Transcript Leverantörs - Arjan van Weele

Kapitel 2
Köpbeteende i industrin:
beslutsfattande vid inköp
Program










Organisationers köpbeteende: grundläggande
egenskaper
Modeller för industriellt köpbeteende
Inköpsprocessen
Specifikationsfasen
Leverantörsurval och leverantörsbedömning
Förhandling och kontraktering
Orderprocessen och leveransbevakning
Uppföljning och utvärdering av inköpsprocessen
E-inköp
Viktiga flaskhalsar och problem
Organisationers köpbeteende:

Professionellt inköp: professionella inköpare med utbildning och
erfarenhet som kan sina arbetsuppgifter och ansvar





Härledd efterfrågan: utveckling på industriella marknader relaterar
ofta till förändringar i slutanvändarmarknaden uppströms
Oelastisk, fluktuerande efterfrågan: beror på härledd efterfrågan,
priselasticitet i industriella marknader är oftast minde än på
kundmarknader
Geografisk koncentration: många industriella marknader är
geografiskt koncentrerade (exempel: Silicon Valley)
Stora orderkvantiteter och stora pengasummor är inblandade.
Ett begränsat antal kunder: oftast försörjer industriella leverantörer
endast ett fåtal företag jämfört med företag som levererar direkt till
konsumenter
Organisationers köpbeteende:
Aspekt
Industriell marknad
Konsument marknad
Köpsyfte
Möjliggöra produktion
Personlig tillfredsställelse
Köpmotiv
Huvudsakligen rationellt
Också emotionellt
Inköpsfunktion
Professionellt inköp
Konsumenter
Många personer inblandade, mycket diskussion
Förhandlingar, intensiva
interaktion
Ofta impulsiv, utan att
konsultera andra
Ofta utan förhandling, lite
interaktion
Produkt- & marknads
kunskap
Stor
Begränsad
Orderstorlek
Ofta stor
Oftast liten
Behov
Härledd, fluktuerande
Autonom, relativt stabil
Priselasticitet
Ganska oelastisk
Ganska elastisk
Antal kunder
Oftast begränsat
Mycket stort
Kundspridning
Ibland stor geografisk
koncentration
Stor spridning
Beslutsfattande
Egenskaper
Modeller för industriellt köpbeteende
Variabler som påverkar köpprocessen:
 Produktens egenskaper
 Strategisk betydelse
 Mängd inblandade pengar
 Köparmarknadens egenskaper
 Grad av risk
 Inköpsavdelningens roll i organisationen
 Inköps påverkan på existerande rutiner
Modeller för industriellt köpbeteende
Variabler som påverkar inköpsbesluten:

Uppgiftsvariabler


Relaterar till uppgifter, ansvar och kompetens för den
beslutsfattande personen
Icke-uppgiftsvariabler

Relaterar till den professionella personligheten
Inköpsprocessen
Definiera
specifikationen
Inköps roll
Element
-
Leverantörsval
Samla in
- Säkerställ att rätt
specifikationen leverantörs väljs
Funktionell
-Förkvalificering
specifikation
av leverantörer
- Tekniska
- Anbudsbegäran
förändringar
- Ta leverantörs
konstruktionskunskaper till
-
Dokument - Funktionell
specifikation
- Kontroll av
nomer/specar.
Förslag på
leverantörsval
Kontraktsskrivning
-Förbereda
-kontrakt
Orderläggning
- Etablera orderrutin
-Kompetens inom - Utveckla orderrutiner
förhandling
- Expertis inom
- Orderhantering
kontraktering
Kontrakt
Order
Leveransbevakning
-Etablera rutiner
för orderbevakning
-Leveransbevakning
Utvärdering
Uppföljning
-Leverantörsutvärdering
- Klara ut kontraktsproblem
-Leverantörs
värdering
- Problemlösning
Lista över
förseningar
- Värderingsplan
-Leverantörsprofiler
-Leverantörsvärdering
Inköpsprocessens aspekter

Affärsbehov är ledande: Affärsbehov och krav är indata till modellen för
inköpsprocessen

Processmetod: de olika stegen i modellen är nära förbundna och kvaliteten i
resultatet från de föregående stegen bestämmer i stor utsträckning kvaliteten på
de efterföljande

Definiering av gränssnitt: resultatet av varje fas måste definieras tydligt,
helst i ett dokument

Bestämmande av ansvar: inköp kan anse vara ett tvärfunktionellt ansvar.
Därför bör uppgifter och ansvar för de inblandade personerna tydliggöras för
varje fas.

