Transcript Inköp - Logistikprogrammet.org

Inköp
En yrkesroll under förändring
Översikt
• Introduktion till inköp
• Operativt inköp
• Taktiskt inköp
• Strategiskt inköp
• Korta teoripass / grupparbeten eller diskussioner
Anders Eriksson
– Educational Background
•
•
•
•
Diplomerad FöretagarMentor
Projektledning vid Stockholms Universitet
Ledarskapsutbildning Ericsson
Inköpsekonom IHM
•
•
•
•
•
Delkoncerns vd Addtech AB
Vd Teleinstrument Nordic Group AB
PAM Sourcing Ericsson
Inköpschef ABB Hafo
Inköpschef Würth
•
•
•
Föreläsare Yrkes Högskoleutbildning Inköp
Lärare i förhandlingsteknik
Taktiskt inköp Holmen Paper
– Professional Background
– Present Assignments
• Projekt för förbättrad kassalikviditet
• Diverse inköpsrelaterade projekt
Studenter
 Vem är jag
 Eventuell erfarenhet av Inköp
 Andra arbetsrelaterade erfarenheter
 Förväntningar på denna kurs
 Förväntningar efter avslutade studier
Kurslitteratur
Kurslitteratur:
• Inköp och Supply Chain Management, Arjan J van Weele
ISBN 978-91-44-07427-6
• Kompendium ”Inköp är roligt”
Referenslitteratur:
• Avtalsrätten - en introduktion Ramberg
ISBN: 978-91-39-20509-8
• Professionellt Inköp L.E, Gadde. H, Håkansson
ISBN: 978-91-44-00692-5
• Category Management in Purchasing, Jonathan O’Brian
ISBN 978-0-7494-5257-5
• Effso – Toolbox (www.effso.se)
Bra informationskanaler
Offentlig upphandling
www.konkurrensverket.se
Effso
www.effso.se
Silf – Sveriges Inköp & Logistik Förbund
www.silf.se
International Federation for Purchasing & Supply Management
www.ifpsm.org
Researching, Developing, Networking and Sharing Innovation and Best
Practice in Purchasing Transformation Worldwide
www.futurepurchasing.com
Dagens agenda
1. Kursintroduktion
2. Introduktion inköp
•
•
•
•
•
•
Grund
Historik
Inköpsrollen
Inköpsprocessen
Inköps kontaktytor
Trender
Vad är inköp?
Pengarna
Lekmannainköp bränner i fickan
Professionellt
inköp
Identifiera behov
Hitta
leverantör
Hitta
produkt
Skapa
behov
Kravställ
produkt
Analysera
leverantörsmarknad
Budgetera
Köp
Upphandla
Definition av inköp:
”Inköp täcker alla aktiviteter som bidrar till
att företaget mottar en externfaktura”
“Styrning av företagets externa resurser på ett
sådant sätt att leveranser av alla varor, tjänster,
förmågor och all kunskap som är nödvändig för att
driva, underhålla och styra företagets primära och
stödjande aktiviteter säkras på ett så fördelaktigt
sätt som möjligt”
Arjan Van Weele
Vad gör en Inköpare?








Väljer leverantörer
Beställer produkter
Diskuterar med leverantörer
Diskuterar med interna
enheter
Hanterar avvikelser
Hanterar avyttring
Hanterar övr. admin
Hanterar avtal
 Offertförfrågan
 Förhandling
 Leverantörsmarkn.
undersök
 Leverantörsutveckling
 Fakturor
 Q-kontroll
 Produktspecar
 Statistik
Dagens agenda
1. Kursintroduktion
2. Introduktion inköp
•
•
•
•
•
•
Grund
Historik
Inköpsrollen
Inköpsprocessen
Inköps kontaktytor
Trender
Gutalagen från 1200 talet
Caupir thu uxa tha royn hann vm thria
daga …lastir fylgia hanum tueir. ann en
hann ai dragr. annar en hann briautr
Köper du oxe, pröva honom då i tre
dagar. Två fel följa honom: det ena,
om han ej drager, den andra, om
han bryter hägnad
Gustav Vasa som inköpare
”I kunglig nåd har jag låtit tillsäga Eder att utslå
tusen harneskpålar och tiotusen pilspetsar
Detta mitt påbud haven I ej förkommit!
