Transcript Leverantörsfakturahantering

Leverantörsfakturahantering
Automatisera din fakturahantering
Hanteringen av leverantörsfakturor är en
stor del av de flesta företags administration.
Fakturorna ska registreras, konteras, kontrolleras, matchas mot inköpsorder, attesteras
och arkiveras. Till detta kommer all hantering i
internpostsystemet och att de flesta personer
i processen dessutom tar egna kopior och
sparar i sina pärmar.
Conrab Opto ger dig möjlighet att automatisera hela processen, från ankomstregistrering
till arkivering, och därigenom höja effektivite-
ten markant. Den största vinsten är all tid som
sparas, men man minimerar även risken för fel
och undviker på så sätt onödigt dubbelarbete
och påminnelseavgifter.
Investeringen betalar sig snabbt, ofta är
återbetalningstiden på systemet kortare än ett
halvår.
Ankomstregistrering
Pappersfakturor
Med Conrab Opto automatiserar du hela leverantörsfakturahanteringen. Fakturorna ankomstregistreras, läses in och radtolkas. Innehållet styr sedan hur fakturan
bearbetas. Det kan t.ex. betyda att alla fakturor från
en viss leverantör som matchar inköpsorder automatiskt konteras och attesteras, eller att alla fakturor med
ett visst projektnummer ska konteras på ett speciellt
konto och skickas för attest av projektledaren. Efter
betalning sparas alla fakturor i ett sökbart arkiv och du
kan enkelt skapa anpassade rapporter med statistik.
E-fakturor
(EDI, PDF, etc.)
Kontering och attest
Tolkning och kontroll
INKÖPSORDER
Radmatchning
mot inköpsorder
och avtal
FAKTURA
Automatiska
påminnelser
FAKTURA
Automatisk
kontering
och attest
Manuell attest
Systemet ger
konteringsförslag
Betalning
FAKTURA
Arkivering
Automatisk betalning
i ekonomisystemet
Individanpassade
rapporter med statistik
Digitalt arkiv
Leverantörsfakturahantering
Helautomatiserat flöde
Kontroll och attest
Grundtanken med Conrab Opto är att
automatisera så mycket som möjligt och
därigenom höja lönsamheten i organisationen.
Bland våra kunder sparar var tredje 40 % eller
mer på sin fakturahantering. Motsvarande siffra
hos våra konkurrenter är en av sju.
Beroende på fakturareferens, kontering,
projektnummer, summor, etc. skickas fakturan på
kontroll och attest till rätt personer.
Basen i Conrab Opto är ett elektroniskt arkiv
med avancerad workflow-funktionalitet där
innehållet i fakturorna styr hur de ska hanteras.
Leverantörens namn eller projektnumret kan styra
hur fakturorna konteras, vem som ska kontrollera
och attestera dem, automatiskt stämma av dem
mot inköpsorder, etc.
Tolkning
Conrab Opto hanterar både pappers- och
e-fakturor. Pappersfakturor skannas och tolkas
(huvud- och radtolkning). För e-fakturor har
systemet inbyggd import för alla de vanligaste
EDI-formaten (dvs. de kan tas emot direkt från
leverantören) och tolkar även PDF- eller bildfiler
utan problem.
Processen kan automatiseras helt och hållet.
Ett exempel kan vara en återkommande order
där radmatchningen visar att fakturan stämmer
med inköpsorder. Då sker hela processen från
ankomst till slutgodkännande helt utan mänsklig
inblandning.
Påminnelser
Systemet påminner automatiskt användarna i
flödet när de måste godkänna och attestera sina
fakturor Det finns även funktioner som gör att
flödet dirigeras om vid frånvaro.
Leverantörsbetyg
Det är också möjligt att betygsätta företagets
leverantör i olika kategorier. Betygen kan sedan
användas vid förhandlingar om nya avtal och
när man ska välja leverantör (om inköpsorder
hanteras i Conrab Opto).
Registrering och kontering
Kreditbevakning
Efter tolkningen ankomstregistreras fakturan och
kan även konteras helt automatiskt baserat på
fakturans innehåll. Egna favoritkonteringar kan
också läggas upp i de fall olika alternativ behövs.
I Conrab Opto finns rutiner för att bevaka de
kreditfakturor man väntar. Användaren kan
skapa en kreditbevakning direkt från fakturan,
vilken sedan matchas mot kreditfakturan när den
kommer in i systemet. Samtidigt finns möjlighet
att bevaka uteliggande kreditfakturor så att
leverantören inte glömmer att skicka dessa.
