Transcript Matris för leverantörers kundval

Presentationer
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Företag 1
Företag 2
Företag 3
Företag 4
Företag 5
Företag 6
Agenda
1.
2.
3.
4.
5.
Inköpsbeslutet
Avtals- o leveransvillkor
Inköpsordern
Upphandlingsprocessen
IT stöd
Arbetsgång
 Preliminärt val
 ”Fall back” val
 Kolla referenser
 Kolla verifikat (F-skatt, kronofogden, Sv Handel/Sv
Näringsliv – svarta listor, facket, etc.)
 Inhämta (vid behov) godkännande internt
Attraktivitet i kundkontot
Matris för leverantörers kundval
Hög
Utveckla / föd upp
Centrera / Skydda
Låg
Plåga
Utnyttja
Lågt
Högt
Relativt värde av kundkontot
Källa: Paul Steel, Brian Court; Profitable Purchasing Strategies; 1996
Vem tar inköpsbeslutet?
Enligt Philipe Kotler.
1. Initiator, individ som ger förslag/identifierar
behov av produkt / tjänst.
2. Influencer, individ vars position/kompetens ger
inflytande över inköpsbeslut.
3. Decider, individ som har det avgörande
inköpsbeslutet.
4. Buyer, individ som lägger inköpsordern.
5. User, individen som konsumerar eller använder
produkt eller service.
Engagemangsmatris (RACI-matris)
Planera
upphandlingen
Analysera
behov
Definiera
krav
Utfärda
förfrågan
Inköp
D
I
D
A
Projektledn.
A
D
D
D
Försäljning
I
A
I
Kvalitet
I
D
I
Konstruktion
D
D
A
Ekonomi
A=Ansvarig
D=Delaktig
I=Informeras
Inhämta
anbud
A
Utvärdera
anbud
Förhandla
Teckna
avtal
A
A
A
I
D
D
I
I
I
D
I
D
D
D
D
I
Agenda
1.
2.
3.
4.
5.
Inköpsbeslutet
Avtals- o leveransvillkor
Inköpsordern
Upphandlingsprocessen
IT stöd
INCOTERMS
Group E - Departure:
EXW. Ex Works (Angiven plats)
Group F - Main Carriage Unpaid:
FCA. Free Carrier (Angiven plats)
FAS. Free Alongside Ship (Angiven lastningshamn)
FOB. Free On Board (Angiven lastningshamn)
Group C - Main Carriage Paid:
CFR. Cost and Freight (Angiven lossningshamn)
CIF. Cost, Insurance and Freight (Angiven lossningshamn)
CPT. Carriage Paid To (Angiven lossningshamn)
CIP. Carriage and Insurance Paid to (Angiven lossningshamn)
Group D - Arrival:
DDP. Delivered Duty Paid (Angiven destination)
DAT. Delivered At Terminal NY FR.O.M. 2011-01-01
DAP. Delivered At Place NY FR.O.M. 2011-01-01
Standardavtal exempel
•
•
•
•
•
•
•
NL 09
NLM 10
Orgalime S 2012
Orgalime SE 01
ABA 99
NLG 03
TP L 01
Till vissa finns också kontraktsformulär och bilagor
Standardavtal
Standardavtal
• Företagsspecifika standardavtal som anpassats efter det egna
företaget och den särskilda produkten
• Branschspecifika standardavtal som tagits fram av en
branschorganisation
• Förhandlade standardavtal som tagits fram genom förhandling
mellan två olika parter, så kallade förhandlade standardavtal
Felansvar
Avtal
Garantitid
Ansvar för fel
ABM 07
5 år (6 år)
10 år (11 år)
ALEM 95
ABA 99
2 år (2.5 år)
2 år
ABT 94
Montage 85
2 år
1 år
ALOS 05
Lantbruk 05
1 år
Förlängt ansvar
+ 2 år (max 3 år)
+ 2 år
+ 1 år (max 2 år)
2 år
1 år
NL 01
1 år
+ 1 år (max 2 år)
EL 98
IML 2000
1 år
1 år
+ 3 månader
Standardavtal / Bikupa
• NL09 Allmänna bestämmelser för leverans av
maskiner samt annan mekanisk, elektrisk och
elektronisk utrustning
Läs igenom NL 09 och lista en eller flera paragrafer där
ni ser risker
XX minuter
Agenda
1.
2.
3.
4.
5.
Inköpsbeslutet
Avtals- o leveransvillkor
Inköpsordern
Upphandlingsprocessen
IT stöd
Inköpsorder
 Titel ”inköpsorder”
 Leveransvillkor (förp. och trspt instr)
 Beställare och referens
 Hänvisning till avtal, offert, villkor
 Inköpsordernummer
 Antal (enhet)
 Leverantör (adress och ref)
 Dokumentation (Intyg etc.)
 Leveransadress
 Leveransdatum
 Fakturaadress
 Instruktion (t ex ordererk inom 24h)
 Specifikation av vara
 Organisations- och momsreg. Nr.
