Transcript Tuna Entreprenad

Kundcase:
Tuna Entreprenad
Smidigare fakturahantering skapar
mer tid för Tuna Entreprenad
För mark- och anläggningsföretaget Tuna Entreprenad, med
personal som hela tiden är i farten, saknades ett smidigt flöde
i fakturahanteringen. Genom en webbaserad lösning har man
nu underlättat arbetsgången och sluppit ifrån pappersfakturor
– och därigenom frigjort tid till andra arbetsuppgifter.
Tuna Entreprenad har sitt säte i Eskilstuna, men
utför arbeten i hela Mälardalen. Företaget har
cirka 35 anställda och har varit verksamt sedan
1987. Med uppdrag inom bland annat
grundläggning, vägbyggen samt vatten och
avlopp är det snarare en regel än ett undantag
att personalen är borta från kontoret.
En webbaserad lösning för fakturahantering
stod därför högt på önskelistan. Den skulle inte
bara skapa en effektivare arbetsgång vid attestering, utan även ta bort mycket manuellt
arbete för ekonomiavdelningen.
"Det är tidskrävande att öppna post och mata in
fakturor. För att inte tala om arkiveringen. Man
förbrukar många timmar i månaden på att sätta
in papper i pärmar. Vi flyttade till ett nytt kontor
för tre år sedan, men blev rätt snabbt trångbodda utan någonstans att ställa alla pärmar",
säger Victor Sundberg som arbetar med
ekonomi och administration på Tuna
Entreprenad.
Tuna Entreprenad gav sig således ut på jakt
efter ett enkelt och lättarbetat digitalt system
som skulle förenkla deras fakturahantering.
"Vi hörde oss för på många ställen och testade
säkert sju olika demos. Det var viktigt för oss att
lösningen inte skulle vara komplicerad. Det
fanns flera lösningar som var likvärdiga med
InvoiceReady i förhållande till layout och
funktion, men inte i närheten av priset", säger
Victor Sundberg.
Kund
Namn
Tuna Entreprenad
Sektor/Bransch
Mark och anläggning
Placering
Inga fler pappersfakturor
Valet blev således Basware InvoiceReady som är
specialdesignat för små och mellanstora företag
och ger en fullständigt automatiserad och
elektronisk fakturahantering. Den webbaserade
lösningen är numera integrerad med Tuna
Entreprenads ekonomisystem Visma SPCS,
vilket bland annat innebär att fakturorna skickas
automatiskt till ekonomisystemet för betalning
efter godkännande av berörda personer.
Eskilstuna
Antal anställda
ca 35
Utmaningar
Attesterande personer ofta ute
på uppdrag
Fakturor på villovägar
”
Jag slipper lägga fakturor i olika postfack
och oroa mig för att de ska försvinna i
övriga postmängden. Med arbetsledare
och projektledare som ska attestera
fakturor, men som i princip alltid är på
olika ställen, är det mycket smidigt med
en webbaserad lösning.”
Victor Sundberg
Ekonomi och administration
Tidskrävande fakturahanteringsprocess
Att eliminera möjligheten att
fel personer attesterar
Snabbt växande arkiv av
fysiska fakturor
Basware-lösning
Basware InvoiceReady
Andra led i fakturahanteringen som har
effektiviserats är att pappersfakturorna numera
är ett minne blott. Genom att outsourca
skanningen av pappersfakturorna till Basware
får Tuna Entreprenad alla fakturor i elektronisk
form. Det enda Tuna Entreprenad har gjort är
att styra om sina fakturor till en postbox hos ett
av Baswares skannings- och registreringscenter.
Fakturorna kommer nu direkt i digital form till
ansvarige Victor Sundberg som i sin tur enkelt
kan skicka dokumenten vidare till nästa
användare.
Klara, färdiga, gå!
Själva implementeringen av Basware
InvoiceReady gjordes på några dagar. Efter
analys av Tuna Entreprenads behov och arbetssätt, bland annat med tanke på attestering,
skapades förutsättningar för fakturaflöden som
skulle passa just deras önskningar.
"Det var inga problem alls att komma igång. Vi
behövde bland annat lägga till en momskod på
grund av att man inte fakturerar moms mellan
byggföretag – men det var enkelt att fixa", säger
Victor Sundberg. "När vi nu har använt
systemet ett tag kan jag säga att vi alla är
nöjda!"
Med lösningen InvoiceReady från Basware har
Tuna Entreprenad eliminerat tidskrävande
moment i fakturahanteringen och skapat ett
smidigt flöde som passar företagets arbetsgång. Precis det som var målsättningen.
Victor Sundberg avslutar:
”
Vi har verkligen fått ett smidigare flöde,
till exempel sitter en av cheferna och kör
grävmaskin och är sällan inne på
kontoret. Nu kan han skriva på fakturor
när han är hemma. Vi har också fått mer
tid till andra arbetsuppgifter så vi har
uppnått precis det vi ville.”
Resan
Fas 1: Val av digitalt
fakturahanteringssystem för
smidig och webbaserad
fakturahantering
Efter beslut att förenkla
fakturahanteringen genom ett
digitalt fakturahanteringssystem sonderade Tuna
Entreprenad marknaden på jakt
efter ett lättarbetat system
med välfungerande funktioner
och layout. Valet blev Basware
InvoiceReady, en prisvärd
lösning för mindre och
mellanstora företag.
Fas 2: Snabb implementering
baserad på Tuna Entreprenads
behov och önskemål
Baserat på Tuna Entreprenads
behov och arbetsgång
skapades ett flöde för fakturahanteringen. Bland annat
synkroniserades Basware
InvoiceReady med Tuna
Entreprenads ekonomisystem
Visma SPCS och skanningen av
inkommande pappersfakturor
outsourcades till Basware för
att minimera tidskrävande
manuell inmatning.
Fas 3: Enklare
attesteringsgång och mer tid
till andra arbetsuppgifter med
Basware InvoiceReady
För ett företag med många
personer ute på uppdrag
innebär möjligheten till digital
attestering att arbetet
förenklas avsevärt. Ekonomiansvarig slipper stansa in
fakturor manuellt och jaga
bortkomna fakturor eller ägna
sig åt tidskrävande arkivering.
Det har helt enkelt blivit mer tid
över till andra arbetsuppgifter.
Tuna Entreprenad är ett mark- och anläggningsföretag
med bas i Eskilstuna. Sedan starten 1987 hjälper de
sina kunder med heltäckande entreprenadarbeten
inom många olika områden. Tuna Entreprenad utför
arbeten över hela Mälardalen och deras kundbas
består av privatpersoner, kommuner och byggföretag
av olika storlekar.
www.tunaentreprenad.se
Basware en av världens ledande leverantörer av
lösningar för hela inköp- till betalningsprocessen
(Purchase2Pay) med fler än 1 500 kunder och
1 miljon användare i över 60 länder. Baswares
lösningar finns i Europa, Amerika, Asien, Afrika och
Australien genom ett omfattande nätverk av Baswarekontor och samarbetspartners.
www.basware.se
www.basware.se
© Copyright 2011
Basware AB | Gustavslundsv. 141 A | SE-167 55 Bromma, Sweden | Tel: +46 8 505 744 00 | [email protected]
Basware Corporation