Transcript HEMLIGHETEN BAKOM FRAMGåNGSRIKA SMåFöRETAG

Hemligheten bakom
framgångsrika småföretag
En episk resa genom automatiserade
finansprocesser
Företagets framtid
är ljus
Du har en fantastisk produkt eller tjänst, ett
starkt lag och rätt positionering för fortsatt
tillväxt. Som ägare eller medarbetare på
ekonomiavdelningen fokuserar du först och
främst på att öka vinsten.
2
MEN om ditt företag är
som de flesta
Förr eller senare ställs du dock inför klassiska
affärsutmaningar som du måste klara av för att ta
företagets tillväxt till nästa nivå.
Det är en hjältes resa, fylld av dödsfällor som måste
undvikas, men också av verktyg och strategier som
kan hjälpa dig att överleva och nå den eftertraktade
belöningen – affärsframgångarna.
3
Skatterna vid resans
slut är praktfulla och
glänsande
De rymmer starka band till leverantörer och betydande
kostnadsbesparingar, men se upp – det finns fällor som
väntar på att fånga dig på din väg.
Om du fastnar leder det till minskad produktivitet,
läckande resurser och sämre förmåga till god överblick
över ekonomin.
4
Hur kan du undvika
fällorna och välja den
mest strategiska vägen?
Lyckligtvis har vägen till småföretagstillväxt kartlagts grundligt
av företagsledare som gjort resan före dig. De har lämnat efter
sig en karta som hjälper dig att hitta rätt.
5
Akta dig för de fyra
dödsfällorna
Vad skiljer företag som lyckas ta steget till nästa nivå av
affärstillväxt från dem som sjunker i kvicksanden? En
avgörande skillnad är deras förmåga att undvika de fyra
dödsfällorna som gör slut på affärstillväxten:
1. Förvirringens labyrint
2. Administrationsmonstret
3. Den täta dimman
4. Kassaflödesfloden
6
Nr 1: Förvirringens
labyrint
Som ledare för företaget fokuserar
du på att uppnå nya framgångar
och ro hem de belöningar som
väntar er. Men med så många
bollar i luften finns en risk att
du får väldigt lite tid över till
ekonomin.
Endast 38 procent
av alla anställda på
små och medelstora
företag har
genomgått formella
kurser i ekonomi.
Det kan leda till att alltför många
medarbetare får engagera sig i
finansprocessen. Det skapar en
förvirringens labyrint, eftersom
många medarbetare bara har
begränsad utbildning i ekonomi
(endast 38 procent av alla
anställda på små och medelstora
företag i Europa har genomgått
formella kurser i ekonomi).
I slutändan blir resultatet att ingen
riktigt tar ansvar för ekonomin och
att finansprocesserna inte får den
uppmärksamhet de förtjänar.
När ansvaret för ekonomiska
frågor fördelas på många anställda
får du ta emot alltför många
olika varianter av ”sanningen”,
vilket leder dig in i många
återvändsgränder.
7
Nr 2: Administrationsmonstret
När ditt företag växer sker samma
sak med antalet leverantörer,
inköp, fakturor och andra typer
av transaktioner. Pappersarbetet
inom organisationen blir alltmer
omfattande. Om ditt företag liknar
de 83 procent av alla små och
medelstora företag i Europa, tar ni
fortfarande emot pappersfakturor
genom manuella processer.
Manuella processer ökar risken för
fel. Medarbetare ägnar mer tid åt
att lägga in uppgifter, leta efter
information och rätta till fel.
En genomsnittlig anställd lägger
två arbetsdagar i månaden på
finansprocesser; allt från att ta
fram inköpsorder till att hantera
förfrågningar till leverantörer, gå
igenom och följa upp fakturor.
Multiplicera det med antalet
anställda på ditt företag, så inser
du hur mycket tid som slösas bort.
Du matar administrationsmonstret,
som får en alltmer glupande aptit
varje dag. Det är dags att du frågar
dig själv: Är ni verkligen betjänta
av finansprocesserna, eller är ni för
upptagna av att betjäna dem?