Kombinering av olika förmågor, olika typer av kunskaper och
expertis: nyckelfrågan är hur man ska kombinera de olika sorternas kunskap,
förmåga och expertis på ett sådant sätt att inblandade parter når en optimal
lösning för företaget.
Inköpsprocessen
Det mervärde som en professionell inköpare kan tillföra ligger
i förmågan att underlätta försörjningsprocessen, genom att:








Identifiera nya, potentiella leverantörer och affärspartners för företagets
föränderliga affärsbehov
Involveras i ny produktutveckling och investeringsprojekt
Stödja interna kunder i arbete med att fastställa inköpsspecifikationer
Förbereda och utföra avtalsförhandlingar, förbereda och genomföra
avtalsförhandlingar och att ta fram och granska kontraktets villkor och krav
Lägga fast rutiner for anmodan och orderläggning på ett sådant sätt att
användare själva kan lägga order
Lägga order hos leverantörer och upprätthålla och övervaka order, avtal
och leverantörsregister
Bevaka utestående order och ekonomiska åtaganden
Följa upp och utvärdera leverantörers prestationsförmåga och
upprätthålla relevant leverantörsdokumentation
Inköpssituationer
Tre sorters inköpssituationer:
Situation med nya uppdrag
 Helt ny produkt från okända leverantörer
 Stor osäkerhet kring resultatet
 (exempelvis anskaffning av investeringsvaror
Modifierat omköp
 Ny produkt från känd leverantör
 Existerande produkt, ny leverantör
 Måttlig osäkerhet avseende resultat
Rent omköp
 Känd produkt från känd leverantör
 Låg osäkerhet avseende resultat
 (ex förbrukningsvaror som MRO-varor)
Exempel på inköpssituationer
Rent omköp
Rutinuppdrag
Låg risk
Modifierat omköp Nytt uppdrag
Nytt uppdrag
Hög risk
Specifikationsfasen
Inköpsorderspecifikation
innehåller





Kvalitetsspecifikationer
Logistikspecifikationer
Underhållsspecifikationer
Legala krav och miljökrav
Budgetmål
Funktionella specifikationer
Tekniska specifikationer
Leverantörsval och leverantörsbedömning
Urvalssteget innehåller ett antal separata steg:
1)
2)
3)
4)
Fastställ kontraktsmetod för utläggning på entreprenad
Preliminär kvalificering,
ta fram en lista över anbudsgivare
Förbered anbudsbegäran och anbudsanalys
Leverantörsval
Förhandling och
kontrakteringsmetoder




Fast pris plus incitamentstillägg: Den här typen av kontrakt
används för att motivera leverantörer genom belöningar för arbeten
utöver standardnivån.
Kontrakt med påläggsprincip: Löpande räkning används i
situationer när arbetet inte kan specificeras tillräckligt, eller då fast
pris utgör för stor risk för både köpare och säljare.
Löpande räkning: Den här typen av kontrakt baseras på fasta
tariffer för timpris och utrustning. Utan bonus- eller vitesklausuler
skapar den här typen av kontrakt lite incitament att minimera
arbetskostnader eller andra kostnader.
Avtal med prisjustering: Den här typen av avtal används för
långtidsavtal eller då man hanterar specifika material som är
känsliga för marknadssvängningar.
Fastpris eller löpande räkning?
Beslutet om fastpris eller löpande räkning berör följande
faktorer:




Specifikationens fullständighet, avsaknad av specifikationer
omöjliggöra rättvis jämförelse.
Tillgänglig tid, finns det tillräckligt med tid för en
upphandlingsprocess och prisförhandlingar?
Teknisk expertis, när särskild kunskap eller färdighet krävs så
är löpande räkning ofta att föredra.
Grad av branschkunskap, om avtalsmetoder och prismodeller
Orderläggning och leveransbevakning
Tre sorters leveransbevakning:



Leveransbevakning vid avvikelse: inköparen vidtar endast
åtgärder när organisationen sänder ut signaler om materialbrist.
Rutinmässig statuskontroll: förhindrande av problem i
materialförsörjning och kvalitet – några få dagar före utlovad
leverans. Inköparen kontaktar leverantören för att konfirmera
leveransdatum.
Avancerad statuskontroll: för inköp av kritiska delar – en
detaljerad produktionsplan överlämnas till inköparen och under
leveransprocessen gör inköparen regelbundna kontroller.
Uppföljning och utvärdering
Inköparens roll fortsätter efter det att den nya
produkten har börjat produceras eller efter det att den
tagits i produktion.
■
■
■
Jämför faktura med originalorder
Lös leveransfrågor
Leverantörsbedömning:

Håll koll på leverantörskvalitet, leveransregister, konkurrenskraft
och innovationsförmåga
Lösningar för e-inköp
■
Elektroniska marknadsplatser: förenklar sökandet av
leverantörer, exempelvis www.chemconnect.com för kemikalier
och plaster www.aeroxchange.com för flygplansindustrin.
■
Elektroniska auktioner: elektroniska handelsbörser är den
mest populära e-lösningen.
■
Elektroniska kataloger och ordersystem: erbjuder
inköpare större möjligheter till effektiv orderhantering.



Effektiv orderhantering, logistik och betalningssystem
Transaktioner utan mänskliga gränssnitt
Väsentlig kostnadsreduktion pga minskade
transaktionskostnader
Lösningar för e-inköp
Olika sorters E-auktioner:

Öppen informationsförfrågan (RFI) /förslagsförfrågan (RFP):

Kvalificering före auktion
 Leverantörer bjuds in på grundval av anbud

Omvänd auktion

utgångspriset fastställt av köparen
 visuella anbud, leverantörer kan se hur långt de är ifrån bästa bud.

Säljarstyrd auktion (traditionell auktion):


Säljaren bestämmer priset
Flera köpare meddelar sina bud till auktionsförrättaren
Lösningar för e-inköp

Den mest populära metoden bland inköpare är omvänd
auktion:






Stora volymer för att täcka auktionskostnaderna
Tillräcklig konkurrens
Lika möjligheter för alla leverantörer
Köparen måste vara intressant för leverantören
Generell sett åstadkommer e-auktioner
kostnadsbesparingar på mellan 5% och 40%
Leverantörer gillar inte dessa metoder, eftersom de
minskar deras marginaler
Lösningar för e-inköp
Transparens
Traditionell
sourcing
Leverantörskvalificering
(RFI)
Inledande
förhandlingar
(RFP/Q)
Slutförhandlingar
i leverantörsmarknaden
e-sourcing
20
40
6
30
6
30
3
20
3
20
1
eRFI
eRFP/eRFQ
1
eAuktion eller flera
omgångar
eRFP/eRFQ
Större flaskhalsar och problem (1)




Alltför detaljerad specifikation: Specifikationer skrivs ibland av
användarna för att passa förmågan av en specifik leverantör
Otillräckligt leverantörsval: Missen att inte kontrollera
leverantörens bankreferenser, kan ge obehagliga
överraskningar som exempelvis konkurs.
Personliga relationer: Inköpsordrar läggs hos leverantörer
med vilka användaren har vänskapliga relationer. Resultatet
brukar vara att sådana leverantörer inte är speciellt
konkurrenskraftiga.
Avtal är för generella, ofullständiga, utkast utformade av
leverantören eller inte överhuvudtaget existerande.
Större flaskhalsar och problem (2)




För stor vikt på priset: Särskilt då man köper
utrustningsinvesteringar så behöver inköpsbesluten baseras
på de totala ägandekostnaderna (TCO), snarare än enbart
pris.
Bristfälliga administrativa processer: Genom att införa ett sunt
administrativt system kan detta leda till avsevärda
besparingar.
Problem i leveransfasen: över tiden kan ofullständiga
leveranser och kvalitetsproblem äventyra affärsprocessens
kontinuitet.
Leverantörer bedöms systematiskt: Detta resulterar i
oprofessionella leverantörer och upprepade problem.
Slutsatser

Industriellt köpbeteende diskuteras ur olika perspektiv:




Organisatoriskt perspektiv
Modeller som beaktar interaktionen mellan två eller fler parter
Inköpsprocessmodellen erbjuder organisationer ett
verktyg för att strukturera sina inköpsprocesser.
E-inköpslösningar erbjuder yrkesinköpare många
möjligheter att ta itu med problem.