Vid fara att till förnöjelse för Stockholms
borgerskap någon lämplig helgafton låta Edra
huvuden falla för yxan å Stortorget, tillsäger jag
Eder ånyo att rätta Eder efter mina önskningar”
Gustav Vasa till Kronobruket på 1500-talet
Gustav Vasa (ca 1496-1520)
Kort historisk återblick
• 1850-1900.
– Utbyggnad av järnväg drev utveckling. Inköpsfunktion upprättas.
Rapporterar till VD.
• 1900 – 1939
– Rutiner och processer – fokus på råmaterial.
• 1940 – 1946
– Brist på material tydliggjorde inköpsfunktionens betydelse.
• 1947 – mitten 1960 talet
– Inköpsavdelning ett nödvändigt ont…..
– Ford inser dock betydelsen och inrättar analysavdelning.
• Mitten 1960 talet - mitten 1970 talet
– Planering, inköp och lager samorganiseras.
– Leverantör på armlängds avstånd. Prisfokus.
Kort historisk återblick forts
 mitten 1970 talet - 1999




Ökad teknisk komplexitet – specialisering
Fokus på kärnverksamhet – outsourcing (andel inköpt värde ökar)
Globalisering
Kundorderstyrd produktion & ökad betydelse av låg kapitalbindning
 Mindre produktions batcher
 Flera produktvarianter
 Krav på kortare ledtider från leverantör
 Koordinering av inköpsaktiviteter genom www
 Leverantörer och därmed inköpsfunktionen ökar i betydelse
 2000 – idag Integrerad Supply Chain Management




Inköpsfunktionen styr leverantörsnätverk
Inköpsstrategier starkt knutna till företags framgång
Närmare och öppnare samarbete med leverantörer
Fortsatt utveckling av möjligheterna via www
Summering utveckling
Trender som skapat förändring
Ökad teknisk komplexitet – specialisering
Fokus på kärnverksamhet – outsourcing
Andel inköpt värde av total kostnader i företag ökar
Globalisering
Kundorderstyrd produktion & ökad betydelse av låg kapitalbindning
Mindre produktions batcher
Flera produktvarianter
Krav på kortare ledtider från leverantör
Konsekvenser av förändring
Ökat fokus på inköpsverksamhet
Ökat fokus på leverantörsbas – konkurrensfördel
FÖRKORTNINGAR
CSR
EOQ
IPO
MPS
MRO
BOM
OEM
RFQ
Corporate Social Responsibility
Economic Order Quantity
International Purchasing Office
Master Production Scheduling
Maintenance Repair and Operating supplies
Bill of Materials
Original Equipment Manufacturer
Request For Quotation
Dagens agenda
1. Kursintroduktion
2. Introduktion inköp
•
•
•
•
•
•
Grund
Historik
Inköpsrollen
Inköpsprocessen
Inköps kontaktytor
Trender
Inköps roll i värdekedjan
Företagets infrastruktur
Förvaltning av humankapital
Stödaktiviteter
Teknikutveckling
Inköp / anskaffning
Inkommande
logistik
Verk- Utgående Marknads Service
samhet logistik
föring &
Drift
försäljning
Primära aktiviteter
Avritad från Porter, 1985
Inköpsrollen
Commercial dimension
Technical dimension
•Supply market research
•Supplier visits
•Requests for quotations
•Evaluate quotations
•Negotiations with suppliers
•Determine specifications
•Audit suppliers’ quality organisation
•Value analysis
•Quality Control
•Supplier selection
•Draw up contract
Purchasing function
Logistical dimension
•Optimisation of ordering policy
•Order expediting and follow-up
•Incoming inspection
•Monitoring delivery reliability
Administrative dimension
•Order handling, expediting and
filing
•Checking supplier invoices
•Checking payments to supplier
Taktisk
Projektledare
Försäljare
Kunskap
Excel
Förhandlare
Engelska
Role of Procurement