Om de som ska godkänna fakturan även ska
kontera den kan Conrab Opto föreslå kontering.
Vilka konton som ska vara valbara kan styras på
individ eller gruppnivå.
Krav kan även ställas på att anteckningar ska
göras till fakturan vid konteringen, t.ex. vem som
närvarade vid ett representationstillfälle.
Systemet hanterar även bygg- och
fastighetsmoms.
Import och periodisering
Importfunktionen gör det möjligt att styra
konteringen med innehållet i en Excel-fil,
vilket är praktiskt om man skapar stora
konteringsunderlag i Excel. Conrab Opto kan
även automatiskt periodisera fakturorna utifrån
kontonummer, leverantör eller liknande.
Radtolkning och radmatchning
Posterna på fakturorna kan radtolkas och
radmatchas direkt mot respektive inköpsorder i
ert affärssystem.
Leverantörskort
Conrab Opto kan också användas som ett
leverantörskort där varje förändring t.ex.
ska attesteras av behörig chef. Det kan
vara förändrade betalningsvillkor, nedsatt
kreditvärdighet eller annat som kan vara
lämpligt att skicka runt för information
och attest. Möjlighet finns att även bilägga
mailkonversationer och andra dokument rörande
leverantören som man vill spara.
Leverantörsmeddelande
Ibland vill man informera sina fakturamottagare
om någon händelse hos leverantören. Detta
kan göras med hjälp av funktionen för
leverantörsmeddelande. Vid uppsättningen
väljer man om meddelandet ska ses av
administratören som hanterar fakturan och/eller
av attestpersonerna ute i organisationen.
Leverantörsfakturahantering
Integrerat med affärssystemet
”Automatisera
hela processen”
Efter slutgodkännandet förs fakturan automatiskt
över till affärssystemet för betalning. När
betalningen väl är utförd kan betalningsdatum
sparas tillsammans med fakturan. Conrab Opto
kan även kopplas direkt till anläggningsregister
och projektredovisning i affärssystemet.
Behörighetsstyrning
Conrab Opto erbjuder kraftfulla funktioner för
behörighetsstyrning. Alla behörigheter måste
attesteras innan de träder i kraft och loggas.
Behörigheterna kan styras så att individer har
olika attestbelopp t.ex. på olika konton eller
projektnummer.
Rapporter och statistik
Rapporter med skräddarsydd statistik för olika
användare genereras automatiskt. Systemet
levereras med en lång rad anpassningsbara
rapportmallar.
Användarvänligt
Conrab Opto får regelbundet högsta
betyg för användarvänlighet i oberoende
kundundersökningar. Användaren sköter hela
processen i en enhetlig miljö i ett webbgränssnitt.
Systemmeddelanden
Administratörerna kan enkelt skicka
meddelanden från systemet till samtliga
användare antingen direkt i systemet eller som
vanlig e-post.
Den unika bredden gör det möjligt att hantera
alla typer av dokument, inte bara fakturor. Dessa
dokument kan sedan kopplas samman så att
man exempelvis enkelt kan få fram alla fakturor
och inköpsordrar som hör till ett visst avtal, eller
fraktsedeln och ordererkännandet som hör till en
viss faktura.
Man kan själv välja helt fritt vilka dokument och
bilagor man vill hantera med Conrab Opto och
hur de ska kopplas samman. Det enda som sätter
begränsningarna är fantasin.
Microsoft-certifierat
Conrab Opto är certifierat av Microsoft vilket
garanterar att du slipper kompatibilitetsproblem
och att systemet lätt kan integreras med andra
Microsoft-certifierade program.
Support och utbildning
Vi lägger stor vikt vid snabb, bra och personlig
support och vi ligger i topp i oberoende
kundundersökningar.
När vi driftsätter ett system ger vi alla användare
en grundlig utbildning. Vi finns också med när de
ska börja använda systemet själva och visar hur
det utnyttjas optimalt.
För mer information, besök vår webbplats:
www.conrab.se
Flexibilitet och öppenhet
Conrab Opto har färdiga kopplingar till alla
ledande ekonomisystem och EDI-format.
Systemet kännetecknas av mycket stor
flexibilitet och öppenhet och kan integreras och
kommunicera med i princip alla system
Conrab Opto AB
Höjdrodergatan 14 212 39 Malmö Telefon: +46 (0)40 680 85 80 Telefax: +46 (0)40 680 85 85
E-post: [email protected] www.conrab.se