Transcript Regler för inköp och attestering.pdf

Regler för inköp och attestering för BRF Ostindiefararen Götheborg
2014-09-15
Allmänt:
Med Inköp avses sådana som görs av medlemmar i styrelsen eller person
eller grupp av personer som är utsedda av styrelsen. Inköp skall avse
gemensamma ändamål för föreningen.
Med attestering menas att inköpet godkänns för betalning. Föreningens
ekonomiska förvaltare (För närvarande Fastighetspartner) kan därefter
genomföra betalningen till leverantören.
Styrelsen har en ledamot som är ansvarig för föreningens fakturor
(Fakturaansvarig) och en ledamot som är Ekonomiansvarig.
Alla inköp och attester skall informeras skriftligen eller via e-post till
Fakturaansvarig.
Betalning skall normalt ske via faktura som skall skickas till Fakturaansvarig
för verkställande. Om någon medlem har lagt ut egna pengar så skall en
speciell blankett för utbetalning användas, se bilaga. Denna skall fyllas i och
lämnas till Fakturaansvarig.
Belopp nedan avser inköpets sammanlagda värde och inte per inköpstillfälle.
Inköp av engångskaraktär:
Belopp upp till 1000 kr:
Inköp skall godkännas av en styrelseledamot.
Attestering skall göras av en styrelseledamot.
Belopp mellan 1000 kr och 5000 kr:
Inköp skall godkännas av två styrelseledamöter i förening.
Attestering skall göras av två styrelseledamöter i förening.
Belopp överstigande 5000 kr:
Inköp skall godkännas av styrelsen.
Attestering skall ske av Ordförande eller föreningens Ekonomiansvarig.
Godkännandet skall också protokollföras.
Projekt:
En projektansvarig skall utses av styrelsen. Inköp skall budgeteras och
godkännas av styrelsen. Eventuella avvikelser under projektets gång skall
redovisas och godkännas av styrelsen. Slutresultatet skall redovisas för
styrelsen.
Attestering sker av projektansvarig.
Återkommande kostnader som regelbundet faktureras föreningen:
Enbart föreningens styrelse får ingå avtal som innebär regelbundna kostnader
för föreningen.
Kostnader för hus och trädgård betraktas som regelbundna kostnader.
Styrelsen skall årligen budgetera för denna verksamhet. Samordnarna har i
konsensus rätt göra nödvändiga inköp inom budgeten. Här ingår inte
investeringskostnader. Samordnarna skall rapportera status till styrelsen vid
varje styrelsemöte
Attestering
Kostnader som är hänförbara till Hus och trädgård skall attesteras av minst en
samordnare.
Kostnader för gällande avtal såsom fastighetsförsäkring, underhåll på hissen,
ekonomisk förvaltning, föreningens lån och liknande attesteras av
Fakturaansvarig under förutsättning att fakturorna överensstämmer med
gällande avtal annars av föreningens Ordförande eller Ekonomiansvarig.
Kostnader för Gbg Energi och Göteborgs stad attesteras av föreningens
Energiansvarig eller Ekonomiansvarig.
Övriga fakturor den de berör.
Handläggning och attestering av fakturor till föreningen:
Fakturor direkt till föreningen:
Kan komma via Fastighetspartner eller direkt till Fakturaansvarig från en
leverantör. Två alternativ till attestering finns.
• Fakturaansvarig distribuerar dessa via e-post till ansvariga inom
föreningen för attestering. Ansvariga attesterar fakturan genom att
svara att den är godkänd via e-post till Fakturaansvarig.
Fakturaansvarig ber ansvarig person/personer att attestera direkt på
fakturan.
Fakturaansvarig scannar in fakturan och skickar den vidare till
Fastighetspartner via e-post för betalning.
Fakturor till ansvarig person inom föreningen:
Ansvariga personer attesterar direkt på fakturan och lägger den i
Fakturaansvariges brevlåda.
Fakturaansvarig scannar in fakturan och skickar den vidare till
Fastighetspartner via e-post för betalning.
För utlägg mot kvitto gäller följande rutin.
När inköpet är klart skall kvitto och blankett ”Utbetalning” enligt bilaga fyllas i
och läggas i Fakturaansvariges brevlåda.
Blanketten skall skrivas på av den personen som gjort inköpet samt attesteras
av behörig person/personer.
Fakturaansvarig scanner in blanketten skickar den vidare till Fastighetspartner
via e-post för utbetalning.
•
Övrigt:
Vid en tvist är viktigt för föreningen att det finns en kontroll på vilka fakturor
som föreningen har godkänt. Denna kontroll skall ske av Fakturaansvarig.
Alla fakturor måste sparas i minst 7 år för att möjligöra revision.
Det skall inte finnas någon handkassa i föreningen.