• Sales is absolutely necessary for business
• Sales gives a profit opportunity
• Sales is in focus in most businesses
• Sales can also create problems and losses
• Sales increase means at best 10 % bottom line
impact
• Procurement brings profit to business
Role of Procurement
A van Weele
• Cost
(cost reduction)
Björn Axelsson
• Rationalization role
(cost reduction)
• Value
• Developing role
(end customer value creation)
(end customer value creation)
• Risk
(Risk Management)
• Structure role
(Impact on supplier market)
Inköpsrollen
Axelsson o Håkansson 1984
Dagens agenda
1. Kursintroduktion
2. Introduktion inköp
•
•
•
•
•
•
Grund
Historik
Inköpsrollen
Inköpsprocessen
Inköps kontaktytor
Trender
INKÖPSPROCESSEN
Inköpsfunktion
Operativ / orderhantering
Taktisk / inledande
Intern
kund
Specifikation
Leverantörs Kontraktsval
skrivning
OrderLeveransläggning bevakning
Sourcing
Uppföljning
och
utvärdering
Leverantör
Leverans
Inköp
Anskaffning
Källa: A.J. Van Weele
Inköpsprocesser
Styrprocess
Strategiskt inköp
Långt tidsperspektiv
Taktiskt inköp
Medellångt tidsperspektiv
Operativt inköp
Kort tidsperspektiv
Utvecklingsprocess
Kategoristyrningsprocess
Upphandlingsprocesser
Omförhandlingsprocesser
Kontraktshanteringsprocesser
Leverantörsutvecklingsprocesser
Avropsprocesser
Leveransprocesser
Betalningsprocesser
Kvalitetssäkringsprocesser
Mätprocesser
Kontinuerlig mätning
och rapportering
Logistik kontra inköp
Logistik
Inköp











Från leverantör till kund
Produkter till slutkund
Inkommande och utgående
Koncept och flöden
Aktivitets drivet
Från leverantör till kund
Produkter till slutkund
Inkommande
MRO’s
Investeringar
Värde drivet (när optimalt)
MSU Modellen – Åtta strategiska processer
2. Utveckla
strategier för
inköpskategorier
1. Insourcing eller
outsourcing
(Köpa/tillverka)
3. Etablera och
framhäv en
leverantörsbas av
världsklass
4. Utveckla och
hantera leverantörsrelationer
Strategiska processer
Källa: Översatt från NEVI, Zoetermeer, 2002; ursprungligen
formulerat av R Monczka.
5. Integrera leverantörer i processen för
utveckling av nya
produkter
6. Integrera leverantörer i orderhanteringsprocessen
8. Strategisk styrning
av kostnader i hela
värdekedjan
7. Leverantörsutveckling och
kvalitetsstyrning
Kritiska och
i försörjningskedjan
integrerade processer
Dagens agenda
1. Kursintroduktion
2. Introduktion inköp
•
•
•
•
•
•
Grund
Historik
Inköpsrollen
Inköpsprocessen
Inköps kontaktytor
Trender
Organisationsstruktur inköp
Ledningsgrupp
Koncerninköp
Division A
Inköp
Produktion
Koncernstab
Division B
Marknad /
försäljning
Inköp
Produktion
Division C
Marknad /
försäljning
Inköp
Produktion
Hierarkisk struktur
Funktionell struktur
Centraliserad / decentraliserad inköpsstruktur (exempel)
Marknad /
försäljning
Organisationsstruktur inköp
Fördelar och nackdelar med decentraliserat inköp
Fördelar
Nackdelar
• Direkt ansvar för de operativa
bolagen
• Stark kundorientering gentemot
den interna mottagaren
• Mindre byråkratiska
inköpsprocedurer och större
operativ flexibilitet
• Mindre friktion tack vare
samordning
• Direkt kommunikation med
leverantörer
• Utspridd köpkraft, brist på
skalfördelar
• Inte enhetlig behandling av
leverantörer
• Utspridda leverantörsmarknadsundersökningar
• Begränsade möjligheter att
bygga särskild expertis för inköp,
leverantörsmarknader.
