elektronisk faktura
Download
Report
Transcript elektronisk faktura
A Basware Presentation
E-faktura - Hur gör man
Kent Westerlund
Basware AB
1
E-FAKTURA, EDI, EDIFACT, B2B, B2C, XML?
E-faktura
–
Numera vanligen i ett XML-format
Svefaktura, Finvoice, UBL, E2B, TEAPPS etc
Komplett, innehåller all information för att den
ska betraktas som en legal faktura
–
–
EDI-faktura: ibland = E-faktura
EDI-faktura: ibland = EDIFACT
EDI
BGM+380+1FV0401336+9;DTM+137:20100409:102…
Företag-till-företag
–
–
E-fakturor mellan företag/organisationer (B2B)
Anpassade för att läsas in i mottagande EFH
eller ERP-system
Organisation-till-privatperson
–
–
2
E-fakturor från verksamhet till konsument (B2C)
eFaktura direkt till Internetbank
Vad är en elektronisk faktura, vad säger lagen
•
•
•
•
Idag:
I detta kapitel avses med överföring eller ställande till förfogande på
elektronisk väg att data överförs eller ställs till mottagarens förfogande
med användning av utrustning för elektronisk behandling (inbegripet
digital signalkomprimering) och lagring, med användning av kabel,
radio, optisk teknik eller andra elektromagnetiska hjälpmedel.
2013 nytt fakturadirektiv:
I detta direktiv avses med elektronisk faktura en faktura som innehåller
den information som krävs enligt detta direktiv och som har utfärdats
och mottagits i ett elektroniskt format.
–
–
–
–
3
Saknar betydelse vilken typ av elektroniskt format som fakturan har
Det viktiga är att fakturan utfärdas och mottas i ett elektroniskt format
Elektronisk faktura omfattar alla typer av elektroniskt format
Räcker inte med att fakturan skapas i ett elektroniskt format måste även
skickas i sådant format
Vad är en elektronisk faktura?
En elektronisk faktura är en faktura som skapas elektroniskt och tas emot och behandlas
elektroniskt.. En äkta e-faktura är helt enkelt elektronisk hela vägen.
•
En elektronisk datafil med fakturadata
– Adressering
– Fakturahuvud
– Fakturarader
•
•
•
Eventuell fakturabild
(PDF, TIFF,
HTML)
Eventuella bilagor (specifikation, order
etc)
...vad är detta??
Varför vill vi ha elektroniska fakturor?
•
Högre effektivitet på lev-reskkontran lägre kostnad
– Eliminerar fel vid registrering och scanning, mindre tid åtgår
för felhantering
•
Snabbare process
– Mottagaren får snabbare bokföring, Mer tid till intern
behandling
•
Bättre kvalitét
– Mindre felhantering, Förenklar order- och
kontraktsmatchning
•
Stärker leverantörsrelationer
– Partnerskap..
•
Besparingar för båda parter
– Leverantör:
• Utskrift, porto, hantering, (få betalt fortare?)
• Nöjdare kunder!!
Punkt-till-punkt anslutning (..ljuva 80-tal..)
Sändare
Sändare
Sändare
Mottagare
Sändare
Sändare
Sändare
Sändare
Sändare
Sändare
6
Mottag via Operatör – framtid, som har funnits i 10 år
Sändare
Sändare
Basware
Supplier Portal
Sändare
Sändare
Sändare
Basware
Business
Transactions
Sändare
Sändare
Sändare
Sändare
7
Samtrafik via t.ex.
Nordea, Strålfors, Logica m.fl.
Mottagare
Var står vi i Sverige?
• Vad sa vi (Inspectum) för ett år sedan?
Källa Inspectum
8
Källa Inspectum EFH rapport 2010
Vad säger Inspectum i år
• Samtliga fakturahanteringssystemskunder dvs Sverige..
• Ca 13 % e-fakturor
• Baswares kunder dvs Ni
• Ca 18 % e-fakturor
• Men visst kan vi bättre
9
Källa Inspectum EFH-rapport 2011
B2B Var står vi i Sverige?
•
•
•
•
•
Andelen e-fakturor ännu för låg i Sverige – varför?
