpas fristående, men också tillsammans med Baswares avtalshantering eller Baswares fakturahanteringssystem. Avtalstrohet Automatiserad fakturahantering Inköp Spendanalys Gör era avtal tillgängliga! Många organisationer misslyckas med att dra nytta av de fördelaktiga villkor och priser som förhandlas fram av kollegorna på inköpsavdelningen. I många fall beror detta på att man inte har verktygen som behövs för att se till att avtalen följs. Med Baswares inköpslösningar, Basware Procurement Solutions, sprids er avtalsinformation och ni får nödvändiga signaler om att avtal behöver förnyas eller sägas upp. Gör avtalen tillgängliga för era användare och öka avtalstroheten mot era leverantörer. Detta spar inte bara pengar, Ni får ■ Tillgång till marknadens modernaste inköpslösning ■ Kontroll på avtal, utgifter och åtaganden ■ Ökad avtalstrohet ■ Bättre leverantörsrelationer ■ Effektiva rapporteringsverktyg ■ Portaltjänst med självbetjäning för leverantörer God kontroll ■ Enkelt och effektivt attestregister ■ Transparent process med komplett loggning ■ Uppfyller gällande lagar och regler Snabb återbetalning på gjord investering Avtal Sourcing Fördelar utan förbättrar också leverantörsrelationerna. Era inköpare får effektiva verktyg för uppföljning och det manuella arbetet minskar betydligt. Undvik manuellt rutinarbete! Med Basware Procurement Solutions får ni en effektiv helhetslösning där ni kan börja smått men tänka stort. Att ordern levereras elektroniskt till rätt leverantör minskar administration och kostnader. Automatisering är ett ledord i våra lösningar och självklart matchas order automatiskt emot inkommande fakturor. ■ Snabb installation ■ Flexibelt standardsystem ■ Systemförändring via parametersättning om/när er organisation har det behovet ■ Användarvänligt gränssnitt ■ Gör era avtal tillgängliga ■ Ökar avtalstroheten och förbättrar leverantörsrelationerna ■ Minskar dröjsmålsräntorna och ökar automatiseringsgraden i processen BASWARES INKÖPSLÖSNING Arbeta smartare! Viktiga funktioner Era inköpare utför dagligen en stor mängd olika arbetsuppgifter. Hantering av order, övervakning av avtal, felhantering, reklamationer och underhåll av prislistor är exempel på sådana uppgifter. Mycket av detta kan avsevärt förenklas eller till och med helautomatiseras med hjälp av Baswares inköpslösning, Basware Purchase Management. En lösning för alla typer av kunder Basware Purchase Management är en lösning som passar alla typer av företag. Det finns ”best practice” modeller för olika branscher som kan återanvändas. Lösningen hanterar dessutom många olika språk, valutor och ekonomisystem. Inköpsmeddelanden och leverantörernas produktkataloger levereras online, automatiskt, i Basware Purchase Management. På så sätt säkerställer man att organisationen får en lägre resursbelastning, bättre datakvalitet och förbättrade leverantörsrelationer. Ta kontroll över processen Basware Purchase Management gör det möjligt att ta kontroll över inköpsprocessen. I praktiken innebär det att attestera kostnader innan inköpet uppstår. De företag och organisationer som i dag använder e-handel nekar dagligen köp vilket givetvis resulterar i direkta besparingar. Ge era användare de rätta förutsättningarna för att göra effektiva inköp, styra mot upphandlat sortiment och välja miljömärkta produkter. Basware Connectivity möjliggör effektiva elektroniska transaktioner mellan köpare och leverantör Basware Purchase Management ■ ■ ■ ■ Sourcing Avtalshantering Inköp Ordermatchning Basware Connectivity Services ■ Kataloghantering ■ Leverans av inköpsmeddelanden ■ Fakturaleverans BASWARES INKÖPSLÖSNING Användarvänlighet i fokus Basware Purchase Management baseras på många års erfarenhet av inköp och kringliggande processer. Att systemet är mycket användarvänligt och har en låg instegströskel underlättar ett lyckat införande. Användare skapar enkelt order genom att välja produkter från kataloger online via punch-out eller genom att använda fritextfunktionen. När beställningen är gjord, hanterar vår mjukvara automatiskt all redovisning i samband med ordern och säkerställer att förhandlade priser och avtalsvillkor tillämpas. Automatisk matchning mot befintliga avtal Att beställa produkter och tjänster i Basware Purchase Management är enkelt. Användare väljer ut de varor/tjänster de behöver från kataloger eller fyller i uppgifter genom fritextfunktionen. Basware Purchase Management kopplar då automatiskt inköpstransaktionen med det berörda leverantörsavtalet. Detta garanterar att avtal används optimalt. Även mycket komplexa order skapas enkelt i Basware Purchase Management. Genom att använda fritextfunktionen, kan man skriva in orderdetaljerna manuellt och lämna all tillhörande bokföring och kontraktstillämpning till vår automatiserade lösning. Fritextfunktionen är särskilt användbar för produkter eller tjänster som är svåra att presentera i en katalog såsom omkostnadsinköp eller komplexa investeringar. En