• Olika kommersiella inköpsvillkor
hos de olika operativa bolagen
Kommunikation med leverantör
Köpare
Offertförfrågan
Offert
Beställning
Ordererkännande
Orderändring
Leveransplan - JIT
Faktura
Leveransbesked
Lager rapporter
Pris/artikeldata
Betalning/kontoställning
Kommersiell tvist
Administrativt utbyte av information
Säljare
Inköparens kontaktmönster
Håkansson & Wootz 1978
Kontakt med leverantör som procentuell del av
total arbetstid:
Kontakt med leverantör
Kontakt internt
Annat arbete (utan kontakt)
21 %
45 %
34 %
Inköps kontaktytor
 Planering
 Logistik
 Marknad
 Försäljning
 Transport och skeppning
 Produktion och lager
 Ekonomi
 Internleverantörer
 Produktutveckling (mkt viktigt och ofta ett eftersatt område)
 Kvalitet
 Ledningsgrupp
Dagens agenda
1. Kursintroduktion
2. Introduktion inköp
•
•
•
•
•
•
Grund
Historik
Inköpsrollen
Inköpsprocessen
Inköps kontaktytor
Trender
Traditionellt inköp
Rätt produkt
Rätt tid
Rätt pris
Rätt kvalité
Rätt plats
Rätt mängd
Ny utveckling inom inköp
1. Säljarmarknad
Köparmarknad
2. Ökande tryck på försäljningspriser och marginaler leder till:
•
•
•
•
•
•
Hävstångsstrategier för inköp och försörjning
Global sourcing
Leverantörsintegration
Tidig leverantörsinvolvering vid nyproduktutveckling
Ömsesidighetsavtal och motköpsavtal
Företagens sociala ansvar och affärsmässighet
Behovs- eller problemorienterad
inköpsprocess
Behovsorienterad inköpsprocess
Problemorienterad inköpsprocess
Specificera behov
Förstå det ekonomiska problemet
Fastställ kravspecifikation
Ta fram värdedrivare & beslutskriterier
Identifiera möjliga leverantörer
Fastställ en problemorienterad specifikation
Skicka anbudsförfrågan
Utöka lösningsutrymmet med alternativ
Diskutera & prekvalicera leverantörer
Monetär utvärdering av skillnader
Slutlig förhandling och kontraktstilldelning
Projekt-specifik förhandlingsdesign med
tydliga regler
Källa: Change Management in Purchasing, CAPS, juli 2006
Modell för utveckling av inköp
CENTRALSTYRT
Resultateffektivitet/
Ackumulerade
besparingar
Detaljhandel
DECENTRALISERAT
TVÄRFUNKTIONELLT FOKUS
FUNKTIONELLT FOKUS
Allmännyttiga företag
Bygg
Transaktionell
orientering
Fokus
Betjäna fabriken
Konsumentelektronik
Telekommunikation
Livsmedel och
dryck
Finansiella
Läkemedel
tjänster
Kommersiell
orientering
Koordinerat
inköp
Sänk kostnader Besparingar genom
synergi
Intern
integration
Totala ägandekostnaderna
Datorer /PC
Bilindustri
Extern
Integration
Integration av
värdekedjan
Optimering av
försörjningskedjan
Total kundtillfredsställelse
tid
Grunder sammanfattning
• Inköp hanterar relationerna med leverantörerna
• Leverantörerna levererar varor och eller tjänster
• Leverantörerna återfinns i ”Leverantörsreskontran”
(ej LÖN eller SKATT)
• Inköp kan även definieras Avtal – Beställning
• Inköp består av olika moment från direkt
operativt till strategiskt
• Inköp innebär såväl administrativt arbete som
affärsbedömningar
• Inköp kan utföras av flera än de som arbetar
med Inköp som huvudsyssla (Ekonomi,
Marknad, IT, Tekn Utv., Etc.)
• Inköp kan omfatta 15 – 90 % av
kostnadsmassan
• Inköp har därför (varierande men ofta) stor
påverkan på resultatet (Vinst eller budgetram)
• Inköp omfattar ibland hela ”Supply Chain”
• Inköp kan även definieras som den
affärsslutande delen (Avtal – Beställning)
• Inköp kan organiseras på många olika sätt
både vad avser HUR men även VAR man är
placerad
• Ansvaret måste definieras i den aktuella
organisationen – finns ingen allmängiltig
definition
• Inköp har en standard (CWA-PUMA ; SIS-CWA
15896-1:2009) där en bred definition gjorts
som avser ”Att leda en mervärdesskapande
Inköpsorganisation”
• Inköp finns även berört i ISO 9001
• Supply Chain Management (SCM) betyder ”Att
leda hela området från leverantörens
leverantör till slutkund”
• Value Chain avser samma sak men med fokus
på var kundvärde skapas
• Inköp är enbart värdeskapande då det sätts i
ett samband
• Samband kan vara Budget (för enhet eller hela
organisationen – affärsverksamhet respektive
anslagsverksamhet)
• Inköps bidrag kan vara att ”få mer för
pengarna” (Anslagsverksamhet) eller att ”spara
på pengarna” (Affärsverksamhet) men även att
”skapa mervärden” (Kundtillfredsställelse)