«Det finns för många standarder»
Mottagsdriven marknad
Det saknas «telefonregister för avsändare/mottagare»
Samtrafik mellan operatörer fungerar inte alltid som det
borde...
• Många tror fortfarande att man ska bygga en – till – en
förbindelser
10
Baswares uppmuntrar samtrafik och öppna nät
B
S
Operatör A
Operatör B
• Genom en koppling när
man “alla”
• Globalt fokus
• Varje part kan själv välja
sin lokala operatör
11
Operatör C
Operatör F
Operatör D
Operatör E
S
Hur kan vi tillsammans aktivera leverantörer?
-Supplier Activation
Vilka leverantörer ska bearbetas
Topp 10 -20 Leverantörer
(färre än 0,5% av leverantörerna) står
typiskt för10-15% av fakturavolymen.
Antal
fakturor
per
leverantör
Topp 100 står normalt för
30-50% av fakturavolymen
Mer än 90 % av leverantörerna skickar
klart under 10 fakturor per månad!
Antal leverantörer
15
Vanlig situation för en kund med
50 000 - 300 000 fakturor från
3000 -10 000 leverantörer
”Informationspaket till leverantörer
•
Basware har skapat ett informationspaket som mottagarna kan
sända till sina leverantörer
– steg-för-steg-instruktioner för att börja skicka e-fakturor
– mottagarspecifik information, bl.a. förteckning över obligatoriska fält på
en e-faktura
– teknisk specifikation (anger vilken information ska infogas i vilket xml-fält i
de vanligast förekommande XML-dialekterna)
• Alla som beställer eller är i kontakt med leverantörer ska
veta var det finns och kunna skicka det!!!
16
17
Hur får jag min leverantör att börja skicka
e-fakturor?
• sätt (lagom) press på leverantören
• ”Om ni vill fortsätta fakturera oss så rekommenderar vi starkt att ni
övergår till att skicka elektroniska fakturor innan slutet av 2011.
Möjligheten att skicka pappersfakturor kommer tas bort steg för
steg…”
• bästa resultat uppnås då Beställare/Inköpare kontaktar
säljpersonen hos leverantören
• för att få prioritet hos leverantören lönar det sig också att sätta
en bortre tidsgräns för när man önskar/kräver att
leverantörens fakturor ska börja anlända i elektronisk form
• skicka informationspaketet till leverantören
• använd Basware för ”mass-kampanj”
18
19
Baswares Aktiveringstjänster, process.
•
•
Brev till leverantörer (e-post eller papper) . Meddelande kring krav på efaktura samt styr till aktiveringssite.
Basware kan hjälpa till med kommunikationen med leverantörerna
– Topp 5-20 (fakturavolym) kontaktas direkt
– Basware Activation Site ger steg-för-steg instruktioner för leverantörer hur de ska
komma vidare
• Basware Supplier Portal
• Baswares Sänd-lösninger
• Interop via andra operatörer
20
12.10.2011
- Confidential -
Aktiveringssite per kund (www.basware.com/KUND)
1
BREV FRÅN KUND
2
3
4
LEVERANTÖR
FYLLER I
WEBBFORMULÄR
LEVERANTÖR FÅR
INSTRUKTIONER VIA
MAIL
Webformulär
Introduction
Email with
Login
information
LeverantörsInformation
Vi kan
Vi kommer
att ..
Kontakt
Kundreskontrat
EMAIL SVAR GENERERAS
AUTOMATISKT
PROJEKTLEDNING KAMPANJ
RAPPORTERING
KAMPANJSVAR
PÅMINNELSER
ESKALERINGSPROCESS
21
12.10.2011
LEVERANTÖREN FÅR
LEVERANTÖRSINFORMATIONSPAKET
Supplier
Information Kit
Beroende på
val i föregående
steg
Vi kommer
Inte….