Det är dags att du
frågar dig själv: Är ni
verkligen betjänta av
finansprocesserna,
eller är ni för
upptagna av att
betjäna dem?
8
Nr 3: Den täta
dimman
En tjock dimma lägger
sig över finanserna – den
skymmer sikten och begränsar
kontrollen. Ineffektiva, manuella
processer för anskaffning och
fakturahantering begränsar
synligheten i verksamheten. Det
leder till begränsad överblick över
inköp, risk för fel vid inmatning
av data, minimal kontroll över
godkännanden och försvunna eller
förlorade fakturor.
Sådana problem kan orsaka
galopperande utgifter, slöseri
med tid och energi, bedrägerier,
dåliga leverantörsrelationer
och straffavgifter på grund av
försenade betalningar. Därför
väljer många företag att ge
ekonomisk insyn högsta prioritet:
26 procent av små och medelstora
företag i Europa vill uppnå ökad
insyn i företagets skulder och inköp
för att få kontroll över utgifter,
betalningar och rörelsekapital.
9
Nr 4: Kassaflödets
vredgade flod
Små och medelstora företag står
och faller med sitt kassaflöde. De
upprätthåller en skör balans mellan
försäljning och betalning för att
behålla sin likviditet, uppfylla
ekonomiska åtaganden och hålla
sig flytande. Brist på insyn i den
ekonomiska verksamheten och
ineffektiva processer utgör ett
avsevärt hinder för din förmåga
att hantera kassaflödet. Utan
ekonomisk insyn kan du inte få
någon tydlig förståelse för vart
pengarna tar vägen och hur du
strategiskt ska hantera kostnader
med leverantörer.
Undermåliga processer leder
till längre cykler för betalning
av utestående skulder, vilken
kan innebära förseningsavgifter.
Medan längre cykler för
försäljningsfakturor kan innebära
ökade lånekostnader, vilket drabbar
rörelsekapitalet. På motsatt sätt
kan företag som är bra på att
hantera sitt kassaflöde dra nytta av
besparingsmöjligheter, exempelvis
rabatter kopplade till tidig
betalning och mer gynnsamma
låneräntor.
10
VAD HÄNDER SEDAN?
De här fällorna har stoppat tillväxten inom många lovande
småföretag och fått dem att fastna någonstans på vägen.
Lyckligtvis har de affärsledare som gjort resan före dig lämnat
sina skattkartor efter sig för att vägleda dig på din resa.
11
Följ de sju
strategierna till
framgång
Genom att genomföra de här sju strategierna kan du inte bara
undvika dödsfällorna, utan också minska kostnaderna, öka
effektiviteten och få fart på affärstillväxten.
12
Nr 1: Automatisera
leverantörsreskontraprocessen
Förbättra kassaflödet genom en elektronisk
fakturahanteringsprocess. Då vet du var alla fakturor är, vem
som har hanterat dem och när de ska betalas. Dessutom kan
du snabbt se vilka fakturor som är utestående och hur stora
företagets skulder är för närvarande. Du kan effektivt hantera
kassaflödet och vet var pengarna ska finnas vid olika tillfällen.
Automatiska arbetsflöden minskar onödig användning av tid
och resurser. Genom att införa en automatisk process med
integrerad bästa praxis och e-postpåminnelser i god tid kan du
öka effektiviteten och frigöra värdefull tid till att fokusera på
andra centrala funktioner.
13
Nr 2: Gå över till en 100 %
pappersfri fakturahanteringsprocess
Genom att avskaffa pappersfakturorna kan du uppnå betydande
minskningar av kostnader och antalet fel, samtidigt som
effektiviteten ökar.