effektiv inköpsprocess ger automatisering av fakturahanteringen Alla godkända inköpsorder sänds elektroniskt till era leverantörer. Leverantörerna kan sedan bekräfta beställningarna och tillgången på varorna. På detta sätt blir processen snabb och utan tidskrävande pappersarbete. När sedan varorna eller tjänsterna blivit kvitterade så matchas den inkommande fakturan per automatik mot lagd order. Resultatet blir att fakturan automatiskt blir klar för betalning utan behov av manuell attest. När inköpsprocessen automatiseras så ökar också tillförlitligheten på data. Den finansiella informationen kan användas för rapportering och ger även statistiska data som kan vara mycket värdefull när man bedömer leverantörernas prestationer vid omförhandling av avtal. Viktiga funktioner Möjliggör besparingar ■ Konsolidering av rekvisitioner ■ Ökad avtalstrohet ■ Kontroll mot budget ■ Observation av leverantörers prestation ■ Inköp från produktkataloger ■ Inköp från leverantörsportaler ■ Avancerade attestflöden ■ Möjlighet till kontroll mot lagersaldo ■ Interaktion mellan köpare och leverantör ■ Visuell hantering av arbetsflöden ■ Fullt konfigurerbara affärsregler Automatisering ■ Papperslösa inköp ■ Elektronisk leverans av inköpsorder ■ Fullt automatiserad matchning mot fakturor God kontroll ■ Korrekt hantering av attesträttigheter ■ Komplett spårbarhet ■ Mångsidiga rapporteringsoch analysverktyg ■ Effektiva sökfunktioner Stöd även för större organisationer ■ Hantering av flera valutor och flera olika språk ■ Komplett support för Shared Service Centers med stöd för koncerner med många bolag ■ Smidig integration med över 200 ERP- och AP-system FRÅN INKÖP TILL BETALNING Ledande lösning för automatisering av processen från inköp till betalning Viktiga funktioner Uppnå maximala fördelar genom att effektivisera hela processen från inköp till betalning. Lösningarna i Basware Enterprise Purchase to Pay automatiserar de tre viktiga stödprocesserna för inköp, fakturahantering samt rese- och utläggshantering. Med Baswares lösningar tar ni kontrollen över hela processen och får med ett par enkla knapptryckningar tillgång till avtal och annan dokumentation i systemet. Lösningen är baserad på många års erfarenhet och såväl inköpare som slutanvändare får ett lättarbetat modernt verktyg som underlättar den dagliga verksamheten . Värdefull arbetstid som tidigare gick till att leta efter priser, avtal, fakturor och påminnelser, kan nu spenderas på att istället höja kvalitet och produktivitet i den enskilda organisationen. Basware gör det möjligt att tänka stort men börja smått – våra paketerade och kombinerade applikationer hjälper till att bygga en mycket effektiv helhetslösning som är perfekt anpassad efter organisationens behov. Basware Enterprise Purchase to Pay erbjuder enkel implementation och utrullning. Baswares lösningar är kompatibla med fler än 200 ERP-system och har certifierade anpassningar med alla ledande ERP-system på marknaden. Certifieringar och godkännanden såsom Microsofts “Certified for Windows Server 2003”, “SAP ® Certified Interface” och Certified for SAP ® NetWeaver™, garanterar smidig integration med Baswares lösningar. ■ En lösning som stödjer hela processen från inköp till betalning ■ Hanterar inköpsprocessen inklusive skapande av upphandlingsförfrågan, analys och utvärdering av anbud ■ Hanterar kontraktsprocessen såväl som inköp och fakturering mot era kontrakt ■ Automatiserar fakturahanteringen med ordermatchning och effektiv avvikelsehantering ■ Bli papperslös – skicka och ta emot e-fakturor med tillhörande inköpsdokument ■ Sammanför data från flera bakomliggande system till ett enda ställe ■ En enda installation klarar av flera språk, flera valutor och multinationella företagsmiljöer ■ Ger total insyn i och kontroll av hela processen Baswares produkter ger en lösning för automatisering av processen från inköp till betalning som inte kan jämföras med någon annan system- eller ERP-leverantör. Leverantörer Basware Connectivity Utbyte av leverantörskataloger Utbyte av inköpsmeddelanden Leverantörsaktiveringstjänster Inköp UPPHANDLINGSSTÖD KONTRAKTSHANTERING Skanningstjänst E-fakturaförmedling Automatiserad fakturahantering REKVISITION: REKVISITION: ORDER SKAPANDE ATTEST GODSMOTTAG DATAFÅNGST/ E-FAKTURA MATCHNING FAKTURAATTEST ÖVERFÖRING FÖR UTBETALNING Basware är världsledande leverantör av lösningar för inköps- och fakturahantering, med drygt 1 500 kunder och 1 000 000 användare i fler än 50 länder. Lösningarna kan integreras med alla typer av ekonomi/ERP-system på marknaden och distrubueras i Europa, USA och Asien genom ett omfattande nätverk av lokala kontor och affärspartners. I Sverige har Basware fler än 200 kunder och 180 000 användare. Kundens verksamhetssystem, t.ex. ekonomi- eller ERP-system Baswares konsulttjänster www.basware.se © Copyright 2010 Basware Corporation Kontakta [email protected] för mer information om effektiva inköps- och ekonomiprocesser.