WEBFORM
TILL BASWARE
SYSTEM
EMAILING
RAPPORTERING
ESKALERING
LEVERANTÖREN
LÄNKAS TILL
KAMPANJSITEE
5
- Confidential -
LEVERANTÖRENS
SVAR TILL
BASWARE
SYSTEM
AUTOMATISKA EMAIL
LEVERANTÖREN
TILL
IMPLEMENTERING
Sid 1: Ange kontaktdetaljer
22
12.10.2011
- Confidential -
Email 1: Ta emot aktiveringsmail
23
12.10.2011
- Confidential -
Sid 2: Välj hur man skickar
24
12.10.2011
- Confidential -
Email 2: Ta emot Leverantörsinformationspaket
25
12.10.2011
- Confidential -
Ge leverantörer många möjligheter att uppfylla köpares
krav och önskemål
•
Basware erbjuder flera vägar för leverantörer att skicka fakturor elektroniskt
– Gratis för leverantör
• Mata in fakturainformation via Basware Supplier Portal, ger elektronisk faktura
till kund och ”arkiv” till leverantören
– Via Interop.
• Basware har koppling till över 120 andra operatörer
– (Se: http://connectivity.basware.com/e-invoicing_network )
• Om Leverantören redan skickar via en operatör, fortsätt med det
– Anslut till Basware för att skicka
• Olika sänd-lösningar beroende på volym och teknisk förmåga.
– Pris från 150 kr /månad.
• Leverantören kan då skicka till många mottagare.
26
12.10.2011
- Confidential -
Målsättningar med en kampanj för
leverantörsaktivering
27
•
Att öka nivån av automatiskt hanterade fakturor
•
Att öka antalet leverantörer som skickar
elektroniska fakturor
•
Att identifiera och samla information om
leverantörer och deras möjligheter att skicka efaktura
•
Att kontakta och aktivera de leverantörer som har
möjlighet att skicka e-fakturor
•
Att erbjuda sändarlösningar och aktivering för de
leverantörer som inte ännu har förutsättningar att
skicka e-fakturor
Sammanfattning
Baswares olika e-fakturalösningar
Basware Connectivity Services
Supplier
Portal
/Liten leverantör / Få fakturor
/Viktig kund
E-mail
fakturor
Leverantör
“Virtual
Printer”
Leverantör
Integrated
connection
Basware
Business
Transactions
Scan and
Capture
Kund
Alla fakturor
elektroniskt från
Dag 1!
Kund
Printing
services
Supplier Activation Service
29
Supplier Portal
Få små leverantörer ombord
31
•
Leverantörer kan aktiveras för elektronisk fakturering – oavsett
storlek och tekniska förutsättningar
•
Basware Supplier Portal är ett verktyg som kan användas av
alla leverantörer, oavsett storlek, inkluderat små och tillfälliga
leverantörer
•
En leverantör kan snabbt och lätt skriva in fakturan till
mottagaren
•
Leverantören kan till och med lägga med bilagor (alla typer av
dokument) till den inskrivna fakturan
•
De inskrivna fakturorna och bilagor levereras till köparens
Basware system via e-faktura nätverket
•
Rättigheter kan tilldelas leverantörer så de kan se status på
sina egna fakturor, detta minskar kundens arbete med att svara
på frågor rörande historiken. (om BW IP)
Supplier Portal: Användargränssnitt
Test leverantör
Basware Business Transactions
BT
Monitor
Sändare
Basware
Business
Transactions
Sändare
Basware
Supplier
Portal
Basware
Scan &
Capture
33
Mottagare
Mottagare
Printtjänst
Operatörssamarbeten, t.ex:
Denmark
Posten Den
Progrator
PBS
Logica
NEMhandel
JWN
KMD
DAAB
Truelink
Comwall
D.U.C
Sweden
EDB
Nordea
Itella
Logica
ExpertSystems
PRI handel
Tieto
Strålfors
Ebuilder
Pagero
SEB Kort
Client Computing
Swedbank
Global EDI
Palette / Husera
Visma Proceedo
InExchange
Norway
EDB
Itella
TietoEnator
BBS
Euronova
Emetro
AtWork
Lociq
http://connectivity.basware.se/e-fakturering_natverk
Finland
TietoEnator
Itella
Enfo
Nordea
Danske Banken
Samlink
OKO
Liaison Tech.
TeliaSonera
Logica
Ålandsbanken
Handelsbanken
Tapiola-bank
Strålfors
Tapiola
Maventa
34
Invoicing in paper format has no future…
Kent Westerlund
[[email protected]]