Och de goda nyheterna tar inte slut där. Det är väldigt enkelt
och kostnadseffektivt att skicka, ta emot och hantera äkta
e-fakturor. Med hjälp av skannings- och registreringstjänster
i världsklass kan du förvandla alla pappersfakturor till
elektroniska innan de hamnar på skrivbordet. Dessutom är det
fördelaktigt för dina leverantörer. 41 procent av alla små och
medelstora företag i Europa vill att deras företag ska kunna
skicka e-fakturor, så att de kan uppfylla kundernas krav.
14
Nr 3: Automatiska
arbetsflöden minskar
onödig användning av
tid och resurser
Genom att införa en automatisk process med integrerad
bästa praxis och e-postpåminnelser i god tid kan du öka
effektiviteten och frigöra värdefull tid till att fokusera på
andra centrala funktioner.
15
r 4: Strategisk
N
hantering av
betalningar
Med automatisering får du fullständig insyn i betalningsvillkor
och detaljer, så att du kan betala rätt belopp vid rätt tidpunkt –
och dra nytta av rabatter för tidig betalning, undvika
förseningsavgifter och hålla leverantörerna nöjda.
16
r 5: Utnyttja
N
molnet
Genom att använda automatiska lösningar och tjänster för
leverantörsreskontra via molnet kan du minska kostnaderna
och öka flexibiliteten. På så sätt kan du snabbt anpassa dig
till föränderliga affärskrav. Företag kan undvika att fresta på
sina IT-resurser genom att utöka eller minska tjänstevolymen
och betala därefter. Även de allra största bolagen tar hjälp av
molnet för att utnyttja fördelarna med molntjänster.
17
Nr 6: Smartare inköp
och kontrollerade
kostnader
Med hjälp av fullständig insyn och kontroll över inköps- och
fakturahanteringsprocesserna kan du hantera utgifterna mer
effektivt. Tack vare automatiska processer kan du hålla dig
uppdaterad om kommande åtaganden redan innan du får
fakturan. Det ger kontroll över kostnaderna och möjliggör
strategisk planering av betalningar.
18
Nr 7: Elektronisk
arkivering för
sökning och
säkerhet
45 procent av små och medelstora företag i Europa föredrar
att lagra inköpsfakturor elektroniskt, för att enkelt och
fullständigt kunna spåra godkännanden och betalningsdatum.
Regelefterlevnad, sökningar och datahämtningar kan uppnås
med en enkel knapptryckning.
Skapa ett fullständigt elektroniskt arkiv för alla fakturor och
liknande dokument som avtal, beställningar och mottagna varor
för smidig sökning efter viktig information.
19
Så vad blir
resultatet av vår
episka resa?
Snart kan du sälla dig till ledet
av framgångsrika företagshjältar.
Genom att hjälpa ditt företag att
utnyttja automatisering för att
införa enhetliga finansprocesser,
tydligt fördela ansvaret för
ekonomiska områden, ställa
korrekta prognoser, strategiskt
hantera kassaflödet och planera
för framtiden, kan även du tilldelas
den här eftertraktade titeln.
Om du undviker fällorna och
inför rätt processer, strategier
och verktyg får ditt företag
vad som krävs för att fortsätta
sin bana mot framgång och
tillväxt. Du kan dessutom spara
tid och pengar samt minimera
tidskrävande och felbenägna,
manuella arbetsuppgifter. Då
får du kontrollen du behöver
över kassaflöde och utgifter. Du
vet var pengarna finns och vart
de tar vägen – och kan hålla
leverantörerna nöjda.
Och bäst av allt – lösningarna
är enkla, snabba och
kostnadseffektiva. Så vad väntar
du på?
20
Hämta svaret
Vill du lära dig det snabbaste sättet att trygga tillväxten i ditt
företag och optimera leverantörsreskontran? Då kan vi tipsa dig
om rätt personer och rätt lösning.
Läs mer om Basware och vår syn på likviditetshantering genom
att klicka på kartan här.
X markerar den plats där din likviditetsresa kan nå sitt slut.
Basware.com.se
Anmäl dig för att ta del av aktuell
information om likviditetshantering
21