 Pris och valuta
 Underskrift
 Betalningsvillkor
Betalningsplan
Kontraktsstart
Förskott 1
Förskott 2
Leveransbetalning 1
Leveransbetalning 2
Leverans- Leverans- Retentionsbetalning 3 betalning 4 betalning
Projektering
Produktion Leverans
Fakturadag
Förfallodag
Betalningsplan
Avtal
KontraktsVid skeppning
förskott
ABT 94
Levererans
eller mottaget Retention
gods
Fakturafrist
minst 90%
30 dagar
max 5%
Orgalime SE94
33.3%
33.3%
33.3%
30 dagar
NL01
33.3%
33.3%
33.3%
30 dagar
Montage 85
90-100%
ABK96
100%
ALEM 95
EL98
Avtal 90
0-10%
30 dagar
100%
33.3%
33.3%
30 dagar
30 dagar
33.3%
30 dagar
100%
30 dagar
Attesträtt
• Beloppsgränser som reglerar värdet av den
vara/tjänst när en position i företaget får
besluta om införskaffning.
• Jmf avtalslagens begrepp
behörighet/befogenhet.
Inlämningsuppgift
RFI, RFQ och Inköpsorder
 Gör ert val med RFQ svar som underlag
(motivera)
 Fyll i relevanta delar av ”Inköpsordern”
 Slutför RFI, RFQ samt inköpsordern
 Maila RFI, RFQ och Inköpsorder till mig senast
fredag 17/1
[email protected]
Upphandlingsprocess
1.
Projektmobilisering
•Etablera
projektteam
•Övergripande
planering
•Planera kickoff möte
2.
Definiera
värde och
omfattning
•Samla intern
och extern data
på nuvarande
volymer,
specifikationer,
leverantörer,
kontrakt etc
•Detaljplanera
projektet
•Justera mål
och omfattning
3.
Bestäm
Inköpsstrate
gi
•Analysera
marknadskonkurrens och
påverkan på
bolagets affärer
•Beslut om att
fortsätta i
upphandling eller
att utveckla
nuvarnade
relation
•Beslut om
gruppering map
geografi och
varugrupper
4.
Välj
leverantörer
för
offertförfråg
an
•Ta fram
kandidatlista
•Samla in
interna krav
•Skicka ut
leverantörsmarknadsundersökning
•Välj
leverantörer för
offertförfrågan
5.
Besluta
specifikation
er och
urvalskriteri
er
•Samla in,
sammanställ,
förenkla och
standardisera
specifikationer
•Samla in krav
och besluta om
standardiserade
urvalskriterier
och viktning
6.
Leverantörsv
al och avtal
•Ta fram, skicka ut
och utvärdera
offertförfrågan
•Besluta om
manuell eller
elektronisk
förhandling
•Utveckla
förhandlingsstrategi och
förhandla
•Genomför
lverantörsbedömni
ng enl. ISO
•Välj leverantör
och teckna avtal
7.
Operationell
implementeri
ng
•Ta fram
organisation och
plan för
implementering
•Besluta om
organisation,
källor,
periodicitet och
metod för
kontinuerlig
uppföljning av
leverantörerna
och leverantörsmarknaderna
8.
Kontinuerlig
uppföljning
•Säkra
implementering
av avtal
•Kontinuerlig
mätning på
avtalstrohet och
besparingar
•Kontinuerlig
uppföljning av
leverantörsmark
naden
•Åtgärder för
bättre
avtalstrohet och
konkurrenskrafti
ga villkor
•Leverantörsutv
eckling
Skillnader i kvalificering för
standardiserade
Leverantörer som mottagit RFQ
Anbud
Budgivning
Standardiserade produkter
eller hyllvaror
komplexa leveranser
Leverantörer som mottagit RFQ
Anbud
Leverantör
’short’listade
till
förhandling
Komplexa eller
kundanpassade produkter
Befattningsbeskrivning
Titel (En väl vald ordkombination som beskriver funktionen) / Engelsk titel
Operativ inköpare - Inköpsadministratör / Procurement clerk
Tjänstens huvudsyfte
Verkställa köp enligt plan och säkra leveranser
Arbetsställe (organisatorisk tillhörighet)
Arbetsort
Inköpsavdelningen
Arbetsuppgifternas omfattning och karaktär
- Verkställa anmodade köp genom att allokera dessa mot ramavtal och avropa genom att ställa ut
skriftlig inköpsorder.
- Upprätthålla register över beställt och mottaget material
- Bevaka ordererkännanden
- Bevaka leveransernas rättidighet och säkerställa hemtagning
- Utföra expediting (leveransbevakning) samt kvalitetskontroller.
- Hantera reklamationer och garantiärenden.
- Kontrollera fakturor mot ingångna avtal för att identifiera prisavvikelser och i samband med detta
bevaka företagets intressen.
- Hantera tvister inom ramen för gjorda köp
Ansvar
Personalansvar
Kategoriansvar
Budgetansvar
Ekonomisk befogenhet
(firmateckningsrätt avtal)
Inget
Inget
Inget
Avrop under ramavtal
100KSEK
Anmodade köp
20KSEK
Förväntad prestation
Genomsnittlig rättidighet på leveranser T+5 dagar
Felfrekvens maximalt 50 PPM
Inköpsprisvarians maximalt 0.5%
Karriärmöjligheter
Taktiskt inköp
Lämpliga personliga egenskaper
Noggrann, stresstålig, kommunikativ, strukturerad, vaksam, skinn på näsan, administrativ förmåga
Kunskaper, färdigheter, erfarenheter, utbildning
Eftergymnasial utbildning, svenska, engelska, office paketet, SAP R/3. Förståelse för grundläggande
avtalsvillkor.
Datum för senaste uppdatering
Datum för nästa planerade uppdatering
2010-09-15
2011-03-15